Một ngày một "tuyệt chiêu" trong Excel

[redmonster171086]

Đầu tiên là các hàm số thông dụng trong Excel cho các bạn tham khảo nàk
Code: http://www.mediafire.com/download.php?2ndymdclyjn
Những "tuyệt chiêu" trong Excel
* Lời nói đầu


Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hay có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt cú chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt chiêu" này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm chuyện với bảng tính một cách có hiệu quả hơn.


Trước khi nói đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nói đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả.


Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nó cũng có thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tui sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel 2003 trở về trước, thì...)


Quy tắc 80/20


Có lẽ chuyện quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời (gian) gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những chuyện mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi trả thành, tui sẽ không nên phải thêm vào đó các dữ liệu hay các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời (gian) gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời (gian) gian để thực hiện bảng tính đó.


Cho dù rằng, chuyện này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tui vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi vừa dành cho nó một thời (gian) gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đó.


Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính


Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi làm ra (tạo) một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các chức năng của nó mong đợi". Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính:


* Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau

* Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau

* Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau

* Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)

* Bỏ trống những ô có dữ liệu tương tự nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v...)


Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. tui vừa thấy rất nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các chức năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các chức năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản.


Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hay nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó.

Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm.



---------- Bài viết vừa được nhập tự động bởi hệ thống ----------

Những mẹo nhỏ khi định dạng


Ngoài chuyện thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, chuyện định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến chuyện sử dụng thời (gian) gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời (gian) gian vào chuyện định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó tăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn có thể trông tương tự như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại có thể là một nỗi sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một bảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám.


Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này sẽ được dùng cho những chức năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hay dùng làm vùng điều kiện cho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v...)


Cũng đừng quan tâm đến chuyện canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nó. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nó còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này. Chỉ có tiêu đề của bảng tính là được hưởng ngoại lệ mà thôi.

Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào trong các ô vừa được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhập vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu đến một ô vừa được định dạng theo kiểu text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu có muốn những ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không.


Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hay macro không thể chạy được với những ô vừa được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng "Center across selection", nằm trong Home ➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ mở ra hộp thoại Format với tab Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung Horizontal để chọn Center Across Selection. hay bạn cũng có thể right-click rồi chọn Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về trước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1).



Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells





---------- Bài viết vừa được nhập tự động bởi hệ thống ----------

Những mẹo nhỏ khi dùng công thức


Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào.


Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắc ăn, bạn làm ra (tạo) tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột trong mảng này. Khi đó, tham chiếu của bạn có thể sẽ là A:H, hay cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không e sợ gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng.

Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên ì ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hay sử dụng các Name động.


Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual :




Chọn Manual Caculation với Excel 2007




Chọn Manual Caculation với Excel 2003

Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao giờ cũng có những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán Manual, có thể bạn sẽ chỉ có được những thông tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn có được thông tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là không phải lúc nào bạn cũng nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng trả toàn vào cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại công thức cho nó chạy nhanh hơn, hay là đặt nó vào chế độ tính toán bằng tay rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu như chúng tui không bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người vừa không ngần ngại đặt bảng tính của họ trong chế độ tính toán Manual. Nếu như bạn thấy rằng nên phải đặt bảng tính của mình trong chế độ tính toán Manual thì mới làm chuyện được, bạn nên suy nghĩ đến chuyện thiết kế lại bảng tính.


Công thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi tham chiếu đến những ô riêng lẻ. Nhưng nếu bạn dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ liệu lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi có một số lượng lớn các mảng tham chiếu đến một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi nó dừng hẳn luôn, và bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính toán bằng tay.


Excel có nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho công thức mảng, mà sẽ được đề cập đến trong chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! khi tính tổng (SUM) hay đếm (COUNT) các ô. Ngoài ra, trong Excel Giúp có một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng công thức trên những bảng dữ liệu lớn để trích ra kết quả phụ thuộc theo những tiêu chuẩn. hay bạn có thể sử dụng Pivot Table, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tui thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn vừa làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tui có thể sống mà không có PivotTable!



Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tui nói nhiều quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây một cách dễ dàng hơn.


------------------------------------------------------------

Trong các chiêu sau đây, sẽ có một số biểu tượng nằm ở đầu mỗi chiêu:


* Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel


* Chỉ áp dụng cho Excel 2007


* Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007


* Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP


* Chỉ áp dụng cho Excel 2000


---------- Bài viết vừa được nhập tự động bởi hệ thống ----------


mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

--------------------------------------------------
Tạm thời (gian) hum nay coi như đây nha các bác!

Mai em sẽ post tiếp "Chiêu đầu tiên!" .

 

[vnmandrake]

Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm chuyện của bảng tính

Excel cho phép hiển thị đồng thời (gian) nhiều bảng tính và cho phép tùy biến cách hiển thị và sắp xếp chúng. Sau khi thiết lập các tùy biến, chúng ta có thể lưu thành một tập tin workspace (không gian làm việc) .xlw để sử dụng lại sau này.



Đôi khi khi làm chuyện trong Excel, bạn có thể nên phải có nhiều hơn một workbook mở trên màn hình của bạn để làm cho nó dễ dàng sử dụng hơn hay xem dữ liệu từ nhiều bảng tính. Trong bài này sẽ mô tả cách thực hiện tổ chức cửa sổ làm chuyện một cách gọn gàn và có tổ chức.


Đầu tiên, bạn hãy mở tất cả các bảng tính mà bạn cần làm việc:


Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl trong khi chọn các tập tin bảng tính cần mở | nhấn nút Open để mở các tập tin. (E2003: File | Open...).


Từ cửa sổ làm chuyện của một bảng tính đang mở nào đó, chọn Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange). Nếu tùy chọn “Windows of active workbook” đang được chọn thì hãy bỏ chọn, sau đó chọn kiểu sắp xếp và nhấp nút OK.





Nếu chọn kiểu sắp xếp Tiled (lát gạch) thì các cửa sổ làm chuyện của bảng tính như hình sau:





Nếu chọn kiểu sắp xếp Horizontal (nằm ngang) thì các bảng tính sẽ xếp chồng lên nhau như hình minh họa sau:





Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) thì các bảng tính được sắp xếp nằm cạnh nhau như sau:





Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) thì các bảng tính sẽ xếp đè lên nhau như hình minh họa sau





Khi các cửa sổ bảng tính vừa được sắp xếp gọn gàng, bạn sẽ rất dễ dàng thao tác và di chuyển dữ liệu giữa các cửa sổ.


Để sử dụng lại các thiết lập này sau này, bạn có thể lưu thành một tập tin workspace. Các bước thực hiện như sau:


Chọn ngăn View | tại nhóm Window chọn Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nhập tên cho workspace tại hộp File Name, chọn nơi lưu và nhấn nút OK. Tập tin workspace sẽ có phần mở rộng lớn là .xlw


Muốn chuyển đổi một bảng tính nào đó về chế độ toàn màn hình thì bạn chỉ cần kích chuột hai lần lên thanh Title (tiêu đề) của cửa sổ bảng tính đó. Bạn cũng có thể nhấn nút Maximize trên cửa sổ bảng tính hiện hành để phóng to cửa sổ hay nhấn nút Close để đóng bảng tính sau khi vừa hoàn tất công chuyện với cửa sổ đó.


Để sử dụng lại không gian làm chuyện đã thiết lập trước đó, bạn chỉ cần mở tập tin .xlw vừa làm ra (tạo) thì giao diện làm chuyện được bạn thiết lập trước kia sẽ được khôi phục. Tất cả các hiệu chỉnh hay cập nhật thông tin trong các bảng tính của workspace sẽ được Excel nhắc nhở bạn lưu lại khi bạn ra lệnh đóng workspace.


