Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều ngành nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh, nhân viên văn phòng, khách sạn, lễ tân… kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạt trong những lĩnh vực này. Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động, hình thành phẩm chất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp. Nhờ giao tiếp mỗi cá nhân trở nên tích cực chủ động hơn trong công việc của mình.
Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hay cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Với những lý do trên chúng tui chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”. Với những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hay hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Mục đích của bài đồ án này là giới thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng ta không thể không có để thành công và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp trong môi trường làm việc của mình. Đồ án của nhóm chúng tui gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa giao tiếp nơi công sở
Chương 2: Thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở
Chương 3: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở
Mặc dù, trong quá trình làm đồ án nhóm chúng tui đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của cô Nguyễn Thị Kim Ánh nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉnh sửa của cô để bài đồ án được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CỒNG SỞ
1.1 Tổng quan về giao tiếp
1.1.1 Khái niệm giao tiếp
Giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của con người. Đồng thời, giao tiếp còn là phương tiện hiện nhân cách. Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp với những người xung quanh.
Vậy giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống,..tạo nên những ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau.
Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không bao giờ chỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của người nhận tin. Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái:
+ Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý.
+ Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm.
+ Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
Nếu không thực hiện tốt hay không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ làm cho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc.
Quá trình trao đổi thông tin:
Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải Mã hoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi ngôn ngữ khác (ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp.
Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời nói, thông báo, thư, điện thoại…
Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải Giải mã thông điệp đó. Giải mã là việc chuyển lời nói, chữ viết, hình ảnh của thông điệp sang dạng hiểu được. Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là nguyên nhân chính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một nẻo, cùng một từ nhưng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã hội, giai cấp, trình độ văn hoá..)
Cuối cùng của giao tiếp là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu cho người gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá trình giao tiếp.
1.1.2 Bản chất của giao tiếp
Giao tiếp được cấu thành từ các yếu tố:
• Sender: Người gửi thông điệp.
• Message: Thông điệp.
• Channel: Kênh truyền thông điệp.
• Receiver: Người nhận thông điệp.
• Feedback: Những phản hồi.
• Context: Bối cảnh.
1.1.2.1 Người gửi thông điệp
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
1.1.2.2 Thông điệp
Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn.
Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
1.1.2.3 Kênh truyền thông điệp
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.
Có hai kênh chính:
- Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks).
- Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm. networks).
• Kênh giao tiếp chính thức:
- Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, …
- Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
- Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …
• Kênh giao tiếp không chính thức:
Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:
- Xác nhận thông tin.
- Mở rộng thông tin.
- Lan truyền thông tin.
- Phủ nhận thông tin.
- Bổ sung thông tin.
1.1.2.4 Người nhận thông điệp
- Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
- Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó.
- Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lý.
1.1.2.5 Những phản hồi
- Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn.
- Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.
1.1.2.6 Bối cảnh
- Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh.
- Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
1.1.3 Chức năng của giao tiếp
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể.
Nói cách khác con người ý thức được cần làm gì? Cần đạt được những gì? Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phương tiện ( kể cả ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối tượng giao tiếp mà ứng xử.
Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con người với con người. Giao tiếp gồm có 4 chức năng:
thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn.
• Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp
Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.
Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.
Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.
• E-mail nội bộ - Cũng cần chuyên nghiệp
Bạn nên thường xuyên kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn và nhanh chóng trả lời, vì chúng thường liên quan đến các dự án cần hoàn thành đúng tiến độ, thông tin cập nhật, thông báo họp… Tuy nhiên, bạn cũng cần viết e-mail nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như e-mail gửi ra ngoài vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in chúng ra cho nhiều người khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và tuyệt đối tránh dùng từ lóng.
3.1.2. Các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ
3.1.2.1. Trang phục
Các nhân viên rất dễ mắc phải sai lầm này khi đến nơi làm việc. Hầu hết họ đều không nhận ra là họ đã mắc lỗi. Sai lầm này tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại khiến cho hình ảnh của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và cản trở bước tiến của bạn trong tương lai.
