tjeu_thu_bg
New Member
Download miễn phí Họp hành hiệu quả nhờ điều phối thông minh
Hãy coi đó như cơ hội giúp bạn bộc lộ khả năng lãnh đạo và
rèn luy ện kỹ năng quản lý. Nếu đã từng chứng kiến các buổi
họp đi vào bế tắc, dưới đây là những gì bạn nên làm để tháo
gỡ chúng:
Dũng cảm và biết im lặng đúng lúc
Thậm chí ngay cả khi bạn tưởng như mình đã biết rõ những
gì đang diễn ra thì vẫn còn những người trong buổi họp
chưa nắm vững và thậm chí bản thân bạn cũng có thể chưa
thực sự nắm bắt trọn vẹn vấn đề.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Họp hành hiệu quả nhờđiều phối thông minh
Với vai trò của người điều phối, tui có nhiệm vụ dẫn dắt các
cuộc họp diễn ra theo đúng trình tự đã đề ra và nhiều lần tui
không tránh khỏi cảm giác chúng gây lãng phí quá nhiều
thời gian. Đương nhiên, dù thế nào, tui vẫn được trả thù lao
cho tui ngay cả khi buổi họp không đi đến đâu.
Hầu hết mọi người điều phối như tui đều nhận thù lao để làm
những mảng công việc khác chẳng hạn như điều hành
doanh nghiệp và tất cả đều thừa nhận rằng một số cuộc hội
họp hoàn toàn không đem lại hiệu quả cho công ty và khiến
những người tham gia lãng phí thời gian.
Những gì tui nêu dưới đây là bí quyết để điều phối thật thành
công một buổi họp không phải những người điều phối
chuyên nghiệp mà dành cho chính bạn. Đừng chỉ trông chờ
vào người điều phối trong mọi cuộc họp; chính bạn cũng có
khả năng xoay chuyển tình thế mà không cần có họ.
Hãy coi đó như cơ hội giúp bạn bộc lộ khả năng lãnh đạo và
rèn luyện kỹ năng quản lý. Nếu đã từng chứng kiến các buổi
họp đi vào bế tắc, dưới đây là những gì bạn nên làm để tháo
gỡ chúng:
Dũng cảm và biết im lặng đúng lúc
Thậm chí ngay cả khi bạn tưởng như mình đã biết rõ những
gì đang diễn ra thì vẫn còn những người trong buổi họp
chưa nắm vững và thậm chí bản thân bạn cũng có thể chưa
thực sự nắm bắt trọn vẹn vấn đề.
Trong trường hợp này, phát ngôn sau được coi là một lời
dẫn dắt đầy giá trị: "Vô cùng xin lỗi nhưng tui đã bị lạc
hướng. Liệu có ai giúp tui hiểu được thực chất vấn đề chúng
ta đang mắc phải là gì và chúng ta cần làm gì để tháo gỡ rắc
rối không? Joe, anh có thể giúp tui được chứ?"
Bí quyết thành công trong phương pháp này không nằm ở
bản thân câu hỏi mà phụ thuộc vào Joe. Nên nhớ nhân vật
Joe trong tình huống này nhất định phải là người có tài giao
tiếp nổi trội hơn cả. Qua việc hướng sự chú ý tới một nhân
vật như thế, bạn sẽ giúp cả nhóm dừng dòng suy nghĩ lan
man và tập trung lắng nghe những gì Joe sắp nói.
Như vậy, đây chính là phương pháp giúp bạn đưa mọi người
tập trung trở lại với cuộc họp. Trong trường hợp này, sự im
lặng của bạn là vàng.
Hỗ trợ, tạo ra định hướng chung kết hợp sử dụng công nghệ
"Liệu tui có nên ghi chép đôi chút không nhỉ?" cũng là một
câu hỏi xác đáng. Thay vì sử dụng bút viết bảng và lược đồ,
bạn hãy mở máy tính cá nhân ra và ghi chú vài điểm cần
nhấn mạnh lên màn hình máy chiếu. Làm như vậy, mọi
người sẽ dễ dàng chỉnh sửa nội dung và bạn cũng dễ đưa
vào các lời diễn giải.
Việc chú giải và trình chiếu thông tin trình bày qua máy chiếu
đem lại một số lợi ích nhất định. Thứ nhất, mọi người sẽ tập
trung hơn với những nội dung chẳng hạn như hàng loạt các
câu hỏi, các quyết định cần trưng cầu ý kiến, các bình luận
cá nhân hay bất kỳ nội dung gì bạn cần nhấn mạnh nếu
chúng được trình chiếu rõ ràng trước mắt họ.
