Download miễn phí Tạo ra nhóm làm việc hiệu quả
Một nhóm có thể được coi là một đơn vị tự quản. Phạm vi rộng
các kỹ nǎng của các thành viên và sự tự theo dõi trong mỗi nhóm
khiến nó dễ dàng nhận các trách nhiệm được phân cấp. Thậm
chí nếu một vấn đề có thể được quyết định bởi một người đơn lẻ,
có hai lợi ích chính liên quan đến nhóm đưa ra quyết định này.
Đầu tiên, khía cạnh tạo động lực trong việc tham gia đưa ra quyết
định rõ ràng sẽ thúc đẩy việc thực hiện nó. Thứ hai, rất có thể sẽ
có những nhân tố mà người thực hiện hiểu rõ hơn người chỉ đơn
thuần ra quyết định mà thôi.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Tạo ra nhóm làm việc hiệu quả!Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản
thông qua một quá trình. Tuy nhiên, quá trình đó được quản lý
không tốt. Bài viết này đề cập đến những vấn đề cơ bản của một
nhóm làm việc và đề xuất những cách thức tạo ra sự phát triển.
Ban đầu, Chúa tạo ra một cá nhân - và sau đó, Chúa tạo ra một
cặp. Cặp đó hình thành nên một nhóm, họ cùng nhau làm việc và
nhờ đó, nhóm này phát triển lên. Không may thay, làm việc cùng
trong một nhóm dẫn đến sự mâu thuẫn nội bộ, nhóm làm việc bị
chia rẽ và thế là từ đó, luôn có nhiều vấn đề cần giải quyết
đối với các nhóm.
Khi người ta làm việc trong các nhóm, luôn có hai vấn đề riêng lẻ
tồn tại. Đầu tiên là trách nhiệm và những vấn đề liên quan đến
hoàn thành công việc. Thông thường, đây là vấn đề duy nhất mà
nhóm đó xem xét.
Vấn đề thứ 2 lại nằm trong chính quá trình hoạt động của nhóm
làm việc: cơ chế mà nhóm vận hành như một đơn vị chứ không
phải là một tập hợp người hỗn độn. Đây là vấn đề không thường
xảy ra nhưng nếu không chú ý đúng mức đến quá trình này, giá
trị của nhóm có thể giảm bớt hay thậm chí bị huỷ hoại. Với một
cơ chế quản lý rõ ràng một chút, quá trình này có thể cải thiện giá
trị của nhóm gấp nhiều lần giá trị tổng cộng của các cá nhân riêng
lẻ. Chính sự cộng hưởng này làm nhóm làm việc trở nên được
ưa thích trong một tổ chức doanh nghiệp bất chấp những vấn đề
có khả nǎng xảy ra trong việc hình thành nhóm.
Bài viết này xem xét quá trình làm việc của nhóm và cách mà nó
có thể được sử dụng một cách hữu dụng nhất. Điều cốt lõi là
nhóm làm việc phải được xem như một nguồn lực quan trọng mà
sự tồn tại của nó phải được quản lý giống như bất kỳ một nguồn
lực nào khác và sự quản lý này nên được đảm nhiệm bởi chính
nhóm đó, biến nó thành một phần hoạt động của nhóm.
Nhóm làm việc là gì?
Một nhóm người làm việc trong cùng một vǎn phòng hay thậm chí
một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc
của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu
chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ
hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các
thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong
nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được.
Ngược lại, nhóm làm việc là cách có thể được tận dụng
dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những
dự án khác nhau.
Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp
tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn
nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của
họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý
thuyết). Nếu bạn cho rằng đây là một định nghĩa kh"ng rõ ràng khi
áp dụng vào thế giới công nghiệp, hãy xem xét hiệu quả ngược
lại, cái mà một người khó tính, cứng đầu nhưng hay phát biểu tác
động lên công việc của bạn; sau đó đặt nó tương phản với việc
được làm việc trong một không khí hợp tác thân thiện và cởi mở.
Tại sao nên tổ chức mô hình nhóm làm việc?
Các nhóm đặc biệt có ưu thế trong việc liên kết các tài nǎng và
tạo ra những giải pháp sáng tạo đối với những vấn đề xa lạ; trong
trường hợp không có những trình tự hay phương pháp thích hợp,
những kỹ nǎng và kiến thức tổng hợp của cả nhóm tạo ra một lợi
thế lớn hơn nhiều so với khả nǎng của một cá nhân.
Tuy nhiên, nhìn chung có một lợi thế nổi trội trong một lực lượng
lao động theo mô hình nhóm làm việc, khiến mô hình này được
các nhà quản trị ưa thích. Đó là, nó tạo khả nǎng tận dụng đầy đủ
hơn khả nǎng của một nhóm làm việc.
Một nhóm có thể được coi là một đơn vị tự quản. Phạm vi rộng
các kỹ nǎng của các thành viên và sự tự theo dõi trong mỗi nhóm
khiến nó dễ dàng nhận các trách nhiệm được phân cấp. Thậm
chí nếu một vấn đề có thể được quyết định bởi một người đơn lẻ,
có hai lợi ích chính liên quan đến nhóm đưa ra quyết định này.
Đầu tiên, khía cạnh tạo động lực trong việc tham gia đưa ra quyết
định rõ ràng sẽ thúc đẩy việc thực hiện nó. Thứ hai, rất có thể sẽ
có những nhân tố mà người thực hiện hiểu rõ hơn người chỉ đơn
thuần ra quyết định mà thôi.
Xa hơn nữa, nếu cấp thấp nhất của mô hình bậc thang của lực
lượng lao động được rèn luyện, thông qua sự tham gia vào việc
ra quyết định trong nhóm, để hiểu rõ hơn những mục tiêu và thực
tiễn công việc, mỗi người sẽ có khả nǎng giải quyết tốt hơn nhữg
vấn đề liên quan đến công việc nói chung. Hơn nữa, về mặt cá
nhân, họ sẽ tiếp thu dễ hơn những quyền hành được giao giống
như việc những công nhân sản xuất ô tô của Nhật bản được
phép dừng dây chuyền sản xuất.
Từ quan điểm cá nhân, thông qua việc tham gia vào một nhóm,
mỗi người có thể đóng góp những thành công cho nhóm, lớn hơn
là tự họ có thể làm được khi làm việc đơn lẻ. Kém lý tưởng hơn,
nhóm tạo ra một môi trường nơi mức độ tự nhận thức về trách
nhiệm và quyền hạn của các cá nhân được nâng cao; do đó, tạo
ra một động lực hoàn hảo bằng sự tự trọng cộng với môi trường
ít sức ép.
Cuối cùng, đó là thứ vẫn được khen ngợi là "sự công nhận giá trị
cá nhân" thường là nguyên nhân cho việc giao nhiệm vụ cho
nhóm những người phụ thuộc. Trong khi tui cũng cảm giác điều
này đúng thì tui nghi ngờ rằng, đây không phải là một động lực
chính - điều quan trọng là tài nǎng của mỗi cá nhân sẽ được tận
dụng tốt hơn khi ở trong một nhóm.
Phát triển nhóm
Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai
đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hoá, Vận hành.
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất
giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách
trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu
cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những
ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc
biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.
Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên
như một người lãnh đạo.
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình
thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước
trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự
giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn
sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như
là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn
nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa
mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
Sau đó là giai đoạn bình thường hoá. Ơ' giai đoạn này, nhóm bắt
đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và
s