Dưới đây là một số góp ý về cách mặc trang phục nơi công sở:
• Đối với nam
- Mùa nóng mặc bộ complete màu nhạt, vải mỏng hay không mặc áo vest (chỉ mặc áo sơ mi dài tay hay ngắn tay bỏ trong quần, có hay không thắt caravatte).
- Mùa lạnh mặc bộ complete màu sẫm, vải dày (tuỳ điều kiện, ngoài mặc áo khoác ấm như: pa-đờ-suy, blu-dông), có thắt caravatte, đi giày hay dép có quai hậu.
• Đối với nữ
- Mùa nóng mặc áo dài truyền thống.
- Mùa lạnh mặc bộ complete nữ màu sẫm, vải dày, hay áo dài có khoác áo măng-tô với thân dài hơn áo; ngoài mặc áo khoác ấm tuỳ điều kiện, đi giày hay dép có quai hậu.
Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp có thể hướng dẫn quy định các y phục trong giờ làm việc ở công sở, đón tiếp, gặp gỡ khách hàng, đối tác… Doanh nghiệp có thể quy định mặc đồng phục theo một số ngày trong tuần, trong từng bộ phận hay tiến đến mặc đồng phục hoàn toàn. Trong trường hợp doanh nghiệp khó khăn hay chưa may được đồng phục cho cán bộ nhân viên thì đối với nam có thể mặc quần âu sẫm màu, áo sơ mi trắng bỏ trong quần, đi giày hay dép có quai hậu. Riêng với nữ thì có thể tự chọn trang phục nhưng phải ăn mặc sao cho phù hợp với hoàn cảnh hiện tại cũng như văn hóa của doanh nghiệp.
Mỗi lĩnh vực hoạt động có những quy tắc ăn mặc riêng, tuy nhiên, 10 điều sau đây sẽ giúp bạn biết lựa chọn trang phục phù hợp nhất cho mình trong mọi hoàn cảnh và môi trường công sở:
1. Ăn mặc lịch sự
Dù trong môi trường nào, bạn cũng không nên mặc quần quá chật, váy ngắn quá mức hay để lộ một khoảng rộng, khoét sâu ở cổ áo sơ mi.
Chris Hauri - người sáng lập Miror Image, một công ty tư vấn hình ảnh và nhận diện thương hiệu ở Chicago, cho rằng trang phục của bạn ảnh hưởng đến nhận thức trong kinh doanh, xây dựng hình ảnh trong trí nhớ của khách hàng.
2. Không có ngày ngoại lệ
Theo Lizandra Vega, tác giả của "Hình ảnh thành công với những ấn tượng tốt, một công việc như ý", dù là ngày cuối tuần, bạn cũng không nên chọn những trang phục theo kiểu quá thoải mái như quần soóc, quần đùi ngắn, áo hai dây... Những trang phục này tạo cho đồng nghiệp và khách hàng cảm giác bạn là người thiếu chuyên nghiệp, ăn mặc tùy hứng, không tôn trọng văn hóa công ty.
3. Chọn giày phù hợp
Quần áo là một phần nhưng bạn cũng không được bỏ qua việc chọn giày cho phù hợp. Vega gợi ý rằng, bạn nên chọn giày hở mũi để cơ động và sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc trong khi Hauri lại khuyên nên chọn giày cao gót mới là hợp thời trang.
4. Tôn trọng nhà lãnh đạo
Bạn không chắc chắn mặc gì là phù hợp với một cuộc họp giao ban cuối tuần hay buổi đón tiếp cấp lãnh đạo. Cố gắng quan sát xung quanh để định hướng cho mình trang phục phù hợp.
Đặc biệt, khi có lãnh đạo tham dự, bạn cần quan sát xung quanh, nắm bắt vấn đề nhanh nhạy để thể hiện sự tôn trọng lãnh đạo qua cách ăn mặc của mình.
Mỗi cán bộ nhân viên khi đến nơi làm việc phải đeo thẻ ảnh có ghi rõ họ tên, chức vụ; trước cửa các phòng ban và trên bàn làm việc phải có biển đề tên, chức vụ (nếu có) để khách có thể dễ dàng tìm kiếm và thuận tiện trong khi liên hệ công việc.
