Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu quả của công tác quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong các khâu của quá trình quản lý bằng việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo nền tảng quản lý vững chắc và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chủ yếu mặt hàng phôi thép, thép phế liệu và có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp khu vực Miền Trung - Tây Nguyên. Với quy mô hoạt động đó, doanh thu bán hàng của đơn vị ngày càng gia tăng, do đó công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Vì nó ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Vì vậy, việc chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng” là có ý nghĩa thiết thực trong việc hoàn thiện công cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu những rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Về mặt lý luận: Luận văn hệ thống những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn tìm hiểu về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng nhằm tìm ra những điểm hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ về công tác này cho đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng.
- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng làm nghiên cứu.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, tác giả đã đi thực tế tại đơn vị để tìm hiểu thực trạng và sử dụng các phương pháp kỹ thuật cụ thể như khảo sát, phỏng vấn, thu thập thông tin từ đó tiến hành tổng hợp, phân tích... để đưa ra các giải pháp.
5. Đóng góp của luận văn
6. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng.
Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng.
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau về hệ thống này.
- Theo COSO (committee of sponsoring oranization) - ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động .
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 400) thì: kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Như vậy qua những khái niệm nêu trên, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. Vì thế, kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là đối với các đơn vị có quy mô vì quy mô càng lớn thì quyền hạn phải phân chia cho nhiều cấp, tài sản phân tán nhiều nơi..., do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt.
1.1.2. Phân loại kiểm soát
1.1.2.1. Căn cứ vào nội dung kiểm soát: Kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
1.1.2.2. Căn cứ vào mục tiêu của kiểm soát: Kiểm soát ngăn ngừa; kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh.
1.1.2.3. Căn cứ vào thời điểm thực hiện: Kiểm soát trước; kiểm soát hiện hành và kiểm soát sau.
1.1.3. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ: Hoạch định, giám sát, ngăn chặn các sai phạm, ra quyết định và kiểm soát.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch.
1.1.4.2. Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm các yếu tố cấu thành đó là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Để đạt được các mục tiêu, hệ thống kế toán phải thực hiện và kiểm soát tốt các nội dung sau: Kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán; Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính.
1.1.4.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ: Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ, phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hay hoạt động, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích soát xét lại việc thực hiện.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nội dung cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền: Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá và dịch vụ sau khi chúng sẵn sàng chờ bán. Chu trình này có những đặc điểm sau: Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền... nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng...
1.2.1.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền: bao gồm: xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ doanh thu bán hàng và thu tiền, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được.
1.2.1.3. Các sai phạm chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
- Giai đoạn xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng không được phê duyệt; đơn vị không có khả năng cung ứng hàng; ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, đơn giá…
- Giai đoạn xét duyệt bán chịu: bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu, cấp quá nhiều hạn mức để đẩy mạnh doanh thu…
- Giai đoạn giao hàng: giao hàng khi chưa được xét duyệt; giao hàng không đúng chủng loại, số lượng…
- Giai đoạn ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng: ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán; ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng…
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.2.1. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền
Các chứng từ thường được sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng, Lệnh bán hàng, Hợp đồng kinh tế, chứng từ vận chuyển, hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng.
Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng, Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền mặt...
1.2.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Đối với nghiệp vụ bán hàng: Doanh thu bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý, doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá), doanh thu được ghi sổ đúng lúc...
Đối với nghiệp vụ thu tiền: Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ là đã thực tế nhận được, các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán, các khoản tiền đều được phân loại đúng, các khoản thu tiền ghi đúng thời hạn…
1.2.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: đánh số thứ tự đối với đơn đặt hàng; kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người mua hàng và người bán hàng...
- Xét duyệt bán chịu: quy định cụ thể về cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng, thẩm định về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng, uy tín thanh toán của khách hàng.
- Giao hàng cho khách hàng: thủ kho phải kiểm tra lại tính hợp pháp của phiếu xuất kho trước khi xuất kho hàng hoá, Phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự, có đầy đủ chữ ký hợp pháp của các bên liên quan.
- Lập hoá đơn bán hàng: bộ phận lập hoá đơn phải kiểm tra các chứng từ liên quan trước khi lập hoá đơn. Hoá đơn được lập xong sẽ chuyển qua các bộ phận liên quan để ký kiểm tra và phát hành.
- Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: ghi nhận doanh thu và các khoản có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng ngay thời điểm hóa đơn được phát hành.
- Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trường hợp khi doanh nghiệp có bằng chứng tin cậy về các khoản nợ phải thu không còn khả năng thu hồi, thì bộ phận bán hàng lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền xem xét xoá nợ.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng tiền thân là Nhà máy Thép Đà Nẵng, được thành lập vào năm 1991 trên cơ sở liên doanh giữa Công ty Gang Thép Thái Nguyên, Công ty Thép Miền Nam và Công ty Cơ Khí Đà Nẵng. Năm 1998, Nhà máy được đổi tên thành Công ty Thép Đà Nẵng. Thực hiện chủ trương đổi mới, sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước, theo Quyết định số: 690/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp về việc cổ phần hóa Công ty Thép Đà Nẵng.
2.1.2. Mục tiêu kinh doanh của Công ty: Mục tiêu của Công ty là đầu tư, nâng cấp, cải tạo dây chuyền hiện có nhằm xử lý triệt để vấn đề môi trường, nâng cao năng lực sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng phôi như CT3, CT5, SD390, SD490, Gr60...
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.3.1. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
2.1.3.2. Sản phẩm dịch vụ chính:
- Phôi thép: là sản phẩm sản xuất chính của Công ty, bao gồm phôi thép chất lượng CT3, CT5, SD390, SD490, Gr60...
- Thép phế liệu: ngoài là nguyên liệu chính cho hoạt động sản xuất của Công ty, phần còn lại Công ty bán cho các doanh nghiệp trong nước và một số đối tác nước ngoài có nhu cầu.
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG
2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Ban lãnh đạo Công ty coi kiểm soát nội bộ là rất quan trọng và đã phổ biến đến toàn bộ nhân viên các quy định, quy tắc và yêu cầu nhân viên phải tuân thủ các quy tắc đã được thiết lập đồng thời luôn lắng nghe và khuyến khích những ý kiến đóng góp nhằm cải tiến phù hợp hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty: Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, có sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng nhằm đáp ứng mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ xã hội.
2.2.1.3. Chính sách về nguồn nhân lực: Về chính sách nhân sự của Công ty, đội ngũ cán bộ công nhân viên luôn giữ một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành, nên công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu kinh doanh. Công ty đã xây dựng một chính sách nhân sự phù hợp với điều kiện và nhu cầu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như: Chính sách tuyển dụng, đào tạo; chế độ làm việc, điều kiện làm việc, khen thưởng...
2.2.1.4. Công tác lập kế hoạch: Vào khoảng đầu tháng 11 năm tài chính trước đó, các bộ phận chức năng căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ cho năm đến, năng lực sản xuất thực tế tại đơn vị để lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ cho năm đến, trên cơ sở kế hoạch năm, các kế hoạch quý sẽ được xây dựng phù hợp với từng điều kiện nhất định. Tuy nhiên, công tác xây dựng kế hoạch còn mang tính chủ quan, cơ sở để xây dựng kế hoạch thường căn cứ chủ yếu vào số liệu lịch sử có đánh giá tác động yếu tố thị trường nhưng vẫn chung chung không cụ thể, công tác xây dựng kế hoạch không được coi trọng...
2.2.2. Hệ thống kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Trưởng Phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ do Tổng giám đốc giao với nhiệm vụ chính là tham mưu cho Hội đồng quản trị, Phó phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ do Trưởng Phòng kế toán phân công, giúp Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ được giao. Các nhân viên kế toán thực hiện nhiệm vụ do Trưởng, Phó Phòng kế toán giao, giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện các phần hành kế toán cụ thể.
Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng là: Nhật ký chung, và được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán Softech Accounting System.
2.2.2.2. Tổ chức thu thập và luân chuyển chứng từ: Các chứng từ Công ty sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm: Đơn đặt hàng của khách hàng, các Hợp đồng kinh tế, Lệnh xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hóa, Hóa đơn bán hàng, Hoá đơn vận chuyển, Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, các bản sao kê của ngân hàng...
2.2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán
- Tài khoản kế toán: Tại Công ty, việc sử dụng các tài khoản kế toán để hạch toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình là: TK 131; TK 511; TK 3331; TK 111; TK 112; TK 139.
- Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty hiện đang sử dụng hai loại sổ kế toán là sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
- Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty đã lập báo cáo tài chính đầy đủ theo quyết định số: 15/2006-BTC của Bộ tài chính và một số báo cáo khác theo quy định riêng của Công ty.
2.2.3. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần thép Đà Nẵng
2.2.3.1. Các quy định liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
- Quy định về chứng từ và sổ sách.
- Quy định về trách nhiệm các bộ phận lập chứng từ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
- Quy định về xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng trả chậm.
- Quy định về trách nhiệm thẩm định khách hàng.
- Quy định về quản lý giá bán.
2.2.3.2. cách bán hàng tại công ty: Hiện nay trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường, việc tiêu thụ được nhiều sản phẩm, tăng doanh thu và giữ chân được khách hàng, Công ty áp dụng cách bán hàng chủ yếu là bán hàng trả chậm, bên cạnh đó cũng có cách bán hàng thu tiền ngay.
2.2.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty: Tại Công ty, hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trả chậm, vì vậy kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện qua ba nội dung chủ yếu sau: Kiểm soát hoạt động bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng và kiểm soát thu tiền bán hàng.
Kiểm soát hoạt động bán hàng
Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
- Mục tiêu kiểm soát: Việc tiếp nhận đơn đặt hàng chỉ do người có nhiệm vụ đó mới được thực hiện; đơn đặt hàng đã được phê chuẩn phải có tính xác thực; khách hàng là có thật; các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bị bỏ sót.
- Thủ tục kiểm soát: Căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh liên hệ với thủ kho xác nhận lượng hàng tồn kho, sau đó lập Đề xuất bán hàng và trình Trưởng Phòng Kế hoạch kinh doanh ký, đồng thời chuyển cho Phòng kế toán tài chính để kiểm tra và xác nhận tình hình công nợ của khách hàng trước khi trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt. Nếu Tổng giám đốc phê duyệt đồng ý bán hàng, thì nhân viên kinh doanh chuẩn bị thủ tục và thông báo giao hàng cho khách hàng. Nếu Tổng giám đốc không đồng ý bán hàng vì số dư công nợ vượt quá hạn mức nợ cho phép hay đã quá hạn thanh toán, thì nhân viên kinh doanh lập Giấy đề nghị thanh toán trình Trưởng Phòng Kế hoạch kinh doanh ký và gửi cho khách hàng hay thông báo từ chối bán hàng cho khách hàng.
Kiểm soát việc phê duyệt bán chịu
- Mục tiêu kiểm soát: Tất cả mọi nghiệp vụ bán chịu đều phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền; phê duyệt hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, khách hàng được phép nợ phải do Tổng giám đốc ký duyệt và theo đúng theo quy định về bán chịu của Công ty.
- Thủ tục kiểm soát: Đối với khách hàng truyền thống, phòng Kế hoạch kinh doanh tổng hợp thông tin từ kế toán công nợ cung cấp bao gồm số tiền khách hàng còn nợ công ty, thời gian khách hàng đã quá hạn là bao nhiêu ngày... từ đó ra quyết định bán chịu tiếp hay không. Đối với những khách hàng mới có yêu cầu mua chịu thì việc phê duyệt này phải được Tổng giám đốc Công ty ký và yêu cầu khách hàng làm giấy bảo lãnh của ngân hàng hay thế chấp tài sản.
Kiểm soát giao hàng cho khách hàng
- Mục tiêu kiểm soát: Thủ tục lập Lệnh xuất hàng phải đảm bảo đúng quy định, phải có sự ký duyệt của Tổng giám đốc; giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm; bảo quản hàng hóa tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Thủ tục kiểm soát: Căn cứ Đề xuất bán hàng đã được phê duyệt, Phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Lệnh xuất hàng với sự phê duyệt của Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh. Thủ kho căn cứ Lệnh xuất hàng, sau khi đã kiểm tra đầy đủ chữ ký thì tiến hành xuất kho hàng hoá, sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho hàng hóa. Tại Công ty sẽ giao hàng đến tận nơi cho khách hàng thông qua đơn vị vận chuyển. Sau khi đã vận chuyển hàng đến cho khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ xuất hóa đơn vận chuyển gửi về công ty kèm theo Biên bản giao nhận hàng hóa có chữ ký của khách hàng để chứng minh hàng đã được giao.
