Link tải miễn phí Luận văn: Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24
Nhà xuất bản: ĐHKHXH & NV
Ngày: 2008
Chủ đề: Chỉnh lý tài liệu
Công nghệ thông tin
Lưu trữ hiện hành
Tổ chức lưu trữ
Miêu tả: 101 tr. + CD-ROM
Luận văn ThS. Lưu trữ -- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2008
Trình bày cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý của việc nghiên cứu cũng như lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành. Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu với việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý để đảm bảo kết quả sau chỉnh lý phải đáp ứng các yêu cầu của ngành lưu trữ, cùng với việc đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm máy tính, đưa kết quả thử nghiệm ứng dụng CNTT trong lập và khôi phục hồ sơ tại lưu trữ hiện hành Bộ KH&CN – Một khâu quan trọng trong quy trình chỉnh tài liệu - để khẳng định tính khả thi khi đưa CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu. Phân tích những thuận lợi, khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, từ đó đưa ra những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu gồm: đảm bảo về cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, đầu tư cho việc ứng dụng. Đề xuất những khuyến nghị: cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ; quản lý Bộ, ngành; các lưu trữ hiện hành nhằm phát triển ứng dụng CNTT này trong thực tế
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ...................................................................... 3
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................... 4
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................ 8
1. Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài: ........................................... 8
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:.............................................................. 9
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:............................................................10
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: .......................................................................11
5. Nguồn tài liệu tham khảo:.........................................................................13
6. Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................14
7. Những đóng góp của luận văn: .................................................................15
8. Bố cục của luận văn: .................................................................................16
PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................17
Chƣơng 1. CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH.......17
1.1. Cơ sở lý luận ..........................................................................................18
1.2. Cơ sở thực tiễn .......................................................................................21
1.2.1. Nhu cầu một giải pháp mới trong chỉnh lý tài liệu .............................21
1.2.2. Khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ ..................26
1.3. Cơ sở pháp lý .........................................................................................40
1.4. Lợi ích khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu...............................44
Chƣơng 2. YÊU CẦU VÀ QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH....................46
2.1. Yêu cầu khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu .............................46
2.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu khi ứng dụng CNTT ....................................60
2.3. Thử nghiệm ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện
hành Bộ KH&CN..........................................................................................65
2.3.1. Nội dung thử nghiệm ..........................................................................67
2.3.2. Các bước thử nghiệm ..........................................................................67
2.3.3. Kết quả thử nghiệm.............................................................................80
2.3.4 Đánh giá về kết quả thử nghiệm: .........................................................80
Chƣơng 3. NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO CHO VIỆC ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI
LƢU TRỮ HIỆN HÀNH .............................................................85
3.1. Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu ......85
3.2. Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý
tài liệu............................................................................................................882
3.2.1. Đảm bảo về cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh
lý tài liệu........................................................................................................88
3.2.2. Đảm bảo về nguồn nhân lực cho việc ứng dụng CNTT trong
chỉnh lý tài liệu..............................................................................................90
3.2.3. Đầu tư cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu ...................90
3.3. Khuyến nghị:..........................................................................................91
3.3.1. Với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ...........................................91
3.3.2. Với cơ quan quản lý Bộ, ngành...........................................................93
3.3.3. Với các lưu trữ hiện hành....................................................................94
PHẦN KẾT LUẬN ..........................................................................................95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................97
PHỤ LỤC 1. Quy trình chỉnh lý truyền thống và Quy trình chỉnh lý tài
liệu với sự trợ giúp của máy tính ................................................................100
PHỤ LỤC 2. So sánh lợi ích giữa hai quy trình chỉnh lý tài liệu .................101
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày 04/4/2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Điều 1 của
Pháp lệnh đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về
chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa
học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc
Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu
lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn....”. [23]
Để có thể lưu trữ và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia,
hàng ngàn cán bộ lưu trữ trong cả nước đang nỗ lực thực hiện việc thu thập
tài liệu đang sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức,
đặc biệt là những cán bộ lưu trữ trong hệ thống các cơ quan nhà nước và
tiến hành chỉnh lý khối tài liệu thu thập nhằm lựa chọn những tài liệu có giá
trị để đưa vào Phông lưu trữ quốc gia.
Trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay, công tác quản lý nhà
nước về lưu trữ đang có những tiến bộ rõ rệt, hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật về lưu trữ đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề
nếp đáp ứng ngày càng có hiệu quả công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng
như yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội. Tuy nhiên do hệ
thống hành chính nhà nước còn chưa hoàn thiện vì vậy việc thực hiện đầy
đủ những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc lập
hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ còn nhiều yếu kém. Sự yếu
kém này đã dẫn đến việc nhiều hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ là những tài
liệu bó gói, chưa lập hồ sơ. Với việc hiện đại hóa công tác văn phòng, khối
lượng tài liệu bó gói không những không giảm mà còn có xu hướng ngày
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi5
càng tăng khiến cho kinh phí phục vụ công tác khôi phục tài liệu cũng tăng
lên không ngừng, hàng năm mỗi cơ quan tổ chức nhà nước phải chi thêm
hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng cho công tác chỉnh lý khối tài
liệu này.
Tuy nhiên đó chưa phải là vấn đề chính. Vấn đề cần quan tâm đó là
làm thế nào để lựa chọn được những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ
theo tinh thần của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia trong điều kiện tài liệu thu
thập được đang ở dạng bó gói, không có hồ sơ. Công tác chỉnh lý tài liệu
hiện nay đều được thực hiện bởi các cán bộ lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức
nhưng khả năng của con người chỉ có hạn, việc lựa chọn được những tài
liệu có giá trị, lập hồ sơ tài liệu (mà thực chất là khôi phục lại hồ sơ) đưa
vào lưu trữ, loại bỏ những tài liệu trùng thừa hay không còn giá trị hoàn
toàn phụ thuộc năng lực cán bộ chỉnh lý. Điều này đã đưa đến một kết quả
là những tài liệu được giữ lại hay loại bỏ chưa đủ độ tin cậy theo đúng
nghĩa của nó. Trên thực tế chỉnh lý tài liệu đã xảy ra hiện tượng, một tài
liệu có thể được giữ lại với thời hạn bảo quản “Tạm thời”, tuy nhiên nếu nó
được đặt đúng trong một hồ sơ hoàn chỉnh nó sẽ làm tăng giá trị của hồ sơ
và của chính bản thân nó. Chẳng hạn, trong khối tài liệu bó gói của Bộ
Khoa học và Công nghệ, tài liệu “Báo cáo tình hình hoạt động của các Văn
phòng chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 2000-
2005”, nếu trong chỉnh lý, tài liệu này được xác định thời hạn bảo quản là
“Lâu dài” vì trong giai đoạn 2000-2005, các Văn phòng chương trình
KHCN cấp nhà nước (gọi tắt là Văn phòng chương trình) trực thuộc các bộ,
ngành quản lý các chương trình KHCN, nó thuộc phông lưu trữ của các bộ,
ngành đó. Nhưng nếu tài liệu đó được đặt trong “Hồ sơ thành lập Văn
phòng các chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 2006-
2010” thì nó phải được xác định thời hạn bảo quản là “Vĩnh viễn” vì Hồ sơ
này đánh dấu sự thay đổi quan trọng của cơ chế quản lý các Chương trình6
KHCN trọng điểm cấp nhà nước, do vậy báo cáo trên cũng phải được xác
định thời hạn bảo quản là “Vĩnh viễn”.
Chỉnh lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ phức tạp đối với các tổ
chức lưu trữ đặc biệt là với lưu trữ hiện hành. Với khối tài liệu rời lẻ, bó
gói thì việc khôi phục hồ sơ trong quá trình chỉnh lý tài liệu càng trở nên
khó khăn.
Là một cán bộ đã trực tiếp làm công tác lưu trữ nhiều năm tại Bộ
Khoa học và Công nghệ, thường xuyên phải đối mặt với những khó khăn
này, vì vậy bản thân luôn nghiên cứu, tìm kiếm những giải pháp hỗ trợ
công tác chỉnh lý tài liệu nhằm giảm nhẹ những khó khăn trong quá trình
chỉnh lý và đáp ứng được những yêu cầu của công tác lưu trữ. Một trong
những giải pháp đó là việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác
chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành.
Trong thực tế công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ Bộ Khoa học và
Công nghệ, một số ứng dụng nhỏ lẻ đã được sử dụng và đã có những hiệu
quả nhất định. Tuy nhiên đó chỉ là những thử nghiệm ban đầu, chưa có tính
chuyên nghiệp cao. Để có thể ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tại
các lưu trữ hiện hành, cần xây dựng một bài toán tổng thể đáp ứng các
yêu cầu về mặt lý luận cũng như cơ sở khoa học để thiết kế một phần mềm
hỗ trợ công tác chỉnh lý. Đó là những lý do giúp tác giả lựa chọn vấn đề
“Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành”
làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học.
Do thời gian và khả năng nghiên cứu có những hạn chế nhất định,
những vấn đề dặt ra còn mang tính lý luận ban đầu nhằm đề xuất một giải
pháp còn hết sức mới mẻ vì vậy không tránh khỏi những chủ quan của
người nghiên cứu. Để hoàn chỉnh và đưa ra được một bài toán hoàn thiện,
chắc chắn vấn đề này sẽ còn phải được phân tích kỹ hơn trong các nghiên
cứu tiếp theo. Với mong muốn đó, xin chân thành Thank những ý kiến
đóng góp của các cơ quan, cá nhân và các đồng nghiệp đối với luận văn.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi7
Cuối cùng, tui xin bày tỏ sự biết ơn tới Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Lãnh đạo Văn
phòng, Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Tin học Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan, tổ chức, các đồng nghiệp
trong Lớp Cao học Khoá 2004-2007 đã giúp đỡ tui rất nhiều để hoàn thành
luận văn này.
Và đặc biệt xin Thank PGS. TS Dương Văn Khảm, người thầy đã
dành rất nhiều thời gian và tâm huyết trực tiếp hướng dẫn tui trong suốt quá
trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn.
Xin chân thành Thank các giảng viên của Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng đã tận tình động viên và góp ý cho những nghiên cứu
của tôi.
Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2008
Nguyễn Phú Thành8
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp
vụ thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này
ngày càng trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ
hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ
được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói. Nguyên
nhân của tình trạng này là do việc lập hồ sơ công việc trong các bộ ngành
chưa trở thành nề nếp, việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công
tác lập hồ sơ công việc chưa được thực hiện nghiêm túc cộng với sự trang
bị các phương tiện văn phòng ngày càng hiện đại (máy tính, máy
photocopy, máy fax…) đã khiến cho lượng tài liệu chuyển vào lưu trữ hiện
hành chưa được lập hồ sơ tăng lên không ngừng, trong đó bao gồm cả
những tài liệu trùng thừa, những giấy tờ không phải tài liệu lưu trữ lẫn
trong các bó gói tài liệu chuyển vào lưu trữ. Khối tài liệu bó gói này lên tới
hàng trăm mét giá mỗi năm. Nếu không chỉnh lý kịp thời, tài liệu ngày
càng nhiều, đến một lúc nào đó chắc chắn nó sẽ trở thành một đống giấy
lộn không thể khôi phục lại được.