Một bộ quần áo sạch sẽ, ủi là thẳng nếp, giản dị, phù hợp với thân hình, địa vị người mặc, hợp thời trang thể hiện sự tự trọng, thái độ nghiêm túc, lịch sự trong giao tiếp sẽ gây ấn tượng tốt, dễ gần, thân thiện ngay khi mới tiếp xúc lần đầu. Bởi lẽ, trước tiên mọi người nhìn thấy rồi sau mới nghe thấy chúng ta, rồi nữa cách ăn mặc biểu hiện cách sử xự lịch thiệp của chúng ta mà không cần chúng ta phải phát ngôn. Do đó, doanh nghiệp phải xoá bỏ ngay các cách ăn mặc tuỳ tiện, thiếu nghiêm chỉnh như sau:
- Áo sơ mi bỏ ngoài quần.
- Mặc áo phông, quần bò, quần bó ống, váy quá ngắn, trang phục hở hang khêu gợi, lòe loẹt, lố lăng không phù hợp với thẩm mỹ.
- Đi dép lê trong văn phòng làm việc.
- Đội mũ (mũ cát, mũ phớt, mũ nồi, mũ len…) trong phòng họp.
- Cắt tóc theo kiểu quái đản, kinh dị, khác người hay nhuộm tóc màu chạy theo mốt của các diễn viên điện ảnh, nghệ sĩ…
- Đeo kính đổi màu trong văn phòng làm việc.
Ví dụ: Ngày phỏng vấn để xin việc, mặc dù bạn có một kiến thức rất tốt nhưng nếu bạn ăn mặc lề mề, không gọn gàng cho dù đó chỉ là việc bạn quên bén đi việc bẻ ngay ngắn lại cái cổ áo trước khi đi phỏng vấn thôi thì chắc chắn một điều rằng các nhà tuyển dụng khó mà nhận bạn vào làm được.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều ngành nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh, nhân viên văn phòng, khách sạn, lễ tân… kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạt trong những lĩnh vực này. Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động, hình thành phẩm chất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp. Nhờ giao tiếp mỗi cá nhân trở nên tích cực chủ động hơn trong công việc của mình.
Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hay cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Với những lý do trên chúng tui chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”. Với những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hay hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Mục đích của bài đồ án này là giới thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng ta không thể không có để thành công và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp trong môi trường làm việc của mình. Đồ án của nhóm chúng tui gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa giao tiếp nơi công sở
Chương 2: Thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở
Chương 3: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở
Mặc dù, trong quá trình làm đồ án nhóm chúng tui đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của cô Nguyễn Thị Kim Ánh nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉnh sửa của cô để bài đồ án được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CỒNG SỞ
1.1 Tổng quan về giao tiếp
1.1.1 Khái niệm giao tiếp
Giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của con người. Đồng thời, giao tiếp còn là phương tiện hiện nhân cách. Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp với những người xung quanh.
Vậy giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống,..tạo nên những ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau.
Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không bao giờ chỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của người nhận tin. Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái:
+ Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý.
+ Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm.
+ Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
Nếu không thực hiện tốt hay không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ làm cho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc.
Quá trình trao đổi thông tin:
Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải Mã hoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi ngôn ngữ khác (ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp.
Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời nói, thông báo, thư, điện thoại…
Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải Giải mã thông điệp đó. Giải mã là việc chuyển lời nói, chữ viết, hình ảnh của thông điệp sang dạng hiểu được. Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là nguyên nhân chính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một nẻo, cùng một từ nhưng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã hội, giai cấp, trình độ văn hoá..)
Cuối cùng của giao tiếp là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu cho người gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá trình giao tiếp.
1.1.2 Bản chất của giao tiếp
Giao tiếp được cấu thành từ các yếu tố:
• Sender: Người gửi thông điệp.
• Message: Thông điệp.
• Channel: Kênh truyền thông điệp.
