Công tác văn phòng tại UBND tỉnh Tuyên Quang

ng kÕ ho¹ch cho héi nghÞ: B¶n kÕ ho¹ch héi nghÞ ph¶i ®¶m b¶o c¸c néi dung sau:
+ Tªn héi nghÞ
+ Néi dung cña héi nghÞ
+ Thêi gian héi nghÞ
+ Thµnh phÇn cña héi nghÞ
+ §Þa ®iÓm cña héi nghÞ
+ H×nh thøc cña héi nghÞ
+ H×nh thøc cña héi nghÞ (héi nghÞ chÝnh thøc, Hµ Néi kh«ng chÝnh thøc)
+ Kinh phÝ cña héi nghÞ
+ KÕt qu¶ dù kiÕn (% thµnh c«ng)
B¶n kÕ ho¹ch cña héi nghÞ ®­îc nh©n lµm nhiÒu b¶n göi cho c¸c c¸ nh©n tham gia héi nghÞ vµ c¸c ®èi t­îng liªn quan tr­íc khi héi nghÞ chÝnh thøc diÔn ra.
* ChuÈn bÞ héi nghÞ
Tr­íc khi héi nghÞ diÔn ra th× th­ ký ph¶i chuÈn bÞ ®Çy ®ñ nh÷ng ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó phôc vô tèt cho héi nghÞ ®ã lµ c¸c c«ng viÖc sau:
+ X¸c ®Þnh tÝnh chÊt, néi dung, chñ ®Ò th¶o luËn cña héi nghÞ.
+ LËp ch­¬ng tr×nh nghÞ sù cho héi nghÞ
+ Quy ®Þnh thµnh héi nghÞ
+ X¸c ®Þnh thêi gian cho héi nghÞ
+ Lùa chän vµ trang trÝ phßng häp
+ ChuÈn bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn phôc vô héi nghÞ
* TiÕn hµnh héi nghÞ
Tr­íc khi héi nghÞ khai m¹c th­ ký kiÓm tra l¹i lÇn cuèi nh÷ng c«ng viÖc ®· chuÈn bÞ ®Ó ph¸t hiÖn sai sãt hoÆc cã sù cè ph¶i cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi.
+ §ãn ®¹i biÓu
+ S¾p xÕp æn ®Þnh chç ngåi cho ®¹i biÓu
+ §iÓm danh c¸c ®¹i biÓu
+ Ph¸t tµi liÖu
+ Duy tr× thêi gian cho héi nghÞ
+ Ghi biªn b¶n cho héi nghÞ
+ Chñ to¹ ®iÒu khiÓn phiªn häp héi nghÞ (gi÷ ®óng thêi gian nh­ trong kÕ ho¹ch)
C«ng viÖc sau héi nghÞ:
+ TriÓn khai nh÷ng mÖnh lÖnh d­íi h×nh thøc v¨n b¶n hay lêi nãi theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o.
+ Th¶o c«ng v¨n, c¸c th«ng b¸o, nh÷ng giÊy tê cÇn thiÕt theo chØ thÞ cña l·nh ®¹o.
+ S¾p xÕp c«ng v¨n giÊy tê héi nghÞ lËp hå s¬ héi nghÞ.
+ Tæ chøc rót kinh nghiÖm héi nghÞ
ë UBND tØnh Tuyªn Quang th× viÖc tæ chøc héi nghÞ ®­îc tiÕn hµnh rÊt tèt, c¸c kh©u chuÈn bÞ ®­îc giao cho bé phËn v¨n phßng ®¶m nhiÖm mµ trùc tiÕp lµ tæ hËu cÇn vµ t¹p vô.
Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè tån t¹i trong c«ng viÖc sau héi nghÞ lµ v¨n b¶n giÊy tê cña héi nghÞ ch­a ®­îc lËp hå s¬.