Kiểm soát lập hoá đơn bán hàng:
- Mục tiêu kiểm soát: Hóa đơn được lập trước khi xuất ra cho khách hàng phải được ký duyệt và đảm bảo chính xác, được kiểm tra nghiêm túc, đúng đắn, tránh gian lận sai sót...
- Thủ tục kiểm soát: Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận hàng, kế toán thuộc phòng Kế toán tài chính lập Hóa đơn Giá trị gia tăng giao cho khách hàng. Phòng Kế toán tài chính chỉ lập hóa đơn khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ như: Đơn đặt hàng, Lệnh xuất hàng, Phiếu cân, Biên bản giao nhận hàng hóa. Trong trường hợp người lập viết sai hoá đơn, nếu cần huỷ thì người lập phải viết “Biên bản huỷ hoá đơn”, nêu rõ số seri hoá đơn huỷ, lý do huỷ... Trường hợp hóa đơn bị sai sót nhưng đã giao cho khách hàng mới phát hiện thì phải làm “Biên bản điều chỉnh hóa đơn”. Hiện nay Công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tự in.
Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng
- Mục tiêu kiểm soát: Chỉ ghi nhận khi việc bán hàng khi đã thực sự phát sinh; doanh thu được ghi sổ là có thật, và phải có căn cứ hợp lý; doanh thu phải ghi đúng giá trị, phản ánh đúng số tiền...
- Thủ tục kiểm soát: Căn cứ Hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán bán hàng kiểm tra và cập nhật số liệu về doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra và nợ phải thu khách hàng vào phần mềm kế toán... Trước khi kế toán lưu số liệu vào file dữ liệu, thì phải đối chiếu tất cả số liệu đã nhập vào máy theo từng hóa đơn phải đúng với số liệu ghi trên hóa đơn. Cuối tháng, kế toán bán hàng đối chiếu tổng số hóa đơn Giá trị gia tăng đã cập nhật vào phần mềm với tổng số hóa đơn đã sử dụng trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Phòng Kế toán tài chính.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu quả của công tác quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong các khâu của quá trình quản lý bằng việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo nền tảng quản lý vững chắc và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chủ yếu mặt hàng phôi thép, thép phế liệu và có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp khu vực Miền Trung - Tây Nguyên. Với quy mô hoạt động đó, doanh thu bán hàng của đơn vị ngày càng gia tăng, do đó công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Vì nó ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Vì vậy, việc chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng” là có ý nghĩa thiết thực trong việc hoàn thiện công cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu những rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Về mặt lý luận: Luận văn hệ thống những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn tìm hiểu về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng nhằm tìm ra những điểm hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ về công tác này cho đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng.
- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng làm nghiên cứu.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, tác giả đã đi thực tế tại đơn vị để tìm hiểu thực trạng và sử dụng các phương pháp kỹ thuật cụ thể như khảo sát, phỏng vấn, thu thập thông tin từ đó tiến hành tổng hợp, phân tích... để đưa ra các giải pháp.
5. Đóng góp của luận văn
6. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng.
Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng.
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau về hệ thống này.
- Theo COSO (committee of sponsoring oranization) - ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động .
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 400) thì: kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Như vậy qua những khái niệm nêu trên, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. Vì thế, kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là đối với các đơn vị có quy mô vì quy mô càng lớn thì quyền hạn phải phân chia cho nhiều cấp, tài sản phân tán nhiều nơi..., do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt.
1.1.2. Phân loại kiểm soát
1.1.2.1. Căn cứ vào nội dung kiểm soát: Kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
1.1.2.2. Căn cứ vào mục tiêu của kiểm soát: Kiểm soát ngăn ngừa; kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh.
1.1.2.3. Căn cứ vào thời điểm thực hiện: Kiểm soát trước; kiểm soát hiện hành và kiểm soát sau.
1.1.3. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ: Hoạch định, giám sát, ngăn chặn các sai phạm, ra quyết định và kiểm soát.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch.
1.1.4.2. Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm các yếu tố cấu thành đó là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Để đạt được các mục tiêu, hệ thống kế toán phải thực hiện và kiểm soát tốt các nội dung sau: Kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán; Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính.