Để giải quyết khối tài liệu này, văn phòng các Bộ, ngành đã phải đầu
tư không ít kinh phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi
phục hồ sơ và chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, với tình trạng nộp lưu tài liệu
như hiện nay vẫn đẩy các cán bộ lưu trữ, vốn đã ít người, với từ 1-5 cán bộ
lưu trữ của các Bộ, ngành đến mức quá tải: Bản thân các cán bộ lưu trữ vừa
phải thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ vừa phải khôi phục lại hồ
sơ công việc - việc mà đáng lẽ phải được thực hiện ngay ở khâu văn thư.
Việc khôi phục từng hồ sơ (lập hồ sơ công việc) từ những khối tài
liệu bó gói này thường mất rất nhiều thời gian và không tránh khỏi những
sai sót. Diện tích dành cho lưu trữ ở các Bộ chật hẹp, cán bộ ít, do vậy
chỉnh lý tài liệu theo phương pháp truyền thống thường không đủ diện tích
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi9
và thiếu cán bộ để tiến hành các thao tác nghiệp vụ. Do tài liệu rời lẻ nhiều,
việc dùng trí nhớ của cán bộ chỉnh lý để lựa chọn đưa các tài liệu rời lẻ về
một hồ sơ và hệ thống hoá tài liệu trong chỉnh lý là hết sức khó khăn. Một
hồ sơ có thể bị xé lẻ thành nhiều hồ sơ không hoàn chỉnh, tài liệu của một
hồ sơ có thể bị nằm trong nhiều mục lục khác nhau, khi cần khai thác sử
dụng phải đồng thời tra tìm ở nhiều mục lục hồ sơ. Về nguyên tắc, trong
lưu trữ không chấp nhận sự xé lẻ đó, tuy nhiên nó vẫn đang diễn ra tại các
lưu trữ hiện hành và thực tế vẫn phải chấp nhận.
Ngoài ra, trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, những vấn đề như: Đánh
số hồ sơ, biên mục tài liệu trong hồ sơ, viết tiêu đề lên bìa hồ sơ và quan
trọng hơn là công tác quản lý hồ sơ và từng tài liệu trong hồ sơ luôn là vấn
đề khó khăn đối với các lưu trữ hiện hành.
Trong điều kiện như trên, làm thế nào để chỉnh lý khối tài liệu đó
trong một thời gian có hạn? Làm thế nào để cải thiện được tình trạng quá
tải đối với cán bộ trong các lưu trữ hiện hành ? Và làm thế nào để chấm dứt
tình trạng tài liệu nộp vào các lưu trữ hiện hành không được lập hồ sơ?
Với mong muốn tìm được giải pháp để giải quyết vấn đề trên, tác giả
đã chọn đề tài "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý
tài liệu tại lưu trữ hiện hành" làm luận văn Thạc sỹ khoa học ngành Lưu
trữ học và Tư liệu học của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:
Trước những đòi hỏi về lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng
CNTT trong ngành lưu trữ nói chung và trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu
rời lẻ, dạng bó gói nói riêng, nhằm giải quyết những vấn đề đã nêu, luận
văn hướng đến mục tiêu: Nghiên cứu khả năng và phương pháp tiếp cận
với công nghệ thông tin từ quy trình chỉnh lý lài liệu truyền thống làm cơ
sở để có thể xây dựng, thiết kế một phần mềm chuyên dụng phục vụ công
tác chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ tại các lưu trữ hiện hành.10
Để đạt được những mục tiêu trên, luận văn triển khai nghiên cứu một
số nội dung sau:
1. Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và những quy định của
pháp luật trong việc phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam để làm cơ
sở cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
2. Nghiên cứu bài toán tìm tin trong khoa học thông tin để từ đó tiếp
cận, đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ trợ của máy tính và
phần mềm máy tính.
3. Nghiên cứu một trường hợp đã ứng dụng CNTT trong công tác
khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói để thấy tính khả thi khi đưa CNTT vào
quy trình chỉnh lý tài liệu.
4. Đề xuất những điều đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong
chỉnh lý tài liệu và những khuyến nghị với cơ quan quản lý các cấp nhằm
phát triển ứng dụng CNTT này trong thực tế.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận văn chủ yếu tập trung vào các quy
trình nghiệp vụ trong chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ hiện
hành; Mối quan hệ giữa các tài liệu trong một hồ sơ, giữa các hồ sơ trong
một phông lưu trữ; Bản chất của Công nghệ thông tin và thực tế ứng dụng
CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào việc phân tích cơ sở
để đưa công nghệ thông tin vào quy trình chỉnh lý tài liệu; Phân tích khả
năng và phương pháp tiếp cận của CNTT với quy trình chỉnh lý. Thông qua
việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ
hiện hành trong hệ thống cơ quan cấp bộ, ngành để từ đó đề xuất quy trình
chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ tại các lưu trữ hiện hành trong điều kiện có sự
hỗ trợ của máy tính, phân tích các yếu tố đầu vào (Input) và các yêu cầu
thông tin đầu ra (Output) của quy trình chỉnh lý để các nhà chuyên môn về
tin học xây dựng phần mềm ứng dụng vào quy trình chỉnh lý tài liệu. Các
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi11
yêu cầu đầu ra của quy trình chỉnh lý mới này phù hợp với yêu cầu quản lý
của ngành lưu trữ. Luận văn không đi sâu vào nghiên cứu kỹ thuật lập trình
và các vấn đề kỹ thuật khác của CNTT.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Nghiên cứu ngoài nƣớc: Trước hết có thể thấy rằng, công tác lập hồ
sơ giai đoạn văn thư và nộp tài liệu vào lưu trữ của các cơ quan công quyền
ở các nước đang phát triển và các nước phát triển đã có nề nếp vì vậy
không tồn tại trong lưu trữ (kể cả trong lưu trữ dạng “hiện hành” như ở
Việt Nam) loại tài liệu dạng rời lẻ, bó gói. Những khảo sát về công tác
quản trị văn phòng trong đó có công tác văn thư, lưu trữ tại một số nước
như: Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Thailand, Ấn Độ, Hàn Quốc cũng
cho thấy, việc ứng dụng CNTT chỉ sử dụng trong công tác phục chế tài
liệu, quản lý hồ sơ lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu v.v… nhưng không
thấy ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu. Vì vậy vấn đề nghiên cứu để
ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng rời lẻ, bó
gói trong các lưu trữ hiện hành ở các nước đã khảo sát là chưa có.
Nghiên cứu trong nƣớc: Trong thời đại của CNTT, việc ứng dụng
CNTT trong hoạt động của các ngành, các cấp là xu thế tất yếu. Hiện nay,
một số ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã và đang được triển khai.
Những ứng dụng có thể kể đến là:
- Bộ phần mềm Giải pháp quản lý Hồ sơ Lưu trữ eFile: Đây là một
sản phẩm của công ty tin học Tinh Vân được trao giải Sao Khuê trong lĩnh
vực Phần mềm phục vụ công tác hành chính nhà nước, đoàn thể năm 2006.
eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa một cách tổng thể hoạt động
quản lý hồ sơ lưu trữ, phục vụ cho các trung tâm lưu trữ nhà nước, các
trung tâm lưu trữ địa phương, các lưu trữ hiện hành: quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc
chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, lưu thông, tra
cứu, báo cáo thống kê. eFile tuân thủ các quy trình quản lý và khai thác sử12
dụng tài liệu lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành. Tuy nhiên giải
pháp phần mềm này chưa hướng tới hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu dạng
bó gói.
- Đề tài "Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý
tài liệu từ văn thư vào lưu trữ" được Cục Văn thư và Lưu trữ thực hiện năm
1999. Đây là một đề tài nghiên cứu khoa học do Trung tâm nghiên cứu
khoa học lưu trữ thực hiện. Sản phẩm của đề tài là phần mềm dùng trong
mạng LAN để quản lý tài liệu từ khi nó hình thành cho đến khi được lập hồ
sơ và chuyển giao vào lưu trữ hiện hành. Đề tài cũng chưa đề cập đến việc
khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ, giải quyết khối tài liệu tích đống tại
các cơ quan.
- Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã nghiên cứu, xây
dựng và triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ trên công
nghệ Web-base, phần mềm có khả năng quản lý số lượng lớn tài liệu với
nhiều mức thông tin, phục vụ khai thác sử dụng trên mạng nhanh chóng,
thuận lợi... Phần mềm ứng dụng này tập trung vào các yếu tố: Tra cứu tài
liệu theo nhiều tiêu chí, nhiều mức thông tin (mức hồ sơ hay mức từng văn
bản); In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của
người sử dụng; Quản lý thẻ đọc, quản lý độc giả khai thác tài liệu, mượn trả
tài liệu, sao chụp tài liệu, quản lý truy cập (số người truy cập, thời gian truy
cập, các chức năng hệ thống đã truy cập,...); Quản lý thông tin tài liệu theo
từng phông, từng hồ sơ, từng văn bản và toàn văn của văn bản (kể cả văn
bản scan và văn bản Word, Excell, Text ...); Hỗ trợ quản lý tài liệu theo
khung phân loại thông tin với khung phân loại thông tin thống nhất do Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành. Tuy nhiên, phần mềm này cũng
chưa hướng tới giải quyết những khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu như đề tài
đặt ra.
- Ngoài ra, trong các luận văn tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng cũng có một số luận văn đề cập đến vấn đề ứng
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi13
dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu bó gói, trong đó đáng chú ý là luận văn
tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Trọng Cường, K41 (năm 2001) đã đề cập
đến vấn đề này. Tuy nhiên luận văn mới dừng lại ở mức độ mô tả một số
giao diện màn hình của phần mềm lập và khôi phục hồ sơ đang được
nghiên cứu và thử nghiệm tại lưu trữ Bộ KH&CN, chưa đưa ra được một
bài toán hoàn chỉnh để có thể xây dựng một phần mềm chuyên dụng phục
vụ công tác chỉnh lý tài liệu dạng bó gói.
Nghiên cứu của bản thân:
Trước những khó khăn trong việc khôi phục hồ sơ từ những tài liệu
bó gói trong quá trình chỉnh lý tài liệu, tác giả đã chọn hướng sử dụng
những thành tựu của CNTT làm giải pháp hỗ trợ cho công tác chỉnh lý.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác khôi phục hồ sơ từ tài liệu rời lẻ, dạng
bó gói bắt đầu từ việc ứng dụng một số chức năng của Winword như chức
năng Sort, Find tại lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhưng những chức
năng này chỉ có thể hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở khối tài liệu nhỏ,
không đáp ứng được những yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ đối với những
khối tài liệu lớn (từ 50 mét giá tài liệu trở lên) và nó chỉ đáp ứng được yêu
cầu khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói chứ chưa thực sự trở thành một công
cụ để chỉnh lý tài liệu. Từ thực tế, tác giả đã cùng một số chuyên gia tin học
nghiên cứu, xây dựng một phần mềm đơn giản để khôi phục hồ sơ từ tài
liệu bó gói và đã được ứng dụng tại lưu trữ Bộ khoa học và Công nghệ.
