Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm hữu hạn hasan - Dermapharm
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
• Lý do chọn đề tài
• Phương pháp nghiên cứu
• Bố cục đề tài
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 2
1.1. Các khái niệm 2
1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức 2
1.1.1.1.Tổ chức 2
1.1.1.2.Chức năng tổ chức 2
1.1.2. Bộ máy và tổ chức bộ máy 3
1.1.2.1. Bộ máy 3
1.1.2.2. Tổ chức bộ máy 4
1.2. Vai trò, mục tiêu và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy 5
1.2.1. Vai trò 5
1.2.2. Mục tiêu 5
1.2.3. Ý nghĩa 6
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy 6
1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của tổ chức 6
1.3.2. Đặc điểm ngành nghề 7
1.3.3. Quy mô của tổ chức 7
1.3.4. Công nghệ 8
1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức 8
1.3.6. Môi trường 8
1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy 9
1.4.1. Nguyên tắc gắn với nhiệm vụ 9
1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả 10
1.4.3. Nguyên tắc cân đối 10
1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy 10
1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt 10
1.4.6. Nguyên tắc chuyên môn hóa 10
1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy 10
1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức 10
1.5.2. Xác định những hoạt động cần thực hiện 11
1.5.3. Phân chia hoạt động theo chức năng 11
1.5.4. Thiết lập phòng ban, bộ phận 11
1.5.5. Xây dựng quy chế hoạt động 11
1.5.6. Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự 11
1.5.7. Định biên 12
1.5.8. Thẩm định và tái tổ chức 12
1.6. Các phương pháp tổ chức bộ máy 12
1.6.1. Phân chia theo thời gian 12
1.6.2. Phân chia theo chức năng 12
1.6.3. Phân chia theo địa lý, lãnh thổ 13
1.6.4. Phân chia theo sản phẩm 14
1.6.5. Phân chia theo khách hàng 14
1.6.6. Phân chia theo quy trình 15
Tóm tắt chương 1 16
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HASAN DERMAPHARM 17
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Hasan – Dermapharm 17
2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty 17
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển 18
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh 18
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty 19
2.1.4.1. Chức năng 19
2.1.4.2. Nhiệm vụ 19
2.1.4.3. Mục tiêu 20
2.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức 20
2.1.6. Các nguồn lực của công ty 21
2.1.6.1. Cơ sở vật chất 21
2.16.2. Nguồn nhân lực 22
2.1.6.3. Tình hình tài chính 23
2.2. Tình hình hoạt động của công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM
2.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 24
2.2.2. Thị trường 25
2.2.3. Hệ thống phân phối 27
Tóm tắt chương 2 28
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH HASAN – DERMAPHARM 29
3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm 29
3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 31
3.2.1.Hội đồng quản trị 31
3.2.2. Ban giám đốc 32
3.2.3. Phòng Sales & Marketing 33
3.2.4. Phòng phát triển thị trường 34
3.2.5. Phòng tài chính kế toán 35
3.2.6. Phòng hành chính nhân sự 36
3.2.7. Phòng nghiên cứu phát triển 37
3.2.8. Phòng đảm bảo chất lượng 37
3.3.9. Phòng đảm kiểm tra 38
3.2.9. Xưởng thuốc 38
3.2.10. Phòng kĩ thuật 39
3.2.11. Mối quan hệ giữa các phòng ban 39
3.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm 40
3.3.1. Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp 40
3.3.2. Môi trường hoạt động 41
3.3.3. Công nghệ 42
3.3.4. Năng lực trình độ nhân sự 42
3.4. Đánh giá về bộ máy quản lý của công ty TNHH Hasan Dermapharm 43
3.5. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại
công ty TNHH Hasan – Dermapharm 44
Kết luận 46
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty từ năm 2013 đến năm 2015 19
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động từ năm 2013 đến năm 2015 22
Bảng 2.3: Biến động tài sản của công ty TNHH Hasan – Dermapharm giai đoạn
2013- 2015 23
Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doan của công ty từ năm 2013 đến
năm 2015 24
Bảng 2.5: Thị trường tiêu thụ dược phẩm giai đoạn 2013- 2015 26
Bảng 2.6: Hệ thống phân phối sản phẩm giai đoạn 2013- 2015 27
Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc 32
Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức của phòng Sales & Marketing 33
Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán tài chính 35
DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác 3
Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc - chiến lược của A. Chandler 7
Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng 12
Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý 13
Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm 14
Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng 15
Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình 15
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm 20
Hình 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hasan – Dermarpharm giai đoạn 2013 – 2015 25
Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Hasan –Demarpharm
năm 2015 26
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần có sự tham gia của hoạt động tổ chức bộ máy. Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành công cho doanh nghiệp. Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập với các quyết định khác, vì vậy việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ một cách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công. Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa cũng là bài học em yêu thích khi nhập môn quản trị. Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô em đã chọn đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm”. Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằn hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm.