Nếu mỗi ngày, bạn đều phải thực hiện các công chuyện lặp đi lặp lại trên nhiều bảng tính. tui khuyên bạn nên dành một ít thời (gian) gian để thiết lập các kiểu không gian làm chuyện cho các bảng tính đó tùy thuộc vào yêu cầu tao tác và xử lý số liệu của chúng. Sau đó, bạn chỉ chuyện mở tập tin .xlw cho kiểu không gian làm chuyện phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn mà không nên phải tốn thời (gian) gian sắp xếp, tổ chức các bảng tính ở các lần sử dụng sau.


mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

 

[angel_lovelove97]

Chiêu thứ 2: Nhập dữ liệu đồng thời (gian) vào nhiều sheet.



Thông thường người dùng Excel có những dữ liệu muốn nhập vào nhiều sheet khác nhau. Bạn có thể dùng công cụ Group các sheet lại để có thể nhập dữ liệu đồng thời. Nhưng cũng có 1 cách khác nhanh chóng và linh hoạt hơn nếu bạn dùng vài dòng lệnh VBA.


Nhưng phải nói đến công cụ Group cái vừa nhỉ? Công cụ Group dùng để nhập dữ liệu vào nhiều sheet 1 lúc chắc có nhiều người chưa dùng đến. Nó dùng để kết nối các sheets với nhau trong phạm vi work book.


1. Group các sheet lại bằng tay:




Để nhóm các sheet lại, các bạn chỉ chuyện click chọn sheet thứ nhất, nơi bạn sẽ nhập liệu từ bàn phím vào, rồi vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên những sheet khác mà bạn muốn nhập liệu đồng thời. Khi bạn gõ bất kỳ cái gì vào sheet hiện hành, dữ liệu đó cũng sẽ tự động nhập vào các sheet còn lại trong nhóm. Điệp vụ trả tất nhanh chóng (nghe tương tự 007 nhỉ).



Để thoát khỏi tình trạng group, bạn chỉ chuyện hay click chọn 1 sheet khác ngoài nhóm, hay click chuột phải lên tên 1 sheet trong nhómbất kỳ, chọn Ungroup Sheets. Hoặn nếu bạn chỉ muốn gỡ 1 trong số các sheet ra khỏi nhóm, hãy Ctrl click vào tên sheet đó.


Khi 2 hay nhiều sheet Group với nhau, trên thanh tiêu đề của Windows sẽ có chữ [Group] (tronh ngoặc vuông). Nhìn vào đó bạn có thể biết bạn vẫn còn đang trong tình trạng group các sheets.






Trừ khi bạn có cặp mắt sắc như chim ưng, hay bén như dao cạo, thường thì bạn không để ý đến dấu hiệu này, bạn sẽ quên và không ungroup khi công chuyện đã xong. Chính vì thế tui khuyên bạn ngay khi thực hiện xong thao tác nhập liệu hàng loạt vào các sheet, phải ungroup chúng ngay.



Dù phương pháp này là dễ nhất, nhưng có nghĩa là bạn phải nhớ và nhớ group và ungoup khi cần, nếu không bạn sẽ vô tình ghi đè lên dữ liệu ở những sheet mà bạn không nhìn thấy trên màn hình hiện thời. Thí dụ như bạn chỉ muốn ghi cùng lúc dữ liệu vào 1 vùng nào đó của các bảng tính, còn ngoài vùng đó thì dữ liệu các sheet phải khác nhau. Thế nhưng khi các sheet vừa group rồi thì nó có thèm quan tâm bạn đang nhập liệu ở vùng nào đâu?


2. Group các sheet lại 1 cách tự động:




Bạn có thể giải quyết vấn đề trên bằng cách dùng 1 đoạn code VBA hết sức đơn giản. Để đoạn code làm chuyện được, nó phải được đặt trong các sự kiện của riêng sheet nào bạn muốn. Để vào trang soạn thảo code của sheet nào, thì click phải chuột vào tên sheet đó và chọn View Code.



Bạn có thể chọn 1 trong các sự kiện của sheet, những sự kiện chỉ liên quan đến sheet đó như đổi ô chọn, thay đổi nội dung 1 ô, kích hoạt sheet, thoát khỏi sheet, … để thực thi đoạn code VBA của mình.



Thường thì bạn được đưa thẳng đến trang soạn thảo code riêng của sheet nếu bạn chọn View Code như trên hướng dẫn. Bạn có thể kiểm tra lại quả thực nó thuộc về sheet bạn chọn hay không bằng cách nhìn vào cửa sổ VBA Project bên trái, nếu bạn thấy dạng thư mục This Workbook – Sheetname và 1 sheet đang chọn thì đúng. nếu không bạn phải tìm đúng sheet bạn cần và doubled click nó.



Trước tiên bạn phải đặt name cho vùng ô bạn muốn nhập dữ liệu trùng trong các sheet, giả sử là “MyRange”.


Sau đó gõ đoạn code này vào khung soạn thảo bên phải:


PHP Code: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then

Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select

Else

Me.Select

End If

End Sub 




Trong đoạn code trên, sheet5 được ghi đầu tiên trong mảng Array, vì bạn muốn nó là sheet mà bạn sẽ gõ dữ liệu nhập vào. Bạn có thể chọn những sheet khác để group chúng lại bên dưới sheet5. Sau khi gõ code xong, hay nhấn nút View Object, hay nhấn nút View Microsoft Excel, hay nhấn Alt- Q, Alt-F11 hay đóng hẳn cửa sổ VBA trở về màn hình Excel. Lưu bảng tính lại.






Cần nhắc lại rằng đoạn code trên phải nằm trong sheet được khai báo đầu tiên của Array, là sheet mà bạn sẽ nhập dữ liệu từ bàn phím.



Khi bạn vừa hoàn tất, mỗi khi bạn click chọn 1 ô nào đó trong sheet5, đoạn code sẽ kiểm tra xem ô bạn chọn có nằm trong vùng vừa đặt tên “MyRange” không. Nếu đúng, code sẽ Group các sheet lại với nhau để bạn nhập dữ liệu hàng loạt sheets. Nếu không phải, nó ungroup chúng ra bằng cách đơn giản là kích hoạt sheet hiện hành. Dùng đoạn code trên sẽ tiện lợi ở chỗ nó giải phóng bạn khỏi cái chuyện phải nhớ Group khi bắt đầu và UnGroup khi kết thúc nhập liệu trong vùng chọn.



Bây giờ nếu bạn muốn những dữ liệu như nhau được nhập vào các sheet chọn, nhưng ở những vị trí khác nhau, hãy dùng đoạn code khác:


PHP Code: Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)

If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then

With Range("MyRange")

.Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")

.Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")

End With

End If

End Sub 




Đoạn code này cũng phải được đặt trong khung soạn thảo của riêng sheet5.






Đoạn code này hoạt động khác với đoạn code trên. Khi bạn thay đổi nội dung của 1 ô nào đó, code sẽ xác định xem ô hiện hành có nằm trong vùng "MyRange" hay không, nếu phải thì copy nguyên vùng "MyRange" (của sheet5) và paste vào đồng thời (gian) ô A1 của sheet1 và D10 của sheet2. Ngược lại thì không làm gì cả.


Mong rằng tuyệt cú cú chiêu này giúp bạn tiết kiệm thời (gian) gian và bộ nhớ của chính bạn. Hẹn gặp lại ngày mai với tuyệt cú cú chiêu số 3.


mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

 

[bix_vix]

Chiêu thứ 3: Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định



Mặc dù Excel có hỗ trợ chuyện bảo vệ cho bảng tính (Protect Sheet, Protect Workbook), nhưng công cụ thô sơ này không bao gồm chuyện chỉ cho phép người sử dụng một số đặc quyền hạn chế - trừ khi bạn làm theo những chiêu sau đây.