Tuy nhiên kết quả tìm tòi nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở mặt thực tiễn, nó
góp phần giải quyết được một số khâu trong quy trình chỉnh lý, tính logic
chưa cao, chưa hoàn thiện và mới mang tính thử nghiệm ban đầu.
5. Nguồn tài liệu tham khảo:
Việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là một vấn
đề mới. Nguồn tài liệu về vấn đề này còn hết sức hạn chế. Tuy nhiên, trong
quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa vào các nguồn tài liệu sau:14
- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển công
nghệ thông tin ở nước ta, về công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
- Tài liệu về tin học văn phòng, về tổ chức hệ thống thông tin.
- Các phần mềm ứng dụng trong công tác lưu trữ hiện có.
- Nghị định của Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ của các Bộ.
- Các Báo cáo tổng kết công tác lưu trữ của Bộ Khoa học và Công
nghệ; Các báo cáo của Bộ Khoa học và Công nghệ trong công tác ứng dụng
CNTT trong quản lý giai đoạn 1997-2007, báo cáo tổng kết của dự án thử
nghiệm ứng dụng mã nguồn mở trong quản lý tài liệu điện tử...
- Các bài viết về khoa học thông tin; một số khoá luận tốt nghiệp,
luận văn thạc sỹ hiện lưu giữ tại phòng tư liệu Khoa lưu trữ học và Quản trị
văn phòng liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu
trữ.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau
trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật
lịch sử. Những phương pháp đó là: Khảo sát, nghiên cứu thực tiễn công tác
thu thập và chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành của Bộ Khoa học và Công
nghệ, phương pháp tiếp cận, phân tích hệ thống và phương pháp phân loại
để thực hiện mục tiêu của luận văn.
Trong quá trình triển khai, luận văn sẽ áp dụng các phương pháp
nghiên cứu trên cho các đối tượng sau:
- Phân tích mối liên hệ giữa các tài liệu trong một hồ sơ; giữa các hồ
sơ trong phông làm cơ sở khoa học cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh
lý tài liệu.
- Phân tích tổng hợp các yêu cầu cần thiết trong quy trình chỉnh lý tài
liệu dạng rời lẻ.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi15
- Hệ thống hoá và mô hình hoá các tiêu chí thông tin trong dữ liệu
đầu vào và thông tin đầu ra của quy trình chỉnh lý làm cơ sở cho việc xây
dựng phần mềm ứng dụng cho các khối tài liệu bó gói khác nhau.
- Phân loại tài liệu làm cơ sở cho việc hình thành cấu trúc khung
phân loại tài liệu mẫu.
- Nghiên cứu, phân tích và khảo sát thực trạng việc thu thập, chỉnh lý
tài liệu dạng bó gói và những ứng dụng CNTT của Bộ Khoa học và Công
nghệ trong khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ làm cơ sở thực tiễn
khẳng định tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý..
7. Những đóng góp của luận văn:
Luận văn trình bày một cách có hệ thống cơ sở lý luận, các phương
pháp, quy trình và yêu cầu của việc ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ chỉnh
lý tài liệu lưu trữ. Kết quả của luận văn là việc chứng minh khả năng ứng
dụng công nghệ thông tin trong quy trình chỉnh lý tài liệu - Quy trình mà
theo cách làm truyền thống chỉ thực hiện bằng phương pháp thủ công bởi
chính các cán bộ lưu trữ. Với khả năng và phương pháp tiếp cận công nghệ
thông tin thông qua bản chất của máy tính và bài toán tìm tin trong khoa
học thông tin, luận văn đã đưa ra được bài toán cho nghiệp vụ chỉnh lý tài
liệu. Quá trình giải bài toán này với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm
máy tính chính là thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu. Hay nói cách khác
đó chính là việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, trong đó các
chuyên gia lưu trữ sẽ đưa ra những chuẩn dữ liệu đầu vào (đặt giả thiết cho
bài toán chỉnh lý) và yêu cầu thông tin đầu ra (Sản phẩm sau chỉnh lý), còn
các chuyên gia tin học sẽ xây dựng một phần mềm ứng dụng cho các khối
tài liệu khác nhau với vai trò là một công cụ mới giúp cho nghiệp vụ chỉnh
lý tài liệu dạng bó gói của các cơ quan nhanh chóng và hiệu quả hơn (giải
quyết bài toán chỉnh lý). Kết quả cuối cùng, luận văn đưa ra một quy trình
chỉnh lý tài liệu mới khi ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài
liệu lưu trữ dạng bó gói.16
8. Bố cục của luận văn:
Nội dung chính của luận văn được trình bày trong ba chương:
Chương 1: Cơ sở của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại
lưu trữ hiện hành. Trong chương này, luận văn trình bày cơ sở lý luận, cơ
sở thực tiễn và cơ sở pháp lý của việc nghiên cứu từ đó nêu bật được lợi ích
của việc ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện
hành
Chương 2: Yêu cầu và quy trình ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài
liệu lưu trữ. Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là một phương pháp
mới vì vậy cần có những yêu cầu đối với việc ứng dụng CNTT trong chỉnh
lý để đảm bảo kết quả sau chỉnh lý phải đáp ứng các yêu cầu của ngành
lưu trữ. Cùng với việc đề xuất một quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ
trợ của máy tính và phần mềm máy tính, luận văn cũng đưa kết quả thử
nghiệm ứng dụng CNTT trong lập và khôi phục hồ sơ tại lưu trữ hiện hành
Bộ KH&CN - Một khâu quan trọng trong quy trình chỉnh tài liệu - để
khẳng định tính khả thi của phương pháp chỉnh lý này.
Chương 3: Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong
chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành. Nôi dụng chương 3 là những phân
tích thuận lợi, khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu. Từ
những thuận lợi khó khăn này sẽ đề xuất những yếu tố đảm bảo cho việc
ứng dụng CNTT trong thực tế chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữ hiện hành.
Cũng trong chương 3, luận văn đề xuất những khuyến nghị với cơ quan
quản lý các cấp khi triển khai ứng dụng CNTT trong thực tế.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi17
PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH
Chỉnh lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của các
lưu trữ hiện hành. Bản chất của chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu
theo một phương án phân loại khoa học, là việc tiến hành chỉnh sửa hoàn
thiện, phục hồi hay lập mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài
liệu và xây dựng các công cụ tra cứu đối với phông hay khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý.
Với khối tài liệu thu thập hàng năm tại các lưu trữ hiện hành, chỉnh
lý tài liệu nhằm mục đích tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong
quá trình chỉnh lý sẽ loại ra những giấy tờ không phải tài liệu hay các tài
liệu đã hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng
kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Việc tổ chức các đợt chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng bó gói
phải đảm bảo nguyên tắc là khi phân loại, chỉnh sửa hoàn thiện, khôi phục
hay lập mới hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo
dõi, giải quyết công việc. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các
hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu, mối liên hệ logic và lịch
sử của tài liệu.
Bản chất của công tác chỉnh lý tài liệu như vậy, nhưng cho đến nay
hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu mà các cán bộ lưu trữ
đang thực hiện chủ yếu được tiến hành thủ công. Có nghĩa là, hàng hoạt các18
thao tác nghiệp vụ như: phân loại, hệ thống hóa tài liệu, khôi phục, biên
mục hồ sơ .... đều thực hiện bằng tay và bằng trí nhớ của các cán bộ lưu trữ.
Điều này đã gây áp lực lớn cho các cán bộ lưu trữ khi thực hiện nhiệm vụ
của mình và làm cho quá trình chỉnh lý tài liệu theo nghiệp vụ lưu trữ bị
chậm lại. Một hậu quả tất yếu xảy ra đó là việc khối lượng tài liệu chưa
được chỉnh lý ngày càng tăng đặc biệt là khối tài liệu dạng bó gói đang
hình thành ngày càng nhiều trong các lưu trữ hiện hành.
Trong xu thế đưa nhanh các ứng dụng CNTT vào trong đời sống
kinh tế xã hội, việc nghiên ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ nói
chung và trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu nói riêng cũng cần được tính đến
như một giải pháp nhằm giảm nhẹ áp lực cho các lưu trữ hiện hành.
Việc đặt ra một nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng CNTT vào quy trình
chỉnh lý tài liệu dựa vào các cơ sở sau đây:
1.1. Cơ sở lý luận
Ngành lưu trữ có hệ thống tổ chức từ trung ương là Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước đến các trung tâm lưu trữ nhà nước các tỉnh, thành phố,
các lưu trữ hiện hành của các bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị tổ chức trong
đời sống kinh tế xã hội. Lưu trữ là một ngành khoa học. Ngành lưu trữ có
đội ngũ cán bộ chuyên ngành, có hệ thống lý luận về khoa học lưu trữ và có
hệ thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ. Đối tượng của khoa
học lưu trữ chính là các tài liệu được lựa chọn để đưa vào kho lưu trữ các
cấp.
Chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ cơ bản và quan trọng trong công
tác lưu trữ, là tổng hợp của nhiều hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác như bổ
sung, phân loại tài liệu, khôi phục và hoàn chỉnh hồ sơ từ những tài liệu rời
lẻ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu
v.v…. . Mỗi quy trình nghiệp vụ đó lại có những đặc thù riêng vì vậy,
chỉnh lý tài liệu là một công việc phức tạp trong hoạt động lưu trữ và là một
hoạt động nghiệp vụ có tính khoa học cao.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi19
Với khối tài liệu rời lẻ (còn được gọi là tài liệu bó gói), việc lập hồ
sơ và khôi phục lại hồ sơ là một công việc khó khăn và mất nhiều công sức
trong chuỗi công việc liên tiếp của quy trình chỉnh lý tài liệu, chỉ khi đã lập
được hồ sơ dù đó là tài liệu bó gói hay hồ sơ đã được lập ở giai đoạn văn
thư thì các bước còn lại của quy trình chỉnh lý mới thực hiện được.
