Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC.................................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................1
Phần I........................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP...........3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập..............................3
1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng...........................................6
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( hay trưởng phòng hành chính) và
các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng................................................................................8
2.1. Bản mô tả công việc Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng....................................................8
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập.11
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.......................................11
2. Khảo sát về công tác văn thư.................................................................................................12
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng.............................................................12
2.2 Cách thức quản lý văn bản đi, đến.......................................................................................12
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP...............14
I. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động văn phòng..............................14
II. Tìm hiểu về công tác thu thâp, xử lý thông tin và quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm...................................................16
1.Công tác thu thập và xử lý thông tin.......................................................................................16
Thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất của công ty .Thông tin
không những rất phong phú và đa dạng mà còn rất phức tạp,. Do đó, muốn thực hiện tốt công
việc thì người Thư ký cần tiến hành thu thập và xử lý thông tin. Vì vậy, chất lượng và
hiệu quả của việc thu thập và xử lý thông tin phụ thuộc rất lớn vào người Thư ký..................16
Hằng ngày, người Thư ký thường nhận được rất nhiều thông tin từ khách hàng, đối tác của
công ty cũng như từ ở trong nơi làm việc. Vì vậy, khi bắt đầu giao tiếp với khách hàng người
Thư ký cần tiếp nhận và phân loại thông tin một cách chính xác( khách hàng đến đăng
trực tiếp tại công ty hay đã đặt hẹn từ trước, hay đến gặp lãnh đạo, khẩn cấp hay ít quan
trọng…)để bố trí sắp xếp và xử lý những thông tin đó một cách hợp lý nhất( ví dụ như: một vị
khách mới đến đăng ký gặp hôm nay thì không thể sắp xếp cho vị khách đó gặp trước khách
đã có hẹn từ trước được…)từ đó tạo được sự hài lòng từ khách hàng và làm giảm bớt những
công việc không đáng có, tăng thêm quỹ thời gian để cho lãnh đạo có thể giải quyết những
công việc quan trọng hơn...........................................................................................................17
2.Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan........................................................17
III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội thảo của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm..............18
IV. Vai trò của người Thư ký trong viêc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan....20
Việc tổ chức chuyến đi công tác nhằm giải quyết công việc hay thiết lập mối quan hệ phục vụ
cho quá trình giải quyết công việc của lãnh đạo và bệnh viện.Vì vậy, Thư ký đóng một vai trò
vô cùng quan trọng trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo..................................20
V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc của lãnh đạo, thư ký văn
phòng.........................................................................................................................................21
Phòng làm việc của thư ký.........................................................................................................23
VI. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký tại công sở. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
...................................................................................................................................................24
Trương Thị Hợp
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6.1 Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký tại công sở............................................24
6.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế..................................................................................................25
Phần III...................................................................................................................27
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................27
I. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư
ký trong cơ quan thực tập..........................................................................................................27
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.........28
KẾT LUẬN............................................................................................................30
PHỤ LỤC
Trương Thị Hợp
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được một
chổ đứng vững chắc trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.Mỗi ngành nghề đều có xu
hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các đối
thủ cạnh tranh.
Hiện nay, với chính sách mở cửa và hội nhập thì nền kinh tế nước ta đang
ngày càng phát triển. Nền kinh tế phát triển kéo theo sự phát triển mọi mặt của đời
sống xã hội, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con người ngày
càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời, trong đó có nghề thư ký.
Nghề thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả năng
giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây, nghề thư ký chưa thực sự
được coi trọng và phát triển. Người ra có quan niệm và nhìn sai lệch về người thư
ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan,
công ty. Ngày nay, với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hóa, tư nhân hóa,
doanh nghiệp phát triển và nghề thư ký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và nó mang
lại hiệu quả không nhỏ cho sự phá triển của xã hội.
Để trở thành một người thư ký giỏi thực sự không phải là đơn giản. Người thư
ký sẽ không thể trở thành người trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo nếu không hiểu chính
xác về công việc. Do vậy, để thực hiện nhiệm vụ của mình người thư ký buộc phải
có những năng lực nhất định, có khả năng thích ứng với phong cách làm việc của
lãnh đạo và môi trường công sở.
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề ra, em đã liên hệ thực
tập tại Công ty TNHH Giấy Tiến Thành.Từ ngày 16/03 đến ngày 05/05/2015 dưới
sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng Hành chính tổng
hợp, em đã hoàn thành kế hoạch thực tập của mình. Qua bản báo cáo thực tập tốt
nghiệp em xin gửi lời Thank chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Trường Đại Học
Nội Vụ Hà Nội cũng toàn thể các anh chị trong Phòng Hành chính tổng hợp Công ty
TNHH Giấy Tiến Thành đã nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho
em, đồng thời giúp em thực hiện những ý tưởng của mình đem lại những kiến thức
Trương Thị Hợp
1
Lớp: Thư ký Văn phòngK7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công
việc hằng ngày, những cuôc trao dổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú.
“Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi người” điều đó là tất
yếu, và hơn bào giờ hết em mong muốn mình sẽ làm được tốt được tất cả mọi công
việc nhưng để làm được điều đó cần có một sự nỗ lực rất lớn của bản thân cùng
sự giúp đỡ của mọi người. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi
nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các thầy cô giáo,
các anh, chị trong công ty để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Trương Thị Hợp
Trương Thị Hợp
2
Lớp: Thư ký Văn phòngK7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
cơ quan thực tập
1. Khái quát đôi nét về Công ty TNHH Giấy Tiến Thành
1.1. Hình thức, tên gọi và trụ sở:
Hình thức:Công ty Giấy Tiến Thành thuộc hình thức Công ty trách nhiệm
hữu hạn, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên công ty viết bằng tiếng Việt:CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
GIẤY TIẾN THÀNH.
Địa chỉ trụ sở chính: Đường D3, Khu D, Khu công nghiệp Phố Nối A, Xã Lạc
Hồng, Huyện Văn Lâm, Hưng Yên.
Điện thoại: 0321 2217886
Fax: 0321 3967757.
Tổng Giám đốc: Ông Nguyễn Duy Thành.
1.2. Ngành nghề kinh doanh:
Công ty là một mô hình tư nhân hoạt động theo tiêu chuẩn Quốc tế. Là một
công ty chuyên sản xuất sổ tay và vở học sinh.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty TNHH Giấy Tiến Thành.
2.1. Chức năng
Công ty là một cơ sở chuyên sản xuất các loại vở học sinh, công ty đã và Dng hợp
tác cung cấp giấy cho rất nhiều công ty giấy ở khu vực phía Bắc và phía Nam. Nhằm đáp
ứng du cầu vở cho học sinh.
2.2. Nhiệm vụ
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giấy, với sự hợp tác không chỉ trong
nước mà còn với nước ngoài như : Mỹ, Canada, Anh, Úc, Nhật Bản…….công ty TNHH
Giấy Tiến Thành đã và đang là công ty cung cấp giấy cho các công ty trong khu vực 2
Trương Thị Hợp
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC.................................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................1
Phần I........................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP...........3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập..............................3
1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng...........................................6
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( hay trưởng phòng hành chính) và
các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng................................................................................8
2.1. Bản mô tả công việc Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng....................................................8
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập.11
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.......................................11
2. Khảo sát về công tác văn thư.................................................................................................12
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng.............................................................12
2.2 Cách thức quản lý văn bản đi, đến.......................................................................................12
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP...............14
I. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động văn phòng..............................14
II. Tìm hiểu về công tác thu thâp, xử lý thông tin và quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm...................................................16
1.Công tác thu thập và xử lý thông tin.......................................................................................16
Thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất của công ty .Thông tin
không những rất phong phú và đa dạng mà còn rất phức tạp,. Do đó, muốn thực hiện tốt công
việc thì người Thư ký cần tiến hành thu thập và xử lý thông tin. Vì vậy, chất lượng và
hiệu quả của việc thu thập và xử lý thông tin phụ thuộc rất lớn vào người Thư ký..................16
Hằng ngày, người Thư ký thường nhận được rất nhiều thông tin từ khách hàng, đối tác của
công ty cũng như từ ở trong nơi làm việc. Vì vậy, khi bắt đầu giao tiếp với khách hàng người
Thư ký cần tiếp nhận và phân loại thông tin một cách chính xác( khách hàng đến đăng
trực tiếp tại công ty hay đã đặt hẹn từ trước, hay đến gặp lãnh đạo, khẩn cấp hay ít quan
trọng…)để bố trí sắp xếp và xử lý những thông tin đó một cách hợp lý nhất( ví dụ như: một vị
khách mới đến đăng ký gặp hôm nay thì không thể sắp xếp cho vị khách đó gặp trước khách
đã có hẹn từ trước được…)từ đó tạo được sự hài lòng từ khách hàng và làm giảm bớt những
công việc không đáng có, tăng thêm quỹ thời gian để cho lãnh đạo có thể giải quyết những
công việc quan trọng hơn...........................................................................................................17
2.Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan........................................................17
III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội thảo của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm..............18
IV. Vai trò của người Thư ký trong viêc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan....20
Việc tổ chức chuyến đi công tác nhằm giải quyết công việc hay thiết lập mối quan hệ phục vụ
cho quá trình giải quyết công việc của lãnh đạo và bệnh viện.Vì vậy, Thư ký đóng một vai trò
vô cùng quan trọng trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo..................................20
V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc của lãnh đạo, thư ký văn
phòng.........................................................................................................................................21
Phòng làm việc của thư ký.........................................................................................................23
VI. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký tại công sở. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
...................................................................................................................................................24
Trương Thị Hợp
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6.1 Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký tại công sở............................................24
6.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế..................................................................................................25
Phần III...................................................................................................................27
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................27
I. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư
ký trong cơ quan thực tập..........................................................................................................27
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.........28
KẾT LUẬN............................................................................................................30
PHỤ LỤC
Trương Thị Hợp
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được một
chổ đứng vững chắc trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.Mỗi ngành nghề đều có xu
hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các đối
thủ cạnh tranh.