Bạn có thể quản lý chuyện tương tác với các bảng tính của bạn bằng cách giám sát và đáp ứng các sự kiện. Các sự kiện (event), là những hành động xảy ra khi bạn làm chuyện với các bảng tính hay các Sheet. Những sự kiện này thường bao gồm chuyện mở (open) một bảng tính, lưu (save) nó, và đóng (close) nó. Bạn có thể bảo Excel chạy những mã Visual Basic (macro) một cách tự động khi xảy ra bất kỳ một trong những sự kiện như thế.



Tuy nhiên, bạn nên biết rằng, người sử dụng có thể vượt qua tất cả những mã bảo vệ bởi Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa chuyện thực thi các macro: Nhấn nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security]. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros with notification [E2003: mức Medium], mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có thời cơ để tắt các macro. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification [E2003: mức High], Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính. Nói cách khác, khi nên phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử dụng sẽ chọn một mức an toàn thích hợp để cho phép sử dụng các macro.


Ngăn chận chuyện lưu lại bảng tính với một tên khác



Bạn có thể thiết lập thuộc tính "Read only" cho bất kỳ một bảng tính nào, bằng cách nhấn Office ➝ Save, nhấn nút Tools, chọn General Options [E2003: File | Save As | Tools | General Options] và kích hoạt hộp kiểm Read only recommended. Việc này ngăn chận người sử dụng lưu lại những thay đổi trên bảng tính, trừ bay họ lưu lại bảng tính với một tên khác hay lưu vào một nơi khác.



Tuy nhiên, có thể điều bạn muốn là không cho lưu lại bảng tính của bạn với tên khác, cũng không cho lưu vào một nơi khác. Nói cách khác, bạn muốn người khác chỉ có thể lưu lại bảng tính này với chính tên gốc của nó, chứ không được sao chép nó. Điều này đặc biệt hữu dụng khi có nhiều người cùng sử dụng chung một bảng tính, và bạn không muốn trong ổ cứng của mình đầy dẫy những bản sao của bảng tính này, cho dù là với một tên khác, hay ở một thư mục khác.



Sự kiện Before Save mà tui sắp nói đến vừa có từ thời (gian) Excel 97. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này chỉ xuất hiện ngay trước khi bảng tính được lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời (gian) việc lưu lại bảng tính, đưa ra một cảnh báo, và không cho Excel lưu bảng tính.



Trước khi tự thực hiện điều này vào bảng tính, hãy chắn chắn rằng bạn vừa lưu lại bảng tính của bạn. Bởi vì chuyện đưa đoạn code sau đây vào môt bảng tính chưa được lưu, có thể sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối.



Để đưa đoạn code sau vào bảng tính, bạn hãy chọn Develope ➝ Visual Basic (hay nhấn Alt+F11), và nhấp đúp chuột vào mục ThisWorkbook trong khung
Project Explorer. Nếu trên Ribbon của bạn không có mục Develope, bạn hãy vào trong Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show Develope tab in the Ribbon, rồi nhấn OK. [E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel ở ngay bên trái menu File trên thanh menu, và chọn mục View Code, như minh họa ở hình bên dưới]:


Sử dụng Quick access menu (trong Excel 2003) để nhập code áp dụng cho workbook


Bạn hãy nhập đoạn code sau đây vào cửa sổ VBE. Sau khi nhập xong, nhấn Alt+Q để trở về Excel, rồi lưu lại bảng tính:
PHP Code:    Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _

    Cancel As Boolean)

    Dim lReply As Long

    If SaveAsUI = True Then

    lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this workbook as another name." _ 

    & "Do you wish to save this workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)

    Cancel = (lReply = vbCancel)

    If Cancel = False Then Me.Save

    Cancel = True

    End If

    End Sub 




Thử một tí. Bạn nhấn Ctrl+S (hay gọi lệnh Save) xem. Bảng tính của bạn lưu bình thường. Bây giờ bạn nhấn F12 (hay gọi lệnh Save as), bạn sẽ gặp một cảnh báo, nói rằng bạn không thể lưu lại bảng tính này dưới bất kỳ một tên nào khác, trừ bay bạn vô hiệu hóa các macro.



Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hay code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng lớn là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx).


Ngăn chận chuyện in một bảng tính



Đôi khi bạn phải rời bàn làm chuyện đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn vừa làm công chuyện ngăn chận chuyện có ai đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như vừa nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE:

PHP Code: Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

    Cancel = True

    MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation

    End Sub 

Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không có gì xảy ra. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hay là chương trình Excel có lỗi!



Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau:

PHP Code:  Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

    Select Case ActiveSheet.Name

    Case "Sheet1", "Sheet2"

    Cancel = True

    MsgBox "Sorry, you cannot print this sheet from this workbook", _

    vbInformation

    End Select

    End Sub 

Dĩ nhiên bạn có thể thêm vào bất kỳ Sheet nào có trong bảng tính của bạn. Chỉ chuyện nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép. Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy.


Ngăn chận chuyện chèn thêm Sheet vào một bảng tính



Excel có chức năng Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc của bảng tính như thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên các Sheet. Tuy nhiên, có thể bạn chỉ muốn ngăn chận chuyện thêm Sheet thôi, còn những chuyện khác thì vẫn cho phép. Đoạn code sau đây giúp bạn làm chuyện đó:

PHP Code: Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)

    Application.DisplayAlerts = False

    MsgBox "Sorry, you cannot add any more sheets to this workbook", _

    vbInformation

    Sh.Delete

    Application.DisplayAlerts = True

    End Sub 

Khi có ai đó chèn thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: "Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này", rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp thông báo được nhấn. Công dụng của dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp thông báo xác nhận chuyện xóa một Sheet nào đó trong Excel.



Một cách khác để ngăn chận chuyện chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook trong nhóm Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows [E2003: Tools | Protection | Protect Workbook... đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure] và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như vừa nói ở đầu bài, chuyện này sẽ ngăn chận hết tất cả thao tác với các Sheet trong bảng tính.

mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

 

[t_naomi_w2000]

Chiêu thứ 4: Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết



Exel luôn luôn thông báo hay nhắc nhở bạn xác nhận các hành động và thao tác của bạn. Bài này sẽ chỉ dẫn bạn cách loại bỏ các thông báo hay nhắc nhở.



Các kiểu thông báo mà tui đề cập ở đây chính là các câu hỏi mà Excel hỏi bạn có cho macro hoạt động hay không hay là các thông báo về các hành động xóa một trang bảng tính. Sau đây là một số loại thông báo của Excel:

Thông báo kích hoạt Macro trong khi trong workbook không có macro



Lỗi này phát sinh do bạn vừa từng thực hiện ghi macro trong workbook, và mặc dù bạn vừa xóa tất cả các mã lệnh macro nhưng trong các lần mở workbook sau đó Excel vẫn thông báo bạn là trong workbook có chứa macro.



* Xóa macro: vào ngăn Developer | chọn Macro | chọn các macro và nhấn Delete để xóa [E2003: Tools | Macro | Macros].


* Bạn chỉ nhận được thông báo kích hoạt macro khi thiết lập mức an toàn là “Disable all macro with notification” [E2003: mức Medium].


* Nếu mức an toàn được thiết lập là “Enable all macors” [E2003: mức Low] thì các macro sẽ tự động kích hoạt mà không có tiếng kêu cảnh báo.


* Nếu mức an toàn là “ Disable all macros without notification” [E2003: mức High] thì các macro tự động bị khóa lại không được phép thực thi.



Khi bạn ghi một macro, Excel chèn một module vào để chứa các lệnh của bạn và các hàm. Vào lúc mở một bảng tính, Excel kiểm tra xem bảng tính có chứa module nào không và chúng rỗng hay đang chứa các mã lệnh. Việc xóa các macro của bảng tính sẽ xóa tất cả các mã lệnh chứa bên trong module mà không xóa các module – tương tự như chuyện uống cạn lon sửa và bỏ lại vỏ hộp sửa vào lại tủ lạnh. Do vậy, bạn nên phải xóa đi các module này theo chỉ dẫn sau



Chọn ngăn Developer | chọn nút Visual Basic tại nhóm Code hay nhấn tổ hợp phím ALT+F11 [E2003: Tools | Macro | Visual Basic Editor (VBE) và chọn View | Project Explorer].