1.1.4.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ: Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ, phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hay hoạt động, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích soát xét lại việc thực hiện.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nội dung cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền: Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá và dịch vụ sau khi chúng sẵn sàng chờ bán. Chu trình này có những đặc điểm sau: Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền... nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng...
1.2.1.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền: bao gồm: xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ doanh thu bán hàng và thu tiền, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được.
1.2.1.3. Các sai phạm chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
- Giai đoạn xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng không được phê duyệt; đơn vị không có khả năng cung ứng hàng; ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, đơn giá…
- Giai đoạn xét duyệt bán chịu: bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu, cấp quá nhiều hạn mức để đẩy mạnh doanh thu…
- Giai đoạn giao hàng: giao hàng khi chưa được xét duyệt; giao hàng không đúng chủng loại, số lượng…
- Giai đoạn ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng: ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán; ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng…
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.2.1. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền
Các chứng từ thường được sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng, Lệnh bán hàng, Hợp đồng kinh tế, chứng từ vận chuyển, hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng.
Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng, Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền mặt...
1.2.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Đối với nghiệp vụ bán hàng: Doanh thu bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý, doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá), doanh thu được ghi sổ đúng lúc...
Đối với nghiệp vụ thu tiền: Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ là đã thực tế nhận được, các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán, các khoản tiền đều được phân loại đúng, các khoản thu tiền ghi đúng thời hạn…
1.2.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: đánh số thứ tự đối với đơn đặt hàng; kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người mua hàng và người bán hàng...
- Xét duyệt bán chịu: quy định cụ thể về cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng, thẩm định về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng, uy tín thanh toán của khách hàng.
- Giao hàng cho khách hàng: thủ kho phải kiểm tra lại tính hợp pháp của phiếu xuất kho trước khi xuất kho hàng hoá, Phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự, có đầy đủ chữ ký hợp pháp của các bên liên quan.
- Lập hoá đơn bán hàng: bộ phận lập hoá đơn phải kiểm tra các chứng từ liên quan trước khi lập hoá đơn. Hoá đơn được lập xong sẽ chuyển qua các bộ phận liên quan để ký kiểm tra và phát hành.
- Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: ghi nhận doanh thu và các khoản có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng ngay thời điểm hóa đơn được phát hành.
- Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trường hợp khi doanh nghiệp có bằng chứng tin cậy về các khoản nợ phải thu không còn khả năng thu hồi, thì bộ phận bán hàng lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền xem xét xoá nợ.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng tiền thân là Nhà máy Thép Đà Nẵng, được thành lập vào năm 1991 trên cơ sở liên doanh giữa Công ty Gang Thép Thái Nguyên, Công ty Thép Miền Nam và Công ty Cơ Khí Đà Nẵng. Năm 1998, Nhà máy được đổi tên thành Công ty Thép Đà Nẵng. Thực hiện chủ trương đổi mới, sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước, theo Quyết định số: 690/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp về việc cổ phần hóa Công ty Thép Đà Nẵng.
2.1.2. Mục tiêu kinh doanh của Công ty: Mục tiêu của Công ty là đầu tư, nâng cấp, cải tạo dây chuyền hiện có nhằm xử lý triệt để vấn đề môi trường, nâng cao năng lực sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng phôi như CT3, CT5, SD390, SD490, Gr60...
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.3.1. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
2.1.3.2. Sản phẩm dịch vụ chính:
- Phôi thép: là sản phẩm sản xuất chính của Công ty, bao gồm phôi thép chất lượng CT3, CT5, SD390, SD490, Gr60...
- Thép phế liệu: ngoài là nguyên liệu chính cho hoạt động sản xuất của Công ty, phần còn lại Công ty bán cho các doanh nghiệp trong nước và một số đối tác nước ngoài có nhu cầu.
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG
2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Ban lãnh đạo Công ty coi kiểm soát nội bộ là rất quan trọng và đã phổ biến đến toàn bộ nhân viên các quy định, quy tắc và yêu cầu nhân viên phải tuân thủ các quy tắc đã được thiết lập đồng thời luôn lắng nghe và khuyến khích những ý kiến đóng góp nhằm cải tiến phù hợp hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty: Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, có sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng nhằm đáp ứng mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ xã hội.