Hiện nay, với chính sách mở cửa và hội nhập thì nền kinh tế nước ta đang
ngày càng phát triển. Nền kinh tế phát triển kéo theo sự phát triển mọi mặt của đời
sống xã hội, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con người ngày
càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời, trong đó có nghề thư ký.
Nghề thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả năng
giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây, nghề thư ký chưa thực sự
được coi trọng và phát triển. Người ra có quan niệm và nhìn sai lệch về người thư
ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan,
công ty. Ngày nay, với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hóa, tư nhân hóa,
doanh nghiệp phát triển và nghề thư ký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và nó mang
lại hiệu quả không nhỏ cho sự phá triển của xã hội.
Để trở thành một người thư ký giỏi thực sự không phải là đơn giản. Người thư
ký sẽ không thể trở thành người trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo nếu không hiểu chính
xác về công việc. Do vậy, để thực hiện nhiệm vụ của mình người thư ký buộc phải
có những năng lực nhất định, có khả năng thích ứng với phong cách làm việc của
lãnh đạo và môi trường công sở.
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề ra, em đã liên hệ thực
tập tại Công ty TNHH Giấy Tiến Thành.Từ ngày 16/03 đến ngày 05/05/2015 dưới
sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng Hành chính tổng
hợp, em đã hoàn thành kế hoạch thực tập của mình. Qua bản báo cáo thực tập tốt
nghiệp em xin gửi lời Thank chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Trường Đại Học
Nội Vụ Hà Nội cũng toàn thể các anh chị trong Phòng Hành chính tổng hợp Công ty
TNHH Giấy Tiến Thành đã nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho
em, đồng thời giúp em thực hiện những ý tưởng của mình đem lại những kiến thức
Trương Thị Hợp
1
Lớp: Thư ký Văn phòngK7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công
việc hằng ngày, những cuôc trao dổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú.
“Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi người” điều đó là tất
yếu, và hơn bào giờ hết em mong muốn mình sẽ làm được tốt được tất cả mọi công
việc nhưng để làm được điều đó cần có một sự nỗ lực rất lớn của bản thân cùng
sự giúp đỡ của mọi người. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi
nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các thầy cô giáo,
các anh, chị trong công ty để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Trương Thị Hợp
Trương Thị Hợp
2
Lớp: Thư ký Văn phòngK7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
cơ quan thực tập
1. Khái quát đôi nét về Công ty TNHH Giấy Tiến Thành
1.1. Hình thức, tên gọi và trụ sở:
Hình thức:Công ty Giấy Tiến Thành thuộc hình thức Công ty trách nhiệm
hữu hạn, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên công ty viết bằng tiếng Việt:CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
GIẤY TIẾN THÀNH.
Địa chỉ trụ sở chính: Đường D3, Khu D, Khu công nghiệp Phố Nối A, Xã Lạc
Hồng, Huyện Văn Lâm, Hưng Yên.
Điện thoại: 0321 2217886
Fax: 0321 3967757.
Tổng Giám đốc: Ông Nguyễn Duy Thành.
1.2. Ngành nghề kinh doanh:
Công ty là một mô hình tư nhân hoạt động theo tiêu chuẩn Quốc tế. Là một
công ty chuyên sản xuất sổ tay và vở học sinh.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty TNHH Giấy Tiến Thành.
2.1. Chức năng
Công ty là một cơ sở chuyên sản xuất các loại vở học sinh, công ty đã và Dng hợp
tác cung cấp giấy cho rất nhiều công ty giấy ở khu vực phía Bắc và phía Nam. Nhằm đáp
ứng du cầu vở cho học sinh.
2.2. Nhiệm vụ
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giấy, với sự hợp tác không chỉ trong
nước mà còn với nước ngoài như : Mỹ, Canada, Anh, Úc, Nhật Bản…….công ty TNHH
Giấy Tiến Thành đã và đang là công ty cung cấp giấy cho các công ty trong khu vực 2
Trương Thị Hợp
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links