Các nút lệnh trên ngăn Developer


Nếu không thấy cửa sổ Project thì bạn vào View và chọn Project Explorer hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+R





Cửa sổ Project Explorer
Nhấp chuột lên các ký hiệu (+) để xem các thánh phần bị ẩn của các nhánh con trong cửa sổ Project và hãy tìm đến các module. Bạn nhấp phải chuột lên từng module và chọn lệnh Remove Module từ thực đơn ngữ cảnh. Nếu được hỏi có xuất module ra thành tập tin thì hãy chọn No. Nhấn tổ hợp ALT+Q để đóng cửa sổ VBE.

Thông báo nhắc nhở lưu trữ trong khi không có sự thay đổi nào



Bạn có thể nhận thấy rằng đôi khi bạn chỉ mở một bảng tính và xem một số thông tin trong đó mà Excel cũng nhắc nhở bạn lưu lại các thay đổi trong Personal Macro Workbook mặc dù bạn không hề thay đổi gì trong đó. Có thể bạn vừa biết hay chưa, bạn vừa có sử dụng một hàm volatile (là hàm trong đó có sử dụng cách volatile) trong Personal Macro Workbook của mình.



Một personal macro workbook là một bảng tính ẩn được làm ra (tạo) ở lần đầu tiên bạn ghi macro (Tools | Macro | Record NewMacro) với tùy chọn “Personal Macro Workbook” tại “Store Macro in”. Macro này sẽ được mở mỗi khi bạn sử dụng Excel. Một hàm volatile sẽ làm bảng tính tự động tính toán lại mỗi khi bạn thực hiện một thao tác nào đó trong Excel, bao gồm cả chuyện mở và đóng bảng tính hay ứng dụng Excel. Hai trong số các hàm volatile phổ biến là hàm Today() và Now().




Hộp thoại Record Macro


Vì thế, mặc dù bạn chắc chắn là mình không có thay đổi gì trong bảng tính nhưng các hàm volatile này vẫn đang hoạt động âm thầm. Điều này được tínhcoi nhưmột sự thay đổi và Excel sẽ thông báo việc lưu trữ mặc dù không tồn tại bất kỳ sự thay đổi nào trong bảng tính.



Nếu bạn muốn Excel dừng chuyện thông báo lưu trữ các thay đổi mà bạn không hề thực hiện, bạn có một vài cách thực hiện. Cách dễ thấy nhất là ta không lưu các hàm volatile trong Personal Macro Workbook và nên xóa bỏ tất cả các hàm volatile đang có trong đó. Hoặc, nếu bạn cần các hàm volatile nhưng không muốn Excel lưu lại các thay đổi không nhìn thấy này bạn có thể thêm đoạn code sau vào Workbook module của Personal Macro Workbook để đánh lừa nó là bảng tính vừa được lưu rồi.

PHP Code: Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)

  Me.Saved = True

  End Sub 

Để mở Personal Macro Workbook bạn vào View | Unhide trong nhóm Window [E2003: Window | Unhide], chọn Personal.xls từ hộp thoại Unhide và nhấp nút OK. Nhấn tổ hợp phím ALT+F11 để vào cửa sổ VBE, sau đó nhấp phải chuột lên ThisWorkbook từ Personal.xls trong cửa sổ Project rồi chọn View Code và nhập đoạn mã trên vào. Sau khi nhập xong, bạn nhấn tổ hợp phím ALT+Q để đóng của sổ VBE lại.



Tất nhiên, nếu bạn có sử dụng hàm volatile để tính toán lại bảng tính và bạn muốn lưu các thay đổi này thì bạn dùng đoạn mã sau thay cho đoạn mã nêu trên.

PHP Code: Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)

  Me.Save

  End Sub 




Đoạn mã trên sẽ lưu lại Personal Macro Workbook một cách tự động mỗi khi nó được mở.

Dừng các thông báo của Excel về các macro vừa ghi



Một trong số nhiều hạn chế của chuyện ghi macro là không tự thêm vào các lệnh loại bỏ các thông báo khi thực thi. Ví dụ như bạn ghi một macro xóa một worksheet và khi thực thi macro này bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận chuyện xóa worksheet. Muốn tắt thông báo này, bạn làm như chỉ dẫn sau:



Chọn ngăn Developer | Macros tại nhóm Code hay nhấn ALT+F8 [E2003: Tools | Macro | Macros] để gọi hộp thoại Macro. Tại Macro in chọn “All Open Workbooks”, chọn tên macro mà bạn vừa ghi và nhấn nút Edit. Đặt con trỏ lên trước dòng lệnh đầu tiên của thủ tục và nhập vào dòng lệnh sau:



Application.DisplayAlerts = False



Tại sau dòng lệnh cuối cùng, bạn thêm vào:



Application.DisplayAlerts = True



Macro của bạn sau khi thêm 2 dòng lệnh trên sẽ tương tự như sau:

PHP Code: Sub MyMacro( 

  '

  ' MyMacro Macro

  

  Application.DisplayAlerts = False

  ActiveSheet.Delete

  Application.DisplayAlerts = True

  End Sub 

Lưu ý rằng, bạn vừa bật chức năng thông báo của Excel lại tại dòng lệnh cuối cùng của macro. Nếu bỏ dòng lệnh này, bạn sẽ không bao giờ nhận được các thông báo nữa và điều này có thể gây nguy hại vì có thể bạn vô tình thực hiện một thao tác nhầm lẫn nghiêm trọng nào đó mà không hề nhận được thông báo để xác nhận hành động.


mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

 

[heoxinh_1011]

Hay thiệt,kiến thức thật mênh mông.Mình thích lắm nhưng sắp bị tẩu hỏa nhập ma rồi.

Nhưng vẫn chờ bạn những bài mới.



Sài gòn đầy bụi và lôcốt

 

[yenbeckham]

hjhj! đúng là SG đầy bụi và locot..... riếc mà chỉ muốn ở nhà mà thôi.


Hum nay tớ up típ 1 chiêu nữa nak tất cả người.


Chiêu thứ 5: Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra



Đôi khi bạn có những thông tin trên 1 sheet nào đó và bạn không muốn người dùng đọc được. Bạn muốn có 1 khu vực (có thể là 1 sheet) ghi chép những dữ liệu, công thức, những rõ hơn vụn vặt và không muốn cho ai nhìn thấy.



Thí dụ như 1 sheet chứa những vùng làm dữ liệu cho Data Validation, Combobox, những tên biến và giá trị biến dùng làm const trong VBA, những thông tin nhạy cảm và những thứ khác. Mặc dù bạn có thể dấu sheet đó bằng cách chọn View ➝Hide trong mục chọn Window (đối với Excel 2003 là Format ➝Sheet ➝Hide), nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn làm cách khác để người dùng không thể chọn View ➝ Unhide trong mục chọn Window (đối với Excel 2003 là Format ➝Sheet ➝ Unhide).





Bạn cũng có thể dùng chức năng khoá bảng tính, nhưng nó vẫn được nhìn thấy. Hơn nữa bạn không thể khoá những ô chứa dữ liệu kết nối với những control làm ra (tạo) bởi thanh công cụ Form.



