Download miễn phí Bài giảng Thiết kế cấu trúc tổ chức và hệ thống kiểm soát
Trong cơcấu nhiều bộphận,khảnăng sinh lợi của các bộphận kinh doanh có thểnhận thấy một
cách dễdàng. Bởi vì, mỗi bộphận là một trung tâm lợi nhuận, kiểm soát tài chính có thểáp dụng
cho mỗi bộphận trên cơsởtiêu chuẩn lợi nhuận. Nói chung, các hoạt động kiểm soát này bao gồm
việc thiết lập các mục tiêu, giám sựthực hiện một cách thường xuyên, và can thiệp có chọn lọc mỗi
khi có các vấn đềphát sinh. Quản lý cấp công ty cũng có vịthếtốt hơn đểphân bổcác nguồn lực
tài chính của công ty cho các bộphận đang cạnh tranh. Khảnăng nhận biết hiệu suất của các bộ
phận có nghĩa là quản lý cấp công ty có thểxác định các bộphận nào nên đầu tưvốn với mong
muốn có được thu nhập lớn nhất.
Theo ý nghĩa này, văn phòng công ty ởvịthếnhưnhà đầu tư
hay ngân hàng trong một thịtrường vốn nội bộ, hướng luồng vốn đến các hoạt động sinh lợi cao.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
và nhóm gộp các nhiệm vụ đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Bởi vì, tới mộtmức độ lớn nhất định, các nhiệm vụ của một tổ chức là một hàm số của chiến lược, quan điểm chủ
đạo là các công ty nên chọn một dạng phân công theo chiều ngang hay cơ cấu phù hợp với chiến
lược của họ. Có lẽ người đầu tiên làm điều này là Alfred D. Chandler. Sau khi nghiên cứu các vấn
đề của tổ chức ở các công ty lớn của Mỹ như Du Pont và GM khi các công ty này tăng trưởng và đa
dạng hoá ở những thập kỷ đầu của thế kỷ 20, Chandler đi đến hai kết luận: (1)về nguyên tắc cấu
trúc của tổ chức tuỳ theo chiến lược của công ty hay nói một cách khác là phạm vi và các nhiệm vụ
mà nó chọn để theo đuổi và (2) cơ cấu của công ty thay đổi khi chiến lược của họ thay đổi theo
thời gian. Các loại cơ cấu mà công ty sử dụng gồm:
8.3.1. Cơ cấu đơn giản
Cơ cấu đơn giản là cơ cấu trong đó người chủ-người quản trị làm tất cả các quyết định và theo dõi
mọi hoạt động trong khi các cán bộ làm việc như là sự mở rộng quyền giám sát. Thông thường
trong tình huống này, một người đó là người chủ thực hiện hầu hết các nhiệm vụ quản trị. Trong
cơ cấu đơn giản bao gồm một số các quan hệ không chính thức, một vài qui tắc, chuyên môn hoá
hạn chế, hệ thống thông tin đơn giản. Bởi nó không cần những sắp đặt chính thức về sự tồn tại tổ
chức, và phân công theo chiều ngang rất thấp bởi vì các nhân viên thực hiện nhiều nhiệm vụ. Cơ
cấu này thường được sử dụng ở các công ty nhỏ, các doanh nghiệp chuyên môn hoá, nhà buôn, nhà
hàng, dịch vụ sửa chữa, thầu khoán sản xuất một loại sản phẩm hay các sản phẩm ít liên quan cho
một phân đoạn thị trường cụ thể. Cơ cấu đơn giản cũng sử dụng thích hợp với các chiến lược tập
trung, chiến lược cấp kinh doanh khi doanh nghiệp cạnh tranh bằng việc cung cấp một tuyến sản
phẩm đơn lẻ, vào một thị trường theo địa lý .
Một ví dụ kinh điển về cơ cấu này là Apple Computer trong giai đoạn đầu tiên, đó là sự liên doanh
giữa hai người. Steven Jobs và Steven Wozniak làm việc với nhau trong một ga ra để thực hiện tất
cả nhiệm vụ cần thiết cho việc thương mại hoá các máy tính các nhân của họ. Họ mua các chi tiết
- 246 -
bộ phận, lắp ráp chiếc máy tính đầu tiên và đưa nó đến với các khách hàng. Tuy nhiên, ngay khi
sản phẩm của nó thành công và được thị trường chấp nhận cơ cấu đơn giản này trở nên lỗi thời. Để
tăng trưởng và thực hiện tất cả các nhiệm vụ cần thiết cho việc bành trướng công ty nhanh chóng,
Apple cần một dạng phân công theo chiều ngang phức tạp hơn. Nó cần thiết để đầu tư các nguồn
lực làm tăng hạ tầng của sự phát triển và nâng cao khả năng gây khác biệt của mình. Mặc dù việc
phát triển một cơ cấu phức tạp hơn làm phát sinh chi phí quản lý, điều này có thể chấp nhận được
miễn là cơ cấu này tạo ra giá trị cho công ty sử dụng nó.