Với những tài liệu rời lẻ, dạng bó gói thì mỗi tài liệu chứa đựng một
lượng thông tin nhất định. Trong số những tài liệu khác nhau sẽ có một số
tài liệu (riêng lẻ) tuy chứa đựng các thông tin khác nhau nhưng cùng có liên
quan đến một đối tượng, một việc, một sự việc. Nếu được sắp xếp theo
“một phương pháp hay một nguyên tắc nhất định” thì chúng sẽ tạo thành
một hồ sơ công việc. Chẳng hạn, tài liệu trong hồ sơ phê duyệt đề tài:
“Nghiên cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn
(>300 khách), tốc độ cao". Khi còn là tài liệu rời lẻ mỗi tài liệu chứa một
loại thông tin khác nhau: Biên bản họp hội đồng thẩm định mang thông tin
về việc tư vấn cho cấp có thẩm quyền cân nhắc việc có cho triển khai đề tài
hay không; Quyết định phê duyệt mang thông tin về việc cho phép triển
khai đề tài; Thuyết minh đề tài mang thông tin về các nội dung nghiên cứu,
báo cáo khảo sát mang thông tin về kết quả khảo sát thực tế.... Tuy nhiên
tất cả những tài liệu này đều liên quan đến việc nghiên cứu thiết kế và công
nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn. Khi những tài liệu rời lẻ này được
tập hợp lại và sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định (chẳng hạn theo tiến
trình giải quyết công việc) thì nó sẽ trở thành Hồ sơ: “Nghiên cứu thiết kế
và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn (>300 khách), tốc độ
cao” thuộc Chương trình KC-06-02. Và như vậy, các tài liệu có trong một
hồ sơ được liên kết với nhau bởi cùng chứa đựng thông tin phản ánh các
khía cạnh khác nhau về một đối tượng, một việc hay một sự việc cụ thể
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Nếu xét về đơn vị hồ sơ (hay đơn vị bảo quản) trong một phông lưu
trữ thì: Mỗi hồ sơ chứa đựng thông tin về một công việc, một việc hay mộ
mục chứa đựng nhiều thông tin nhất, quan trong nhất để tìm kiếm đưa tài
liệu về cùng một hồ sơ khi chỉnh lý bằng máy tính.
- Ngày tháng văn bản: Tài liệu nào cũng phải xác định được thời
gian hình thành văn bản. Nội dung bao gồm ngày, tháng, năm ban hành văn
bản. Tiêu chí này nhằm giới hạn khoảng thời gian hình thành văn bản nhằm
giúp cho cán bộ chỉnh lý loại bớt những tài liệu có trong kết quả tìm kiếm
nhưng nội dung không liên quan đến hồ sơ cần khôi phục. Chẳng hạn có rất
nhiều Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài, nhưng hồ sơ cử cán bộ
đi công tác nước ngoài, hồ sơ mà ta đang khôi phục là vào tháng 3/2008 thì
thay vào việc tìm tất cả các quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài
trong mọi thời gian thì có thể giới hạn chỉ tìm các quyết định cử cán bộ đi
công tác nước ngoài trong tháng 3/2008.
- Tác giả văn bản: Thông tin về tác giả văn bản giúp cho việc tìm
kiếm, đưa tài liệu về cùng một hồ sơ được chính xác.
- Ghi chú: Mục này dùng để chú thích những đặc điểm của tài liệu
nếu cần thiết (Chẳng hạn có thể chú thích tài liệu là bản sao, tình trạng tài
liệu, ngôn ngữ, cần phục chế...) nhằm cung cấp cho cán bộ chỉnh lý những
thông tin để có thể hiểu đầy đủ hơn về tài liệu khi tiến hành chỉnh lý trên
máy.
Ngoài các yếu tố đầu vào như trên, có thể thêm một số các tiêu chí
khác như: tên cán bộ chỉnh lý, ngày tháng chỉnh lý nhằm xác định rõ trách
nhiệm của cán bộ chỉnh lý, thời gian chỉnh lý tài liệu.
Theo công văn số 608/LTNN-TTCN ngày 19/11/1999 của Cục Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn ứng dụng CNTT trong văn thư lưu trữ, với loại tài
liệu rời lẻ, chưa có hồ sơ, các tiêu chí đầu vào như trên đã bao gồm các
chuẩn thông tin đầu vào cho mỗi văn bản trong hồ sơ. Các chuẩn thông tin
khác như: Số lưu trữ, ký hiệu thông tin, số ký hiện văn bản, người ký, chức
vụ, số tờ của văn bản sẽ được bổ sung sau khi công việc chỉnh lý kết thúc.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi59
Đối với loại tài liệu đã lập hồ sơ hay đã lập nhưng chưa hoàn chỉnh,
các chuẩn thông tin đầu vào của hồ sơ như số lưu trữ, số mục lục, số hồ sơ,
số lượng tờ, bút tích.....theo chuẩn thông tin đầu vào của hồ sơ cũng sẽ
được thực hiện trong quá trình chỉnh lý trên máy tính.
Tóm lại, nếu sử dụng máy tính với các tiêu chí thông tin đầu vào như
trên, với việc sử dụng một tiêu chí hay kết hợp các tiêu chí với nhau, phần
mềm máy tính sẽ đưa tài liệu nằm ở các vị trí khác nhau trong khối tài liệu
rời lẻ về cùng một hồ sơ nhanh chóng và chính xác.
Thông tin đầu ra sau xử lý dữ liệu của phần mềm ứng dụng:
Thông tin là kết quả của sự biến đổi thông qua sự phân tích và đánh
giá dựa trên những dữ liệu có được để đưa ra các quyết định cần thiết. Hay
nói cách khác, thông tin là dữ liệu đã được sắp xếp, kết cấu, biến đổi và
được sử dụng.
Thông tin đầu ra sau xử lý dữ liệu của phần mềm chỉnh lý tài liệu
chính là việc sắp xếp, kết cấu, biến đổi dữ liệu đầu vào sao cho những dữ
liệu có chung một giá trị nào đó được đưa về cùng một hồ sơ. Chẳng hạn
tất cả các dữ liệu về việc phê duyệt dự án Sản xuất thử - Thử nghiệm “Ứng
dụng kỹ thuật sản xuất của Hoa Kỳ trong việc chế tạo phân vi sinh dùng
cho lúa nước..”, khi còn là dữ liệu thì những tài liệu có chứa chữ “phân vi
sinh” đang tồn tại lẫn lộn trong khối tài liệu bó gói. Sau khi được sắp xếp,
kết cấu, biến đổi bởi phần mềm máy tính thì những tài liệu có chứa chữ
“phân vi sinh” sẽ được hiển thị trên màn hình. Vị trí của tài liệu trong khối
tài liệu cũng sẽ được biết thông qua số thứ tự gắn tạm ban đầu cho mỗi tài
liệu. Dựa vào kết quả hiển thị này cán bộ chỉnh lý có thể tập hợp và đưa
những tài liệu cần thiết về cùng một hồ sơ.
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân
loại khoa học. Đó là việc tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hay lập
mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và xây dựng các
công cụ tra cứu đối với phông hay khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Vì vậy khi60
sử dụng máy tính cho công tác chỉnh lý thì thông tin đầu ra sau chỉnh lý
cũng phải đáp ứng các yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ. Cụ thể là sau xử lý
của máy tính và phần mềm máy tính, các kết quả hiển thị lên màn hình phải
là những thông tin nhằm giúp cho việc phân loại tài liệu theo phương án
phân loại của phông; Lập hồ sơ hoàn chỉnh từ tài liệu bó gói; Xác định thời
hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; xác định được những tài liệu hết giá trị
cần loại ra để tiêu huỷ; Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; Kết xuất được mục lục
hồ sơ, tài liệu và danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Ngoài những yêu cầu trên, để khai thác tối đa giá trị của các dữ liệu
đầu vào, phần mềm phải đảm bảo việc:
- In Bảng kê tài liệu trong hồ sơ.
- In trực tiếp tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Đây là công việc đơn giản
nhưng mất nhiều thời gian nếu làm bằng phương pháp truyền thống.
- Lập các báo cáo thống kê theo mẫu của người dùng và phải là một
công cụ tra cứu đa năng thay thế các công cụ tra cứu khác (các bộ thẻ
chuyên đề, mục lục hồ sơ...).
- v.v....
2.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu khi ứng dụng CNTT
Trên cơ sở những phân tích như trên về dữ liệu đầu vào và các yêu
cầu về thông tin đầu ra, với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm máy
tính, quy trình chỉnh lý tài liệu mới có thể được triển khai như sau:
Bƣớc 1: Khảo sát và tạo cấu trúc cho khối tài liệu bó gói
Trực tiếp khảo sát và sơ loại khối tài liệu đem ra chỉnh lý: Loại bỏ
ngay những giấy tờ không phải là tài liệu lưu trữ, những bản trùng thừa đã
rõ ràng (chẳng hạn có nhiều bản giống nhau trong cùng một tập tài liệu).
Việc này sẽ làm giảm công nhập dữ liệu ban đầu và sẽ nâng cao chất lượng
của khối tài liệu mang ra chỉnh lý.
Tạo cấu trúc tạm thời cho khối tài liệu bằng cách đánh số tạm cho
từng tài liệu trong khối theo thứ tự dãy số tự nhiên để cố định vị trí của tài
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi61
liệu trong khối. Phải đảm bảo tuyệt đối cho cách sắp xếp này, không được
xáo trộn thứ tự tài liệu sau khi đã đánh số.
Bƣớc 2: Xây dựng khung phân loại, hệ thống hoá hồ sơ và viết
phiếu tin (nếu nhập dữ liệu qua phiếu tin)
- Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông, xây
dựng khung phân loại tài liệu cho Phông lưu trữ hay cho khối tài liệu đem
ra chỉnh lý. Khung phân loại được cấu trúc theo dạng hình cây: Nhóm cơ
bản, nhóm lớn, nhóm nhỏ. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình
thành phông hay khối tài liệu để tổ chức các cấp phân loại tài liệu. Khung
phân loại này sẽ được cài đặt trong phần mềm trước khi chỉnh lý tài liệu.
Trong quá trình chỉnh lý, tài liệu thuộc khối nào sẽ được cán bộ chỉnh lý
đưa về khối đó.
- Hệ thống hóa hồ sơ: Hệ thống hoá hồ sơ là việc sắp xếp các hồ sơ
theo phương án hệ thống hoá đã được xác định. Bản chất của việc hệ thống
hóa hồ sơ là việc sắp xếp hồ sơ trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các
nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các
nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự
cố định trật tự của hồ sơ trong phông. Tuy nhiên khi xây dựng khung phân
loại tài liệu như đã nói ở trên đã là một hình thức hệ thống hóa tài liệu giữa
các khối tài liệu với nhau. Có nghĩa là dựa vào chức năng nhiệm vụ của
đơn vị hình thành phông có thể đặt khối tài liệu nào trước, khối tài liệu nào
sau trong lúc thiết kế khung phân loại tài liệu. Khi tiến hành chỉnh lý trên
máy tính, cán bộ chỉnh lý chỉ cần hệ thống hóa hồ sơ trong từng nhóm nhỏ
là có thể đảm bảo yêu cầu của công tác chỉnh lý.
