Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài ...................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................2
3. Mục đích nghiên cứu.............................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................3
5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu ........................................................................3
6. Giả thuyết nghiên cứu...........................................................................................3
7. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................3
8. Bố cục của đề tài....................................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG........5
1.1. Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng .............................................5
1.1.1. Khái niệm về văn phòng ..............................................................................5
1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng ...............................................................6
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng ......................................6
1.2.1. Vị trí, vai trò của văn phòng........................................................................6
1.2.2. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng.........................................................8
1.3. Nội dung công tác văn phòng ............................................................................9
* Tiểu kết chương 1:............................................................................................16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ
TỈNH ĐIỆN BIÊN...................................................................................................17
2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên .........................................................17
2.1.1. Lịch sử hình thành ....................................................................................17
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. ........................................................18
2.1.2.1. Chức năng ...........................................................................................18
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .......................................................................192.1.2.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................25
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên..............................................................................................................26
2.1.3.1. Chức năng ...........................................................................................26
2.1.3.2. Nhiệm vụ..............................................................................................26
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ...........................................28
2.2. Thực trạng về công tác của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên ..............29
2.2.1. Tổ chức bộ máy làm công tác văn phòng ...............................................29
2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp .................................................................34
2.2.3. Công tác thu thập và xử lý thông tin.......................................................36
2.2.4. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan......................38
2.2.5. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định
của cơ quan..........................................................................................................40
2.2.6. Công tác về văn thư - lưu trữ...................................................................44
2.2.6.1. Công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ...............................44
2.2.6.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ................................................................48
2.2.6.2.1. Nghiệp vụ về văn thư....................................................................48
2.2.6.2.2. Nghiệp vụ về lưu trữ.....................................................................59
2.2.7. Công tác tổ chức hội họp..........................................................................60
2.2.8. Công tác đảm bảo hậu cần.......................................................................63
2.2.9. Ứng dụng thiết bị và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng..65
2.2.9.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Văn
phòng Sở Nội vụ ..............................................................................................65
2.2.9.2. Các phần mềm ứng dụng CNTT trong hoạt động Văn phòng Sở ...66
* Tiểu kết chương 2:............................................................................................68
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN ................69
3.1. Nhận xét, đánh giá............................................................................................69
3.1.1. Ưu điểm ......................................................................................................69
3.1.2. Hạn chế ......................................................................................................73
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi3.1.3. Nguyên nhân..............................................................................................74
3.2. Các giải pháp ....................................................................................................75
3.2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng ...........75
3.2.1.1. Đối với người lãnh đạo.......................................................................75
3.2.1.2. Đối với nhân viên văn phòng.............................................................76
3.2.2. Chuẩn hóa các quy định nghiệp vụ về văn phòng .................................78
3.2.3. Giải pháp đầu tư các trang thiết bị làm việc văn phòng ......................80
3.2.4. Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ...........................................81
3.2.5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động
của văn phòng......................................................................................................82
* Tiểu kết chương 3:............................................................................................82
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................85
PHỤ LỤC1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể nói trong giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, Việt Nam
đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi
cũng như những thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi
lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Chính từ
những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của
thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không
thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong đó có Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên.
Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh trong dịp đi chúc tết Tết Nguyên đán
năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu
Việt Bắc đã từng nói : “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp
cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai
thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao
tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện
tốt nhiệm vụ được giao”. Câu nói trên càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa
là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm
vụ của cán bộ văn phòng nói chung và cán bộ, công nhân viên chiến sỹ văn
phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng trong giai đoạn hiện
nay.
Tại Hội nghị công tác văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước toàn
quốc do Văn phòng Chính phủ tổ chức tại Hà Nội năm 2010, lúc đó Phó Thủ
tướng Thường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng cũng đã đến dự và đặc biệt
nhấn mạnh: “Đừng nghĩ rằng cứ điều ai về làm văn phòng cũng được và ai
cũng làm văn phòng được”, đó là nhận định rất đúng đắn, mang tính khái quát
cao và là lời nhắc nhở sâu sắc tới lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan, tổ
chức các cấp, các ngành cần nâng cao nhận thức đúng đắn, toàn diện và có
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi2
sự quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,
chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cán bộ, công
chức làm công tác văn phòng, tạo điều kiện tốt nhất để văn phòng phát huy tốt
vai trò của mình.
Do vậy, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị
khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục
vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không
phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến
nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại
đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn.
Trong thời gian làm khóa luận tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, nhận thức
được vai trò quan trọng của văn phòng, do đó tui quyết định chọn đề tài:
“Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, với
mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần
nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng không phải là một lĩnh
vực mới, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về lĩnh vức này. Trong phạm vi
đề tài, tui có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về
công tác văn phòng có thể nêu như sau:
- Báo cáo tốt nghệp, “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng Công ty cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng” của Hoàng
Thị Thu Hiền.
- Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng
Thành” của Phạm Thị Huyền.3
- Luận văn thạc sĩ, “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm
Hà” của Lê Thị Nga.
3. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu về cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế.
- Đề ra các giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Hiểu rõ được những cơ sở lý luận chung về khái niệm, vị trí, vai trò, nội
dung của văn phòng và công tác văn phòng.
Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để tìm hiểu thực trạng về
hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Rút ra những ưu điểm và
hạn chế còn tồn tại trong hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện
Biên.
5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
- Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số 841, đường Võ Nguyên Giáp,
phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên).
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là : Hoạt động của Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Điện Biên.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên vẫn còn nhiều hạn
chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng của hoạt động này, từ đó góp
phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, tui đã sử dụng một số phương pháp như sau:
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi4
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin ở những tài liệu đã
nghiên cứu trước đó về công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhà
nước nói chung, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói riêng.
- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ
và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn phòng.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng
nhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
8. Bố cục của đề tài
Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:
- Phần mở đầu.
- Phần nội dung: Gồm 3 Chương
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn phòng.
Chương 2: Thực trạng về công tác Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện.
- Phần Kết luận.5
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm về văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến
vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực
hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó
đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống
nhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ?
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác
nhau:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Người ta có thể
gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”.
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Ví dụ
“Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Uỷ ban nhân dân”.
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà
nước, trong các xí nghiệp. Như vậy: văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo
quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng
người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến
công tác văn thư.
- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó
chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đưa ra
được định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn
diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi6
Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của
văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về
văn phòng cơ quan như sau:
=> “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh
nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức ”.
1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý,
sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã
hội, hànhchính, môi trường... theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm
thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Như vậy ở đầu vào,
việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý
để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công
tác văn phòng.
- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các
thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh
đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ
chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử
dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu
mong muốn.
=> “ Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý
và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức
nhằm đạt được kết quả mong muốn ”.
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng
1.2.1. Vị trí, vai trò của văn phòng
Trong quá trình hoạt động các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và7
đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít
phụ thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của
mỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có VP để thực hiện việc quản lý và lưu
chuyển các văn bản này. Các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho
công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức. Với vị trí hoạt
động đa dạng, nhiều người đã gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng
làm việc cho nhà quản trị.
VP là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị
trong mọi hoạt động. Do VP trợ giúp cho nhà quản trị về công tác thông tin
điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên,
liên tục. Vai trò của văn phòng đựợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các
chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây
chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình
quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không
làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian
giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là
nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh
nghiệp mang đến cho lãnh đạo.
Văn phòng đựợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông
qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng
được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu
cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện... đến
mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả. Với
nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng
cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi8
đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp
theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, văn
phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối
ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo
vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách;
chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách…
VP là bộ phận trung gian thực hiện ghép nối các mối quan hệ trong quản
lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt
động thường xuyên, diễn ra khá phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao
cho VP làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc
người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết
theo yêu cầu của quản lý.
Sở dĩ, VP được đánh giá là bộ phận không thể thiếu vì nó có những vai
trò vô cùng quan trọng đối với các nhà lãnh đạo:
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị.
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức.
- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ
chức.
- Là dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung, các
nhà lãnh đạo nói riêng…
=> Với những vai trò to lớn đó các nhà quản trị đang cố gắng xây dựng
VP mình theo hướng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức hoạt động VP là hoạt
động nghề nghiệp,thực tế trong xã hội.
1.2.2. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng
ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ
quan, tổ chức.9
Văn phòng hay phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là
mắt của cơ quan, tổ chức. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương
khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông
suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành
chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có
thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức
và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi
thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại
gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt
quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên để để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn
phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này
một cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo
kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững
mạnh.
Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh
đạo. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hay Trưởng phòng, Phó
phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của
lãnh đạo về hoạt động văn phòng. Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó Chánh
văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác hoạt động văn phòng.
1.3. Nội dung công tác văn phòng
- Tổ chức bộ máy công tác làm văn phòng:
những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận
tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ
dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.
3.2.5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động
của văn phòng
Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào
hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Về tổng thể,
quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bước để xây
dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo
sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh
giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lượng của hệ
thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất
lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực
hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự
chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa
học, hiệu quả hơn.