1.2.5. Tæ chøc phßng lµm viÖc vµ bè trÝ c¸c thiÕt bÞ m¸y mãc trong v¨n phßng l·nh ®¹o
§Ó tæ chøc phßng lµm viÖc theo ®óng quy c¸ch vµ ®óng tiªu chuÈn khoa häc lµ vÊn ®Ò hÕt søc khã kh¨n. Nã ®ßi hái ph¶i cã sù kÕt hîp hÕt søc hµi hoµ gi÷a c¸c yÕu tè nh­ mµu s¾c, ¸nh s¸ng, trang thiÕt bÞ, c¸ch bè trÝ trang trÝ Th­ ký lµ ng­êi ®¹i diÖn ®Çu tiªn cña c¬ quan tiÕp xóc víi kh¸ch nªn phßng lµm viÖc ph¶i ®­îc bè trÝ mét c¸ch phï hîp vµ thÈm mÜ ®Ó t¹o Ên t­îng tèt thuËn lîi cho c«ng viÖc sau nµy.
C¸c m¸y mãc thiÕt bÞ dïng trong v¨n phßng: tuú vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ ®iÒu kiÖn cña tõng c¬ quan mµ trang bÞ lo¹i m¸y mãc vµ ®å dïng cã tÝnh n¨ng vµ c«ng dông kh¸c nhau.
+ M¸y in, m¸y vi tÝnh, ®iÖn tho¹i, m¸y ghi ©m, 1 m¸y tÝnh ®iÖn tö, bµn ghÕ tñ hå s¬, m¸y fax
C¸ch bè trÝ phßng lµm viÖc vµ c¸c trang thiÕt bÞ ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c: thuËn tiÖn, kinh tÕ, thÈm mÜ, ¸nh s¸ng thÝch hîp, cã ®Çy ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó tiÕp kh¸ch cã hiÖu qu¶.
C¸ch bè trÝ phßng lµm viÖc vµ tæ chøc s¾p xÕp c¸c thiÕt bÞ m¸y mãc trong v¨n phßng l·nh ®¹o trong v¨n phßng l·nh ®¹o ë UBND tØnh Tuyªn Quang nh×n chung phï hîp víi c«ng viÖc hµng ngµy. Phßng Chñ tÞch, Phã Chñ tÞch, vµ tr­ëng c¸c phßng ban ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c m¸y mãc vµ ®­îc bè trÝ hµi hoµ, thuËn tiÖn vµ cã tÝnh thÈm mÜ.
1.2.6. Tæ chøc c¸c chuyÕn ®i c«ng t¸c cho l·nh ®¹o vµ ho¹t ®éng cña ng­êi th­ ký khi l·nh ®¹o ®i v¾ng
Tæ chøc c¸c chuyÕn ®i cho l·nh ®¹o lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng cña m×nh. Tuú thuéc vµo chøc n¨ng nhiÖm vô vµ mèi quan hÖ cña c¬ quan mµ l·nh ®¹o cã thÓ ®i c«ng t¸c ë ph¹m vi kh¸c nhau, mçi chuyÕn ®i c«ng t¸c bao giê còng nh»m thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ nªn ng­êi th­ ký ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c môc ®Ých cña chuyÕn ®i vµ chuÈn bÞ ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cÇn thiÕt.
§Ó tæ chøc chuyÕn ®i thµnh c«ng th× ng­êi th­ ký ph¶i chuÈn bÞ vµ tæ chøc mäi c«ng viÖc cÈn thËn chi tiÕt, chu ®¸o ®Ó t¹o sù tin t­ëng vµ yªn t©m cho l·nh ®¹o.
Khi ®ã ng­êi th­ ký ph¶i tiÕn hµnh mét sè c«ng viÖc nh­:
T×m hiÓu râ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan vµ vÞ trÝ cña thñ tr­ëng.
- N¾m ®­îc môc ®Ých cña chuyÕn ®i
- Môc ®Ých cña c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt.
- LËp kÕ ho¹ch chuyÕn ®i c«ng t¸c: néi dung cña kÕ ho¹ch gåm: môc ®Ých cña chuyÕn ®i, néi dung, thµnh phÇn, ®Þa ®iÓm, thêi gian, tµi liÖu, t­ liÖu, kinh phÝ, ph­¬ng tiÖn vµ c¸c giÊy tê cÇn thiÕt.
ChuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt cho chuyÕn ®i c«ng t¸c
- Liªn hÖ víi n¬i tiÕp nhËn chuyÕn ®i c«ng t¸c
- ChuÈn bÞ néi dung c«ng t¸c
- ChuÈn bÞ giÊy tê tµi liÖu, t­ liÖu, vËt mÉu, s¶n phÈm mÉu trang thiÕt bÞ cho chuyÕn ®i
- ChuÈn bÞ ph­¬ng tiÖn giao th«ng
- LËp lÞch tr×nh cho chuyÕn ®i
- Gi¶i quyÕt c¸c thñ tôc hµnh chÝnh vµ c¸c néi dung cÇn thiÕt kh¸c.
Ho¹t ®éng, nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký trong thêi gian l·nh ®¹o ®i v¾ng.
§Ó c«ng viÖc ®­îc diÔn ra b×nh th­êng trong thêi gian l·nh ®¹o ®i v¾ng. Th­ ký lµ ng­êi gióp l·nh ®¹o gi¶i quyÕt c«ng viÖc trong thêi gian ®ã song víi viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô th­êng xuyªn víi vai trß trî gióp cho ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt trong thêi gian l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c.
Th­ ký ph¶i gióp thñ tr­ëng tiÕn hµnh mét sè c«ng viÖc:
- Tæ chøc bµn giao c«ng viÖc gi÷a thñ tr­ëng vµ c¸c c¸ nh©n cã liªn quan.
- X¸c ®Þnh ph¹m vi thÈm quyÒn, ph¹m vi ®­îc uû nhiÖm gi÷a thñ tr­ëng, c¸ nh©n vµ phßng ban liªn quan.
- Xin ý kiÕn thñ tr­ëng vÒ c¸c c«ng viÖc cßn ch­a gi¶i quyÕt.
- X¸c ®Þnh h×nh thøc ®Ó liªn hÖ víi thñ tr­ëng
- Thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô th­êng xuyªn c¸c c«ng viÖc ®­îc giao hoÆc uû quyÒn.
- Thõa lÖnh thñ tr­ëng ®«n ®èc, gi¸m s¸t c¸c phßng ban chøc n¨ng thùc hiÖn ®óng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch mµ thñ tr­ëng giao.
- Gi÷ liªn l¹c víi thñ trëng trong khi l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c.
- Theo dâi qu¸ tr×nh ®i c«ng t¸c cña l·nh ®¹o, cña ®oµn c«ng t¸c.
- Thùc hiÖn ghi chÐp vµ thu thËp c¸c néi dung ho¹t ®éng cña c¬ quan ®Ó b¸o c¸o l¹i cho thñ tr­ëng khi thñ tr­ëng ®i c«ng t¸c vÒ.
ë UBND tØnh Tuyªn Quang th× c«ng t¸c tæ chøc c¸c chuyÕn ®i cña l·nh ®¹o còng ®· ®­îc lµm tèt mäi c«ng viÖc ®Òu ®­îc bè trÝ cho c¸c c¸n bé ®­îc ph©n c«ng.
1.2.7. Qu¶n lý ch­¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c cña l·nh ®¹o
Mäi c«ng viÖc trong c¬ quan ®Òu ph¶i lËp kÕ ho¹ch, c¸c bé phËn c¸ nh©n ®Òu ph¶i lËp kÕ ho¹ch cña m×nh vµ ph¶i lµm theo kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra.
§Ó cã ®­îc mét b¶n kÕ ho¹ch tèt, chi tiÕt cho l·nh ®¹o vµ c¬ quan th× yªu cÇu ng­êi th­ ký ph¶i thùc sù hiÓu nhiÖm vô c¬ b¶n cña ng­êi l·nh ®¹o vµ c¬ quan. Tõ ®ã x¸c ®Þnh nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ mµ l·nh ®¹o vµ c¬ quan ph¶i gi¶i quyÕt trong thêi gian tíi, tuú theo chøc n¨ng vµ nhiÖm vô, lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c¬ quan mµ th­ ký cã thÓ lËp c¸c kÕ ho¹ch cho phï hîp:
- KÕ ho¹ch dµi h¹n
- KÕ ho¹ch trung h¹n
- KÕ ho¹ch ng¾n h¹n
- KÕ ho¹ch tæng thÓ
- KÕ ho¹ch chi tiÕt
Th­ ký cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra theo dâi viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch trªn thùc tÕ ®Ó ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng diÔn ra theo ®óng kÕ ho¹ch ®· duyÖt.