2.2.1.3. Chính sách về nguồn nhân lực: Về chính sách nhân sự của Công ty, đội ngũ cán bộ công nhân viên luôn giữ một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành, nên công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu kinh doanh. Công ty đã xây dựng một chính sách nhân sự phù hợp với điều kiện và nhu cầu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như: Chính sách tuyển dụng, đào tạo; chế độ làm việc, điều kiện làm việc, khen thưởng...
2.2.1.4. Công tác lập kế hoạch: Vào khoảng đầu tháng 11 năm tài chính trước đó, các bộ phận chức năng căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ cho năm đến, năng lực sản xuất thực tế tại đơn vị để lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ cho năm đến, trên cơ sở kế hoạch năm, các kế hoạch quý sẽ được xây dựng phù hợp với từng điều kiện nhất định. Tuy nhiên, công tác xây dựng kế hoạch còn mang tính chủ quan, cơ sở để xây dựng kế hoạch thường căn cứ chủ yếu vào số liệu lịch sử có đánh giá tác động yếu tố thị trường nhưng vẫn chung chung không cụ thể, công tác xây dựng kế hoạch không được coi trọng...
2.2.2. Hệ thống kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Trưởng Phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ do Tổng giám đốc giao với nhiệm vụ chính là tham mưu cho Hội đồng quản trị, Phó phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ do Trưởng Phòng kế toán phân công, giúp Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ được giao. Các nhân viên kế toán thực hiện nhiệm vụ do Trưởng, Phó Phòng kế toán giao, giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện các phần hành kế toán cụ thể.
Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng là: Nhật ký chung, và được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán Softech Accounting System.
2.2.2.2. Tổ chức thu thập và luân chuyển chứng từ: Các chứng từ Công ty sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm: Đơn đặt hàng của khách hàng, các Hợp đồng kinh tế, Lệnh xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hóa, Hóa đơn bán hàng, Hoá đơn vận chuyển, Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, các bản sao kê của ngân hàng...
2.2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán
- Tài khoản kế toán: Tại Công ty, việc sử dụng các tài khoản kế toán để hạch toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình là: TK 131; TK 511; TK 3331; TK 111; TK 112; TK 139.
- Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty hiện đang sử dụng hai loại sổ kế toán là sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
- Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty đã lập báo cáo tài chính đầy đủ theo quyết định số: 15/2006-BTC của Bộ tài chính và một số báo cáo khác theo quy định riêng của Công ty.
2.2.3. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần thép Đà Nẵng
2.2.3.1. Các quy định liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
- Quy định về chứng từ và sổ sách.
- Quy định về trách nhiệm các bộ phận lập chứng từ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
- Quy định về xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng trả chậm.
- Quy định về trách nhiệm thẩm định khách hàng.
- Quy định về quản lý giá bán.
2.2.3.2. cách bán hàng tại công ty: Hiện nay trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường, việc tiêu thụ được nhiều sản phẩm, tăng doanh thu và giữ chân được khách hàng, Công ty áp dụng cách bán hàng chủ yếu là bán hàng trả chậm, bên cạnh đó cũng có cách bán hàng thu tiền ngay.
2.2.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty: Tại Công ty, hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trả chậm, vì vậy kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện qua ba nội dung chủ yếu sau: Kiểm soát hoạt động bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng và kiểm soát thu tiền bán hàng.
Kiểm soát hoạt động bán hàng
Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
- Mục tiêu kiểm soát: Việc tiếp nhận đơn đặt hàng chỉ do người có nhiệm vụ đó mới được thực hiện; đơn đặt hàng đã được phê chuẩn phải có tính xác thực; khách hàng là có thật; các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bị bỏ sót.
- Thủ tục kiểm soát: Căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh liên hệ với thủ kho xác nhận lượng hàng tồn kho, sau đó lập Đề xuất bán hàng và trình Trưởng Phòng Kế hoạch kinh doanh ký, đồng thời chuyển cho Phòng kế toán tài chính để kiểm tra và xác nhận tình hình công nợ của khách hàng trước khi trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt. Nếu Tổng giám đốc phê duyệt đồng ý bán hàng, thì nhân viên kinh doanh chuẩn bị thủ tục và thông báo giao hàng cho khách hàng. Nếu Tổng giám đốc không đồng ý bán hàng vì số dư công nợ vượt quá hạn mức nợ cho phép hay đã quá hạn thanh toán, thì nhân viên kinh doanh lập Giấy đề nghị thanh toán trình Trưởng Phòng Kế hoạch kinh doanh ký và gửi cho khách hàng hay thông báo từ chối bán hàng cho khách hàng.