8.3.2. Cơ cấu chức năng
Khi công ty tăng trưởng, có hai điều nảy sinh. Thứ nhất, phạm vi của các nhiệm vụ phải thực hiện
mở rộng ra. Ví dụ, rõ ràng rằng nó cần có các hoạt động của một kế toán, hay một nhà quản trị
sản xuất, hay một chuyên gia marketing để thực hiện việc kiểm soát đối với các nhiệm vụ chuyên
môn. Thứ hai, nếu không phải là một tổ chức, thì không một ai có thể thực hiện thành công một
nhiệm vụ mà không trở nên quá tải. Trong trường hợp đó, người sáng lập không thể đồng thời sản
xuất và bán sản phẩm được nữa. Câu hỏi đặt ra là gộp nhóm những công việc gì, hay thực hiện
cách thức phân công theo chiều ngang nào, có thể đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của công ty theo
cách nào hiệu quả nhất với chi phí thấp nhất? Câu trả lời cho hầu hết các công ty là một cơ cấu
chức năng.
Các cơ cấu chức năng. Là sự gộp nhóm những con người trên cơ sở kinh nghiệm và chuyên môn
chung của họ, bởi vì họ sử dụng các nguồn tài nguyên giống nhau. Ví dụ các kỹ sư được gộp nhóm
lại với nhau trong một chức năng bởi vì họ thực hiện các nhiệm vụ giống nhau và sử dụng các kỹ
năng hay tài nguyên giống nhau, ví dụ như sản xuất, kế toán, marketing, R&D, kỹ thuật, và nguồn
nhân lực.14 Hình 8-5 diễn tả một cơ cấu chức năng điển hình
Hình 8-5: một cơ cấu chức năng điển hình
Mỗi một ô thể hiện một sự chuyên môn hoá chức năng- nghiên cứu phát triển, bán hàng và
marketing, chế tạo…và mỗi một chức năng tập trung vào các nhiệm vụ được chuyên môn hoá của
mình.
14 J. R. Galbraith, 1995, Designing Organizations, San Francisco: Jossey-Bass, 25.
Tổng
giám đốc
Bán hàng &
Marketing
Chế tạo Nghiên cứu
& Phát triển
Quản trị
vật liệu
Thiết kế
chế tạo
Cơ cấu chức năng
- 247 -
a. Lợi ích của cơ cấu chức năng
Trước hết, nếu con người thực hiện các nhiệm vụ tương tự nhau được gộp nhóm lại với nhau, họ có
thể học tập lẫn nhau và sẽ trở nên giỏi hơn, chuyên môn hoá và năng suất cao hơn.15
Thứ hai, họ có thể giám sát lẫn nhau để đảm bảo cho tất cả đều thực hiện các nhiệm vụ một cách
hiệu quả và không lẩn trốn trách nhiệm của mình. Kết quả là, quá trình làm việc trở nên hiệu quả
hơn, giảm chi phí chế tạo và tăng tính linh hoạt cho việc điều hành.
Thứ ba, đó là giúp cho các nhà quản trị có khả năng kiểm soát tốt hơn các hoạt động của tổ chức.
Như đã nêu ở trên, có thể sẽ có nhiều khó khăn khi tăng số cấp của hệ thống trực tuyến. Tuy nhiên,
nếu người ta được gộp nhóm vào các chức năng khác nhau, mỗi chức năng có người quản lý của
mình thì tạo ra một số hệ thống trực tuyến, và công ty có thể tránh được cơ cấu quá cao. Ví dụ, sẽ
có một hệ thống trực tuyến trong chế tạo và một hệ thống trong chức năng kế toán và tài chính.
Việc quản trị kinh doanh trở nên dễ dàng hơn với các nhóm khác nhau chuyên môn hoá các nhiệm
vụ khác nhau và được quản lý tách biệt nhau.
b. Bất lợi của cơ cấu chức năng
Khi áp dụng cơ cấu chức năng, công ty sẽ tăng mức độ phân công theo chiều ngang để quản lý các
nhiệm vụ phức tạp hơn. Cơ cấu này cho phép nó duy trì sự kiểm soát khi nó đang tăng trưởng. Vì
vậy, nó có thể phục vụ tốt cho công ty trong giai đoạn bắt đầu tăng trưởng và đa dạng hoá. Nếu
công ty có nhiều sự khác nhau về địa lý và bắt đầu hoạt động trong nhiều vị trí hay nó bắt đầu sản
xuất một phổ rộng rãi các sản phẩm, các vấn đề kiểm soát và phối hợp sẽ phát sinh làm giảm khả
năng phối hợp các hoạt động của nó và tăng chi phí.16
Các vấn đề truyền thông.
Khi các hệ thống trực tuyến của mỗi chức năng tiến triển, các chức năng tăng trưởng tách biệt hơn
với các chức năng khác. Điều này sẽ ngày càng khó khăn trong việc truyền thông giữa các chức
năng và phối hợp các hoạt động của chúng. Các vấn đề truyền thông này nảy sinh từ các định
hướng chức năng. Càng phân công chuyên môn hoá, các chức năng khác nhau càng phát triển theo
các định hướng khác nhau và nảy sinh các khó khăn và rắc rối cho tổ chức. Mỗi chức năng có các
định hướng thời hạn và m