Đây là hai ứng dụng văn phòng mã nguồn mở, gọi chung là FOs (Free Office suite) thường được nhiều người dùng vì miễn phí. Đồng thời chúng có thể thay thế ứng dụng Microsoft Office để xử lý cho các nhu cầu và nghiệp vụ văn phòng cơ bản. Nhiều người dùng có thể sử dụng chúng trong nhiều năm nhưng không khám phá hết được chức năng cũng như toàn bộ sức mạnh và tính linh hoạt của hai bộ ứng dụng này.
1
Tích hợp trình soạn thảo công thức toán học
Cả Apache OpenOffice và LibreOffice đều tích hợp trình soạn thảo công thức toán học. Có thể sử dụng chức năng này bằng cách vào Insert -> Object -> Formula trên từng ứng dụng con chẳng hạn như LibreOffice Writer hay OpenOffice.org Writer. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng soạn thảo công thức riêng được tích hợp trong hai bộ ứng dụng trên có tên tương ứng là LibreOffice Math và OpenOffice.org Math. Chúng có giao diện thân thiện với người sử dụng và dễ dùng. Tuy nhiên không hỗ trợ các biểu thức LaTex. Nếu quan tâm, bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng có tên là TexMaths. Tiện ích này cho phép chèn và chỉnh sửa các biểu thức LaTex bên trong tài liệu.
2
Hỗ trợ nhiều định dạng tập tin
Apache OpenOffice và LibreOffice đều có thể xử lý nhiều định dạng tập tin khác nhau. Ngoài các định dạng tập tin được mặc định hỗ trợ như tập tin văn bản, bảng tính, trình chiếu từ Microsoft Office và hai ứng dụng trên. Chúng còn hỗ trợ nhiều định dạng tập tin ảnh như SVG, PSD, PCD (Kodak Photo CD)... Ngoài ra còn có Visio, SLK, Corel Draw, AutoCAD và nhiều định dạng khác nữa mà bạn có thể tham khảo thêm ở hộp thoại Open của ứng dụng khi mở tập tin.
3
Công cụ sắp xếp trên Writer
Khi làm việc trong một bảng tính, bạn có thể sắp xếp các cột hay các hàng dựa trên một số tiêu chí. Bạn có biết rằng bạn có thể làm như vậy ngay trong tài liệu văn bản với Writer (dùng Tools -> Sort) ngay sau khi chọn toàn bộ bảng.
4
Tạo tập tin PDF có thể dễ dàng chỉnh sửa
Nếu dùng chức năng chuyển tài liệu sang tập tin PDF bằng lệnh File -> Export as PDF, thì khi mở tập tin PDF đó bằng LibreOffice, nó sẽ dùng ứng dụng có tên là LibreOffice Draw để mở. Tuy nhiên ứng dụng này chỉ cho phép bạn xem tập tin PDF và thao tác chỉnh sửa hạn chế. Nếu muốn chỉnh sửa nó giống như chỉnh sửa văn bản trên LibreOffice Writer thì sao? Bạn có thể làm được điều này bằng cách khi chuyển tài liệu sang tập tin PDF bằng lệnh File -> Export as PDF, hãy vào thẻ General và chọn tùy chọn Embed OpenDocument file. Sau đó nhấn Export.
Sau này, mỗi khi mở tập tin PDF trên LibreOffice thì ứng dụng sẽ dùng công cụ LibreOffice Writer để mở tập tin đó. Bạn có thể thực hiện mọi thao tác chỉnh sửa vào lưu lại dưới dạng tập tin PDF mới.
5
Tạo văn bản với chuẩn XForms
XForms là một tiêu chuẩn được quy định bởi hiệp hội (consortium) World Wide Web. Nó mô tả cách tạo ra HTML, XHTML, hay các ngôn ngữ khác, giao diện người dùng cho nhập liệu và các xử lý cơ bản cho dữ liệu.
Trong thực tế, XForms là một tập tin có chứa dữ liệu mặc định tải về từ một máy chủ Web và sau đó để cho người dùng nhập dữ liệu của họ, gửi kết quả đến một máy chủ cục bộ hay cơ sở dữ liệu từ xa. Cả Apache OpenOffice và LibreOffice đều cho phép bạn tạo XForms. Chỉ cần vào File -> New -> XML Form Document và sẽ thấy các điều khiển (control) hiện ra bên trong tài liệu. Sau đó bạn có thể chèn các điều khiển này. Sau khi tạo xong các đối tác có thể điền và gửi kết quả.
6
Sử dụng biến
Biến giúp thêm các nội dung động vào tài liệu. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng biến để đặt lại chức năng đánh số trang. Để sử dụng, bạn hãy chọn Insert -> Fields -> Other, sau đó chọn thẻ Variables. Ở nhóm Type sẽ liệt kê các kiểu trường có sẵn. Để thêm một trường vào tài liệu hãy nhấn vào một kiểu trường nào đó trong nhóm Type, nhấn vào một trường nào đó trong nhóm Selection, sau đó nhấn vào nút Insert. Trong Apache OpenOffice và LibreOffice đều hỗ trợ những kiểu trường sau:
Set Variable: xác định một biến và đặt giá trị cho nó bằng cách gõ tên biến tại mục Name và giá trị tại mục Value. Có thể thay đổi giá trị của biến bằng cách đặt con trỏ trước giá trị của biến sau khi chèn trong tài liệu, sau đó nhấn vào Edit -> Fields.
Show Variable: chèn giá trị hiện thời của biến mà bạn chọn trong danh sách Selection.
DDE field: chèn vào tài liệu một liên kết kiểu DDE, mà có thể cập nhật tùy ý thông qua tên đã gán. Bạn có thể tìm hiểu thêm về DDE tại đây.
Insert Formula: chèn một con số cố định hay kết quả một công thức.
Number range: chèn các số tự động cho bảng, hình ảnh.
User Field: chèn một biến toàn cục riêng. Có thể sử dụng User Field để xác định cho giá trị tại một câu lệnh điều kiện. Khi thay đổi một trường User Field, nó sẽ cập nhật lại giá trị của biến đó trong tài liệu.
Để chuyển đổi giữa giá trị biến và tên biến, hãy chọn View -> Field Names. Muốn bật hay tắt bóng đổ xuất hiện tại nơi chèn biến, chọn View -> Field Shadings.
Nói chung, một số chức năng trong bài viết này có thể có thao tác hơi khác giữa hai ứng dụng Apache OpenOffice và LibreOffice. Tuy nhiên điều đó là không đáng kể. Thậm chí có một số chức năng không có trên phiên bản ứng dụng tương đối cũ, hay phiên bản được sử dụng trên Linux. Tuy nhiên nó nằm ngoài phạm vi của bài viết này. Bạn cứ yên tâm là các chức năng trên đều sử dụng được trong hai ứng dụng chạy trên hệ điều hành Windows.