Download miễn phí Kỹ năng điều hành một cuộc họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp
Xácđịnhcácchủđềtrọngtâmvàhìnhthứcthảo
luậntốtnhấtcủamỗi cánhân. Bạncầnhiểurõ
mìnhmuốnđạtđượcđi điềugìthôngqua những
thảoluậnnày.
Ướclư lượngthời gianchocuộchọp. Nhữngngư người
thamgiacầnbiếtthời lư lượngcuộchọpđểlên kế
hoạchcôngviệcchophùhợp.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
ÑIEÀÀU HAØØNH MOÄÄT CUOÄÄC HOÏÏPNoääi dung chính
Taïïi sao phaûûi ñieààu haøønh moäät cuoääc hoïïp?
Caùùc chöùùc naêngê cuûûa moäät cuoääc hoïïp
Caùùc kieååu hoïïp
Chuaåån bò cho moäät cuoääc hoïïp
Ñònh nghóa muïïc tieâuâ
Con ngöôøøi
Baøøi thuyeáát trình
Chuûû toïïa
Ñieààu haøønh cuoääc hoïïp
Thôøøi gian trình baøøy
Keáát thuùùc cuoääc hoïïp
Taïïi sao phaûûi vaään haøønh cuoääc hoïïp?
Caùùc cuoääc hoïïp laøø laõngõ
phí thôøøi gian quyùù baùùu
vaøø tieààn.
Caùùc cuoääc hoïïp laøø ñaàày
daãyã caùùc vaáán ñeàà, tranh
caõiõ , maâuâ thuaåån vaøø neááu
coùù chæ laøø moäät ít söïï ñoààng
thuaään vaøø giaûûi phaùùp.
Caùùc giaûûi phaùùp cho caùùc
vöôùùng maééc trong theáá giôùùi
thöïïc ñöôïïc tìm thaááy xuyeânâ
qua cuoääc hoïïp vaøø thaûûo luaään
nhoùùm
Moäät cuoääc hoïïp vaãnã toáát hôn laøø
ñieään thoaïïi, maùùy fax, hoääi
nghò baèèng video, maùùy vi
tính, caùùc saûûn phaååm khaùùc cuûûa
coângâ ngheää thoângâ tin hoaëëc
caùùc caùù nhaânâ laøøm vieääc moäät
mình
Taïïi sao phaûûi vaään haøønh cuoääc hoïïp?
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì
đó là nõi mà bầu không khí và văn hoá của tổ
chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức
để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của
mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu
kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ
bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một
công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng
thời gian
Caùùc chöùùc naêngê cuûûa moäät cuoääc hoïïp
Söï hình thaønh nhoùm
Chia seõ kieán thöùc, kinh
nghieäm
, söï ñaùnh giaù,vaø
caùc truyeàn thoáng daân
gian
Coângvieäctaäptheåvaøsöï
ñoùnggoùpcaùnhaân
Ra caùcquyeátñònhquyeát
ñoaùnvaøcam keát
T r
a n
h ñ
a á u
Ñö
ù ct
ín
hc
uû a
laõ
nh
ña
ï o
va
øn
ho
ù m
/ c
oâ n
gv
ie
ä c
nh
où m
Caùùc kieååu hoïïp
z Hoääi nghò
z Hoääi ñoààng
z Uûûy ban
z Thöôøøng xuyeânâ
z Ñieààu ñình, thoûûa thuaään
z Ñoääng vieânâ
z Ra quyeáát ñònh
z Haøøng ngaøøy
z Haøøng tuaààn hoaëëc haøøng thaùùng
z Baáát thöôøøng, khoângâ thöôøøng xuyeânhoaâ ëëc keáá hoaïïch ñaëëc bieäät
Chuaåån bò cho moäät cuoääc hoïïp
“Caùùc quan heää maäät thieáát gì ñeåå naéém chaééc vaøø naéém vöõngõ cuoääc hoïïp
....”
