Một số ý kiến nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải trả tại nhà máy

thuê TSCĐ thuê tài chính , hay bán hàng trả góp hay những hoạt động tương tự nên doanh thu không được hạch toán vào TK 3387-doanh thu chưa thực hiện.
Nhà máy không đi thuê TSCĐ thuê tài chính. Số TSCĐ trang bị trong Nhà máy là do Ngân sách NN cấp hay tự trang bị,do đó không phát sinh khoản nợ dài hạn
Trong quá trình hợp tác với các đối tác kinh doanh, Nhà máy chủ trương coi trọng chữ tín, việc trao đổi kinh doanh khá thuận lợi do đó không phát sinh các khoản nhận ký quĩ ký cược dài hạn.
Do đó , tại Nhà máy chỉ phát sinh những khoản nợ phải trả sau:
-Vay ngắn hạn
Phải trả người bán
Thuế và các khoản phải nộpNSNN
Phải trả CNV
Phải trả nội bộ
Phải trả phải nộp khác
2.2.1 Kế toán khoản vay ngắn hạn
2.2.1.1 Đặc điểm đặc thù
Nhà máy thường xuyên có quan hệ giao dịch với ngân hàng Nông nghiệp Hà nội –Số hiệu TK 431101-000003 và Ngân hàng Công thương Thanh Xuân-số hiệu TK 710A-00235
Do có quan hệ lâu dài và thường xuyên nên khi phát sinh khoản vay, Nhà máy không phải thế chấp tài sản mà chỉ vay tín chấp, lãi suất theo giá thị trường.Hợp đồng vay ngắn hạn của Nhà máy thường chỉ là1 đến 3 tháng và Nhà máy thường trả nợ trước hạn theo hợp đồng. Nếu qua hạn Nhà máy sẽ chịu lãi suất phạt.
Ngân hàng chỉ cho vay trong trường hợp Nhà máy có hợp đồng mua hàng cấn phải thanh toán và ngân hàng trực tiếp kiểm tra hợp đồng này. Nhà máy không được phép vay ngân hàng với mục đích trả thuế, hay rút tiền mặt về quĩ hay các mục đích khác
Để phản ánh nghiệp vụ vay ngắn hạn, kế toán sử dụng TK 311-vay ngắn hạn. Các TK chi tiết như sau:
TK 3111 Vay ngắn hạn Ngân hàng
TK 31111 Vay bằng tiền VN
TK 31112 Vay bằng ngoại tệ
TK 3112 Vay các đơn vị, công ty
TK 31121 Vay bẳng tiền VN
TK 31122 Vay bằng ngoại tệ
Trong quá trình hoạt động Nhà máy chỉ sử dụng TK 3111’Vay ngắn hạn ngân hàng’, không vay các đơn vị tổ chức khác.
2.2.1.2 Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ
Khi có nhu cầu vay ngắn hạn ngân hàng, khi được phép, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ làm hồ sơ vay trình KTT, GĐ duyệt , hồ sơ gồm có các chứng từ sau:
-Đơn xin vay
-Hợp đồng vay
-Hợp đồng mua bán
……..
Bộ hồ sơ này chuyển cho ngân hàng,ngân hàng sẽ xem xét mục đích vay,số tiền vay , thời hạn trả nợ,…nếu chấp nhận sẽ thông báo cho Nhà máy
Kế toán tiền gửi khi được phép sẽ viết UNC chuyển cho KTT, GĐký sau đó chuyển cho ngân hàng.
Ngân hàng ký UNC và chuyển trả tiền cho đơn vị hưởng tiền (là khách hàng của Nhà máy ),đưa khách hàng1 liên, trả lại cho Nhà máy 1 liên ,kèm theo giấy báo số dư TK làm cơ sở nhập liệu và lưu chứng từ.
Khi số dư TK tiền gửi của Nhà máy đủ để thanh toán tiền vay, được sự đồng ý của KTT,GĐ, kế toán tiền gửi sẽ thông báo cho ngân hàng số tiền trả nợ vay. Ngân hàng sẽ tự động rút số tiền gửi của Nhà máy tại ngân hàng để thanh toán số nợ , bao gồm cả lãi.
Cuối ngày, ngân hàng sẽ viết giấy báo số dư TK cho Nhà máy đồng thời viết giấy thanh toán liên ngân hàng gửi cho Nhà máy làm cơ sở nhập liệu và lưu chứng từ.
Căn cứ vào số tiền trả và chứng từ của ngân hàng, kế toán tiền gửi sẽ nhập dữ liệu vào máy theo đúng chứng từ tương ứng (UNC, giấy thanh toán liên ngân hàng)
Cuối tháng kế toán tiền gửi sẽ in ra các sổ sách kế toán liên quan.
2.2.1.3 Qui trình nhập liệu và hệ thống sổ kế toán liên quan
Căn cứ vào số tiền vay , kế toán tiền gửi viết UNC
Chọn : ‘Số liệu’/ ‘viết UNC’ , xuất hiện màn hình nhập liệu: (biểu 1)
Khi nhận được giấy báo số dư khách hàng, kế toán TGNH sẽ nhập liệu. Chọn : “ Số liệu “/ chọn “ Nhập chứng từ ngân hàng”, xuất hiện màn hình nhập liệu : ( biểu số 2) . Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 331 , có TK 311 của NKCT và bảng kê số 4. Bộ phận kế toán thanh toán với người bán sẽ kết chuyển số liệu này để theo dõi phần thanh toán của mình.