- Xác định giá trị tài liệu: là việc xác định được thời hạn bảo quản
cho từng hồ sơ. Phải căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu
do Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước quy định để gán cho từng hồ sơ giá
trị: Tạm thời, Lâu dài, Vĩnh viễn hay bằng các con số cụ thể: 5 năm, 10
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
Nhà xuất bản: ĐHKHXH & NV
Ngày: 2008
Chủ đề: Chỉnh lý tài liệu
Công nghệ thông tin
Lưu trữ hiện hành
Tổ chức lưu trữ
Miêu tả: 101 tr. + CD-ROM
Luận văn ThS. Lưu trữ -- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2008
Trình bày cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý của việc nghiên cứu cũng như lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành. Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu với việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý để đảm bảo kết quả sau chỉnh lý phải đáp ứng các yêu cầu của ngành lưu trữ, cùng với việc đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm máy tính, đưa kết quả thử nghiệm ứng dụng CNTT trong lập và khôi phục hồ sơ tại lưu trữ hiện hành Bộ KH&CN – Một khâu quan trọng trong quy trình chỉnh tài liệu - để khẳng định tính khả thi khi đưa CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu. Phân tích những thuận lợi, khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, từ đó đưa ra những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu gồm: đảm bảo về cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, đầu tư cho việc ứng dụng. Đề xuất những khuyến nghị: cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ; quản lý Bộ, ngành; các lưu trữ hiện hành nhằm phát triển ứng dụng CNTT này trong thực tế
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ...................................................................... 3
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................... 4
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................ 8
1. Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài: ........................................... 8
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:.............................................................. 9
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:............................................................10
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: .......................................................................11
5. Nguồn tài liệu tham khảo:.........................................................................13
6. Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................14
7. Những đóng góp của luận văn: .................................................................15
8. Bố cục của luận văn: .................................................................................16
PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................17
Chƣơng 1. CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH.......17
1.1. Cơ sở lý luận ..........................................................................................18
1.2. Cơ sở thực tiễn .......................................................................................21
1.2.1. Nhu cầu một giải pháp mới trong chỉnh lý tài liệu .............................21
1.2.2. Khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ ..................26
1.3. Cơ sở pháp lý .........................................................................................40
1.4. Lợi ích khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu...............................44
Chƣơng 2. YÊU CẦU VÀ QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH....................46
2.1. Yêu cầu khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu .............................46
2.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu khi ứng dụng CNTT ....................................60
2.3. Thử nghiệm ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện
hành Bộ KH&CN..........................................................................................65
2.3.1. Nội dung thử nghiệm ..........................................................................67
2.3.2. Các bước thử nghiệm ..........................................................................67
2.3.3. Kết quả thử nghiệm.............................................................................80
2.3.4 Đánh giá về kết quả thử nghiệm: .........................................................80
Chƣơng 3. NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO CHO VIỆC ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI
LƢU TRỮ HIỆN HÀNH .............................................................85
3.1. Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu ......85
3.2. Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý
tài liệu............................................................................................................882
3.2.1. Đảm bảo về cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh
lý tài liệu........................................................................................................88
3.2.2. Đảm bảo về nguồn nhân lực cho việc ứng dụng CNTT trong
chỉnh lý tài liệu..............................................................................................90
3.2.3. Đầu tư cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu ...................90
3.3. Khuyến nghị:..........................................................................................91
3.3.1. Với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ...........................................91
3.3.2. Với cơ quan quản lý Bộ, ngành...........................................................93
3.3.3. Với các lưu trữ hiện hành....................................................................94
PHẦN KẾT LUẬN ..........................................................................................95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................97
PHỤ LỤC 1. Quy trình chỉnh lý truyền thống và Quy trình chỉnh lý tài
liệu với sự trợ giúp của máy tính ................................................................100
PHỤ LỤC 2. So sánh lợi ích giữa hai quy trình chỉnh lý tài liệu .................101
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày 04/4/2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Điều 1 của
Pháp lệnh đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về
chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa
học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc
Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu
lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn....”. [23]
Để có thể lưu trữ và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia,
hàng ngàn cán bộ lưu trữ trong cả nước đang nỗ lực thực hiện việc thu thập
tài liệu đang sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức,
đặc biệt là những cán bộ lưu trữ trong hệ thống các cơ quan nhà nước và
tiến hành chỉnh lý khối tài liệu thu thập nhằm lựa chọn những tài liệu có giá
trị để đưa vào Phông lưu trữ quốc gia.
Trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay, công tác quản lý nhà
nước về lưu trữ đang có những tiến bộ rõ rệt, hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật về lưu trữ đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề
nếp đáp ứng ngày càng có hiệu quả công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng
như yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội. Tuy nhiên do hệ
thống hành chính nhà nước còn chưa hoàn thiện vì vậy việc thực hiện đầy
đủ những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc lập
hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ còn nhiều yếu kém. Sự yếu
kém này đã dẫn đến việc nhiều hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ là những tài
liệu bó gói, chưa lập hồ sơ. Với việc hiện đại hóa công tác văn phòng, khối
lượng tài liệu bó gói không những không giảm mà còn có xu hướng ngày
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi5
càng tăng khiến cho kinh phí phục vụ công tác khôi phục tài liệu cũng tăng
lên không ngừng, hàng năm mỗi cơ quan tổ chức nhà nước phải chi thêm
hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng cho công tác chỉnh lý khối tài
liệu này.
Tuy nhiên đó chưa phải là vấn đề chính. Vấn đề cần quan tâm đó là
làm thế nào để lựa chọn được những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ
theo tinh thần của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia trong điều kiện tài liệu thu
thập được đang ở dạng bó gói, không có hồ sơ. Công tác chỉnh lý tài liệu
hiện nay đều được thực hiện bởi các cán bộ lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức
nhưng khả năng của con người chỉ có hạn, việc lựa chọn được những tài
liệu có giá trị, lập hồ sơ tài liệu (mà thực chất là khôi phục lại hồ sơ) đưa
vào lưu trữ, loại bỏ những tài liệu trùng thừa hay không còn giá trị hoàn
toàn phụ thuộc năng lực cán bộ chỉnh lý. Điều này đã đưa đến một kết quả
là những tài liệu được giữ lại hay loại bỏ chưa đủ độ tin cậy theo đúng
nghĩa của nó. Trên thực tế chỉnh lý tài liệu đã xảy ra hiện tượng, một tài
liệu có thể được giữ lại với thời hạn bảo quản “Tạm thời”, tuy nhiên nếu nó
được đặt đúng trong một hồ sơ hoàn chỉnh nó sẽ làm tăng giá trị của hồ sơ
và của chính bản thân nó. Chẳng hạn, trong khối tài liệu bó gói của Bộ
Khoa học và Công nghệ, tài liệu “Báo cáo tình hình hoạt động của các Văn
phòng chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 2000-
2005”, nếu trong chỉnh lý, tài liệu này được xác định thời hạn bảo quản là
“Lâu dài” vì trong giai đoạn 2000-2005, các Văn phòng chương trình
KHCN cấp nhà nước (gọi tắt là Văn phòng chương trình) trực thuộc các bộ,
ngành quản lý các chương trình KHCN, nó thuộc phông lưu trữ của các bộ,
ngành đó. Nhưng nếu tài liệu đó được đặt trong “Hồ sơ thành lập Văn
phòng các chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 2006-
2010” thì nó phải được xác định thời hạn bảo quản là “Vĩnh viễn” vì Hồ sơ
này đánh dấu sự thay đổi quan trọng của cơ chế quản lý các Chương trình6
KHCN trọng điểm cấp nhà nước, do vậy báo cáo trên cũng phải được xác
định thời hạn bảo quản là “Vĩnh viễn”.
Chỉnh lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ phức tạp đối với các tổ
chức lưu trữ đặc biệt là với lưu trữ hiện hành. Với khối tài liệu rời lẻ, bó
gói thì việc khôi phục hồ sơ trong quá trình chỉnh lý tài liệu càng trở nên
khó khăn.
Là một cán bộ đã trực tiếp làm công tác lưu trữ nhiều năm tại Bộ
Khoa học và Công nghệ, thường xuyên phải đối mặt với những khó khăn
này, vì vậy bản thân luôn nghiên cứu, tìm kiếm những giải pháp hỗ trợ
công tác chỉnh lý tài liệu nhằm giảm nhẹ những khó khăn trong quá trình
chỉnh lý và đáp ứng được những yêu cầu của công tác lưu trữ. Một trong
những giải pháp đó là việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác
chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành.
Trong thực tế công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ Bộ Khoa học và
Công nghệ, một số ứng dụng nhỏ lẻ đã được sử dụng và đã có những hiệu
quả nhất định. Tuy nhiên đó chỉ là những thử nghiệm ban đầu, chưa có tính
chuyên nghiệp cao. Để có thể ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tại
các lưu trữ hiện hành, cần xây dựng một bài toán tổng thể đáp ứng các
yêu cầu về mặt lý luận cũng như cơ sở khoa học để thiết kế một phần mềm
hỗ trợ công tác chỉnh lý. Đó là những lý do giúp tác giả lựa chọn vấn đề
“Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành”
làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học.
Do thời gian và khả năng nghiên cứu có những hạn chế nhất định,
những vấn đề dặt ra còn mang tính lý luận ban đầu nhằm đề xuất một giải
pháp còn hết sức mới mẻ vì vậy không tránh khỏi những chủ quan của
người nghiên cứu. Để hoàn chỉnh và đưa ra được một bài toán hoàn thiện,
chắc chắn vấn đề này sẽ còn phải được phân tích kỹ hơn trong các nghiên
cứu tiếp theo. Với mong muốn đó, xin chân thành Thank những ý kiến
đóng góp của các cơ quan, cá nhân và các đồng nghiệp đối với luận văn.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi7
Cuối cùng, tui xin bày tỏ sự biết ơn tới Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Lãnh đạo Văn
phòng, Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Tin học Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan, tổ chức, các đồng nghiệp
trong Lớp Cao học Khoá 2004-2007 đã giúp đỡ tui rất nhiều để hoàn thành
luận văn này.
Và đặc biệt xin Thank PGS. TS Dương Văn Khảm, người thầy đã
dành rất nhiều thời gian và tâm huyết trực tiếp hướng dẫn tui trong suốt quá
trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn.
Xin chân thành Thank các giảng viên của Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng đã tận tình động viên và góp ý cho những nghiên cứu
của tôi.
Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2008
Nguyễn Phú Thành8
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp
vụ thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này
ngày càng trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ
hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ
được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói. Nguyên
nhân của tình trạng này là do việc lập hồ sơ công việc trong các bộ ngành
chưa trở thành nề nếp, việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công
tác lập hồ sơ công việc chưa được thực hiện nghiêm túc cộng với sự trang
bị các phương tiện văn phòng ngày càng hiện đại (máy tính, máy
photocopy, máy fax…) đã khiến cho lượng tài liệu chuyển vào lưu trữ hiện
hành chưa được lập hồ sơ tăng lên không ngừng, trong đó bao gồm cả
những tài liệu trùng thừa, những giấy tờ không phải tài liệu lưu trữ lẫn
trong các bó gói tài liệu chuyển vào lưu trữ. Khối tài liệu bó gói này lên tới
hàng trăm mét giá mỗi năm. Nếu không chỉnh lý kịp thời, tài liệu ngày
càng nhiều, đến một lúc nào đó chắc chắn nó sẽ trở thành một đống giấy
lộn không thể khôi phục lại được.
