katty_blog
New Member
Download miễn phí Tổ chức họp báo thành công, đâu quá khó
Buổi họp báo bắt đầu: Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt
ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn
phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp,
chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải
được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận
dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó
cho buổi họp báo. Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có
thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi
đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn,
bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần
lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Tổ chức họp báothành công, đâu
quá khó
(Vietnamlearning) - Họp báo là một hình thức để kết nối doanh
nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo
ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không
nhỏ.
Nếu cảm giác khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR
chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự
trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang
trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự.
Nhiều nhà quản lý đã phải loay hoay khá lâu khi nhận được yêu cầu tổ
chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết
mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế
nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là
khái niệm xa lạ với nhiều người. Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc
họp báo, bạn hãy nắm kỹ
7 bước cơ bản sau:
1. Chuẩn bị phần nội dung: Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty
bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của
mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin
được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy
thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hay không
một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng
được quan tâm. Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm
dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này.
Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận
được lời hứa ậm ừ: “Chúng tui sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”,
thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện.
2. Địa điểm tổ chức họp báo: Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo
của công ty bạn. Một điều bạn cần nhớ là tiêu chuẩn của một phòng
họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng
viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội nghị, phòng họp
của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn
hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì
phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương.
Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài
trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn
ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và
âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.
3. Mời khách (phóng viên): Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn
truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa
điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn
trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ
trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố
gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.
4. Chuẩn bị tư liệu họp báo: Tư liệu họp báo cần được chuẩn bị
thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra
cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch
họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật
chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bài phát biểu
soạn trước của nhân vật chính. Thi thoảng các tài liệu được phát theo
từng phần của buổi họp báo để tránh tình trạng giới phóng viên đến và
nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn
có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.
5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết: Một hay hai ngày trước
buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan
trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà
tổ chức buổi họp báo cần xem trước những nội dung nào được phát
ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề
buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của
báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hay làm thể nào để
tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.
MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói
rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc
lại hay tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng
hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm
giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong
nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra
trước mặt báo giới.
6. Diễn tập: Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh
công ty mình trong mắt báo giới. Do đó bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng
trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng
những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC
đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt
không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi
thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hay thời gian phát tài liệu cho
khách tham gia có chiếm nhiều quá hay không?
7. Buổi họp báo bắt đầu: Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt
ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn
phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp,
chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải
được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận
dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó
cho buổi họp báo. Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có
thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi
đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn,
bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần
lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…
Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời
Thank chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón
tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra
về và chờ xem TV buổi tối hay các báo ngày hôm sau, để có được
những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.
...