Khi trả tiền vay cho ngân hàng, kế toán căn cứ vào giấy thanh toán liên ngân hàng do ngân hàng gửi đến gồm cả số tiền vay, lãi trả để nhập dữ liệu vào máy. Màn hình nhập liệu tương tự biểu số 2 với :
‘Loại chứng từ ‘ : ‘ Giấy thanh toán liên ngân hàng’
TK nợ :311, TK có: 1121
Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 3111, có TK 112 trên NKCT và bảng kê số 4 (số tiền lãi sẽ được phản ánh trên sổ kế toán khác)
Muốn in ra Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4 ( biểu số 3), kế toán TGNH vào phần hành của mình chọn:
‘Báo cáo’/’nhật ký chứng từ và bảng kê số 4’/ Máy sẽ hỏi :”Có muốn in không C/K” nhấn “C”. xuất hiện hộp thoại: (chọn “Tổng hợp”)
In báo cáo theo tháng : 10 năm 2002
Tổng hợp Chi tiết
NH:
Muốn in ra sổ cái TK 311 ( biểu số 5 ), kế toán chọn “ Tổng hợp”/ chọn “ in sổ cái” / Chọn “ sổ cái TK 311” / chọn Tháng 10 ( hay cả năm)
Với hợp đồng vay số 10, trả tiền hàng cho côngty nguyên liệu bắc ,số tiền 3000 000 000 . Kế toán TGNH nhập tiến hành viết UNC
Biểu số:1 Viết UNC
UNC
Số chứng từ : 05 Lập ngày : 4/9/2002
Tên đơn vị trả tiền : NMTLTL
Tại ngân hàng : Nông nghiệp TP Hà Nội
Số TK : 431101-000003
Mã đơn vị : 701
Tên đơn vị nhận tiền : Công ty nguyên liệu bắc Số HĐ :10
Số TK : 710A- 00745
Tại NH : Sở GD NHCT – VN
Nội dung : Trả tiền hàng Số tiền :3 000 000 000
Ghi
In
Nhập
Trước
Sau
Sửa
Xoá
Thoát
Biểu số:2 Nhập chứng từ ngân hàng
Nhập chứng từ ngân hàng
Ngân hàng : Nông nghiệp Hà Nội Số chứng từ : 03
Loại chứng từ : UNC Ngày chứng từ : 5/9/2002
Số hợp đồng : 10
Tên đơn vị : công ty nguyên liệu bắc MĐV : 701
Nội dung : trả nợ tiền hàng
Số tiền : 3 000 000 000
TK nợ : 331 TK có : 311
Ghi
In
Nhập
Trước
Sau
Sửa
Xoá
Thoát
Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4
Biểu số 3.a Tháng 9/2002
Ghi nợ TK 3111, ghi có TK
Ghi có TK 3111,ghi nợ các TK
TK
ST
TK
ST
Dư đầu tháng
_
Phát sinh trong tháng
331
3 000 000 000
Cộng phát sinh
3 000 000 000
Dư cuối tháng
3 000 000 000
Biểu số 3.b Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4
Tháng 10/2002
Ghi nợ TK 3111, ghi Có TK
Ghi có TK 3111, Nợ các TK
TK
Số tiền
TK
Số tiền
Dư đầu tháng
3 000 000 000
Phát sinh trong tháng
1121
3 000 000 000
Cộng phát sinh: 3 000 000 000
-
Dư cuối tháng
-
Muốn xem chi tiết các lần thanh toán, kế toán TGNH vào’ Báo cáo’/bảng kê chi tiết TK 112’/ chọn “TK nợ 3111, TK có 112”/chọn ‘ngân hàng Nông nghiệp’/tháng 10/ máy sẽ hỏi “ có muốn in không C/K” nhấn “C”
Bảng kê chi tiết TK 1121- Ngân hàng Nông nghiệp
Ghi có TK 1121- Nợ các TK khác
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
Biểu số 4
Chứng từ
Tên đơn vị
Nội dung
TK
ĐƯ
Số tiền
Số
Ngày
Loại
Ngày 14/10/2002
14/10/02Cộng PS
Giấy thanh toán liên NH
NH NNHN
Trả nợ tiền vay
3111
2 000 000 000
Ngày 17/10/2002
17/10/02
Giấy thanh toán liên NH
NH NNHN
Trả nợ tiền vay
3111
1 000 000 000
Tổng cộng 3 000 000 000
biểu số: 5
NMTL TL
Phòng Tài Vụ
Sổ Cái TK 311
Tháng 10/2002
Số dư đầu năm
Nợ
Có
4 000 000 000
Ghi có các TK đối ứng nợ với TK 311
Tháng 10
TK 1121
3 000 000 000
Cộng PS Nợ
3 000 000 000
Cộng phát sinh có
-
Số dư cuối tháng
Nợ
-
Có
-
2.2.2 Kế toán các khoản phải trả người bán
2.2.2.1 Đặc điểm đặc thù các khoản phải trả người bán
Sản phẩm của Nhà máy là các loại thuốclá, là mặt hàng chịu thuế...