LINK TẢI LUẬN VĂN MIỄN PHÍ CHO AE KET-NOI
LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội
nhập kinh tế Quốc tế, ngành Hành chính văn phòng đang vươn lên tự khẳng định.
Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phòng
hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là một ngành đầy
triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà nước. Cùng với
sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là vô cùng quan
trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách thức đặt ra với
học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng, rèn luyện bản thân để
tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngoài
thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khăn
thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành và
quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ
máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ra trong
hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Hành chính
Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã mở thêm các
ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin
học văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũ
giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài việc
áp dụng những kiến thức và thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều kiến
thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một tư tưởng
đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen dần với
1
phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng vững chắc
giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.
2
MỤC LỤC
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI...............................................................................7
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA
TRƯỜNG.........................................................................................................7
A. Vị trí và chức năng:....................................................................................7
II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG
QUẢN LÝ ĐÀO TẠO...................................................................................11
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:.....................................................11
1.1 Chức năng:............................................................................................11
Phòng Quản lý đào tạo là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có
chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược phát
triển đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức đào tạo, triển khai thực hiện
công tác tuyển sinh; công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng theo quy định
của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành........................................................11
1.2 Nhiệm vụ:..............................................................................................11
1.2.1. Quản lý đào tạo..................................................................................11
- Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt quy hoạch; chương trình, kế hoạch
phát triển các bậc, hệ đào tạo của Trường về cơ cấu ngành, nghề, mục tiêu,
quy mô và cách đào tạo; triển khai thực hiện thủ tục hồ sơ đăng ký
mở ngành đào tạo đáp ứng yêu cầu của xã hội. Quản lý chương trình đào
tạo theo quy định hiện hành của Nhà nước;................................................11
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của phòng Quản lý đào tạo nói chung: ( xem phụ
lục số 02- trang 37)......................................................................................15
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức
hội nghị (hay hội thảo, cuộc họp) của phòng Quản lý đào tạo: ( xem phụ
lục số 03).....................................................................................................16
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
thủ trưởng (nếu có): (xem phụ lục số 04)....................................................16
1.6. Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của chuyên
viên phụ trách cho lãnh đạo phòng..............................................................16
- Lập Sổ tay Sinh viên.................................................................................16
- Cung cấp bảng điểm sinh viên..................................................................16
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan..............16
3
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................17
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược
điểm)............................................................................................................17
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................18
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem
phụ lục số 05)..............................................................................................18
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban
hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;.........................18
quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:........................18
2.3. Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội...............................................................................................................22
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm
xem phụ lục số 06)...........22
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến; nhận xét ưu, nhược điểmxem phụ lục số 07).............................23
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan........................................................................................................24
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan................................24
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :.................................24
2.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:..............................25
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu,
nhược điểm về các nội dung........................................................................26
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ...........................................26
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu......................................................................27
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................28
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................28
Phần II................................................................................................................29
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN..........................................................29
1. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: Quyết định (cá biệt),
công văn hành chính, thông báo, …(xem phụ lục 08)....................................30
2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan ( xem phụ lục 09)...30
Phần III..............................................................................................................30
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................30
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội................................30
1. Công tác Quản lý Nhân sự:.....................................................................30
2. Công tác Văn phòng:...............................................................................31
3. Công tác Văn thư – Lưu trữ:...................................................................32
4
3.1. Công tác văn thư:.................................................................................32
3.2. Công tác lưu trữ:...................................................................................33
II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................34
KẾT LUẬN........................................................................................................36
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin phép được gửi lời Thank chân thành tới thầy Trần
Thiện Chiến cùng tập thể các thầy cô giáo trong Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ
văn phòng và Dạy nghề đã tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tại
trường. Các thầy cô đã trang bị cho em không chỉ những kiến thức chuyên môn
mà còn có cả kỹ năng sống để từ đó em có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn
thiện bản thân mình hơn.
Đồng thời em cũng xin được gửi lời Thank sâu sắc tới tập thể thầy , cô
trong phòng Quản lý đào tạo trường Đại học Nội vụ H à Nội đã tạo điều kiện để
em thực tập tại phòng. Đặc biệt là thầy Lê Văn Hùng, người luôn theo sát chỉ
bảo và cung cấp cho em những tài liệu bổ ích để em có thể hoàn thành tốt bài
báo cáo của mình.