Thứ hai, nếu có thể, hãy tận dụng triệt để cách trình bày nội
dung qua tài liệu phát cho mọi người để thúc đấy quá trình
đưa ra giải pháp. Hãy luôn gói gọn nội dung của cuộc họp
theo một trình tự xoay quanh 6 đầu mục chủ chốt "vấn đề,
mục tiêu, dữ liệu, câu hỏi, bước thực hiện, và bước tiếp
theo". Điều đó giúp bạn trình bày mọi nội dung mạch lạc và
dẫn dắt mọi người đi đúng hướng.
Thêm nữa, đừng quên chốt lại bản tài liệu bằng việc tóm tắt
lại ý chính và liệt kê các bước tiếp theo. Bây giờ, với nỗ lực
của bạn, mọi người đã có trong tay bộ tài liệu hữu ích mà họ
có thể lưu thành tài liệu tham khảo cho lần tới. Đây là một
phương pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Quan trọng
hơn cả, bạn đã nỗ lực làm được điều mà những người điều
phối chuyên nghiệp không thể.
Tìm ra nguyên nhân khiến các cuộc họp đi lạc hướng và kiến
nghị phương pháp giải quyết
Không phủ nhận một sự thật chúng ta dường như bị vướng
vào chính vòng xoáy do mình tạo ra và khi đã nhận ra điều
này, hãy tự hỏi điều gì khiến vòng luẩn quẩn đó chưa kết
thúc. Đôi khi, bằng việc tìm ra nguyên nhân vốn khiến các
cuộc họp chẳng đi đến đâu, bạn sẽ biết được cách để đưa
mọi người tập trung trở lại hay tìm được một người có khả
năng dẫn dắt hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, bạn cũng cần thận trọng bởi chúng ta không dễ gì
tìm ra được gốc rễ của vấn đề. Nhằm hỗ trợ bạn, tui liệt kê
dưới đây những rào cản thường khiến các cuộc họp đi lệch
trọng tâm:
- Thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng
Thông thường, các cuộc họp đều lâm vào bế tắc bởi không
phải ai (thậm chí là không ai) chuẩn bị trước khi tham dự.
Điều này là dễ hiểu vì ai cũng bận rộn. Dù bạn gửi tài liệu
cuộc họp từ sớm hay 20 phút trước khi bắt đầu thì mọi
người đều không dành nổi một vài phút xem qua nội dung.
Trong trường hợp khác, một số người không thích bị gò bó
vào nội dung đã soạn sẵn mà muốn thỏa sức tư duy theo
hướng của mình. Tất cả những trường hợp này đều làm lãng
phí thời gian của mọi người. Để tránh trường hợp như vậy
xảy ra, tui khuyến khích một hay hai người trong nhóm sẽ
tóm lược lại nội dung và đọc to trước cuộc họp. Điều này
tưởng chừng thiếu chuyên nghiệp nhưng nó lại đem lại hiệu
quả bất ngờ.
Hãy đảm bảo rằng những người trình bày không chỉ xác định
đúng trọng tâm của buổi họp mà còn kiến nghị được những
giải pháp và biết gắn kết với nhóm. Hiếm buổi họp đạt được
hiệu quả bằng việc xa rời trọng tâm và để mặc mọi người tư
duy theo hướng của riêng họ.
- Ai là người có quyền quyết định
Xác định "ai phải gánh trách nhiệm với quyết định này?" Hãy
hỏi liệu họ đã sẵn sàng để đưa ra quyết định ngay lúc này
chưa.
- Những nhân vật chủ chốt không có mặt
Để tránh cho cuộc họp trở nên buồn tẻ, bạn phải nhận ra
những ai thật sự cần cho cuộc họp nhưng đang vắng mặt và
biết rằng, cuộc họp không thể tiến hành nếu không có họ.
Hãy tạm dừng đôi phút và gọi bằng được người đó cùng
tham gia.
- Người có quyền quyết định chưa sẵn sàng đưa ra quyết
định
Nếu vô tình bạn là người đưa ra quyết định, hãy đủ vững
vàng để cho cả nhóm thấy được quan điểm của bạn. Nếu
chưa sẵn sàng, hãy dũng cảm phát biểu "tui chưa sẵn sàng
đưa ra quyết định về vấn đề này, hãy cho nói cho tui biết mọi
điều bạn muốn nói và tui sẽ trả lời bạn sau đó". Không vì
điều này mà ai đó sẽ kết luận bạn yếu thế. Nếu đã hứa sẽ trả
lời sau về vấn đề nào đó, hãy đưa ra thời điểm cụ thể và
thực hiện nó.
Những điều đề cập trên đây có đôi chút chuyên sâu với một
người không chuyên nhưng đó là những phương pháp hết
sức hữu ích để giúp bạn trau dồi khả năng lãnh đạo và kỹ
năng quản lý.
Nếu bạn cảm giác cuộc họp do mình điều phối đang lâm vào
bế tắc thì nhiều đồng nghiệp của bạn rất có thể cũng đã từng
gặp phải. Vì thế, h