Để giải quyết khối tài liệu này, văn phòng các Bộ, ngành đã phải đầu
tư không ít kinh phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi
phục hồ sơ và chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, với tình trạng nộp lưu tài liệu
như hiện nay vẫn đẩy các cán bộ lưu trữ, vốn đã ít người, với từ 1-5 cán bộ
lưu trữ của các Bộ, ngành đến mức quá tải: Bản thân các cán bộ lưu trữ vừa
phải thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ vừa phải khôi phục lại hồ
sơ công việc - việc mà đáng lẽ phải được thực hiện ngay ở khâu văn thư.
Việc khôi phục từng hồ sơ (lập hồ sơ công việc) từ những khối tài
liệu bó gói này thường mất rất nhiều thời gian và không tránh khỏi những
sai sót. Diện tích dành cho lưu trữ ở các Bộ chật hẹp, cán bộ ít, do vậy
chỉnh lý tài liệu theo phương pháp truyền thống thường không đủ diện tích
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi9
và thiếu cán bộ để tiến hành các thao tác nghiệp vụ. Do tài liệu rời lẻ nhiều,
việc dùng trí nhớ của cán bộ chỉnh lý để lựa chọn đưa các tài liệu rời lẻ về
một hồ sơ và hệ thống hoá tài liệu trong chỉnh lý là hết sức khó khăn. Một
hồ sơ có thể bị xé lẻ thành nhiều hồ sơ không hoàn chỉnh, tài liệu của một
hồ sơ có thể bị nằm trong nhiều mục lục khác nhau, khi cần khai thác sử
dụng phải đồng thời tra tìm ở nhiều mục lục hồ sơ. Về nguyên tắc, trong
lưu trữ không chấp nhận sự xé lẻ đó, tuy nhiên nó vẫn đang diễn ra tại các
lưu trữ hiện hành và thực tế vẫn phải chấp nhận.
Ngoài ra, trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, những vấn đề như: Đánh
số hồ sơ, biên mục tài liệu trong hồ sơ, viết tiêu đề lên bìa hồ sơ và quan
trọng hơn là công tác quản lý hồ sơ và từng tài liệu trong hồ sơ luôn là vấn
đề khó khăn đối với các lưu trữ hiện hành.
Trong điều kiện như trên, làm thế nào để chỉnh lý khối tài liệu đó
trong một thời gian có hạn? Làm thế nào để cải thiện được tình trạng quá
tải đối với cán bộ trong các lưu trữ hiện hành ? Và làm thế nào để chấm dứt
tình trạng tài liệu nộp vào các lưu trữ hiện hành không được lập hồ sơ?
Với mong muốn tìm được giải pháp để giải quyết vấn đề trên, tác giả
đã chọn đề tài "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý
tài liệu tại lưu trữ hiện hành" làm luận văn Thạc sỹ khoa học ngành Lưu
trữ học và Tư liệu học của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:
Trước những đòi hỏi về lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng
CNTT trong ngành lưu trữ nói chung và trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu
rời lẻ, dạng bó gói nói riêng, nhằm giải quyết những vấn đề đã nêu, luận
văn hướng đến mục tiêu: Nghiên cứu khả năng và phương pháp tiếp cận
với công nghệ thông tin từ quy trình chỉnh lý lài liệu truyền thống làm cơ
sở để có thể xây dựng, thiết kế một phần mềm chuyên dụng phục vụ công
tác chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ tại các lưu trữ hiện hành.10
Để đạt được những mục tiêu trên, luận văn triển khai nghiên cứu một
số nội dung sau:
1. Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và những quy định của
pháp luật trong việc phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam để làm cơ
sở cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
2. Nghiên cứu bài toán tìm tin trong khoa học thông tin để từ đó tiếp
cận, đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ trợ của máy tính và
phần mềm máy tính.
3. Nghiên cứu một trường hợp đã ứng dụng CNTT trong công tác
khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói để thấy tính khả thi khi đưa CNTT vào
quy trình chỉnh lý tài liệu.
4. Đề xuất những điều đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong
chỉnh lý tài liệu và những khuyến nghị với cơ quan quản lý các cấp nhằm
phát triển ứng dụng CNTT này trong thực tế.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận văn chủ yếu tập trung vào các quy
trình nghiệp vụ trong chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ hiện
hành; Mối quan hệ giữa các tài liệu trong một hồ sơ, giữa các hồ sơ trong
một phông lưu trữ; Bản chất của Công nghệ thông tin và thực tế ứng dụng
CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào việc phân tích cơ sở
để đưa công nghệ thông tin vào quy trình chỉnh lý tài liệu; Phân tích khả
năng và phương pháp tiếp cận của CNTT với quy trình chỉnh lý. Thông qua
việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ
hiện hành trong hệ thống cơ quan cấp bộ, ngành để từ đó đề xuất quy trình
chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ tại các lưu trữ hiện hành trong điều kiện có sự
hỗ trợ của máy tính, phân tích các yếu tố đầu vào (Input) và các yêu cầu
thông tin đầu ra (Output) của quy trình chỉnh lý để các nhà chuyên môn về
tin học xây dựng phần mềm ứng dụng vào quy trình chỉnh lý tài liệu. Các
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi11
yêu cầu đầu ra của quy trình chỉnh lý mới này phù hợp với yêu cầu quản lý
của ngành lưu trữ. Luận văn không đi sâu vào nghiên cứu kỹ thuật lập trình
và các vấn đề kỹ thuật khác của CNTT.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Nghiên cứu ngoài nƣớc: Trước hết có thể thấy rằng, công tác lập hồ
sơ giai đoạn văn thư và nộp tài liệu vào lưu trữ của các cơ quan công quyền
ở các nước đang phát triển và các nước phát triển đã có nề nếp vì vậy
không tồn tại trong lưu trữ (kể cả trong lưu trữ dạng “hiện hành” như ở
Việt Nam) loại tài liệu dạng rời lẻ, bó gói. Những khảo sát về công tác
quản trị văn phòng trong đó có công tác văn thư, lưu trữ tại một số nước
như: Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Thailand, Ấn Độ, Hàn Quốc cũng
cho thấy, việc ứng dụng CNTT chỉ sử dụng trong công tác phục chế tài
liệu, quản lý hồ sơ lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu v.v… nhưng không
thấy ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu. Vì vậy vấn đề nghiên cứu để
ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng rời lẻ, bó
gói trong các lưu trữ hiện hành ở các nước đã khảo sát là chưa có.
Nghiên cứu trong nƣớc: Trong thời đại của CNTT, việc ứng dụng
CNTT trong hoạt động của các ngành, các cấp là xu thế tất yếu. Hiện nay,
một số ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã và đang được triển khai.
Những ứng dụng có thể kể đến là:
- Bộ phần mềm Giải pháp quản lý Hồ sơ Lưu trữ eFile: Đây là một
sản phẩm của công ty tin học Tinh Vân được trao giải Sao Khuê trong lĩnh
vực Phần mềm phục vụ công tác hành chính nhà nước, đoàn thể năm 2006.
eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa một cách tổng thể hoạt động
quản lý hồ sơ lưu trữ, phục vụ cho các trung tâm lưu trữ nhà nước, các
trung tâm lưu trữ địa phương, các lưu trữ hiện hành: quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc
chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, lưu thông, tra
cứu, báo cáo thống kê. eFile tuân thủ các quy trình quản lý và khai thác sử12
dụng tài liệu lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành. Tuy nhiên giải
pháp phần mềm này chưa hướng tới hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu dạng
bó gói.
- Đề tài "Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý
tài liệu từ văn thư vào lưu trữ" được Cục Văn thư và Lưu trữ thực hiện năm
1999. Đây là một đề tài nghiên cứu khoa học do Trung tâm nghiên cứu
khoa học lưu trữ thực hiện. Sản phẩm của đề tài là phần mềm dùng trong
mạng LAN để quản lý tài liệu từ khi nó hình thành cho đến khi được lập hồ
sơ và chuyển giao vào lưu trữ hiện hành. Đề tài cũng chưa đề cập đến việc
khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ, giải quyết khối tài liệu tích đống tại
các cơ quan.
- Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã nghiên cứu, xây
dựng và triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ trên công
nghệ Web-base, phần mềm có khả năng quản lý số lượng lớn tài liệu với
nhiều mức thông tin, phục vụ khai thác sử dụng trên mạng nhanh chóng,
thuận lợi... Phần mềm ứng dụng này tập trung vào các yếu tố: Tra cứu tài
liệu theo nhiều tiêu chí, nhiều mức thông tin (mức hồ sơ hay mức từng văn
bản); In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của
người sử dụng; Quản lý thẻ đọc, quản lý độc giả khai thác tài liệu, mượn trả
tài liệu, sao chụp tài liệu, quản lý truy cập (số người truy cập, thời gian truy
cập, các chức năng hệ thống đã truy cập,...); Quản lý thông tin tài liệu theo
từng phông, từng hồ sơ, từng văn bản và toàn văn của văn bản (kể cả văn
bản scan và văn bản Word, Excell, Text ...); Hỗ trợ quản lý tài liệu theo
khung phân loại thông tin với khung phân loại thông tin thống nhất do Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành. Tuy nhiên, phần mềm này cũng
chưa hướng tới giải quyết những khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu như đề tài
đặt ra.
- Ngoài ra, trong các luận văn tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng cũng có một số luận văn đề cập đến vấn đề ứng
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi13
dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu bó gói, trong đó đáng chú ý là luận văn
tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Trọng Cường, K41 (năm 2001) đã đề cập
đến vấn đề này. Tuy nhiên luận văn mới dừng lại ở mức độ mô tả một số
giao diện màn hình của phần mềm lập và khôi phục hồ sơ đang được
nghiên cứu và thử nghiệm tại lưu trữ Bộ KH&CN, chưa đưa ra được một
bài toán hoàn chỉnh để có thể xây dựng một phần mềm chuyên dụng phục
vụ công tác chỉnh lý tài liệu dạng bó gói.
Nghiên cứu của bản thân:
Trước những khó khăn trong việc khôi phục hồ sơ từ những tài liệu
bó gói trong quá trình chỉnh lý tài liệu, tác giả đã chọn hướng sử dụng
những thành tựu của CNTT làm giải pháp hỗ trợ cho công tác chỉnh lý.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác khôi phục hồ sơ từ tài liệu rời lẻ, dạng
bó gói bắt đầu từ việc ứng dụng một số chức năng của Winword như chức
năng Sort, Find tại lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhưng những chức
năng này chỉ có thể hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở khối tài liệu nhỏ,
không đáp ứng được những yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ đối với những
khối tài liệu lớn (từ 50 mét giá tài liệu trở lên) và nó chỉ đáp ứng được yêu
cầu khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói chứ chưa thực sự trở thành một công
cụ để chỉnh lý tài liệu. Từ thực tế, tác giả đã cùng một số chuyên gia tin học
nghiên cứu, xây dựng một phần mềm đơn giản để khôi phục hồ sơ từ tài
liệu bó gói và đã được ứng dụng tại lưu trữ Bộ khoa học và Công nghệ.