Qua đây, em cũng xin gửi lời Thank chân thành tới toàn thể người thân
trong gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm, lo lắng, chăm sóc cho em trong suốt
thời gian thực tập.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song do thời gian và kiến thức còn hạn hẹp
nên bài viết của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận
được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo cùng toàn thể các bạn để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng
năm 2016
Sinh Viên Thực Tập
5
Bùi Hạnh Thúy
6
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG
A. Vị trí và chức năng:
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh
vực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;
nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ
phát triển Kinh tế - Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân
hàng Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
B. Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học và
thấp hơn các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành
nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về só lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
7
trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,
cán bộ, nhân viên.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt
dộng giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với
sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính
cho Trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
8
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và
công nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong
hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường.
17. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức
và người học của Trường.
18. Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
19. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
20. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
22. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của pháp
luật.
23. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
Lãnh đạo ghi ý kiến sử lý văn bản vào phiếu sử lý do có sơ xuất phiếu xử
lý có thể thất lạc nên khi xin lại sẽ mất thời gian.
Khi đăng ký phần mềm dễ mất văn bản, tính an toàn không cao.
Khi chuyển giao không có sổ chuyển giao văn bản đến. Do đó không có
cơ sở ràng buộc trách nhiệm người nhận văn bản, và không theo dõi tiến độ giải
quyết công việc.
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào
lưu trữ cơ quan
* Ưu điểm:
Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dàng
hơn,độ chính xác cao, nắm chắc, theo sát từng công việc giải quyết trong 01
năm.
Thu thập,bổ sung tài liệu vào hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc, sắp
xếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý văn bản và giải quyết công việc nhanh chóng.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và
lâu dài của cơ quan, xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư.
* Nhược điểm:
Văn thư không lập danh mục hồ sơ thì không tổng hợp và theo dõi từng
công việc của đơn vị, mang tính thụ động. Các đơn vị chưa xem trọng việc lập
hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu thập, sắp xếp tài liệu đang còn tồn đọng,
văn bản còn lộn xộn.
Hồ sơ sau 01 năm nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ, các đơn vị
không thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong công tác văn thư, là tiền đề cho công
tác lưu trữ. Lập hồ sơ đánh dấu năng suất, quá trình giải quyết công việc của cơ
quan. Khi đã lập hồ sơ thì mới xem công việc đó đã giải quyết xong.
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội
nhập kinh tế Quốc tế, ngành Hành chính văn phòng đang vươn lên tự khẳng định.
Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phòng
hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là một ngành đầy
triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà nước. Cùng với
sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là vô cùng quan
trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách thức đặt ra với
học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng, rèn luyện bản thân để
tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngoài
thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khăn
thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành và
quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ
máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ra trong
hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Hành chính
Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã mở thêm các
ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin
học văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũ
giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài việc
áp dụng những kiến thức và thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều kiến
thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một tư tưởng
đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen dần với
1
phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng vững chắc
giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.
2
MỤC LỤC
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI...............................................................................7
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA
TRƯỜNG.........................................................................................................7
A. Vị trí và chức năng:....................................................................................7
II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG
QUẢN LÝ ĐÀO TẠO...................................................................................11
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:.....................................................11
1.1 Chức năng:............................................................................................11
Phòng Quản lý đào tạo là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có
chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược phát
triển đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức đào tạo, triển khai thực hiện
công tác tuyển sinh; công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng theo quy định
của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành........................................................11
1.2 Nhiệm vụ:..............................................................................................11
1.2.1. Quản lý đào tạo..................................................................................11
- Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt quy hoạch; chương trình, kế hoạch
phát triển các bậc, hệ đào tạo của Trường về cơ cấu ngành, nghề, mục tiêu,
quy mô và cách đào tạo; triển khai thực hiện thủ tục hồ sơ đăng ký
mở ngành đào tạo đáp ứng yêu cầu của xã hội. Quản lý chương trình đào
tạo theo quy định hiện hành của Nhà nước;................................................11
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của phòng Quản lý đào tạo nói chung: ( xem phụ
lục số 02- trang 37)......................................................................................15
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức
hội nghị (hay hội thảo, cuộc họp) của phòng Quản lý đào tạo: ( xem phụ
lục số 03).....................................................................................................16
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
thủ trưởng (nếu có): (xem phụ lục số 04)....................................................16
1.6. Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của chuyên
viên phụ trách cho lãnh đạo phòng..............................................................16
- Lập Sổ tay Sinh viên.................................................................................16
- Cung cấp bảng điểm sinh viên..................................................................16
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan..............16