Phương pháp nghiên cứu
Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích và sao sánh những hoạt động thực tế tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về lý thuyết: Tập trung vào công tác tổ chức bộ máy là một trong những nội dung của môn quản trị học
Phạm vi tại đơn vị thực tập: Tập trung phân tích công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm
Bố cục đề tài:
Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy
Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Hasan - Dermapharm
Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy và một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
1.1.1.1. Tổ chức
Theo Harold Koontz, Cylil Odennell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp
Tổ chức là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu (Tiến Trương Chí)
Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nhau nhưng tóm lại tổ chức có thể được hiểu là quá trình sắp xếp nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cùng hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Chức năng tổ chức thiết lập sự phân công lao động và phối hợp các nguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp/ điều hành đã được nêu ra trong chức năng hoạch định qua đó để đạt được mục tiêu chung.
1.1.1.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là một chức năng cơ bản của quá trình quản trị và giữ vai trò trung tâm trong quá trình quản trị. Khi các kế hoạch đã được thiết lập, nhiệm vụ của nhà quản trị là triển khai để chung được thực thi. Khi đã xác định được sứ mệnh, các giá trị cốt lỗi, các mục tiêu và chiến lược rõ ràng, hoạt động tổ chức bắt đầu quá trình thực hiện chúng bằng việc làm rõ các công việc cụ thể và các mối quan hệ trong công việc. Hoạt động tổ chức xác định ai làm điều gì? Ai chịu trách nhiệm về những con người đó? Và cách thức các cá nhân và các bộ phận khác nhau của tổ chức quan hệ và làm việc với nhau như thế nào? Tất cả những điều đó sẽ được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Thách thức của quản trị chiến lược là xác định được hình thức tổ chức tốt nhất sao cho phù hợp với chiến lược và các yêu cầu của tình huống
( Giáo trình quản trị học Đại học kinh tế 2016)
Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác
Hình 1.1. Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác
1.1.2. Khái niệm bộ máy và tổ chức bộ máy
1.1.2.1. Khái niệm bộ máy
Bộ máy tổ chức là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của tổ chức (nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công nghệ,..) liên kết với nhau theo một số nguyên tắc và quy định nhất định. Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý toàn bộ hệ thống nhắm đạt mục tiêu chung đã định. Bộ máy là đầu não của tổ chức nên có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Bộ máy quản lý của tổ chức được xây dựng tốt thì tổ chức sẽ hoạt động đạt hiệu quả nếu không sẽ dẫn đến trì trệ
Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng
• Hệ thống chỉ huy là hệ thống quyền lực, các quyết định của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý
• Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ được xác định,phân công rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức.
Hai hệ thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ thể hiện hiệu quả làm việc của bộ máy tổ chức. Ngược lại nếu một trong hai hệ thống hoạt động không hiệu quả hay sự phối hợp giữa các hệ thống không ăn khớp sẽ làm giảm hiệu quả quản lý của bộ máy tổ chức, làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức
1.1.2.2. Tổ chức bộ máy
Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm (1) xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận; (3) bố trí lực lượng nhân sự và phâncông cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và (5) chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả
Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:
• Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lí đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lí, mang chức năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp
• Tính linh hoạt: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống
• Tính tin cậy: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lí trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp
• Tính kinh tế: công tác tổ chức bộ máy phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt được hiệu quả cao nhất
• Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kì hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp
1.2. Vai trò, mục tiêu , ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy
1.2.1. Vai trò của công tác tổ chức bộ máy
Trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hướng những mục tiêu nhất định mà để thực hiện được những mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Do đó đòi hỏi phải hình thành nên một bộ phận điều hành, chỉ đạo để thực hiện mục tiêu đó chính là bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Xây dựng bộ máy tổ chức hợp lí sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng, Dù nhà quản trị thực hiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định. Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não của tổ chức là nơi chỉ đạo và điều hành gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Do đó đòi hỏi các tổ chức để tồn tại và phát triển trên thị trường cần có bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của công tác tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần đánh giá mức độ hợp lí của một tổ chức
1.2.2. Mục tiêu của công tác tổ chức bộ máy
Mục tiêu tông quát của công tác tổ chức bộ máy là thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra. Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất. Từ đó sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận sẽ phát huy được năng lực và sự nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hình thành mục tiêu của tổ chức
Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm đến là:
• Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực
• Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức
• Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh
• Tổ chức công việc khoa học
• Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
• Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có
• Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị
1.2.3. Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy
Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồn lực về con người và nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật... Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc. Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp. Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành quản lý và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện.Chính vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang một ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ chức
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và thực tế cao do đó cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới bộ máy tổ chức nhằm đưa một mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức
1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty
Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tổ chức bộ máy. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Bởi vì xác định đúng mục tiêu, chiến lược hoạt động sẽ là định hướng chỉ đạo các bước tiếp theo của quá trình xây dựng tổ chức bộ máy của tổ chức. Xác định rõ mục tiêu hoạt động sẽ triển khai thiết lập được một bộ mày tổ chức khoa học, hiệu quả và những nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả nhất. Khi mục tiêu cơ bản của tổ chức thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo cho phù hợp với mục tiêu mới. Trong cuộc nghiên cứu của giáo sư Alfred Chandler ở đại học Havard, đã đưa ra kết luận: “ Các thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức” tức là cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược hay phù hợp với mục tiêu, chiến lược mới.
Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A. Chandler
1.3.2. Đặc điểm ngành nghề
Đây là cơ sở quan trọng để tiến hành công tác tổ chức bộ máy. Các hoạt động kinh doanh trong tổ chức được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể. Một điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại không thể giống doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức bộ máy.
1.3.3. Quy mô của tổ chức
Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy tùy vào quy mô của thị trường mà tổ chức đang phục vụ. Tổ chức có quy mô hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức cũng sẽ phức tạp theo. Do đó nhà quản trị cần đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức sao cho đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao cho bộ máy không cồng kềnh phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy phải gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình xuất kinh doanh của doanh nghiệp
1.3.4. Công nghệ sản xuất hay kĩ thuật kinh doanh của tổ chức
Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức là một yếu tố quan trong ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công nghệ tổ chức là một yếu tố quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất với tổ chức. Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ
1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức
Nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy chính là con người, mà trước hết là nhà quản trị. Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức có hiệu quả cao. Bên cạnh đó, nếu năng lực và trình độ của nhân viên các phòng ban, công nhân bộ phận sản xuất cao thì cùng một khối lượng công việc sẽ cần ít nhân lực hơn. Giúp vẫn giữ hiệu quả công việc mà lại tinh giản bộ máy tổ chức, vì vậy giảm bớt chi phí cho nhân sự.
1.3.6. Môi trường hoạt động
Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được với môi trường hoạt động của nó. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài và môi trường bên trong.
Môi trường bên ngoài gồm các yếu tố vĩ mô như môi trường kinh tế, luật pháp hiện hành,..
Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả trên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động, nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược kinh doanh của tổ chức. Điều này bắt buộc tổ chức không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời cho nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh
Môi trường pháp luật: sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trường pháp lý bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với pháp quy.
Môi trường bên trong gồm các yếu tố vi mô như : các nhà cung ứng, khách hàng, các công ty đối thủ cạnh tranh,…
Môi trường nội bộ gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực của doanh nghiệp như nguồn nhân lực, tài chính, trình độ sử dụng công nghệ,..