• Receiver: Người nhận thông điệp.
• Feedback: Những phản hồi.
• Context: Bối cảnh.
1.1.2.1 Người gửi thông điệp
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
1.1.2.2 Thông điệp
Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn.
Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
1.1.2.3 Kênh truyền thông điệp
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.
Có hai kênh chính:
- Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks).
- Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm. networks).
• Kênh giao tiếp chính thức:
- Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, …
- Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
- Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …
• Kênh giao tiếp không chính thức:
Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:
- Xác nhận thông tin.
- Mở rộng thông tin.
- Lan truyền thông tin.
- Phủ nhận thông tin.
- Bổ sung thông tin.
1.1.2.4 Người nhận thông điệp
- Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
- Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó.
- Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lý.
1.1.2.5 Những phản hồi
- Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn.
- Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.
1.1.2.6 Bối cảnh
- Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh.
- Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
1.1.3 Chức năng của giao tiếp
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể.
Nói cách khác con người ý thức được cần làm gì? Cần đạt được những gì? Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phương tiện ( kể cả ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối tượng giao tiếp mà ứng xử.
Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con người với con người. Giao tiếp gồm có 4 chức năng:
thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn.
• Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp
Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.
Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.
Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.
• E-mail nội bộ - Cũng cần chuyên nghiệp
Bạn nên thường xuyên kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn và nhanh chóng trả lời, vì chúng thường liên quan đến các dự án cần hoàn thành đúng tiến độ, thông tin cập nhật, thông báo họp… Tuy nhiên, bạn cũng cần viết e-mail nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như e-mail gửi ra ngoài vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in chúng ra cho nhiều người khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và tuyệt đối tránh dùng từ lóng.
3.1.2. Các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ
3.1.2.1. Trang phục
Các nhân viên rất dễ mắc phải sai lầm này khi đến nơi làm việc. Hầu hết họ đều không nhận ra là họ đã mắc lỗi. Sai lầm này tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại khiến cho hình ảnh của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và cản trở bước tiến của bạn trong tương lai.
Dưới đây là một số góp ý về cách mặc trang phục nơi công sở:
• Đối với nam
- Mùa nóng mặc bộ complete màu nhạt, vải mỏng hay không mặc áo vest (chỉ mặc áo sơ mi dài tay hay ngắn tay bỏ trong quần, có hay không thắt caravatte).
- Mùa lạnh mặc bộ complete màu sẫm, vải dày (tuỳ điều kiện, ngoài mặc áo khoác ấm như: pa-đờ-suy, blu-dông), có thắt caravatte, đi giày hay dép có quai hậu.
• Đối với nữ
- Mùa nóng mặc áo dài truyền thống.
- Mùa lạnh mặc bộ complete nữ màu sẫm, vải dày, hay áo dài có khoác áo măng-tô với thân dài hơn áo; ngoài mặc áo khoác ấm tuỳ điều kiện, đi giày hay dép có quai hậu.
Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp có thể hướng dẫn quy định các y phục trong giờ làm việc ở công sở, đón tiếp, gặp gỡ khách hàng, đối tác… Doanh nghiệp có thể quy định mặc đồng phục theo một số ngày trong tuần, trong từng bộ phận hay tiến đến mặc đồng phục hoàn toàn. Trong trường hợp doanh nghiệp khó khăn hay chưa may được đồng phục cho cán bộ nhân viên thì đối với nam có thể mặc quần âu sẫm màu, áo sơ mi trắng bỏ trong quần, đi giày hay dép có quai hậu. Riêng với nữ thì có thể tự chọn trang phục nhưng phải ăn mặc sao cho phù hợp với hoàn cảnh hiện tại cũng như văn hóa của doanh nghiệp.
Mỗi lĩnh vực hoạt động có những quy tắc ăn mặc riêng, tuy nhiên, 10 điều sau đây sẽ giúp bạn biết lựa chọn trang phục phù hợp nhất cho mình trong mọi hoàn cảnh và môi trường công sở:
1. Ăn mặc lịch sự
Dù trong môi trường nào, bạn cũng không nên mặc quần quá chật, váy ngắn quá mức hay để lộ một khoảng rộng, khoét sâu ở cổ áo sơ mi.