C«ng t¸c lËp vµ qu¶n lý kÕ ho¹ch ë uû ban nh©n d©n tØnh Tuyªn Quang do Ch¸nh v¨n phßng chÞu tr¸ch nhiÖm. B¶n kÕ ho¹ch th­êng ®­îc ¸p dông trong UBND tØnh Tuyªn Quan lµ kÕ ho¹ch trong th¸ng.
1.2.8. Quan hÖ gi÷a ng­êi th­ ký víi l·nh ®¹o vµ quÇn chóng
§Ó t¹o lËp mét mèi quan hÖ tèt ®ßi hái ng­êi th­ ký ph¶i thËt cÈn thËn, khÐo lÐo v× quan hÖ gi÷a ng­êi th­ ký víi l·nh ®¹o víi quÇn chóng lµ mèi quan hÖ quan träng nhÊt vµ cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn chÊt l­îng c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng.
§èi víi ng­êi l·nh ®¹o c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký do ng­êi l·nh ®¹o ph©n c«ng vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc l·nh ®¹o vµ c¬ quan vµ ng­êi l·nh ®¹o còng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn vÒ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña c¬ quan.
Qua ®©y ta thÊy ®­îc quan hÖ cña ng­êi th­ ký víi l·nh d¹o lµ quan hÖ cÊp trªn cÊp d­íi nã kh«ng chØ dùa trªn t×nh c¶m c¸ nh©n mµ cßn bÞ chi phèi bëi nh÷ng quy ®Þnh quy chÕ cña Nhµ n­íc nãi chung vµ cña c¬ quan nãi riªng. Do ®ã ®ßi hái ng­êi th­ ký ph¶i cã mét th¸i ®é t«n träng còng nh­ sù ph¸t triÓn ngµy cµng ®i lªn cña c¬ quan phô thuéc phÇn lín vµo kh¶ n¨ng cña ng­êi l·nh ®¹o do ®ã ng­êi th­ ký còng ph¶i biÕt phôc tïng c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý nÕu ý kiÕn cña l·nh ®¹o kh«ng hîp lý vµ chÝnh x¸c th× th­ ký cã thÓ bµy tá ý kiÕn cña m×nh hoÆc ®Ò nghÞ ng­êi l·nh ®¹o xem xÐt l¹i nh÷ng quyÕt ®Þnh ®ã.
§Ó gi¶i quyÕt ®­îc mét c¸ch tèt nhÊt th× ®ßi hái th­ ký ph¶i cã tinh thÇn tù gi¸c cao vµ tÝnh kû luËt ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô vµ còng ph¶i linh ho¹t trong c«ng viÖc nÕu l·nh ®¹o sai sãt cã thÓ tr×nh bµy suy nghÜ cña m×nh vµ kÞp thêi söa ch÷a.
Mèi quan hÖ gi÷a th­ ký víi quÇn chóng nghÜa lµ gi÷a nh©n viªn ®èi víi kh¸ch tr­íc hÕt cÇn ph¶i tá mét th¸i ®é niÒm në, ph¶i t«n träng vµ ph¶i t¹o ®­îc mét Ên t­îng vÒ c¬ quan m×nh t¹o giao dÞch cho c¸c ho¹t ®éng tiÕp theo.
1.2.9. Tæ chøc c«ng t¸c th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o
ViÖc tæ chøc th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o lµ rÊt quan träng v× ng­êi l·nh ®¹o lu«n cÇn ®­îc cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó triÓn khai, gi¶i quyÕt nhiÖm vô ®­îc giao, viÖc thu thËp th«ng tin vµ chuÈn bÞ th«ng tin tËp hîp vµ hÖ thèng th«ng tin theo tõng vÊn ®Ì, tõng lÜnh vùc ®ång thêi ph¶i ph©n tÝch vµ kiÓm tra ®é chÝnh x¸c cña c¸c th«ng tin ®Ó khi ng­êi lanh ®¹o cÇn c¸c th«ng tin vÒ vÊn ®Ò ...