Thay vì vậy, bạn hãy thiết lập trạng thái cho sheet dạng xlVeryHidden. Vào Developer ➝Visual Basic hay nhấn Alt-F11 để vào trang soạn thảo VBE (đối với Excel 2003 thì vào menu Tools ➝Macro ➝Visual Basic Editor và nhìn bên trái trong khung Project Explorer, nếu không thấy thì chọn View - Project Explorer. Tìm tên file và bấm vào dấu cộng để hiện ra các tên sheet. Chọn tên sgeet nào bạn muốn dấu, mở khung Property bằng cách vào menu View – Property Window (hay nhấn F4). Chọn tab Alphabetic, tìm dòng Visible và chọn 2- xlsSheetVeryHidden. Nhấn Alt-Q để trở về trang tính Excel, lưu sự thay đổi này. Sheet của bạn sẽ chẳng bao giờ có thể thấy được bằng cách thông thường trên menu View – Unhide hay Format – Sgeet – Unhide.



Để thấy trở lại, bạn phải vào chỗ cũ, chọn lại -1 – xlSheetVisible



mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

 

[nickylee.cleenex]

Chiêu thứ 6: Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template)

Nếu như bạn thường xuyên phải thực hiện cùng một kiểu trình bày cho bảng tính của mình, bạn có thể tự thiết kế ra một bảng tính mẫu cho riêng bạn, là một bảng tính vừa có sẵn tiêu đề, một số cột, một số hàng nào đó, thậm chí là cả Name và công thức; đồng thời (gian) còn có thể làm ra (tạo) ra một hộp thoại riêng vào trong Thư viện các Templates của Excel.



Không biết là, có khi nào bạn sử dụng các Template không? Nghĩa là thay vì nhấn Ctrl+N để làm ra (tạo) một bảng tính mới, thì bạn nhấn vào nút Office, chọn lệnh New [E2003: File | New], và chọn ra một kiểu bảng tính vừa được thiết kế sẵn trong thư viện các Template, sau đó sửa lại bảng tính này thành cái của mình?




Chọn một bảng tính vừa được thiết kế sẵn trong thư viện Templates của Excel



Nếu bạn vừa từng thấy, vừa từng sử dụng những bảng tính vừa đươc thiết kế sẵn này, ắt bạn sẽ thấy sự hữu dụng của nó, nhờ nó mà chúng ta tiết kiệm được bao nhiêu là thời (gian) gian cho chuyện thiết kế và trình bày.



Và, trong công việc, nếu như bạn cứ phải thường xuyên thiết kế những bảng tính có cấu trúc tương tự nhau, tui nghĩ rằng chuyện bạn thường làm là mở một bảng tính vừa có, xóa đi phần nội dung và lưu lại với tên khác, phải không? Nhưng cách làm này, đôi khi do sơ ý, bạn sẽ xóa luôn cả những công thức mà bạn vừa mất hàng giờ để nghĩ ra, rồi phải mất thời (gian) gian cho những thao tác xóa... Vậy, có bao giờ bạn nghĩ đến chuyện sẽ làm một cái tương tự như những Template có sẵn của Excel không? Để mỗi khi cần loại một bảng tính nào đó (một bảng lương, một bảng chấm công, một bản báo giá, v.v...) thì bạn chỉ chuyện vào trong Thư viện Templates, thậm chí là vào trong "Thư viện riêng" của bạn, lấy một cái mẫu ra rồi chỉ chuyện nhập số liệu vào? Tiết kiệm được bao nhiêu là thời (gian) gian. Chiêu thứ 6 này sẽ giúp bạn thực hiện điều tui vừa nói.


Tạo một bảng tính mẫu



Những Template cho phép bạn có sẵn một "dự án" (project), có nghĩa là bạn sẽ có sẵn môt bảng tính, bao gồm phần tiêu đề của bảng tính, một số hàng và cột với các tiêu đề của nó, các công thức, và cả các Name (nếu có).. Ví dụ, đây là Template BillingStatement1 có sẵn trong Excel 2007:


Template BillingStatement1 có sẵn trong Excel 2007



Bạn cũng có thể làm ra (tạo) ra một cái tương tự vậy, sau đó lưu lại thành một Template. Việc này không có gì khó. Bạn mở một bảng tính mới, làm ra (tạo) ra một cái sườn: tô màu, định dạng, đặt Name, thiết kế công thức, v.v... như bình thường bạn vẫn làm, nhưng khoan nhập dữ liệu vào. Bạn hãy xóa hết các Sheet không cần thiết, chỉ giữ lại những Sheet vừa được thiết kế thôi. hay bạn có thể mở một bảng tính vừa có sẵn, xóa hết những dữ liệu thô, chỉ giữ lại phần trình bày. Sau đó, bạn nhấn F12 (Save as...) rồi chọn Excel Template:




Chọn loại file là Excel Template trong cửa sổ Save



Bạn hãy đặt cho nó một cái tên dễ nhớ, rồi nhấn Save. Theo mặc định thì Excel sẽ lưu bảng tính mẫu này vào Thư mục chứa các Template vừa được làm ra (tạo) ra khi bạn cài đặt Excel 2007:




Excel sẽ tự động chọn thư mục để lưu các Template



Mỗi khi cần sử dụng một bảng tính có cấu trúc y hệt bảng tính bạn vừa lưu với dạng Template như ở trên, bạn nhấn nút Office ➝ New [E2003: File | New], rồi chọn tiếp My Templates... ở cửa sổ New Workbook:





Chọn My Template để mở các bảng tính mẫu vừa lưu




Các bảng tính mẫu mà bạn vừa tạo ra và lưu lại như tui đã trình bày ở trên, sẽ hiện ra. Bạn chỉ chuyện chọn mẫu bạn cần, rồi nhấn OK.




Excel sẽ tự động chọn thư mục để lưu các Template


Tạo một tab riêng trong cửa sổ My Templates



Như bạn vừa thấy ở hình ngay phía trên đây, khi bạn nhấn My Templates trong cửa sổ New Workbook, một cửa sổ New sẽ mở ra. Để ý một tí, bạn sẽ thấy cửa sổ này có dạng những cái tab. Nhưng hiện giờ nó chỉ nó mỗi một tab My Templates thôi. Giả sử bạn vừa tạo ra rất nhiều bảng tính mẫu, thay vì "nhét" tất cả vào một chỗ, bạn có muốn làm ra (tạo) thêm những tab riêng cho mỗi loại mẫu không? Ví dụ, tab "Báo cáo thuế", tab "Báo giá", v.v... hay đại loại như thế ?



Khi bạn nhấn F12 để lưu lại với dạng Template như tui đã trình bày ở phần trên, thì thay vì để Excel chọn thư mục lưu tự động, bạn hãy nhấn nút Create New Folder:




Nhấn nút Create New Folder để làm ra (tạo) thêm tab cho các Template


Một hộp thoại sẽ mở ra, và bạn nhập một cái tên cho nhóm biểu mẫu mà bạn muốn. Ở đây, tui tạo thêm một nhóm là "Báo cáo thuế" để lưu những bảng tính sẽ dùng để in ra các báo cáo nộp cho cơ quan thuế, nhấn OK, đặt tên cho Template, và nhấn Save. Vậy là xong rồi đó. tui mở thử ra cho bạn xem nhé:




Bạn thấy không, trong cửa sổ New này, vừa có thêm một tab mới là "Báo cáo thuế". Hay chứ nhỉ!



Một điều lưu ý, chắc là không thừa. Tất cả những Template và những thư mục mà bạn vừa tự làm ra (tạo) ra trong bài này, đều nằm ở đây:



C:\Documents and Settings\Owner\Application Data\Microsoft\Template



Với Owner là tên của Acount mà bạn vừa tạo ra khi sử dụng Windows. tui vừa thử thay đổi nơi lưu các Template này, nhưng không được. Khi chọn My Template trong cửa sổ New Workbook, Excel chỉ liệt kê những Template nào nằm ở trong cái đường dẫn ở trên đây mà thôi. Do đó, khi cài đặt lại Windows, có thể bạn sẽ mất hết tất cả những gì nằm trong thư mục C:\Documents and Settings... Vậy, điều lưu ý ở đây là, bạn nên làm ra (tạo) ra những bản sao dựphòng chốngcho các Template này, cất giữ cẩn thận. Sau này, khi có phải cài đặt lại Windows, bạn chỉ chuyện chép các bản sao vào đúng chỗ của nó (chính là cái đường dẫn trên đây), là có thể sử dụng tiếp.

mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)
Chúc các bạn có thêm thật nhiều thời (gian) gian hữu ích sau khi áp dụng chiêu này.

