Quá trình hình thành và phát triển của khách sạn Kim Liên

khách sạn.
Phần II.Nghiệp vụ lễ tân tại khách sạn
Kim Liên.
I. Vai trò ,chức năng của nghiệp vụ lễ tân khách sạn.
1. Vai trò :
- Lễ tân khách sạn là bộ phận đâu tiên và cũng là bộ phận cuối cùng tiếp xúc với khách du lịch khi họ đến với khách sạn. Vì thế lễ tân đóng vai trò quan trọng với việc quyết định nguồn khách lễ tân phải khai thác tối đa mọi nhu cầu về ăn uống, lưu trú, vui chơi giải trí của khách nhằm tận dụng hết công suất cơ sở vật chất kĩ thuật của khách sạn mình .
- Mọi nhu cầu đó đều được thông qua bộ phận lễ tân để làm thủ tục như đặt ăn, lưu trú tạm thời v.v...Từ khi khách đến với khách sạn thì đầu tiên gặp nhân viên bảo vệ cửa chính, sau đó gặp người đáp ứng yêu cầu của họ chính lễ tân. Rồi trong thời gian lưu trú từ việc gửi chìa khoá, gửi đồ và những lời kêu ca phàn nàn cũng phải thông qua bộ phận lễ tân. Vì vậy bộ phận lễ tân chính là bộ phận mở đầu cho các công nghệ đón tiếp theo sau hoạt động kinh doanh du lịch khách sạn.
- Lễ tân là bộ phận tiếp xúc nhiều nhất với khách trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Khách có quyền gặp lễ tân bất cứ lúc nào để đặt nhu cầu ,yêu cầu lễ tân giúp đỡ cũng như kêu ca phàn nàn với lễ tân. Trong suốt thời gian tiếp xúc phục vụ khách thì lễ tân phải luôn có cử chỉ thân thiện, mỉm cười với khách, đầy không chỉ là gây ấn tượng tốt đẹp với khách mà đó là cả một nghệ thuật, nghệ thuật này không chỉ tác động đến hiệu quả kinh doanh của khách sạn mà nó còn giúp lễ tân nắm bắt hiểu rõ được tâm lí của khách. Khi đã hiểu rõ nắm bắt được tâm lí của khách, giao tiếp khéo léo với khách sẽ làm cho khách hài lòng ngay từ giây phút đầu gặp gỡ nhưng ngược lại chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng để gây mất thiện cảm với khách.
- Bộ phận lễ tân là bộ phận đón tiếp khách trong khách sạn nên khi đón tiếp khách cũng như giao tiếp với khách phải văn minh lịch sự bởi lẽ lễ tân chính là bộ mặt của khách sạn. Mỗi lời nói cử chỉ của nhân viên lễ tân phải luôn làm hài lòng khách cho dù khách sạn có đáp ứng được nhu cầu của khách sạn hay không. Đặc biệt không được thờ ơ, lạnh nhạt, phân biệt đối xử với khách bởi lễ tân là một trong 4 bộ phận quan trọng quyết định việc đi lên của khách sạn. Chính vì vậy mà nói : “Nghề làm dâu trăm họ”thật là khó. Người nhân viên lễ tân phải làm đẹp lòng đủ mọi đối tượng khách, gặp phải người dễ tính thì không sao nhưng gặp phải người khó tính thì chỉ cần một sơ xuất nhỏ thôi cũng làm mất lòng khách. Lễ tân còn là tấm gương phản chiếu toàn bộ hình ảnh của khách sạn đất nước con người Việt Nam với khách nước ngoài.
Nói tóm lại lễ tân đóng vai trò quan trọng trong viêc hình thành và phát triển của khách sạn. Có đứng vững trên thị trường thì mới làm tăng khả năng khai thác và thu khách nhằm đem lại hiệu qủa cao trong kinh doanh.
2. Chức năng
a. Lễ tân là thay mặt cho khách sạn ,tiếp nhận các yêu cầu của khách và tổ chức phục vụ tốt các nhu cầu của khách:
Đăng kí tiếp nhận mọi yêu cầu của khách
Tổ chức đón tiếp khách
Thông tin cho khách các yêu cầu mà khách cần
Thông báo cho các bộ phận có liên quan phối hợp để phục vụ khách đạt hiệu quả cao nhất
Khi khách rời khách sạn làm thủ tục cho khách rời khách sạn một cách nhanh chóng
b. Lễ tân là bộ phận chịu trách nhiệm chủ yếu về thanh toán cho khách :
- Lễ tân là bộ phận tiếp xúc với khách trong toàn bộ thời gian lưu trú. Cho nên khi khách rời khách sạn lễ tân chịu trách nhiệm thanh toán các dịch vụ mà khách đã tiêu dùng trong khách sạn.
- Khi thanh toán lễ tân phải thanh toán kịp thời sòng phẳng cho khách và nhớ ghi biên lai cho khách.
c. Lễ tân là bộ phận tham mưu cho các bộ phận có liên quan và cho ban giám đốc:
- Là người thường xuyên tiếp xúc với khách nên nhận thấy các dịch vụ còn thiếu, tổ chức các dịch vụ bổ xung, dịch vụ vui chơi giải trí cho khách.
- Là người có nhiều quan hệ với các bộ phận khác trong khách sạn nên có những hướng dẫn đóng góp ý kiến chính xác về sản phẩm du lịch.
- Là bộ phận thay mặt bán các sản phẩm của khách sạn cho khách du lịch
d. Lễ tân là bộ phận chịu trách nhiệm đảm nhận về an ninh trật tự và bảo quản tài sản cho khách:
Khi khách sạn đến với khách sạn đã có nhân viên bảo vệ khách sạn
Có nhân viên mang vác hành lí, trông coi hành lí cho khách
Liên tục có nhân viên túc trực cửa, trực tầng để đảm bảo an toàn cho khách
Làm cho khách vui và cảm giác an tâm
e. Lễ tân là nơi thể hiện rõ phong cách giao tiếp với khách:
- Lễ tân phục vụ khách văn minh lịch sự, tế nhị.
Luôn phục vụ tận tình, chu đáo khi khách đến với khách sạn.
Ví dụ: khi khách đến với khách sạn nhân viên lễ tân cúi chào sau đó xin phép đưa xe của khách vào bãi và mang vác hành lí của khách vào tiền sảnh. Khi khách vào cửa khách sạn, nhân viên bảo vệ cửa cúi chào, mở cửa đón khách vào. Cuối cùng khi khách vào trong quầy lễ tân chính vui vẻ tiếp nhận các nhu cầu của khách và cố vấn cho khách khi kháh cần.
II. Mối quan hệ của bộ phận lễ tân với các bộ phận khác trong khách sạn.
A. Trong khách sạn.
1. Quan hệ của lễ tân với bộ phận buồng:
- Lễ tân phải luôn nắm chắc sơ đồ phòng để biết được tình trạng sử dụng phòng đó ra sao hay những điều chỉnh phút cuối để xắp xếp phòng cho khách phù hợp .
- Thông báo về bộ phận phòng các thông tin của khách như quốc tịch giới tính, cơ cấu đoàn khách, nhu cầu cũng như sở thích của khách về phòng ở .
- Khi bộ phận buồng gửi các thông tin về sự phàn nàn, khen chê của khách tới lễ tân thì lễ tân phải tìm hướng giải quyết, khắc phục.
- Lễ tân phải biết được cái hay cái dở cũng như đăc điểm của từng phòng để xắp xếp cho khách .
Qua mối quan hệ của bộ phận lễ tân với các bộ phận khác ta thấy được bộ phận lễ tân có mối quan hệ chặt chẽ khăng khít với bộ phận buồng. Mối quan hệ đó có thể giúp khách sạn thoả mãn được nhu cầu của khách, hạn chế sự kêu ca phàn nàn và đưa công suất sử dụng buồng giường cũng như các dịch vụ khác mang laị hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
2. Quan hệ của lễ tân với bộ phận bàn, bar.
a. Quan hệ với bàn:
Khi khách đến quầy lễ tân đặt ăn, lễ tân thông tin về bộ phận bàn. Các thông tin đó có thể là bàn đơn, bàn đôi, bàn tròn hay bàn vuông vị trí đặc điểm của bàn ăn và thời gian ăn .
Nếu bộ phận bàn đáp ứng được nhu cầu của khách thì trả lời bộ phận lễ tân công việc.
Ngược lại nếu bộ phận bàn không đáp ứng đươc yêu cầu của khách thì thông tin lại cho bộ phận lễ tân. Sau đó lễ tân khéo léo xử lí tình huống đã hết bàn với khách.
b. Quan hệ với bộ phận bar:
Lễ tân phải ít nhất nắm được thực đơn đồ uống của bộ phận bar.
- Khi khách đến đặt đồ uống hay mọi thông tin bên ngoài gửi tới quầy lễ tân. Lễ tân phải tìm hiểu nhu cầu của khách xem họ uống đồ uống sẵn hay pha chế ,nóng hay lạnh và lễ tân đưa ra thông tin tới bar khách có nhu cầu về đồ uống.
Bộ phận bar nhận thông tin từ lễ tân và triển khai phục vụ khách .
Bộ phận bar có nhiêm vụ tập hợp các chứng từ hoá đơn về đồ uố...