Tuy nhiên kết quả tìm tòi nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở mặt thực tiễn, nó
góp phần giải quyết được một số khâu trong quy trình chỉnh lý, tính logic
chưa cao, chưa hoàn thiện và mới mang tính thử nghiệm ban đầu.
5. Nguồn tài liệu tham khảo:
Việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là một vấn
đề mới. Nguồn tài liệu về vấn đề này còn hết sức hạn chế. Tuy nhiên, trong
quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa vào các nguồn tài liệu sau:14
- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển công
nghệ thông tin ở nước ta, về công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
- Tài liệu về tin học văn phòng, về tổ chức hệ thống thông tin.
- Các phần mềm ứng dụng trong công tác lưu trữ hiện có.
- Nghị định của Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ của các Bộ.
- Các Báo cáo tổng kết công tác lưu trữ của Bộ Khoa học và Công
nghệ; Các báo cáo của Bộ Khoa học và Công nghệ trong công tác ứng dụng
CNTT trong quản lý giai đoạn 1997-2007, báo cáo tổng kết của dự án thử
nghiệm ứng dụng mã nguồn mở trong quản lý tài liệu điện tử...
- Các bài viết về khoa học thông tin; một số khoá luận tốt nghiệp,
luận văn thạc sỹ hiện lưu giữ tại phòng tư liệu Khoa lưu trữ học và Quản trị
văn phòng liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu
trữ.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau
trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật
lịch sử. Những phương pháp đó là: Khảo sát, nghiên cứu thực tiễn công tác
thu thập và chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành của Bộ Khoa học và Công
nghệ, phương pháp tiếp cận, phân tích hệ thống và phương pháp phân loại
để thực hiện mục tiêu của luận văn.
Trong quá trình triển khai, luận văn sẽ áp dụng các phương pháp
nghiên cứu trên cho các đối tượng sau:
- Phân tích mối liên hệ giữa các tài liệu trong một hồ sơ; giữa các hồ
sơ trong phông làm cơ sở khoa học cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh
lý tài liệu.
- Phân tích tổng hợp các yêu cầu cần thiết trong quy trình chỉnh lý tài
liệu dạng rời lẻ.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi15
- Hệ thống hoá và mô hình hoá các tiêu chí thông tin trong dữ liệu
đầu vào và thông tin đầu ra của quy trình chỉnh lý làm cơ sở cho việc xây
dựng phần mềm ứng dụng cho các khối tài liệu bó gói khác nhau.
- Phân loại tài liệu làm cơ sở cho việc hình thành cấu trúc khung
phân loại tài liệu mẫu.
- Nghiên cứu, phân tích và khảo sát thực trạng việc thu thập, chỉnh lý
tài liệu dạng bó gói và những ứng dụng CNTT của Bộ Khoa học và Công
nghệ trong khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ làm cơ sở thực tiễn
khẳng định tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý..
7. Những đóng góp của luận văn:
Luận văn trình bày một cách có hệ thống cơ sở lý luận, các phương
pháp, quy trình và yêu cầu của việc ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ chỉnh
lý tài liệu lưu trữ. Kết quả của luận văn là việc chứng minh khả năng ứng
dụng công nghệ thông tin trong quy trình chỉnh lý tài liệu - Quy trình mà
theo cách làm truyền thống chỉ thực hiện bằng phương pháp thủ công bởi
chính các cán bộ lưu trữ. Với khả năng và phương pháp tiếp cận công nghệ
thông tin thông qua bản chất của máy tính và bài toán tìm tin trong khoa
học thông tin, luận văn đã đưa ra được bài toán cho nghiệp vụ chỉnh lý tài
liệu. Quá trình giải bài toán này với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm
máy tính chính là thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu. Hay nói cách khác
đó chính là việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, trong đó các
chuyên gia lưu trữ sẽ đưa ra những chuẩn dữ liệu đầu vào (đặt giả thiết cho
bài toán chỉnh lý) và yêu cầu thông tin đầu ra (Sản phẩm sau chỉnh lý), còn
các chuyên gia tin học sẽ xây dựng một phần mềm ứng dụng cho các khối
tài liệu khác nhau với vai trò là một công cụ mới giúp cho nghiệp vụ chỉnh
lý tài liệu dạng bó gói của các cơ quan nhanh chóng và hiệu quả hơn (giải
quyết bài toán chỉnh lý). Kết quả cuối cùng, luận văn đưa ra một quy trình
chỉnh lý tài liệu mới khi ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài
liệu lưu trữ dạng bó gói.16
8. Bố cục của luận văn:
Nội dung chính của luận văn được trình bày trong ba chương:
Chương 1: Cơ sở của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại
lưu trữ hiện hành. Trong chương này, luận văn trình bày cơ sở lý luận, cơ
sở thực tiễn và cơ sở pháp lý của việc nghiên cứu từ đó nêu bật được lợi ích
của việc ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện
hành
Chương 2: Yêu cầu và quy trình ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài
liệu lưu trữ. Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là một phương pháp
mới vì vậy cần có những yêu cầu đối với việc ứng dụng CNTT trong chỉnh
lý để đảm bảo kết quả sau chỉnh lý phải đáp ứng các yêu cầu của ngành
lưu trữ. Cùng với việc đề xuất một quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ
trợ của máy tính và phần mềm máy tính, luận văn cũng đưa kết quả thử
nghiệm ứng dụng CNTT trong lập và khôi phục hồ sơ tại lưu trữ hiện hành
Bộ KH&CN - Một khâu quan trọng trong quy trình chỉnh tài liệu - để
khẳng định tính khả thi của phương pháp chỉnh lý này.
Chương 3: Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong
chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành. Nôi dụng chương 3 là những phân
tích thuận lợi, khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu. Từ
những thuận lợi khó khăn này sẽ đề xuất những yếu tố đảm bảo cho việc
ứng dụng CNTT trong thực tế chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữ hiện hành.
Cũng trong chương 3, luận văn đề xuất những khuyến nghị với cơ quan
quản lý các cấp khi triển khai ứng dụng CNTT trong thực tế.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi17
PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH
Chỉnh lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của các
lưu trữ hiện hành. Bản chất của chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu
theo một phương án phân loại khoa học, là việc tiến hành chỉnh sửa hoàn
thiện, phục hồi hay lập mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài
liệu và xây dựng các công cụ tra cứu đối với phông hay khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý.
Với khối tài liệu thu thập hàng năm tại các lưu trữ hiện hành, chỉnh
lý tài liệu nhằm mục đích tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong
quá trình chỉnh lý sẽ loại ra những giấy tờ không phải tài liệu hay các tài
liệu đã hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng
kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Việc tổ chức các đợt chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng bó gói
phải đảm bảo nguyên tắc là khi phân loại, chỉnh sửa hoàn thiện, khôi phục
hay lập mới hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo
dõi, giải quyết công việc. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các
hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu, mối liên hệ logic và lịch
sử của tài liệu.
Bản chất của công tác chỉnh lý tài liệu như vậy, nhưng cho đến nay
hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu mà các cán bộ lưu trữ
đang thực hiện chủ yếu được tiến hành thủ công. Có nghĩa là, hàng hoạt các18
thao tác nghiệp vụ như: phân loại, hệ thống hóa tài liệu, khôi phục, biên
mục hồ sơ .... đều thực hiện bằng tay và bằng trí nhớ của các cán bộ lưu trữ.
Điều này đã gây áp lực lớn cho các cán bộ lưu trữ khi thực hiện nhiệm vụ
của mình và làm cho quá trình chỉnh lý tài liệu theo nghiệp vụ lưu trữ bị
chậm lại. Một hậu quả tất yếu xảy ra đó là việc khối lượng tài liệu chưa
được chỉnh lý ngày càng tăng đặc biệt là khối tài liệu dạng bó gói đang
hình thành ngày càng nhiều trong các lưu trữ hiện hành.
Trong xu thế đưa nhanh các ứng dụng CNTT vào trong đời sống
kinh tế xã hội, việc nghiên ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ nói
chung và trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu nói riêng cũng cần được tính đến
như một giải pháp nhằm giảm nhẹ áp lực cho các lưu trữ hiện hành.
Việc đặt ra một nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng CNTT vào quy trình
chỉnh lý tài liệu dựa vào các cơ sở sau đây:
1.1. Cơ sở lý luận
Ngành lưu trữ có hệ thống tổ chức từ trung ương là Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước đến các trung tâm lưu trữ nhà nước các tỉnh, thành phố,
các lưu trữ hiện hành của các bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị tổ chức trong
đời sống kinh tế xã hội. Lưu trữ là một ngành khoa học. Ngành lưu trữ có
đội ngũ cán bộ chuyên ngành, có hệ thống lý luận về khoa học lưu trữ và có
hệ thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ. Đối tượng của khoa
học lưu trữ chính là các tài liệu được lựa chọn để đưa vào kho lưu trữ các
cấp.
Chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ cơ bản và quan trọng trong công
tác lưu trữ, là tổng hợp của nhiều hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác như bổ
sung, phân loại tài liệu, khôi phục và hoàn chỉnh hồ sơ từ những tài liệu rời
lẻ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu
v.v…. . Mỗi quy trình nghiệp vụ đó lại có những đặc thù riêng vì vậy,
chỉnh lý tài liệu là một công việc phức tạp trong hoạt động lưu trữ và là một
hoạt động nghiệp vụ có tính khoa học cao.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi19
Với khối tài liệu rời lẻ (còn được gọi là tài liệu bó gói), việc lập hồ
sơ và khôi phục lại hồ sơ là một công việc khó khăn và mất nhiều công sức
trong chuỗi công việc liên tiếp của quy trình chỉnh lý tài liệu, chỉ khi đã lập
được hồ sơ dù đó là tài liệu bó gói hay hồ sơ đã được lập ở giai đoạn văn
thư thì các bước còn lại của quy trình chỉnh lý mới thực hiện được.