3.7. Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm
Hiện nay công ty gồm ban giám đốc, các phòng ban chức năng, nhà máy sản xuất. Về cơ bản thì công ty đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức bộ máy đảm bảo được những yêu cầu và nhiệm vụ đã đặt ra. Tuy nhiên như đã phân tích ở trên thì bộ máy vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế cần được khắc phục. Sau đây là một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm:
Thành lập thêm phòng kế hoạch kinh doanh
Nguyên nhân: Do ban giám đốc quản lý quá nhiều phòng ban chức năng và còn phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ riêng của mình nên công việc khá nhiều. Vì vậy xây dựng thêm phòng kế hoạch kinh doanh là điều cần thiết, Phòng này sẽ tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ sau:
• Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty: xây dựng các kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm; giúp ban giám đốc quản lý, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và tiếnđộ thực hiện kế hoạch của các phòng ban chức năng
• Công tác quản lý kinh tế: phụ giúp phòng Sales & Marketing quản lý các hợp đồng kinh tế; quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành
• Hỗ trợ kinh doanh cho phòng Sales & Marketing
Điều chỉnh phòng ban chức năng
- Phòng phát triển thị trường sẽ nhập với phòng Sales & Marketing trở thành một bộ phận của phòng Sales & Marketing và chịu sự chỉ huy của giám đốc kinh doanh. 2 phòng này có liên quan mật thiết với nhau nên nhập lại thành một sẽ dễ dàng cho quá trình kinh doanh của công ty hơn. Do công việc, nhiệm vụ của phòng phát triển thị trường không quá phức tạp nên gộp chung với phòng sẽ tiết kiệm một khoản chi phí của công ty, tránh lãng phí nguồn nhân lực làm cho hoạt động của công ty sẽ đạt hiệu quả cao hơn
- Tương tự Phòng đảm bảo chất lượng và phòng kiểm tra chất lượng nên nhập lại vì chức năng, nhiệm vụ của 2 phòng này tương tự nhau nên gộp lại sẽ tiết kiệm được một phần chi phí cho công ty, tránh lãng phí nguồn lực
- Giảm bớt số lượng nhân viên trong phòng kỹ thuật vì số lượng nhân viên trong phòng khá đông trong khi công việc tương đối nhẹ nhàng
Hoàn thiện hơn nữa chức năng nhiệm vụ của bộ máy
Ngoài ra công ty TNHH Hasan – Dermapharm cần hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban chức năng. Tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động, tổ chức bộ máy khoa học, tránh trùng lắp, chồng chéo. Bố trí nhân viên có năng lực chuyên môn vững vàng tại các vị trí chủ chốt. Các bộ phận quan hệ theo chiều dọc thì bộ phận cấp dưới phải tuân thủ theo cấp trên, nhưng không phải tuân thủ một cách thụ động mà phải có phản hồi để cấp trên có những đánh giá rút kinh nghiệm. Các bộ phận theo chiều ngang phải có mối quan hệ qua lại với nhau tạo điều kiện giúp đỡ nhau trog công việc để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức
Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ của nhân viên, đội ngũ lãnh đạo
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với đội ngũ lãnh đạo thì vấn đề đào tạo và bổ dưỡng lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc tốt và trôi chảy hơn. Hiện tại đội ngũ lao động của công ty TNHH Hasan- Dermapharm còn tồn tại lực lượng lao động có trình độ hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người chưa đúng ngành nghề đào tạo. Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn công ty cần có những yêu cầu sát thực tế để chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp. Cùng với quá trình tuyển chọn, công ty cũng nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ có trình độ yếu kém không thể đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty.
Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm hữu hạn hasan - Dermapharm
KẾT LUẬN
Công tác tổ chức bộ máy là một vấn đề không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào, đặc biệt trong những thời điểm cạnh tranh của nền kinh tế theo xu hướng toàn cấu hóa như hiện nay. Đối với công ty TNHH Hasan – Dermapharm cũng vậy, công tác tổ chức bộ máy đóng vai trò quan trọng, quyết định đến sự sống còn, sự suy thịnh của công ty. Thông qua các hệ thống mục tiêu, mô hình tổ chức bộ máy chủ yếu mà xác định, tạo dựng bức tranh toàn cảnh về cách thức, biện pháp mà công ty phải thực hiện vươn tới trong tương lai
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, sự bùng nổ của thông tin cùng với các yếu tố bất ngờ xảy ra liên tiếp đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia nên việc công tác tổ chức bộ máy đúng đắn, khoa học và hiệu quả là rất cần thiết. Do vậy ngành dược phẩm cũng như các ngành khác trong nền kinh tế muốn sự phát triển bền vững thì cũng cần có tổ chức bộ máy đúng đắn và phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy sao cho phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn. thông qua công tác tổ chức bộ máy, doanh nghiệp sẽ xây dựng được các bước hành động một cách khoa học, đoán trước các cơ hội và thách thức có thể gặp phải và phương hướng giải quyết. đặc biệt công ty TNHH Hasan – Dermapharm sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm gặp rất nhiều rủi ro, thay đổi khi đó có một tổ chức bộ máy hoàn thện đúng đắn sẽ giúp công ty có khả năng và biết ứng phó với mọi tình huống ở mọi nơi, mọi lúc từ đó khẳng định được vị thế của công ty trong ngành sản xuất kinh doanh dược phẩm cũng như trên thương trường.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm hữu hạn hasan - Dermapharm
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
• Lý do chọn đề tài
• Phương pháp nghiên cứu
• Bố cục đề tài
