Download miễn phí Những tuyệt chiêu trong Exce
Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:
- Data Bars:bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó,
trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so
sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn
càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.
- Color Scales:kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với
mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn
một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy
chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể
tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
n mẹo nhỏ về ứng dụng văn phòngMicrosoft Excel 2007.
LỜI KHUYÊN
Dữ liệu in hoàn hảo
Nếu các dữ liệu in ra không phù hợp với hình dáng của trang
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
22
dữ liệu Excel 2007, hãy kiểm tra page layout (bên dưới tab View) để xem xem chính xác những
gì máy in sẽ in ra. Bạn cũng có thể dễ dàng add thêm các header hay footer vào dữ liệu in.
Tạo danh sách chọn “drop-down”
Trong Excel có công cụ tạo một danh sách lựa chọn có sẵn. Để tạo nó trước tiên bạn phải có một
danh sách, chọn các ô theo hàng hay cột mà bạn sẽ không sử dụng đến; nhập nội dung danh
sách vào từng ô trong hàng hay cột đó. Chọn các ô sẽ có danh sách drop-down chọn sẽ xuất
hiện (các ô không cần tiếp giáp nhau). Chọn Data | Validation… Dưới Allow chọn List. Tích
In-cell dropdown, kích chuột trái vào Source: hộp, đánh dấu các cell đã nhập danh sách ban
đầu của bạn, sau đó chọn OK.
HƯỚNG DẪN
Tạo phím tắt chèn ngày hiện tại
Bạn có thể chèn ngày hiện hành vào bất kỳ cell nào bằng cách nhấn Ctrl và dấu chấm phẩy (
; còn Ctrl + Shift + ; sẽ chèn vào thời gian hiện hành.
Lặp lại văn bản trong nhiều cell
Chọn một dãy các ô trống, đánh vào nội dung văn bản (văn bản sẽ xuất hiện trong ô đầu tiên),
nhấn Ctrl+Enter, khi đó văn bản sẽ điền vào trong các ô đã đánh dấu.
Paste văn bản plain text vào Excel
Nếu bạn muốn paste văn bản từ Word hay IE vào Excel mà
không muốn có định dạng theo nguồn lấy (lấy theo dạng plain
text). Hãy nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa trước khi paste.
Sau đó chỉ paste văn bản đã copy vào, phần định dạng sẽ được
bỏ đi.
Paste vào các ô không liên tục
Việc Paste công thức từ một ô nào đó vào một loạt các ô không
liên tục không có nghĩa là thực hiện nhiều lần cut và paste. Hãy copy công thức từ ô nguồn, giữ
phím Ctrl và kích vào mỗi ô nơi bạn muốn paste công thức vào. Sau đó nhấn Ctrl-V để paste công
thức vào tất cả các cell. Thao tác này cũng cũng có thể áp dụng cùng với thao tác nhập lặp lại dữ
liệu trong nhiều ô (chọn một vùng cần nhập công thức, gõ công thức vào và nhấn Ctrl + Enter)
Sang phải – không xuống dòng
Thông thường việc nhấn phím Enter sẽ chuyển con trỏ của Excel xuống ô bên dưới. Nếu bạn thích
nó chuyển sang phải trong Excel 2007, hãy vào nút Office ở góc trên bên trái màn hình, chọn
Excel Options, và chọn Advanced. Dưới Editing options, lựa chọn đầu tiên là “After
pressing Enter, move selection” – có nghĩa là chọn hướng, ở đây nếu là sang phải thì bạn hãy
chọn “right”.
Tạo một hằng số
Bạn muốn có một số nào đó có thể sử dụng nhiều lần trong trang bảng tính? Hãy tạo nó thành
một hằng số. Trên tab Formulas, kích vào Define Name, và đặt tên cho ô được chọn – chính là
tên hằng số (ví dụ như “taxrate”). Đặt một số trong ô đó. Lúc này bạn có thể sử dụng tên hằng số
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
23
đó trong một công thức (ví dụ như =(b4*taxrate) thay cho việc đánh vào một tập hợp các số
phức tạp). Bạn có thể thiết lập nhiều ô đặt tên nếu muốn.
Định dạng nhanh một bảng Excel
Lấy danh sách dữ liệu và định dạng nhanh chúng thành các bảng Excel, sử dụng gallery của các
kiểu trong lệnh Format as Table—nó là một ribbon nằm trong tab Home. Tích vào hộp chọn
“My table has headers” (nếu bảng có các header) và bạn có thể nhanh chóng phân loại hay
lọc các cột bên trong trang bảng tính bằng cách sử dụng menu drop-down được tích hợp của
header.