 

[traitimnay_danhtang_nguoiemyeu]

Hay thiệt! Đúng như mình vừa nghe câu này ờ đâu không nhớ "Học ,học nữa học mãi/học để biết mình ngu cỡ nào"

Thank bạn nhiều,chờ bạn.......gửi chiêu 7.

 

[[email protected]]

Thank bạn vừa ủng hộ topic này.^^

 

[Banning]

Chiêu thứ 7: Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook



Nếu bạn vừa tốn quá nhiều thời (gian) gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet (trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong chuyện tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho chuyện điều hướng trong bảng tính.



Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể làm ra (tạo) một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động làm ra (tạo) ra bởi mã VBA, hay là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở đây).


Tạo chỉ mục thủ công



Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ như tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và làm ra (tạo) các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập.



Để làm ra (tạo) hyperlink bạn chọn tên sheet, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm Links [E2003: Insert | Hyperlinks] hay nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink.




Hộp thoại Insert Hyperlink


Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để trả tất.



Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên worksheet không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì trang chỉ mục.


Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA



Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động làm ra (tạo) ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự động làm ra (tạo) ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được làm ra (tạo) lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn.



Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một worksheet mới vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa làm ra (tạo) và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hay nhấn tổ hợp phím Alt+F11.



Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code:


PHP Code: Private Sub Worksheet_Activate()

  Dim wSheet As Worksheet

  Dim lCount As Long

  lCount = 1

      

With Me

   .Columns(1).ClearContents

   .Cells(1, 1) = "INDEX"

End With


For Each wSheet In Worksheets

   If wSheet.Name <> Me.Name Then

     lCount = lCount + 1

     With wSheet

         .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index

         .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _

          "Index", TextToDisplay:="Back to Index"

     End With

     Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _

     "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name

  End If    

Next wSheet

End Sub 




Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và sau đó chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate.



Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet của bạn vừa được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến chuyện thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn.




Thêm thuộc tính cho workbook



Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink được làm ra (tạo) ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng vừa liên kết đến các Name trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.



Thêm thuộc tính Hyperlink base: Vào Office | Prepare | Properties | Document Properties | chọn Advanced Properties [E2003: File | Properties | Summary] và nhập vào hyperlink base. Ví dụ như chúng ta nhập vào

You must be registered for see links

Siêu liên kết trước và sau khi thêm Hyperlink base


Thêm lệnh gọi chỉ mục vào trình đơn ngữ cảnh



Cách thứ ba sẽ chỉ dẫn bạn thêm một lệnh vào trình đơn ngữ cảnh để gọi danh sách các worksheet trong workbook và bạn có thể chọn lệnh này bằng cách kích phải chuột vào vùng bảng tính bất kỳ. Đoạn mã sau sẽ gọi thanh lệnh Tabs của workbook như hình sau:




Thêm lệnh “Sheet Index” vào trình đơn ngữ cảnh



Nhấn Alt+F11 để mở cửa sổ VBE, sau đó nhập đoạn mã sau vào cửa sổ Code của ThisWorkbook:

PHP Code: Private Sub Workbook_SheetBeforeRightClick(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)

    Dim cCont As CommandBarButton

    On Error Resume Next

    Application.CommandBars("Cell").Controls("Sheet Index").Delete

    On Error GoTo 0

    Set cCont = Application.CommandBars("Cell").Controls.Add _

                (Type:=msoControlButton, Temporary:=True)

    With cCont

        .Caption = "Sheet Index"

        .OnAction = "IndexCode"

    End With

End Sub 




Tiếp theo, bạn vào Insert | Module và nhập vào đoạn mã sau:

PHP Code: Sub IndexCode()

      Application.CommandBars("workbook Tabs").ShowPopup

End Sub 




Đoạn mã trên sẽ thực thi mỗi khi bạn chọn lệnh “Sheet Index” từ trình đơn ngữ cảnh và bạn phải đặt nó trong Module thì Excel mới có thể thấy được thủ tục này.



Nhấn Alt+Q để đóng cửa sổ VBE trở về bảnh tính Excel. Kể từ lúc này, bạn nhấp phải chuột tại bất kỳ ô nào trong bất kỳ worksheet nào thì trong trình đơn ngữ cảnh sẽ có thêm lệnh “Sheet Index” giúp bạn điều hướng đến bất cứ worksheet nào trong workbook một cách dễ dàng.

mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)



Tập tin đính kèm:

You must be registered for see links

 

[o0o_barbi3_doll_pink_o0o]

Rất Thank bạn!Nhưng thực sự tui không thể nhồi nhét vô nổi nữa.

Tất cả những bài của bạn tui đều lưu lại để ngâm cứu từ từ.

Luôn chờ bạn những bài mới!

 

[Brodi]

Chiêu thứ 8: Giới hạn vùng cuộn của bảng tính



Nếu bạn không muốn thanh cuộn kéo bảng tính lên xuống hay qua phải nhiều, hay bạn có dữ liệu ở 1 vùng nào đó mà không muốncho nguời dùng xem, bạn có thể giới hạn vùng nhìn được của bảng tính trong phạm vi bạn cho phép.


Các bảng tính làm ra (tạo) bởi Excel 2007 có số cột tối đa 16.384, Excel trước đó là 256 (từ A đến IV), và có số dòng tối đa là 1.048.576 (trước đó là 65.536). Nhưng thường thì bạn hiếm khi sử dụng hết. Bạn có thể giới hạn chỉ cho người dùng xem trong 1 phạm vi nào đó, còn dữ liệu nhạy cảm, bạn để ngoài vùng đó. Ngoài ra nó còn hạn chế khi ai đó vô tình kéo thanh cuộn xuống dòng 500.000 và đến lượt người khác la làng rằng kéo mãi chẳng thấy cái gì mà xem.


Bạn có thể dùng cách đơn giản là dấu (Hide) những dòng và cột muốn dấu hay bằng cách định nghĩa 1 vùng cho phép xem hay chỉ kích hoạt vùng có dữ liệu.

1. Dấu dòng và cột:


Cách dễ nhất là dấu những dòng và cột không dùng đến:


Trên sheet hiện hành, xác định dòng cuối có dữ liệu, nhấn chọn dòng dưới nó, nhấn thêm cùng lúc Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn đến cuối dòng cuối cùng (1.048.576). Sau đó trong tab Home, chọn Format Hide & Unhide – Hide Rows trong Excel 2007 hay Format - Row - Hide trong 2003 trở về trước, hay click phải chuột và chọn Hide.


Làm tương tự như vậy để dấu những cột không dùng đến: tìm cột cuối, click chọn cột kế bên, nhấn Ctrl + Shift + mũi tên sang phải, chọn hide columns.


Kết quả như hình, vùng làm chuyện bị trùm 1 màu tăm tối chung quanh và chẳng ai có thể kéo đi đâu được nữa:




2. Xác định 1 vùng sử dụng bằng Property:


Bằng cách sử dụng Property của sheet trong VBA, bạn có thể ấn định vùng làm chuyện trong phạm vi mong muốn. Thực hiện như sau:


Nhấn chuột phải vào tên sheet trong tab Sheet Names, chọn View code, hay nhấn Alt + F11, chọn đúng tên sheet trong cửa sổ Project Explorer, rồi xuống khung Property, tìm dòng ScrollArea gõ vào địa chỉ vùng mong muốn thí dụ $A$1:$H$50.