Với những tài liệu rời lẻ, dạng bó gói thì mỗi tài liệu chứa đựng một
lượng thông tin nhất định. Trong số những tài liệu khác nhau sẽ có một số
tài liệu (riêng lẻ) tuy chứa đựng các thông tin khác nhau nhưng cùng có liên
quan đến một đối tượng, một việc, một sự việc. Nếu được sắp xếp theo
“một phương pháp hay một nguyên tắc nhất định” thì chúng sẽ tạo thành
một hồ sơ công việc. Chẳng hạn, tài liệu trong hồ sơ phê duyệt đề tài:
“Nghiên cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn
(>300 khách), tốc độ cao". Khi còn là tài liệu rời lẻ mỗi tài liệu chứa một
loại thông tin khác nhau: Biên bản họp hội đồng thẩm định mang thông tin
về việc tư vấn cho cấp có thẩm quyền cân nhắc việc có cho triển khai đề tài
hay không; Quyết định phê duyệt mang thông tin về việc cho phép triển
khai đề tài; Thuyết minh đề tài mang thông tin về các nội dung nghiên cứu,
báo cáo khảo sát mang thông tin về kết quả khảo sát thực tế.... Tuy nhiên
tất cả những tài liệu này đều liên quan đến việc nghiên cứu thiết kế và công
nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn. Khi những tài liệu rời lẻ này được
tập hợp lại và sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định (chẳng hạn theo tiến
trình giải quyết công việc) thì nó sẽ trở thành Hồ sơ: “Nghiên cứu thiết kế
và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn (>300 khách), tốc độ
cao” thuộc Chương trình KC-06-02. Và như vậy, các tài liệu có trong một
hồ sơ được liên kết với nhau bởi cùng chứa đựng thông tin phản ánh các
khía cạnh khác nhau về một đối tượng, một việc hay một sự việc cụ thể
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Nếu xét về đơn vị hồ sơ (hay đơn vị bảo quản) trong một phông lưu
trữ thì: Mỗi hồ sơ chứa đựng thông tin về một công việc, một việc hay mộ
mục chứa đựng nhiều thông tin nhất, quan trong nhất để tìm kiếm đưa tài
liệu về cùng một hồ sơ khi chỉnh lý bằng máy tính.
- Ngày tháng văn bản: Tài liệu nào cũng phải xác định được thời
gian hình thành văn bản. Nội dung bao gồm ngày, tháng, năm ban hành văn
bản. Tiêu chí này nhằm giới hạn khoảng thời gian hình thành văn bản nhằm
giúp cho cán bộ chỉnh lý loại bớt những tài liệu có trong kết quả tìm kiếm
nhưng nội dung không liên quan đến hồ sơ cần khôi phục. Chẳng hạn có rất
nhiều Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài, nhưng hồ sơ cử cán bộ
đi công tác nước ngoài, hồ sơ mà ta đang khôi phục là vào tháng 3/2008 thì
thay vào việc tìm tất cả các quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài
trong mọi thời gian thì có thể giới hạn chỉ tìm các quyết định cử cán bộ đi
công tác nước ngoài trong tháng 3/2008.
- Tác giả văn bản: Thông tin về tác giả văn bản giúp cho việc tìm
kiếm, đưa tài liệu về cùng một hồ sơ được chính xác.
- Ghi chú: Mục này dùng để chú thích những đặc điểm của tài liệu
nếu cần thiết (Chẳng hạn có thể chú thích tài liệu là bản sao, tình trạng tài
liệu, ngôn ngữ, cần phục chế...) nhằm cung cấp cho cán bộ chỉnh lý những
thông tin để có thể hiểu đầy đủ hơn về tài liệu khi tiến hành chỉnh lý trên
máy.
Ngoài các yếu tố đầu vào như trên, có thể thêm một số các tiêu chí
khác như: tên cán bộ chỉnh lý, ngày tháng chỉnh lý nhằm xác định rõ trách
nhiệm của cán bộ chỉnh lý, thời gian chỉnh lý tài liệu.
Theo công văn số 608/LTNN-TTCN ngày 19/11/1999 của Cục Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn ứng dụng CNTT trong văn thư lưu trữ, với loại tài
liệu rời lẻ, chưa có hồ sơ, các tiêu chí đầu vào như trên đã bao gồm các
chuẩn thông tin đầu vào cho mỗi văn bản trong hồ sơ. Các chuẩn thông tin
khác như: Số lưu trữ, ký hiệu thông tin, số ký hiện văn bản, người ký, chức
vụ, số tờ của văn bản sẽ được bổ sung sau khi công việc chỉnh lý kết thúc.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi59
Đối với loại tài liệu đã lập hồ sơ hay đã lập nhưng chưa hoàn chỉnh,
các chuẩn thông tin đầu vào của hồ sơ như số lưu trữ, số mục lục, số hồ sơ,
số lượng tờ, bút tích.....theo chuẩn thông tin đầu vào của hồ sơ cũng sẽ
được thực hiện trong quá trình chỉnh lý trên máy tính.
Tóm lại, nếu sử dụng máy tính với các tiêu chí thông tin đầu vào như
trên, với việc sử dụng một tiêu chí hay kết hợp các tiêu chí với nhau, phần
mềm máy tính sẽ đưa tài liệu nằm ở các vị trí khác nhau trong khối tài liệu
rời lẻ về cùng một hồ sơ nhanh chóng và chính xác.
Thông tin đầu ra sau xử lý dữ liệu của phần mềm ứng dụng:
Thông tin là kết quả của sự biến đổi thông qua sự phân tích và đánh
giá dựa trên những dữ liệu có được để đưa ra các quyết định cần thiết. Hay
nói cách khác, thông tin là dữ liệu đã được sắp xếp, kết cấu, biến đổi và
được sử dụng.
Thông tin đầu ra sau xử lý dữ liệu của phần mềm chỉnh lý tài liệu
chính là việc sắp xếp, kết cấu, biến đổi dữ liệu đầu vào sao cho những dữ
liệu có chung một giá trị nào đó được đưa về cùng một hồ sơ. Chẳng hạn
tất cả các dữ liệu về việc phê duyệt dự án Sản xuất thử - Thử nghiệm “Ứng
dụng kỹ thuật sản xuất của Hoa Kỳ trong việc chế tạo phân vi sinh dùng
cho lúa nước..”, khi còn là dữ liệu thì những tài liệu có chứa chữ “phân vi
sinh” đang tồn tại lẫn lộn trong khối tài liệu bó gói. Sau khi được sắp xếp,
kết cấu, biến đổi bởi phần mềm máy tính thì những tài liệu có chứa chữ
“phân vi sinh” sẽ được hiển thị trên màn hình. Vị trí của tài liệu trong khối
tài liệu cũng sẽ được biết thông qua số thứ tự gắn tạm ban đầu cho mỗi tài
liệu. Dựa vào kết quả hiển thị này cán bộ chỉnh lý có thể tập hợp và đưa
những tài liệu cần thiết về cùng một hồ sơ.
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân
loại khoa học. Đó là việc tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hay lập
mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và xây dựng các
công cụ tra cứu đối với phông hay khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Vì vậy khi60
sử dụng máy tính cho công tác chỉnh lý thì thông tin đầu ra sau chỉnh lý
cũng phải đáp ứng các yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ. Cụ thể là sau xử lý
của máy tính và phần mềm máy tính, các kết quả hiển thị lên màn hình phải
là những thông tin nhằm giúp cho việc phân loại tài liệu theo phương án
phân loại của phông; Lập hồ sơ hoàn chỉnh từ tài liệu bó gói; Xác định thời
hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; xác định được những tài liệu hết giá trị
cần loại ra để tiêu huỷ; Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; Kết xuất được mục lục
hồ sơ, tài liệu và danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Ngoài những yêu cầu trên, để khai thác tối đa giá trị của các dữ liệu
đầu vào, phần mềm phải đảm bảo việc:
- In Bảng kê tài liệu trong hồ sơ.
- In trực tiếp tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Đây là công việc đơn giản
nhưng mất nhiều thời gian nếu làm bằng phương pháp truyền thống.
- Lập các báo cáo thống kê theo mẫu của người dùng và phải là một
công cụ tra cứu đa năng thay thế các công cụ tra cứu khác (các bộ thẻ
chuyên đề, mục lục hồ sơ...).
- v.v....
2.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu khi ứng dụng CNTT
Trên cơ sở những phân tích như trên về dữ liệu đầu vào và các yêu
cầu về thông tin đầu ra, với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm máy
tính, quy trình chỉnh lý tài liệu mới có thể được triển khai như sau:
Bƣớc 1: Khảo sát và tạo cấu trúc cho khối tài liệu bó gói
Trực tiếp khảo sát và sơ loại khối tài liệu đem ra chỉnh lý: Loại bỏ
ngay những giấy tờ không phải là tài liệu lưu trữ, những bản trùng thừa đã
rõ ràng (chẳng hạn có nhiều bản giống nhau trong cùng một tập tài liệu).
Việc này sẽ làm giảm công nhập dữ liệu ban đầu và sẽ nâng cao chất lượng
của khối tài liệu mang ra chỉnh lý.
Tạo cấu trúc tạm thời cho khối tài liệu bằng cách đánh số tạm cho
từng tài liệu trong khối theo thứ tự dãy số tự nhiên để cố định vị trí của tài
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi61
liệu trong khối. Phải đảm bảo tuyệt đối cho cách sắp xếp này, không được
xáo trộn thứ tự tài liệu sau khi đã đánh số.
Bƣớc 2: Xây dựng khung phân loại, hệ thống hoá hồ sơ và viết
phiếu tin (nếu nhập dữ liệu qua phiếu tin)
- Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông, xây
dựng khung phân loại tài liệu cho Phông lưu trữ hay cho khối tài liệu đem
ra chỉnh lý. Khung phân loại được cấu trúc theo dạng hình cây: Nhóm cơ
bản, nhóm lớn, nhóm nhỏ. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình
thành phông hay khối tài liệu để tổ chức các cấp phân loại tài liệu. Khung
phân loại này sẽ được cài đặt trong phần mềm trước khi chỉnh lý tài liệu.
Trong quá trình chỉnh lý, tài liệu thuộc khối nào sẽ được cán bộ chỉnh lý
đưa về khối đó.
- Hệ thống hóa hồ sơ: Hệ thống hoá hồ sơ là việc sắp xếp các hồ sơ
theo phương án hệ thống hoá đã được xác định. Bản chất của việc hệ thống
hóa hồ sơ là việc sắp xếp hồ sơ trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các
nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các
nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự
cố định trật tự của hồ sơ trong phông. Tuy nhiên khi xây dựng khung phân
loại tài liệu như đã nói ở trên đã là một hình thức hệ thống hóa tài liệu giữa
các khối tài liệu với nhau. Có nghĩa là dựa vào chức năng nhiệm vụ của
đơn vị hình thành phông có thể đặt khối tài liệu nào trước, khối tài liệu nào
sau trong lúc thiết kế khung phân loại tài liệu. Khi tiến hành chỉnh lý trên
máy tính, cán bộ chỉnh lý chỉ cần hệ thống hóa hồ sơ trong từng nhóm nhỏ
là có thể đảm bảo yêu cầu của công tác chỉnh lý.
- Xác định giá trị tài liệu: là việc xác định được thời hạn bảo quản
cho từng hồ sơ. Phải căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu
do Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước quy định để gán cho từng hồ sơ giá
trị: Tạm thời, Lâu dài, Vĩnh viễn hay bằng các con số cụ thể: 5 năm, 10
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Last edited by a moderator: