Download miễn phí Tổng hợp thủ thuật với Microsoft Office
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình?
Để tránh mất thời gian kéo thả hay copypaste bạn hãy sử dụng cách
sau đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống,
ấn và giữ phím ShiftAlt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để
điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
T ng h p th thu t v i Microsoft Office - Ph n I, II, III, IVổ ợ ủ ậ ớ ầMicrosoft đã r t c g ng nh m hoàn thi n và bấ ố ắ ằ ệ ổ
sung thêm nhi u chức năng m i ti n d ng h n cho bề ớ ệ ụ ơ ộ
ph n m m Microsoft Office. Nh ng ph n l n “s cầ ề ư ầ ớ ứ
m nh ti m n” c a MS Office - nh ng l a ch n n... ạ ề ẩ ủ ữ ự ọ ẩ
Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung
thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft
Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office những
lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những
shortcuts đều gần như không được biết đến hay không được sử
dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn
những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và
PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu
quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng
tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.
Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật
sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và
2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn
ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ
văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng
cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng
to và về phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format
Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn
(Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands,
tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh
công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy
lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa
chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột
vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao
chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn
muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có
thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn
phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng
Word hoặc trong cửa sổ soạn email mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự
thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm
lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có
Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không
muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím ShiftEnter.
Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ
mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn AltEnter.
Các Smart Tags
Smart Tags bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP –
chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất
hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng
của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools |
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn
những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng
Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh
đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa
chọn định dạng phong phú Match Destination Formatting (chuyển
định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và
Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa
dán).
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn
bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm
đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin
lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã
vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list”
lên một con số lớn hơn.
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong
việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử
dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột
phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn
Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab
Commands.
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo
xuống và chọn Builtin Menus và trong danh sách hiện ra bên tay
phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo
Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là
bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để
đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột
phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn
đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây.
Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to
work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy
cập đến bất cứ lúc nào.
Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work
bạn hãy ấn và giữ CtrlAltMinus (phím Minus là phím dấu trừ () ở
ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy
click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột
trái một lần vào đó.
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà
bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách
sau đây.
Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có
đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong
thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản
2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin ch