3
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................17
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược
điểm)............................................................................................................17
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................18
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem
phụ lục số 05)..............................................................................................18
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban
hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;.........................18
quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:........................18
2.3. Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội...............................................................................................................22
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm
xem phụ lục số 06)...........222.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm
xem phụ lục số 07).............................232.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan........................................................................................................24
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan................................24
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :.................................24
2.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:..............................25
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu,
nhược điểm về các nội dung........................................................................26
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ...........................................26
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu......................................................................27
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................28
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................28
Phần II................................................................................................................29
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN..........................................................29
1. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: Quyết định (cá biệt),
công văn hành chính, thông báo, …(xem phụ lục 08)....................................30
2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan ( xem phụ lục 09)...30
Phần III..............................................................................................................30
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................30
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội................................30
1. Công tác Quản lý Nhân sự:.....................................................................30
2. Công tác Văn phòng:...............................................................................31
3. Công tác Văn thư – Lưu trữ:...................................................................32
4
3.1. Công tác văn thư:.................................................................................32
3.2. Công tác lưu trữ:...................................................................................33
II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................34
KẾT LUẬN........................................................................................................36
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin phép được gửi lời Thank chân thành tới thầy Trần
Thiện Chiến cùng tập thể các thầy cô giáo trong Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ
văn phòng và Dạy nghề đã tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tại
trường. Các thầy cô đã trang bị cho em không chỉ những kiến thức chuyên môn
mà còn có cả kỹ năng sống để từ đó em có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn
thiện bản thân mình hơn.
Đồng thời em cũng xin được gửi lời Thank sâu sắc tới tập thể thầy , cô
trong phòng Quản lý đào tạo trường Đại học Nội vụ H à Nội đã tạo điều kiện để
em thực tập tại phòng. Đặc biệt là thầy Lê Văn Hùng, người luôn theo sát chỉ
bảo và cung cấp cho em những tài liệu bổ ích để em có thể hoàn thành tốt bài
báo cáo của mình.
Qua đây, em cũng xin gửi lời Thank chân thành tới toàn thể người thân
trong gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm, lo lắng, chăm sóc cho em trong suốt
thời gian thực tập.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song do thời gian và kiến thức còn hạn hẹp
nên bài viết của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận
được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo cùng toàn thể các bạn để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng
năm 2016
Sinh Viên Thực Tập
5
Bùi Hạnh Thúy
6
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG
A. Vị trí và chức năng:
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh
vực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;
nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ
phát triển Kinh tế - Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân
hàng Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
B. Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học và
thấp hơn các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành
nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về só lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
7
trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,
cán bộ, nhân viên.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt
dộng giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với
sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính
cho Trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
8
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và
công nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong
hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường.
17. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức
và người học của Trường.
18. Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
19. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
20. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
22. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của pháp
luật.
23. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
Lãnh đạo ghi ý kiến sử lý văn bản vào phiếu sử lý do có sơ xuất phiếu xử
lý có thể thất lạc nên khi xin lại sẽ mất thời gian.
Khi đăng ký phần mềm dễ mất văn bản, tính an toàn không cao.
Khi chuyển giao không có sổ chuyển giao văn bản đến. Do đó không có
cơ sở ràng buộc trách nhiệm người nhận văn bản, và không theo dõi tiến độ giải
quyết công việc.
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào
lưu trữ cơ quan
* Ưu điểm:
Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dàng
hơn,độ chính xác cao, nắm chắc, theo sát từng công việc giải quyết trong 01
năm.
Thu thập,bổ sung tài liệu vào hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc, sắp
xếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý văn bản và giải quyết công việc nhanh chóng.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và
lâu dài của cơ quan, xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư.
* Nhược điểm:
Văn thư không lập danh mục hồ sơ thì không tổng hợp và theo dõi từng
công việc của đơn vị, mang tính thụ động. Các đơn vị chưa xem trọng việc lập
hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu thập, sắp xếp tài liệu đang còn tồn đọng,
văn bản còn lộn xộn.
Hồ sơ sau 01 năm nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ, các đơn vị
không thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong công tác văn thư, là tiền đề cho công
tác lưu trữ. Lập hồ sơ đánh dấu năng suất, quá trình giải quyết công việc của cơ
quan. Khi đã lập hồ sơ thì mới xem công việc đó đã giải quyết xong.
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links