Nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán cho khách hàng trước hết phải căn cứ vào Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa người bán và người mua. Nếu người bán có trách nhiệm bảo hành trong khoảng thời gian nhất định và phải chịu trách nhiệm sửa chữa, thay thế các phụ tùng bị hỏng thì người bán phải trích lập dự phòng tạo nguồn bù đắp các chi phí bảo hành. Trong phần hướng dẫn hạch toán tài khoản 352 - Dự phòng phải trả đã có hướng dẫn như sau:
"3. Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các khoản hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm đã bán, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả
Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp, ghi:
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
4. Khi xác định số dự phòng phải trả khác cần lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
5. Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu:
5.1. Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có các TK 111, 112, 331,...
5.2. Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, công trình xây lắp đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài...,:
a. Trường hợp không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp:
- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 153, 214, 331, 334, 338,...
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,...
- Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá còn thiếu)
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
b. Trường hợp có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp, số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Chênh lệch nhỏ hơn giữa dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá so với chi phí thực tế về bảo hành)
Có TK 336 - Phải trả nội bộ.
- ..."
Trong câu hỏi của Bạn, có thể trường hợp đã hết hạn bảo hành hay các thiết bị thay thế vào xe ô tô tải phát sinh ngoài các điều khoản ghi trong hợp đồng thì khi xuất phụ tùng thay thế để sửa chữa xe cho khách hàng thì phải lập hóa đơn GTGT (như trường hợp bán phụ tùng) và phải kê khai thuế GTGT, hạch toán doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ các trường hợp bán hàng bình thường.
PTĐ