Quay trở lại bảng tính và thử kéo thanh cuộn, ta thấy chỉ có thể cuộn xuống đến dòng 50 và cuộn ngang đến cột H là tối đa, không cuộn được nữa.


Tuy vậy, Excel không lưu tính chất này khi lưu bảng tính, nên lần sau mở file lên phải set Property lại. Do đó ta phải viết 1 đoạn code thực hiện điều này mỗi khi kích hoạt sheet. Vào vùng soạn thảo code của đúng sheet mình muốn, chọn sự kiện worksheet_activate:

PHP Code: Private Sub Worksheet_Activate (  

Me.ScrollArea = "A1:H50" 

End Sub 




Bây giờ mỗi khi kích hoạt bảng tính, VBA sẽ ấn định vùng giới hạn như mong muốn.


Mặc dù không có vùng bao quanh tăm tối như cách trên, nhưng bạn không thể nào cuộn ra khỏi vùng, bạn cố chọn 1 ô nằm ngoài vùng cho phép cũng không được, kể cả cột I, J, K dù bạn có ngó thấy cũng chỉ để thèm thôi.


Thậm chí với những đoạn code VBA bạn làm ra (tạo) sau này, trong đó có câu lệnh select 1 vùng nằm ngoài vùng cho phép, hay chọn nguyên cột nguyên dòng, cũng không chọn được.


Để có thể thực thi các đoạn code trên bạn phải cho vào code 2 dòng lệnh:


Đầu code thêm dòng: ActiveSheet.ScrollArea = ""


Cuối code thêm dòng: ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50"


Thí dụ:


PHP Code: Sub MyMacro(  

ActiveSheet.ScrollArea = "" 

Range("Z100").Select 

Selection.Font.Bold = True 

ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50" 

Sheets("Daily Budget").Select 

ActiveSheet.ScrollArea = "" 

Range ("T500").Select 

Selection.Font.Bold = False 

ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$H$25" 

End Sub 

Đoạn code trên chọn ô Z100 trong sheet hiện hành và định dạng in đậm. Sau đó chọn ô T500 trong sheet khác, định dạng in thường (không đậm). Trước khi thực hiện chọn và định dạng ở sheet nào, phải set vùng cuộn sheet đó là “”. Sau khi định dạng,set trả vùng giới hạn cuộn theo mong muốn.

3. Chỉ kích hoạt vùng dữ liệu hiện hành:



Phương pháp này linh hoạt hơn, tự động giới hạn vùng cuộn bảng tính vừa bằng vùng dữ liệu của bảng tính mà bạn đặt code sau:


PHP Code: Private Sub Worksheet_Activate(  

Me.ScrollArea =Me.UsedRange. Address 

End Sub 




Đoạn code trên sẽ chạy mỗi khi bạn kích hoạt bảng tính mà bạn đặt code. Dù vậy cũng có hạn chế là bạn không thể thêm dữ liệu vào dòng mới hay cột mới. Bạn có thể mở rộng lớn vùng giới hạn ra thêm 5 dòng và 2 cột bằng đoạn code sau:


PHP Code: Private Sub Worksheet_Activate() 

With Me.UsedRange 

Me.ScrollArea = .Resize(.Rows.Count + 5, .Columns.Count + 2).Address 

End With 

End Sub 




Còn nếu bạn muốn hơn nữa, nhập liệu thêm 1 cách thoải mái, thì dùng 1 đoạn code nhằm reset vùng cuộn bằng nguyên sheet:

PHP Code: Sub ResetScrollArea(  

ActiveSheet.ScrollArea = "" 

End Sub 




Bạn có thể gán short key (phím tắt) cho đoạn code này bằng cách nhấn Alt F8, chọn macro ResetScrollArea, nhấn nút option, và gán 1 phím tắt thí dụ Ctrl + W.


Sau này mỗi khi bạn muốn nhập liệu, nhấn Ctrl + W trước khi nhập liệu. Khi nhập liệu xong, chỉ cần bạn kích hoạt 1 sheet khác xong quay lại sheet này, vùng cuộn lại bị giới hạn bởi đoạncode trên (Worksheet_Activate())

mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

 

[tuandungpuppy]

Nhung bai viet cua ban to thay rat bo ich nhung gia nhu không ca buc anh thi anh hoc vao hon. xinh qua troi. du sao cung rat cam on

 

[pekut3_hokranh_iuanh]

ko hiểu sao bây giờ nhìn chữ là muốn hoa cả mắt

 

[nicky_nick]

Chiêu thứ 9: Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức

Chiêu này giúp bạn cho phép người khác thay đổi các ô có chứa dữ liệu, nhưng cấm họ thay đổi các ô chứa công thức. Bạn cũng có thể bảo vệ các ô có chứa công thức mà không nên phải bảo vệ toàn bộ trang tính của bạn.



Khi làm ra (tạo) một bảng tính, thường chúng ta sẽ phải dùng đến một số công thức, và khi sẻ chia bảng tính cho tất cả người, có thể bạn muốn rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa...) những vào những ô có chứa công thức. Cách dễ nhất là cũng phổ biến nhất là Protect (bảo vệ) bảng tính. Tuy nhiên, Protect bảng tính không chỉ ngăn không cho can thiệp vào các ô chứa công thức, mà nó không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa là không ai có thể làm gì bảng tính của bạn. Đôi khi, bạn lại không muốn như vậy, bạn chỉ muốn bảo vệ các ô chứa công thức thôi, còn những ô chứa dữ liệu thì không.



Có ba giải pháp để thực hiện điều này: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năng Data-validation cho các ô chứa công thức, và tự động bật tắt chức năng bảo vệ.


Khóa các ô chứa công thức



Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ bay bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính. Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ:



Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hay nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1. Rồi nhấn nút phải chuột và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi nhấn OK:




Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked


Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special [E2003: Edit | Go To… | Special]; hay nhấn Ctrl+G hay F5 rồi nhấn vào nút Special.... Hộp thoại sau đây sẽ mở ra:




Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức


Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hay không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều được chọn), và nhấn OK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells vừa nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK.



Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm Cells, rồi nhấn vào Protect Sheet...; hay chọn Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]:




Chọn Protect Sheet từ Home




Chọn Protect Sheet từ Review


Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết:




Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet


Vậy là xong. Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ được bảo vệ, có thể không xem thấy được nếu bạn vừa chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa.


Sử dụng Data-validation



Sử dụng Data-validation, chỉ là đơn giản không cho ghi đè vào những ô có chứa công thức, nghĩa là không cho sửa công thức. Tuy nhiên, phương pháp này chỉphòng chốngngừa cho chính bạn, nghĩa là tránh chuyện táy máy sửa lại cái gì đó trong những ô chứa công thức, chứ thật ra, mặc dù vừa được "Validation", bạn vẫn có thể xóa công thức, hay dán vào những ô đó bất kỳ dữ liệu nào bạn thích... Nói chung nó không bảo vệ được gì nhiều. Nhưng cũng xin nói sơ qua về phương pháp này:



Để thực hiện, bạn hãy chọn những ô chứa ô công thức bằng chức năng Go To Specials mà tui đã nói ở trên. Rồi, với những ô chứa công thức đang được chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data trên Ribbon [E2003: Data | Validation]. Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =" " vào khung Formula, rồi nhấn OK, như hình sau:




Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức


Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hay bạn muốn sửa lại công thức, sẽ có một thông báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào. Xin nhắc lại, phương pháp này không cấm chuyện xóa hẳn công thức, cũng như dán đè thứ gì đó vào những ô chứa công thức.


Tự động bật tắt chức năng bảo vệ



Phương pháp này, sẽ tự động bật chức năng bảo vệ bảng tính (Protect) mỗi khi bạn chọn một ô vừa được khóa (locked), nhưng nó cũng sẽ tự động tắt chức năng bảo vệ khi bạn chọn một ô không bị khóa.



Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) vừa được khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa, như tui đã trình bày ở phương pháp thứ nhất. Sau đó, bạn nhấn Alt+F11, nhấn vào Sheet mà bạn muốn bảo vệ các ô vừa khóa ở trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây:

PHP Code: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

        If Target.Locked = True Then

            Me.Protect Password:="Secret"

        Else

            Me.Unprotect Password:="Secret"

        End If

    End Sub 

Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn Password:="Secret", hay nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn.



Nếu bạn lo rằng người ta có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ các code này (không cho xem) bằng cách chọn Tools ➝ VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, và nhập vào một password.



Tuy nhiên, phương pháp này cũng không hoạt động trả hảo, mặc dù nó cũng giúp bạn được phần nào chuyện bảo vệ các công thức. Từ khóa Target được sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu đến ô đang "active" ngay tại thời (gian) điểm nó được chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy, nhưng trong dãy đó, chỉ có một ô "active" mà thôi, là ô đang có màu khác với những ô còn lại). Vì lý do này, nếu một người nào đó chọn một dãy các ô (với ô "active" không bị khóa), thì người đó có thể xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect vừa được tự động bật!

mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

---------- Bài viết vừa được nhập tự động bởi hệ thống ----------

nguyentong1 Nhung bai viet cua ban to thay rat bo ich nhung gia nhu không ca buc anh thi anh hoc vao hon. xinh qua troi. du sao cung rat Thank hjx! nhìn sao mà nói ng ta xinh mới ghia......xấu ùm ak bạn ơi ..... không xinh bằng mấy gỉl vip trong 4r đâu nak.

 

[fuckof]

Chiêu thứ 10: Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng



Định dạng theo điều kiện của Excel thường được sử dụng để xác định giá trị trong phạm vi cụ thể trên bảng tính, nhưng chúng ta có thể cải tiến nó để nhận dạng sự trùng lắp dữ liệu trong một danh sách hay một bảng. Chức năng định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 vừa được cải tiến, do vậy bài chỉ dẫn này thích hợp cho các phiên bản từ Excel 2003 về trước.



Mọi người thường xuyên phải nhận diện sự trùng lắp dữ liệu trong một danh sách hay một bảng, và làm thủ công công chuyện này có thể mất nhiều thời (gian) gian và dễ mắc lỗi. Để làm cho công chuyện này dễ dàng hơn, bạn có thể chế biến công cụ định dạng theo điều của Excel một ít.



Ví dụ như, bạn có một bảng dữ liệu là vùng $A$1:$H$100. Bạn chọn nó bằng cách chọn ô trên cùng – bên trái của bảng (A1) và kéo chuột đến ô dưới cùng bên phải (H100). Điều này rất quan trọng, vì ta muốn ô A1 phải là ô hiện hành (active) trong vùng lựa chọn. Sau đó vào Format | chọn Conditional Formatting….




Lệnh định dạng theo điều kiện trong Excel 2003




Trong hộp thoại Conditional Formatting, bạn chọn Formulas Is tại Condition 1 và nhập công thức sau vào hộp trống bên cạnh:



=COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>1




Hộp thoại Conditional Formatting




Nhấn chọn nút Format | chọn màu và kiểu chữ tại ngăn Font và chọn màu nền tại ngăn Patterns. Nhấn OK khi trả tất chuyện định dạng. Nhấn tiếp OK để áp dụng định dạng cho vùng dữ liệu đang chọn.




Hộp thoại Format Cells




Theo bảng số liệu minh họa thì hầu hết các ô đều có dữ liệu trùng trừ hai ô H7 và H49.



Trong công thức định dạng theo điều kiện này, ta sử dụng tham chiếu tương đối cho địa chỉ ô cần kiểm tra trong vùng địa chỉ xác định. Bằng cách sử dụng định dạng theo điều kiện như thế này, Excel sẽ tự động nhận biết địa chỉ ô làm điều kiện trong hàm COUNTIF. Cụ thể thì các công thức định dạng theo điều kiện tại các ô như sau:



Ô A1 sẽ có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>1


Ô A2 sẽ có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A2)>1


Ô A3 sẽ có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A3)>1


…



Ô B1 sẽ có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,B1)>1


Ô B2 sẽ có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,B2)>1


…



Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 vừa có sẵn chức năng làm nổi các giá trị trùng trong một vùng dữ liệu. Các bước thực hiện như sau:



Chọn vùng dữ liệu | vào ngăn Home | chọn Conditional Formatting | chọn Highlight Cells Rules | chọn Duplicate Values…




Lệnh Duplicate Values của Conditional Formatting trong Excel 2007



Trong hộp thoại Duplicate Values, bạn chọn kiểu Duplicate (hay Unique: duy nhất) và chọn định dạng tại hộp kế bên sau đó nhấn OK.




Hộp thoại Duplicate Values
mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)

 

[tathutrang_iloveu]

Chắc hẳn bạn rất giỏi về tin học văn phòng?

 

[hiepsythuonghai2020]

đang học excel mà gặp cái này thi còn j2 bằng . thanks nhìu nhé. tiếp tục fat huy nha bạn

 

[hoaithu_1989_qn]

HOANG NHI 2 Chắc hẳn bạn rất giỏi về tin học văn phòng? hjx! tớ có giỏi đâu. cái này của 1 thầy giáo viết mà. tớ có ghi rõ mã nguồn rùi ak.

---------- Bài viết vừa được nhập tự động bởi hệ thống ----------

Chiêu số 11: Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hay nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating



Dù cho công cụ Conditional Formating vừa cải tiến rất nhiều trong Excel 2007, giúp chúng ta tìm những dữ liệu trùng (Duplicate), nhưng nó vẫn chưa cung cấp những chức năng tìm ra những dữ liệu xuất hiện 2 lần hay nhiều hơn.



Nếu bạn muốn xác định những dữ liệu 2 lần hay nhiều hơn, bạn có thể dùng Conditional Formating với số lượng nhiều các điều kiện, trong giới hạn cho phép của bộ nhớ hệ thống. (Nhớ rằng trong Excel 2003 trở về trước, chỉ chấp nhận có 3 điều kiện). Sau đó bạn gán những định dạng màu sắc cho mỗi điều kiện.



Để thực hiện, chọn ô A1 là ô trên cùng bên trái của vùng dữ liệu, bấm shif và clickvào ô H100. Cần nhắc các bạn 1lần nữa, là phải làmđúng trìnhtự để cho ô chọn (activecell) là ô A1. Bây giờ vào tab Home, Conditional Formating, NewRule trong mục Style. Chọn Use a Formula to determine which cells to format” và click chọn “Format values where this formula is true.” Đối với Excel 2003: Format, Conditional Formating, chọn Formula Is). Trong ô trống gõ công thức:


=COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>3



__________



Nhấn nút Format, chọn màu nền và màu chữ cho những ô chứa dữ liệu xuất hiện hơn 3 lần, và OK.



_____________



Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 2), làm tiếp 1 điều kiện, lần này công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=3.


Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 3), làm tiếp 1 điều kiện, lần này công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=2.


Nhớ mỗi lần chọn 1 màu khác nhau.


Kết quả: bạn có những ô có màu khác nhau cho những dữ liệu xuất hiện 2 lần, 3 lần, và nhiều hơn.



Cần nhắc lại chuyện chọn đúng vùng chọn sao cho ô A1 là ô hiện hành, để Excel hiểu đúng điều kiện trong công thức CountIf. Và: Excel 2003 giới hạn bởi 3 điều kiện, trong khi đó Excel 2007 chỉ bị giới hạn bởi bộ nhớ hệ thống.

mã nguồn: giải pháp Excel (GPE)