Kiểm soát việc phê duyệt bán chịu
- Mục tiêu kiểm soát: Tất cả mọi nghiệp vụ bán chịu đều phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền; phê duyệt hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, khách hàng được phép nợ phải do Tổng giám đốc ký duyệt và theo đúng theo quy định về bán chịu của Công ty.
- Thủ tục kiểm soát: Đối với khách hàng truyền thống, phòng Kế hoạch kinh doanh tổng hợp thông tin từ kế toán công nợ cung cấp bao gồm số tiền khách hàng còn nợ công ty, thời gian khách hàng đã quá hạn là bao nhiêu ngày... từ đó ra quyết định bán chịu tiếp hay không. Đối với những khách hàng mới có yêu cầu mua chịu thì việc phê duyệt này phải được Tổng giám đốc Công ty ký và yêu cầu khách hàng làm giấy bảo lãnh của ngân hàng hay thế chấp tài sản.
Kiểm soát giao hàng cho khách hàng
- Mục tiêu kiểm soát: Thủ tục lập Lệnh xuất hàng phải đảm bảo đúng quy định, phải có sự ký duyệt của Tổng giám đốc; giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm; bảo quản hàng hóa tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Thủ tục kiểm soát: Căn cứ Đề xuất bán hàng đã được phê duyệt, Phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Lệnh xuất hàng với sự phê duyệt của Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh. Thủ kho căn cứ Lệnh xuất hàng, sau khi đã kiểm tra đầy đủ chữ ký thì tiến hành xuất kho hàng hoá, sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho hàng hóa. Tại Công ty sẽ giao hàng đến tận nơi cho khách hàng thông qua đơn vị vận chuyển. Sau khi đã vận chuyển hàng đến cho khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ xuất hóa đơn vận chuyển gửi về công ty kèm theo Biên bản giao nhận hàng hóa có chữ ký của khách hàng để chứng minh hàng đã được giao.
Kiểm soát lập hoá đơn bán hàng:
- Mục tiêu kiểm soát: Hóa đơn được lập trước khi xuất ra cho khách hàng phải được ký duyệt và đảm bảo chính xác, được kiểm tra nghiêm túc, đúng đắn, tránh gian lận sai sót...
- Thủ tục kiểm soát: Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận hàng, kế toán thuộc phòng Kế toán tài chính lập Hóa đơn Giá trị gia tăng giao cho khách hàng. Phòng Kế toán tài chính chỉ lập hóa đơn khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ như: Đơn đặt hàng, Lệnh xuất hàng, Phiếu cân, Biên bản giao nhận hàng hóa. Trong trường hợp người lập viết sai hoá đơn, nếu cần huỷ thì người lập phải viết “Biên bản huỷ hoá đơn”, nêu rõ số seri hoá đơn huỷ, lý do huỷ... Trường hợp hóa đơn bị sai sót nhưng đã giao cho khách hàng mới phát hiện thì phải làm “Biên bản điều chỉnh hóa đơn”. Hiện nay Công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tự in.
Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng
- Mục tiêu kiểm soát: Chỉ ghi nhận khi việc bán hàng khi đã thực sự phát sinh; doanh thu được ghi sổ là có thật, và phải có căn cứ hợp lý; doanh thu phải ghi đúng giá trị, phản ánh đúng số tiền...
- Thủ tục kiểm soát: Căn cứ Hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán bán hàng kiểm tra và cập nhật số liệu về doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra và nợ phải thu khách hàng vào phần mềm kế toán... Trước khi kế toán lưu số liệu vào file dữ liệu, thì phải đối chiếu tất cả số liệu đã nhập vào máy theo từng hóa đơn phải đúng với số liệu ghi trên hóa đơn. Cuối tháng, kế toán bán hàng đối chiếu tổng số hóa đơn Giá trị gia tăng đã cập nhật vào phần mềm với tổng số hóa đơn đã sử dụng trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Phòng Kế toán tài chính.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links