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 2
1.1. Các khái niệm 2
1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức 2
1.1.1.1.Tổ chức 2
1.1.1.2.Chức năng tổ chức 2
1.1.2. Bộ máy và tổ chức bộ máy 3
1.1.2.1. Bộ máy 3
1.1.2.2. Tổ chức bộ máy 4
1.2. Vai trò, mục tiêu và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy 5
1.2.1. Vai trò 5
1.2.2. Mục tiêu 5
1.2.3. Ý nghĩa 6
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy 6
1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của tổ chức 6
1.3.2. Đặc điểm ngành nghề 7
1.3.3. Quy mô của tổ chức 7
1.3.4. Công nghệ 8
1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức 8
1.3.6. Môi trường 8
1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy 9
1.4.1. Nguyên tắc gắn với nhiệm vụ 9
1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả 10
1.4.3. Nguyên tắc cân đối 10
1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy 10
1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt 10
1.4.6. Nguyên tắc chuyên môn hóa 10
1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy 10
1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức 10
1.5.2. Xác định những hoạt động cần thực hiện 11
1.5.3. Phân chia hoạt động theo chức năng 11
1.5.4. Thiết lập phòng ban, bộ phận 11
1.5.5. Xây dựng quy chế hoạt động 11
1.5.6. Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự 11
1.5.7. Định biên 12
1.5.8. Thẩm định và tái tổ chức 12
1.6. Các phương pháp tổ chức bộ máy 12
1.6.1. Phân chia theo thời gian 12
1.6.2. Phân chia theo chức năng 12
1.6.3. Phân chia theo địa lý, lãnh thổ 13
1.6.4. Phân chia theo sản phẩm 14
1.6.5. Phân chia theo khách hàng 14
1.6.6. Phân chia theo quy trình 15
Tóm tắt chương 1 16
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HASAN DERMAPHARM 17
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Hasan – Dermapharm 17
2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty 17
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển 18
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh 18
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty 19
2.1.4.1. Chức năng 19
2.1.4.2. Nhiệm vụ 19
2.1.4.3. Mục tiêu 20
2.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức 20
2.1.6. Các nguồn lực của công ty 21
2.1.6.1. Cơ sở vật chất 21
2.16.2. Nguồn nhân lực 22
2.1.6.3. Tình hình tài chính 23
2.2. Tình hình hoạt động của công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM
2.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 24
2.2.2. Thị trường 25
2.2.3. Hệ thống phân phối 27
Tóm tắt chương 2 28
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH HASAN – DERMAPHARM 29
3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm 29
3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 31
3.2.1.Hội đồng quản trị 31
3.2.2. Ban giám đốc 32
3.2.3. Phòng Sales & Marketing 33
3.2.4. Phòng phát triển thị trường 34
3.2.5. Phòng tài chính kế toán 35
3.2.6. Phòng hành chính nhân sự 36
3.2.7. Phòng nghiên cứu phát triển 37
3.2.8. Phòng đảm bảo chất lượng 37
3.3.9. Phòng đảm kiểm tra 38
3.2.9. Xưởng thuốc 38
3.2.10. Phòng kĩ thuật 39
3.2.11. Mối quan hệ giữa các phòng ban 39
3.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm 40
3.3.1. Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp 40
3.3.2. Môi trường hoạt động 41
3.3.3. Công nghệ 42
3.3.4. Năng lực trình độ nhân sự 42
3.4. Đánh giá về bộ máy quản lý của công ty TNHH Hasan Dermapharm 43
3.5. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại
công ty TNHH Hasan – Dermapharm 44
Kết luận 46
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty từ năm 2013 đến năm 2015 19
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động từ năm 2013 đến năm 2015 22
Bảng 2.3: Biến động tài sản của công ty TNHH Hasan – Dermapharm giai đoạn
2013- 2015 23
Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doan của công ty từ năm 2013 đến
năm 2015 24
Bảng 2.5: Thị trường tiêu thụ dược phẩm giai đoạn 2013- 2015 26
Bảng 2.6: Hệ thống phân phối sản phẩm giai đoạn 2013- 2015 27
Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc 32
Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức của phòng Sales & Marketing 33
Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán tài chính 35
DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác 3
Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc - chiến lược của A. Chandler 7
Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng 12
Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý 13
Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm 14
Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng 15
Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình 15
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm 20
Hình 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hasan – Dermarpharm giai đoạn 2013 – 2015 25
Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Hasan –Demarpharm
năm 2015 26
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần có sự tham gia của hoạt động tổ chức bộ máy. Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành công cho doanh nghiệp. Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập với các quyết định khác, vì vậy việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ một cách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công. Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa cũng là bài học em yêu thích khi nhập môn quản trị. Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô em đã chọn đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm”. Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằn hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm.