Bổ sung thêm cột
Việc bổ sung thêm một cột mới vào bảng Excel là quá dễ dàng. Đặt một công thức (ví dụ là SUM)
trong ô đầu tiên của cột dữ liệu mới đó. Công thức đó sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các ô
trong cột này, nó cũng có thể được phân loại hay lọc. Thêm một cột khác và sử dụng công thức
khác (như AVERAGE) nếu thấy cần thiết.
Thêm một hàng tính tổng
Trong cùng với bảng được định dạng đó, bạn có thể muốn xem tổng tất cả các số hiển thị tại
hàng dưới cùng. Kích vào bất cứ nơi nào trong bảng để xuất hiện tab Table Tools | Design. Kích
vào nó và bạn sẽ tích vào các hộp kiểm trong Table Style Options. Tích Total Row để bổ sung
thêm hàng tính tổng ngay lập tức. Sau đó kích mỗi ô trong toàn bộ hàng để chọn ra một hàm
(SUM, AVERAGE,…) từ mũi tên sổ xuống.
Bố sung thêm hàng mới vào phía trên hàng tổng
Nếu bạn muốn bổ sung thêm các hàng mới vào cuối bảng đã có hàng tính tổng, hãy đưa trỏ
chuột vào viền dưới phải của bảng cho đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên hai chiều. Giữ chuột
và kéo bảng xuống (hay kéo sang nếu muốn tạo thêm cột) cho đến khi đủ số dòng cần thiết và
nhả chuột. Các hàng mới sẽ được thêm ngay phía trên dòng tổng và định dạng các ô trong hàng
đó phù hợp với định dạng đã có trong bảng.
Chuyển đổi các bảng sang dữ liệu thông thường
Các bảng của Excel, có thể thực hiện cập nhật một cách dễ dàng các cột của nó thông qua menu
lọc và phân loại trong header, có thể được chuyển đổi thành dải dữ liệu thông thường khi giữ
cùng định dạng và công thức. Trong tab TableTools | Design, kích Convert to Range. Nhưng
bạn nên cẩn thận! chỉ có cách để có thể hoàn lại thao tác này là sử dụng Undo ngay lập tức, bằng
không bạn phải bắt đầu lại mọi việc từ lệnh Format as Tables (xóa toàn bộ định dạng).
Mã màu cho các clue trực quan
Áp dụng Conditional Formatting (từ phần Styles trên tab Home của ribbon) để tạo mã màu,
biểu tượng và các biểu đồ thanh dữ liệu được tích hợp (hay trộn lẫn) trên mỗi ô. Các clue trực
quan này cho phép bạn có thể quan sát ngay lập tức các số cao nhất và thấp nhất trong cột hay
hàng đó kể cả khi nó không được phân loại.
Tìm ra các giá trị nhân bản
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.
24
Conditional Formatting có thể nhận dạng ra các giá trị nhân bản. Khi bạn đánh dấu một danh
sách và kích Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules và chỉ định Duplicate
Values. Các giá trị nhân bản sẽ bị đánh dấu.
Sử dụng các tùy chọn paste
Khi paste dữ liệu được copy từ Excel 2007 vào Word hay PowerPoint, bạn thường sử dụng Ctrl-V,
tuy nhiên hãy tìm biểu tượng clipboard/paper trong phần góc phải bên dưới của bảng. Nó sẽ xuất
hiện Paste options, trong đó có một số tùy chọn: sử dụng các định dạng của tài liệu cục bộ cho
các bảng trong PowerPoint hoặcWord, chúng có thể cho phép bạn paste dữ liệu như một ảnh
hay làm nổi nó với các bảng đang tồn tại.
Paste như một đối tượng
Dữ liệu từ Excel có thể được paste như một đối tượng. Trong PowerPoint hay Word, vào tab
Home, kích vào mũi tên dưới Paste, chọn Paste Special. Trong menu, chọn Microsoft Office
Excel 2003 Spreadsheet Object. Nếu nút radio bên trái chỉ có Paste thì dữ liệu sẽ được chèn
khi bạn kích nó và có khả năng soạn thảo như bạn có thể thực hiện trong Excel. Nếu bạn chọn
Paste Link thì bất kỳ một nâng cấp nào xảy ra với dữ liệu của bạn trong trang bảng tính đều
hiện trong biểu mẫu của Word hay PowerPoint.
13 phím tắt trong Excel 2007
Nhiệm vụ
Thao tác
phím
Sử dụng o...