Hiện tại, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cũng đang thực hiện áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 của Sở
vào hoạt động của văn phòng. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu
hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực
và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ
quan, tổ chức, tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong
cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
* Tiểu kết chương 3:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cần phát huy những ưu điểm
đã đạt được trong các hoạt động của Văn phòng kể trên, đồng thời cũng phải
rút kinh nghiệm với những nhược điểm mà mình mắc phải để tự hoàn thiện
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài ...................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................2
3. Mục đích nghiên cứu.............................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................3
5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu ........................................................................3
6. Giả thuyết nghiên cứu...........................................................................................3
7. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................3
8. Bố cục của đề tài....................................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG........5
1.1. Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng .............................................5
1.1.1. Khái niệm về văn phòng ..............................................................................5
1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng ...............................................................6
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng ......................................6
1.2.1. Vị trí, vai trò của văn phòng........................................................................6
1.2.2. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng.........................................................8
1.3. Nội dung công tác văn phòng ............................................................................9
* Tiểu kết chương 1:............................................................................................16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ
TỈNH ĐIỆN BIÊN...................................................................................................17
2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên .........................................................17
2.1.1. Lịch sử hình thành ....................................................................................17
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. ........................................................18
2.1.2.1. Chức năng ...........................................................................................18
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .......................................................................192.1.2.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................25
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên..............................................................................................................26
2.1.3.1. Chức năng ...........................................................................................26
2.1.3.2. Nhiệm vụ..............................................................................................26
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ...........................................28
2.2. Thực trạng về công tác của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên ..............29
2.2.1. Tổ chức bộ máy làm công tác văn phòng ...............................................29
2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp .................................................................34
2.2.3. Công tác thu thập và xử lý thông tin.......................................................36
2.2.4. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan......................38
2.2.5. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định
của cơ quan..........................................................................................................40
2.2.6. Công tác về văn thư - lưu trữ...................................................................44
2.2.6.1. Công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ...............................44
2.2.6.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ................................................................48
2.2.6.2.1. Nghiệp vụ về văn thư....................................................................48
2.2.6.2.2. Nghiệp vụ về lưu trữ.....................................................................59
2.2.7. Công tác tổ chức hội họp..........................................................................60
2.2.8. Công tác đảm bảo hậu cần.......................................................................63
2.2.9. Ứng dụng thiết bị và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng..65
2.2.9.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Văn
phòng Sở Nội vụ ..............................................................................................65
2.2.9.2. Các phần mềm ứng dụng CNTT trong hoạt động Văn phòng Sở ...66
* Tiểu kết chương 2:............................................................................................68
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN ................69
3.1. Nhận xét, đánh giá............................................................................................69
3.1.1. Ưu điểm ......................................................................................................69
3.1.2. Hạn chế ......................................................................................................73
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi3.1.3. Nguyên nhân..............................................................................................74
3.2. Các giải pháp ....................................................................................................75
3.2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng ...........75
3.2.1.1. Đối với người lãnh đạo.......................................................................75
3.2.1.2. Đối với nhân viên văn phòng.............................................................76
3.2.2. Chuẩn hóa các quy định nghiệp vụ về văn phòng .................................78
3.2.3. Giải pháp đầu tư các trang thiết bị làm việc văn phòng ......................80
3.2.4. Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ...........................................81
3.2.5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động
của văn phòng......................................................................................................82
* Tiểu kết chương 3:............................................................................................82
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................85
PHỤ LỤC1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể nói trong giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, Việt Nam
đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi
cũng như những thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi
lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Chính từ
những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của
thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không
thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong đó có Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên.
Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh trong dịp đi chúc tết Tết Nguyên đán
năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu
Việt Bắc đã từng nói : “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp
cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai
thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao
tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện
tốt nhiệm vụ được giao”. Câu nói trên càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa
là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm
vụ của cán bộ văn phòng nói chung và cán bộ, công nhân viên chiến sỹ văn
phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng trong giai đoạn hiện
nay.
Tại Hội nghị công tác văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước toàn
quốc do Văn phòng Chính phủ tổ chức tại Hà Nội năm 2010, lúc đó Phó Thủ
tướng Thường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng cũng đã đến dự và đặc biệt
nhấn mạnh: “Đừng nghĩ rằng cứ điều ai về làm văn phòng cũng được và ai
cũng làm văn phòng được”, đó là nhận định rất đúng đắn, mang tính khái quát
cao và là lời nhắc nhở sâu sắc tới lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan, tổ
chức các cấp, các ngành cần nâng cao nhận thức đúng đắn, toàn diện và có
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi2
sự quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,
chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cán bộ, công
chức làm công tác văn phòng, tạo điều kiện tốt nhất để văn phòng phát huy tốt
vai trò của mình.
Do vậy, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị
khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục
vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không
phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến
nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại
đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn.
Trong thời gian làm khóa luận tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, nhận thức
được vai trò quan trọng của văn phòng, do đó tui quyết định chọn đề tài:
“Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, với
mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần
nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng không phải là một lĩnh
vực mới, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về lĩnh vức này. Trong phạm vi
đề tài, tui có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về
công tác văn phòng có thể nêu như sau:
- Báo cáo tốt nghệp, “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng Công ty cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng” của Hoàng
Thị Thu Hiền.
- Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng
Thành” của Phạm Thị Huyền.3
- Luận văn thạc sĩ, “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm
Hà” của Lê Thị Nga.
3. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu về cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế.
- Đề ra các giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Hiểu rõ được những cơ sở lý luận chung về khái niệm, vị trí, vai trò, nội
dung của văn phòng và công tác văn phòng.
Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để tìm hiểu thực trạng về
hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Rút ra những ưu điểm và
hạn chế còn tồn tại trong hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện
Biên.
5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
- Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số 841, đường Võ Nguyên Giáp,
phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên).
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là : Hoạt động của Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Điện Biên.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên vẫn còn nhiều hạn
chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng của hoạt động này, từ đó góp
phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, tui đã sử dụng một số phương pháp như sau:
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi4
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin ở những tài liệu đã
nghiên cứu trước đó về công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhà
nước nói chung, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói riêng.
- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ
và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn phòng.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng
nhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
8. Bố cục của đề tài
Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:
- Phần mở đầu.
- Phần nội dung: Gồm 3 Chương
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn phòng.
Chương 2: Thực trạng về công tác Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện.
- Phần Kết luận.5
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm về văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến
vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực
hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó
đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống
nhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ?
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác
nhau:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Người ta có thể
gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”.
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Ví dụ
“Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Uỷ ban nhân dân”.
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà
nước, trong các xí nghiệp. Như vậy: văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo
quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng
người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến
công tác văn thư.
- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó
chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đưa ra
được định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn
diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi6
Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của
văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về
văn phòng cơ quan như sau:
=> “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh
nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức ”.
1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý,
sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã
hội, hànhchính, môi trường... theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm
thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Như vậy ở đầu vào,
việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý
để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công
tác văn phòng.
- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các
thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh
đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ
chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử
dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu
mong muốn.
=> “ Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý
và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức
nhằm đạt được kết quả mong muốn ”.
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng
1.2.1. Vị trí, vai trò của văn phòng
Trong quá trình hoạt động các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và7
đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít
phụ thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của
mỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có VP để thực hiện việc quản lý và lưu
chuyển các văn bản này. Các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho
công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức. Với vị trí hoạt
động đa dạng, nhiều người đã gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng
làm việc cho nhà quản trị.
VP là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị
trong mọi hoạt động. Do VP trợ giúp cho nhà quản trị về công tác thông tin
điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên,
liên tục. Vai trò của văn phòng đựợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các
chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây
chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình
quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không
làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian
giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là
nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh
nghiệp mang đến cho lãnh đạo.
Văn phòng đựợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông
qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng
được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu
cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện... đến
mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả. Với
nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng
cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi8
đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp
theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, văn
phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối
ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo
vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách;
chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách…
VP là bộ phận trung gian thực hiện ghép nối các mối quan hệ trong quản
lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt
động thường xuyên, diễn ra khá phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao
cho VP làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc
người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết
theo yêu cầu của quản lý.
Sở dĩ, VP được đánh giá là bộ phận không thể thiếu vì nó có những vai
trò vô cùng quan trọng đối với các nhà lãnh đạo:
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị.
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức.
- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ
chức.
- Là dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung, các
nhà lãnh đạo nói riêng…
=> Với những vai trò to lớn đó các nhà quản trị đang cố gắng xây dựng
VP mình theo hướng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức hoạt động VP là hoạt
động nghề nghiệp,thực tế trong xã hội.
1.2.2. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng
ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ
quan, tổ chức.9
Văn phòng hay phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là
mắt của cơ quan, tổ chức. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương
khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông
suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành
chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có
thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức
và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi
thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại
gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt
quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên để để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn
phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này
một cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo
kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững
mạnh.
Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh
đạo. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hay Trưởng phòng, Phó
phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của
lãnh đạo về hoạt động văn phòng. Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó Chánh
văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác hoạt động văn phòng.
1.3. Nội dung công tác văn phòng
- Tổ chức bộ máy công tác làm văn phòng:
những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận
tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ
dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.
3.2.5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động
của văn phòng
Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào
hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Về tổng thể,
quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bước để xây
dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo
sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh
giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lượng của hệ
thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất
lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực
hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự
chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa
học, hiệu quả hơn.
Hiện tại, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cũng đang thực hiện áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 của Sở
vào hoạt động của văn phòng. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu
hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực
và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ
quan, tổ chức, tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong
cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
* Tiểu kết chương 3:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cần phát huy những ưu điểm
đã đạt được trong các hoạt động của Văn phòng kể trên, đồng thời cũng phải
rút kinh nghiệm với những nhược điểm mà mình mắc phải để tự hoàn thiện
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links