“Sau khi hoïïp xong, coùù baáát kyøø tieâuâ chuaåån naøøo hoaëëc cô cheáá ñeåå
xaùùc ñònh coùù hay chaêngê cuoääc hoïïp laøø thaøønh khoângâ hoaëëc thaáát baïïi...”
Chuaåån bò cho moäät cuoääc hoïïp
Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi.
Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt
được điều gì thông qua cuộc họp.
Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể
sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ
chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp
vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc
điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ
hiệu quả hõn rất nhiều.
Chuaåån bò cho moäät cuoääc hoïïp
Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo
luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ
mình muốn đạt được điều gì thông qua những
thảo luận này.
Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người
tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế
hoạch công việc cho phù hợp.
Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết
thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch
một cách sáng suốt!
Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.
Lên danh sách những người tham gia và khách
mời.
Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và
những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những
người tham gia thu thập tất cả những thông tin có liên quan
mà họ cần mang tới cuộc họp.
Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách
có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng
chung của cuộc họp.
Gửi trước lịch trình cho những người tham gia để họ có
thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
Phân công người ghi chép (lập biên
bản cuộc họp)
Những ai đã có mặt.
Những vấn đề nào cần được thảo luận.
Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):
Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên
danh sách các tập thể và các thành viên bên
ngoài.
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.
Ñònh nghóa muïïc tieâuâ
Cung caááp thoângâ tin -
Deåå hieååu
Coùù caááu truùùc- nguyeânâ
thuûûy
Caùùc traùùch nhieääm thi
haøønh
Boää khung phaùùp lyùù
Caùi gì
Taïi sao
ÔÛñaâu
Khinaøo
T h
e á
n a
ø o
Ai
Con ngöôøøi
Toáái öu hoùùa soáá ngöôøøi tham döïï cuoääc hoïïp.
Keáá hoaïïch sô boää cuûûa cuoääc hoïïp vaøø thaûûo luaään vôùùi caùùc
thaøønh vieânâ chuûû choáát tröôùùc cuoääc hoïïp.
Vaênê kieään
Taøøi lieääu quan troïïng nhaáát trong moäät cuoääc hoïïp laøø
chöông trình nghò söïï vì vaääy haõyõ chuaåån bò noùù thaäät caåån
thaään.
Phaânâ loaïïi chuùùng caåån thaään: caùùi naøøo cho thoângâ tin, caùùi
naøøo cho thaûûo luaään, hoaëëc caùùi naøøo cho quyeáát ñònh ñeåå
maøø söïï quan troïïng vaøø thôøøi gian ñaõõ ñöôïïc yeâuâ caààu, coùù
theåå ñöôïïc tieáán haøønh treânâ moãiã loaïïi
Chuûû toïïa
Baïïn laøø “xeááp”, ñieààu ñoùù ñuùùng nhöng ñöøøng quaùù nhaáán
maïïnh vaøøo ñieààu ñoùù khi ñieààu haøønh moäät cuoääc hoïïp
Laééng nghe, vaøø khoângâ noùùi maõiõ cho ñeáán khi naøøo baïïn
thaááy laøø caààn thieáát.
Vai troøø cuûûa baïïn laøø hoåå trôïï nhoùùm ñeåå ñi ñeáán moäät keáát
luaään toáát nhaáát coùù theåå hoaëëc quyeáát ñònh trong moäät caùùch
coùù hieääu quaûû nhaáát vaøø daãnã ñeáán moäät quyeáát ñònh chaááp
nhaään ñöôïïc hoaëëc moäät quyeáát ñònh maøø ñöôïïc hieååu vaøø
ñöôïïc chaááp nhaään bôûûi ña soáá.
Bắt đầu cuộc họp
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả
những người tham gia cuộc họp.
Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc
họp mà bạn mong muốn.
Đặt ra những nguyên tắc cõ bản (Tiêu chuẩn):
Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ư kiến,
nhận định và chất vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người
nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện
đó.
Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ư kiến then
chốt.
Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình,
bảo vệ những ư tưởng mới.
Sử dụng những “kỹ năng động não”
(brainstorming techniques).
Ghi lại những ư tưởng và lưu ư trên một biểu đồ
minh ...