Chris Hauri - người sáng lập Miror Image, một công ty tư vấn hình ảnh và nhận diện thương hiệu ở Chicago, cho rằng trang phục của bạn ảnh hưởng đến nhận thức trong kinh doanh, xây dựng hình ảnh trong trí nhớ của khách hàng.
2. Không có ngày ngoại lệ
Theo Lizandra Vega, tác giả của "Hình ảnh thành công với những ấn tượng tốt, một công việc như ý", dù là ngày cuối tuần, bạn cũng không nên chọn những trang phục theo kiểu quá thoải mái như quần soóc, quần đùi ngắn, áo hai dây... Những trang phục này tạo cho đồng nghiệp và khách hàng cảm giác bạn là người thiếu chuyên nghiệp, ăn mặc tùy hứng, không tôn trọng văn hóa công ty.
3. Chọn giày phù hợp
Quần áo là một phần nhưng bạn cũng không được bỏ qua việc chọn giày cho phù hợp. Vega gợi ý rằng, bạn nên chọn giày hở mũi để cơ động và sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc trong khi Hauri lại khuyên nên chọn giày cao gót mới là hợp thời trang.
4. Tôn trọng nhà lãnh đạo
Bạn không chắc chắn mặc gì là phù hợp với một cuộc họp giao ban cuối tuần hay buổi đón tiếp cấp lãnh đạo. Cố gắng quan sát xung quanh để định hướng cho mình trang phục phù hợp.
Đặc biệt, khi có lãnh đạo tham dự, bạn cần quan sát xung quanh, nắm bắt vấn đề nhanh nhạy để thể hiện sự tôn trọng lãnh đạo qua cách ăn mặc của mình.
Mỗi cán bộ nhân viên khi đến nơi làm việc phải đeo thẻ ảnh có ghi rõ họ tên, chức vụ; trước cửa các phòng ban và trên bàn làm việc phải có biển đề tên, chức vụ (nếu có) để khách có thể dễ dàng tìm kiếm và thuận tiện trong khi liên hệ công việc.
Một bộ quần áo sạch sẽ, ủi là thẳng nếp, giản dị, phù hợp với thân hình, địa vị người mặc, hợp thời trang thể hiện sự tự trọng, thái độ nghiêm túc, lịch sự trong giao tiếp sẽ gây ấn tượng tốt, dễ gần, thân thiện ngay khi mới tiếp xúc lần đầu. Bởi lẽ, trước tiên mọi người nhìn thấy rồi sau mới nghe thấy chúng ta, rồi nữa cách ăn mặc biểu hiện cách sử xự lịch thiệp của chúng ta mà không cần chúng ta phải phát ngôn. Do đó, doanh nghiệp phải xoá bỏ ngay các cách ăn mặc tuỳ tiện, thiếu nghiêm chỉnh như sau:
- Áo sơ mi bỏ ngoài quần.
- Mặc áo phông, quần bò, quần bó ống, váy quá ngắn, trang phục hở hang khêu gợi, lòe loẹt, lố lăng không phù hợp với thẩm mỹ.
- Đi dép lê trong văn phòng làm việc.
- Đội mũ (mũ cát, mũ phớt, mũ nồi, mũ len…) trong phòng họp.
- Cắt tóc theo kiểu quái đản, kinh dị, khác người hay nhuộm tóc màu chạy theo mốt của các diễn viên điện ảnh, nghệ sĩ…
- Đeo kính đổi màu trong văn phòng làm việc.
Ví dụ: Ngày phỏng vấn để xin việc, mặc dù bạn có một kiến thức rất tốt nhưng nếu bạn ăn mặc lề mề, không gọn gàng cho dù đó chỉ là việc bạn quên bén đi việc bẻ ngay ngắn lại cái cổ áo trước khi đi phỏng vấn thôi thì chắc chắn một điều rằng các nhà tuyển dụng khó mà nhận bạn vào làm được.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links