[Free] Việc truyền đạt quyết định hiện nay ở Việt Nam

Lời Nói Đầu
Trong tổ chức nói chung và tổ chức doanh nghiệp nói riêng, truyền đạt quyết dịnh luôn đươc coi là một khâu quan trọng của việc thưc hiện quyết định. Trong thực tế, chúng ta thấy rằng, nếu nội dung của nó đã không được truyền đạt đầy đủ đến người thừa hành, hoăc làm cho họ hiểu sai, hiểu không đầy đủ, không đúng đắn và thờ ơ với nội dung của nó, Một quyết định được đưa ra dù đúng đắn đến đâu đi nữa cũng quyết không thể đã đem lại hiệu quả như mong muốn và vẫn chưa có thể góp phần tác động đến người thừa hành để cải tạo một cách căn bản tính chất quản lý. Nói một cách khác truyền đạt quyết định sai lầm hay thiếu sót dẫn đến giảm hiệu lực tổ chức gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh, kết quả là không đạt được mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tới việc truyền đạt quyết định
Vấn đề này rất rộng và do có ít thời gian nghiên cứu nên còn nhiều thiếu xót. Rất mong được sự góp ý của thầy cô để vấn đề được hoàn thiện và tác giả có kinh nghiệm viết luận văn sau này.
Nội dung
Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định
I . Khái niệm
1. Qyuết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của hệ thống để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thông và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trường. Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời được các câu hỏi sau đây: Phải làm gì ? Không làm hay khác đi có được không ? Làm như thế nào ? Ai làm ? Khi nào làm ? Làm trong bao lâu ? Làm ở đâu ? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì ? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý ? Khó khăn nào sẽ xảy ra và cách khắc phục, triển vọng của viêc thực hiện quyết định ? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo như thế nào ? Hậu quả của việc ra quyết định ? Quyết định nào trước đó phải huỷ bỏ ? Quyết định nào sẽ phải đưa ra tiếp theo ?...
Mục tiêu là một quyết định lớn, đó là trạng thái mong đợi cần có của nhà quản lý kinh tế cho hệ thống của mình sau một khoảng thời gian nhất định.
2. Truyền đạt quyết định là viêc chuyển tải các thông tin (thông báo, chỉ thị, nghị quyết, quyết định) từ người lãnh đạo đến các cấp và các khâu trong hệ thống quản lý nhằm tác động đến ý chí, tình cảm và nhận thức của những người thừa hành qua các kênh thông tin hiện có .
Truyền đạt quyết định được hiểu là sự tác động qua lại về mặt tâm lý giữa người lãnh đạo, người quản lý và những người thừa hành. Do đó, khi truyền đạt quyết định, người lãnh đạo cần cố gắng suy nghĩ thận trọng, hết sức khôn khéo, tế nhị, nhẹ nhàng và thân thiện. Tuỳ theo nội dung của quyết định và tính chất của nó mà người lãnh đạo tìm kiếm nhữnh cách phù hợp để truyền đạt nó tới người thừa hành .
II. Truyền đạt quyết định đến người thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định
1. Trình tự của việc truyền đạt quyết định
Trước hết, quyết định cần được nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực của một văn bản hành chính , chuyển xuống cấp dưới .
Tiếp theo là tuyên truyền và giải thích cho những người thực hiện về ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định đã đề ra (lợi ích sẽ đạt được hay hậu quả nếu không được chấp hành tốt). Sau dó vạch chương trình thực hiẹn quyết định này.
Kế hoạch tổ chức phải xuất phát từ quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và phải tuân theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức phải cụ thể và chi tiết , nghĩa là tuỳ theo tính chất và mức độ phưc tạp của nhiệm vụ đề ra mà phân định toàn bộ khối lượng công việc theo các đối tượng và các khoảng thời gian nhất định. Trong kế hoạch phải nêu rõ : ai làm và bao giờ thì bắt đầu, lúc nào thì kết thúc, thưc hiện bằng phương tiện nào .
Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể và linh hoạt. Cần chú ý đặc biệt đến vấn đề bố trí cán bộ với số lượng cần thiết và đúng khả năng; giao rõ trách nhiệm và quyền hạn. Có ba yêu cầu đối với cán bộ :có uy tín cao trong những vấn đề có liên quan mà họ chỉ đạo giải quyết; được giao toàn quyền chỉ đạo thực hiện và tiến hành kiểm tra; người thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không được dính líu về lợi ích vật chất với đối tượng bị kiểm tra.
Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót và kịp thời đề ra biên pháp xử lý khắc phục. Kiểm tra sẽ nâng cao trách nhiệm của người thừa hành, động viên và thúc đẩy tiến trình thực hiện quyết định.
Kế hoạch tổ chức cần năng động, sao cho vào thời gian nhất định và tại một điểm nhất định có thể tập trung được lực lượng chủ yếu.
2. Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định
Truyền đạt quyết định phải rõ ràng cụ thể về mục đích, ý nghĩa nội dung phương pháp thực hiện, phương tiện thực hiện , thời gian điều kiện vật chất ...
Nêu rõ quyền hạn nghĩa vụ, quyền lợi của người thưc hiện và những bộ phận có liên quan.
3. Mục đích của việc truyền đạt quyêt định
Phổ biến các mục tiêu của tổ chức; đưa ra các kế hoạch để đạt được các mục tiêu; tổ chức nguồn nhân lực và vật lực theo cách có kết quả và hiệu quả và hiệu quả nhất; lựa chọn và đánh giá các thành viên của tổ chức; lãnh đạo, hướng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một môi trường mà trong đó mọi thành viên của tổ chức muốn đóng góp. Đồng thời, hình thành trong nhận thức của những người thừa hành một mô hình của hoạt động trong tương lai. Mô hình này bao gồm đầy đủ các dữ liệu như: mục đích, phương thưc và phương pháp làm việc, điều kiện làm việc, con người làm việc và chịu trách nhiệm, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, thời gian làm việc và các bước tiến hành ... Kết quả là người thừa hành trong ý thức của mình về hình ảnh của hoạt động sắp diễn ra và nhận thấy họ sẽ làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu mà lãnh đạo đã dặt ra
Sự hình thành các hình ảnh cho người thừa hành không chỉ là mục đích của người lãnh đạo mà đồng thời còn là kết quả hoạt động đặc của người thừa hành.Về phía người thừa hành hoạt động có những mục đích như: tri giác và tư duy thông tin được truyền từ người lãnh đạo đến, ghi nhớ, giữ gìn và tái hiện lúc cần thiết làm phong phú thêm bằng kinh nghiệm bản thân và những thông tin về tiến trình, điều kiện và các kết quả trung gian trong thực hiện. Từ đó người thừa hành tạo nên cách nhìn riêng của mình về công việc sắp tới.
4. Hình thức truyền đạt quyết định
4.1. Thông tin bằng văn bản
Loại thông tin này cung cấp các hồ sơ tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lí. Nó giúp nhà quản lí có thể chuẩn bị kĩ càng, đầy đủ một thông báo, chỉ thị và chuyển nó đến nhiều người nhận tin thông qua đường bưu điện hay văn thư. Ngoài ra, thông tin văn bản c