Phương pháp nghiên cứu
Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích và sao sánh những hoạt động thực tế tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về lý thuyết: Tập trung vào công tác tổ chức bộ máy là một trong những nội dung của môn quản trị học
Phạm vi tại đơn vị thực tập: Tập trung phân tích công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm
Bố cục đề tài:
Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy
Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Hasan - Dermapharm
Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy và một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
1.1.1.1. Tổ chức
Theo Harold Koontz, Cylil Odennell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp
Tổ chức là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu (Tiến Trương Chí)
Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nhau nhưng tóm lại tổ chức có thể được hiểu là quá trình sắp xếp nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cùng hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Chức năng tổ chức thiết lập sự phân công lao động và phối hợp các nguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp/ điều hành đã được nêu ra trong chức năng hoạch định qua đó để đạt được mục tiêu chung.
1.1.1.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là một chức năng cơ bản của quá trình quản trị và giữ vai trò trung tâm trong quá trình quản trị. Khi các kế hoạch đã được thiết lập, nhiệm vụ của nhà quản trị là triển khai để chung được thực thi. Khi đã xác định được sứ mệnh, các giá trị cốt lỗi, các mục tiêu và chiến lược rõ ràng, hoạt động tổ chức bắt đầu quá trình thực hiện chúng bằng việc làm rõ các công việc cụ thể và các mối quan hệ trong công việc. Hoạt động tổ chức xác định ai làm điều gì? Ai chịu trách nhiệm về những con người đó? Và cách thức các cá nhân và các bộ phận khác nhau của tổ chức quan hệ và làm việc với nhau như thế nào? Tất cả những điều đó sẽ được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Thách thức của quản trị chiến lược là xác định được hình thức tổ chức tốt nhất sao cho phù hợp với chiến lược và các yêu cầu của tình huống
( Giáo trình quản trị học Đại học kinh tế 2016)
Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác
Hình 1.1. Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác
1.1.2. Khái niệm bộ máy và tổ chức bộ máy
1.1.2.1. Khái niệm bộ máy
Bộ máy tổ chức là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của tổ chức (nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công nghệ,..) liên kết với nhau theo một số nguyên tắc và quy định nhất định. Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý toàn bộ hệ thống nhắm đạt mục tiêu chung đã định. Bộ máy là đầu não của tổ chức nên có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Bộ máy quản lý của tổ chức được xây dựng tốt thì tổ chức sẽ hoạt động đạt hiệu quả nếu không sẽ dẫn đến trì trệ
Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng
• Hệ thống chỉ huy là hệ thống quyền lực, các quyết định của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý
• Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ được xác định,phân công rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức.
Hai hệ thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ thể hiện hiệu quả làm việc của bộ máy tổ chức. Ngược lại nếu một trong hai hệ thống hoạt động không hiệu quả hay sự phối hợp giữa các hệ thống không ăn khớp sẽ làm giảm hiệu quả quản lý của bộ máy tổ chức, làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức
1.1.2.2. Tổ chức bộ máy
Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm (1) xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận; (3) bố trí lực lượng nhân sự và phâncông cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và (5) chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả
Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:
• Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lí đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lí, mang chức năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp
• Tính linh hoạt: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống
• Tính tin cậy: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lí trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp
• Tính kinh tế: công tác tổ chức bộ máy phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt được hiệu quả cao nhất
• Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kì hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp
1.2. Vai trò, mục tiêu , ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy
1.2.1. Vai trò của công tác tổ chức bộ máy
Trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hướng những mục tiêu nhất định mà để thực hiện được những mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Do đó đòi hỏi phải hình thành nên một bộ phận điều hành, chỉ đạo để thực hiện mục tiêu đó chính là bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Xây dựng bộ máy tổ chức hợp lí sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng, Dù nhà quản trị thực hiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định. Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não của tổ chức là nơi chỉ đạo và điều hành gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Do đó đòi hỏi các tổ chức để tồn tại và phát triển trên thị trường cần có bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của công tác tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần đánh giá mức độ hợp lí của một tổ chức
1.2.2. Mục tiêu của công tác tổ chức bộ máy
Mục tiêu tông quát của công tác tổ chức bộ máy là thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra. Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất. Từ đó sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận sẽ phát huy được năng lực và sự nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hình thành mục tiêu của tổ chức
Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm đến là:
• Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực
• Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức
• Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh
• Tổ chức công việc khoa học
• Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
• Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có
• Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị
1.2.3. Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy
Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồn lực về con người và nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật... Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc. Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp. Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành quản lý và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện.Chính vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang một ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ chức
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và thực tế cao do đó cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới bộ máy tổ chức nhằm đưa một mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức
1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty
Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tổ chức bộ máy. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Bởi vì xác định đúng mục tiêu, chiến lược hoạt động sẽ là định hướng chỉ đạo các bước tiếp theo của quá trình xây dựng tổ chức bộ máy của tổ chức. Xác định rõ mục tiêu hoạt động sẽ triển khai thiết lập được một bộ mày tổ chức khoa học, hiệu quả và những nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả nhất. Khi mục tiêu cơ bản của tổ chức thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo cho phù hợp với mục tiêu mới. Trong cuộc nghiên cứu của giáo sư Alfred Chandler ở đại học Havard, đã đưa ra kết luận: “ Các thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức” tức là cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược hay phù hợp với mục tiêu, chiến lược mới.
Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A. Chandler
1.3.2. Đặc điểm ngành nghề
Đây là cơ sở quan trọng để tiến hành công tác tổ chức bộ máy. Các hoạt động kinh doanh trong tổ chức được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể. Một điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại không thể giống doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức bộ máy.
1.3.3. Quy mô của tổ chức
Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy tùy vào quy mô của thị trường mà tổ chức đang phục vụ. Tổ chức có quy mô hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức cũng sẽ phức tạp theo. Do đó nhà quản trị cần đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức sao cho đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao cho bộ máy không cồng kềnh phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy phải gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình xuất kinh doanh của doanh nghiệp
1.3.4. Công nghệ sản xuất hay kĩ thuật kinh doanh của tổ chức
Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức là một yếu tố quan trong ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công nghệ tổ chức là một yếu tố quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất với tổ chức. Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ
1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức
Nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy chính là con người, mà trước hết là nhà quản trị. Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức có hiệu quả cao. Bên cạnh đó, nếu năng lực và trình độ của nhân viên các phòng ban, công nhân bộ phận sản xuất cao thì cùng một khối lượng công việc sẽ cần ít nhân lực hơn. Giúp vẫn giữ hiệu quả công việc mà lại tinh giản bộ máy tổ chức, vì vậy giảm bớt chi phí cho nhân sự.
1.3.6. Môi trường hoạt động
Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được với môi trường hoạt động của nó. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài và môi trường bên trong.
Môi trường bên ngoài gồm các yếu tố vĩ mô như môi trường kinh tế, luật pháp hiện hành,..
Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả trên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động, nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược kinh doanh của tổ chức. Điều này bắt buộc tổ chức không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời cho nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh
Môi trường pháp luật: sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trường pháp lý bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với pháp quy.
Môi trường bên trong gồm các yếu tố vi mô như : các nhà cung ứng, khách hàng, các công ty đối thủ cạnh tranh,…
Môi trường nội bộ gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực của doanh nghiệp như nguồn nhân lực, tài chính, trình độ sử dụng công nghệ,..
3.7. Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm
Hiện nay công ty gồm ban giám đốc, các phòng ban chức năng, nhà máy sản xuất. Về cơ bản thì công ty đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức bộ máy đảm bảo được những yêu cầu và nhiệm vụ đã đặt ra. Tuy nhiên như đã phân tích ở trên thì bộ máy vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế cần được khắc phục. Sau đây là một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm:
Thành lập thêm phòng kế hoạch kinh doanh
Nguyên nhân: Do ban giám đốc quản lý quá nhiều phòng ban chức năng và còn phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ riêng của mình nên công việc khá nhiều. Vì vậy xây dựng thêm phòng kế hoạch kinh doanh là điều cần thiết, Phòng này sẽ tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ sau:
• Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty: xây dựng các kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm; giúp ban giám đốc quản lý, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và tiếnđộ thực hiện kế hoạch của các phòng ban chức năng
• Công tác quản lý kinh tế: phụ giúp phòng Sales & Marketing quản lý các hợp đồng kinh tế; quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành
• Hỗ trợ kinh doanh cho phòng Sales & Marketing
Điều chỉnh phòng ban chức năng
- Phòng phát triển thị trường sẽ nhập với phòng Sales & Marketing trở thành một bộ phận của phòng Sales & Marketing và chịu sự chỉ huy của giám đốc kinh doanh. 2 phòng này có liên quan mật thiết với nhau nên nhập lại thành một sẽ dễ dàng cho quá trình kinh doanh của công ty hơn. Do công việc, nhiệm vụ của phòng phát triển thị trường không quá phức tạp nên gộp chung với phòng sẽ tiết kiệm một khoản chi phí của công ty, tránh lãng phí nguồn nhân lực làm cho hoạt động của công ty sẽ đạt hiệu quả cao hơn
- Tương tự Phòng đảm bảo chất lượng và phòng kiểm tra chất lượng nên nhập lại vì chức năng, nhiệm vụ của 2 phòng này tương tự nhau nên gộp lại sẽ tiết kiệm được một phần chi phí cho công ty, tránh lãng phí nguồn lực
- Giảm bớt số lượng nhân viên trong phòng kỹ thuật vì số lượng nhân viên trong phòng khá đông trong khi công việc tương đối nhẹ nhàng
Hoàn thiện hơn nữa chức năng nhiệm vụ của bộ máy
Ngoài ra công ty TNHH Hasan – Dermapharm cần hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban chức năng. Tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động, tổ chức bộ máy khoa học, tránh trùng lắp, chồng chéo. Bố trí nhân viên có năng lực chuyên môn vững vàng tại các vị trí chủ chốt. Các bộ phận quan hệ theo chiều dọc thì bộ phận cấp dưới phải tuân thủ theo cấp trên, nhưng không phải tuân thủ một cách thụ động mà phải có phản hồi để cấp trên có những đánh giá rút kinh nghiệm. Các bộ phận theo chiều ngang phải có mối quan hệ qua lại với nhau tạo điều kiện giúp đỡ nhau trog công việc để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức
Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ của nhân viên, đội ngũ lãnh đạo
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với đội ngũ lãnh đạo thì vấn đề đào tạo và bổ dưỡng lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc tốt và trôi chảy hơn. Hiện tại đội ngũ lao động của công ty TNHH Hasan- Dermapharm còn tồn tại lực lượng lao động có trình độ hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người chưa đúng ngành nghề đào tạo. Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn công ty cần có những yêu cầu sát thực tế để chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp. Cùng với quá trình tuyển chọn, công ty cũng nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ có trình độ yếu kém không thể đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty.
Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm hữu hạn hasan - Dermapharm
KẾT LUẬN
Công tác tổ chức bộ máy là một vấn đề không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào, đặc biệt trong những thời điểm cạnh tranh của nền kinh tế theo xu hướng toàn cấu hóa như hiện nay. Đối với công ty TNHH Hasan – Dermapharm cũng vậy, công tác tổ chức bộ máy đóng vai trò quan trọng, quyết định đến sự sống còn, sự suy thịnh của công ty. Thông qua các hệ thống mục tiêu, mô hình tổ chức bộ máy chủ yếu mà xác định, tạo dựng bức tranh toàn cảnh về cách thức, biện pháp mà công ty phải thực hiện vươn tới trong tương lai
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, sự bùng nổ của thông tin cùng với các yếu tố bất ngờ xảy ra liên tiếp đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia nên việc công tác tổ chức bộ máy đúng đắn, khoa học và hiệu quả là rất cần thiết. Do vậy ngành dược phẩm cũng như các ngành khác trong nền kinh tế muốn sự phát triển bền vững thì cũng cần có tổ chức bộ máy đúng đắn và phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy sao cho phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn. thông qua công tác tổ chức bộ máy, doanh nghiệp sẽ xây dựng được các bước hành động một cách khoa học, đoán trước các cơ hội và thách thức có thể gặp phải và phương hướng giải quyết. đặc biệt công ty TNHH Hasan – Dermapharm sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm gặp rất nhiều rủi ro, thay đổi khi đó có một tổ chức bộ máy hoàn thện đúng đắn sẽ giúp công ty có khả năng và biết ứng phó với mọi tình huống ở mọi nơi, mọi lúc từ đó khẳng định được vị thế của công ty trong ngành sản xuất kinh doanh dược phẩm cũng như trên thương trường.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Tags: ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp, những tồn tại của công tác tổ chức bộ máy tại doanh nghiệp, chức năng nhiệm của cơ cấu tổ chức hoạt động tại tập đoàn viễn thông viettle, sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cung ứng nhân lực, nguyên tắc cấu trúc tổ chức của kinh đô, Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty CP kết nối nguồn nhân lực Worklink VN, tiến trình tổ chức bộ máy công ty tnhh, Nhà quản trị nào chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình nhằm thực hiện các kế hoạch và mục tiêu chung của tổ chức đã được thiết lập, Thực hành nghề nghiệp công tác tổ chức bộ máy của công ty tnhh, đồ án thực tập công ty tnhh hasan dermapharm, hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy và nhân sự