thuynguyen_bmt
New Member
Download miễn phí Vai trò của Trưởng nhóm dự án
Những nhà quản lý có nhân viên cấp dưới được yêu cầu tham gia vào
một nhóm nào đó thường tỏ ra không nhiệt tình lắm. Dù biết rằng mục
tiêu của nhóm phục vụ cho toàn tổ chức và sự tham gia của nhân viên sẽ
chỉ trong tạm thời, nhưng công việc của những nhà quản lý được yêu
cầu đóng góp các nhân viên giỏi và các nguồn lực khác theo đề nghị của
trưởng nhóm sẽ phần nào gặp phải khó khăn. Người trưởng nhóm hiệu
quả phải ý thức được điều này và vận dụng các kỹ năng thương thảo để
đạt được sự chấp thuận. Nhà tài trợ có thể làm việc này dễ dàng hơn
bằng cách giải thích rõ ràng về tầm quan trọng và ý nghĩa của các mục
tiêu mà nhóm theo đuổi, đồng thời kêu gọi các nhà quản lý nên hợp tác
vì mục đích này.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Vai trò của Trưởngnhóm dự án
(HocKynang.com) - Những dự án lớn thường đề cử một trưởng nhóm
dự án – người có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp cho nhà quản lý dự án,
như được trình bày ở hình 2-1. Còn trong những dự án nhỏ, nhà
quản lý dự án đảm nhận luôn vai trò này.
Trưởng nhóm dự án không thể hành động như cấp trên mà phải đảm
nhiệm thêm năm vai trò mới: người khởi xướng, người làm gương,
người thương thảo, người lắng nghe và người huấn luyện. Trưởng nhóm
cũng phải làm việc tích cực như mọi thành viên khác.
Trưởng nhóm là người khởi xướng
Trưởng nhóm phải là người khởi xướng mọi hành động trong nhóm.
Một trưởng nhóm hiệu quả có thể không cần chỉ đạo chi tiết công
việc cho các thành viên, nhưng cần có khả năng thu hút sự tập trung
của mọi người vào những nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được các mục
tiêu chung của nhóm. Một trưởng nhóm kinh nghiệm sẽ biết đứng ở vị
trí hơi tách biệt khỏi công việc hàng ngày của nhóm – một vị trí có thể
dễ dàng quan sát những mối quan hệ giữa công việc và các mục tiêu cao
hơn. Trong khi các thành viên chuyên tâm giải quyết các nhiệm vụ và
vấn đề cụ thể, trưởng nhóm lại phải bám sát những yêu cầu của nhà tài
trợ, cấp quản lý cao hơn và các thành phần liên quan bên ngoài. Với các
bằng chứng và lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyến khích thành viên
thực hiện từng bước cần thiết để đáp ứng những yêu cầu này. Đây là một
nhiệm vụ quan trọng của trưởng nhóm, đặc biệt là khi những yêu cầu
này có mâu thuẫn với nguyện vọng cá nhân của các thành viên trong
nhóm.
Trưởng nhóm trong vai trò người làm gương
Nhà quản lý theo phong cách truyền thống và trưởng nhóm đều có thể
lấy phong cách ứng xử của mình để định hình hành vi và hiệu suất hoạt
động của người khác. Thế nhưng sự khác biệt lớn ở đây là trưởng nhóm
phải dựa vào chiến lược này nhiều hơn, bởi vì họ không thể dùng các
hình thức gây áp lực thông thường như thăng chức, tăng lương hay đe
dọa sa thải để tác động đến các thành viên trong nhóm.
Phong cách ứng xử của trưởng nhóm là một công cụ đầy sức thuyết phục
bởi nó thiết lập tiêu chuẩn để những người khác phấn đấu dù đôi khi chỉ
là để tránh cảm giác về sự hoạt động thiếu hiệu quả hay thua kém các
thành viên khác. Trưởng nhóm có thể làm gương cho hành vi của nhóm
bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ nếu các thành viên trong nhóm cần
xuống địa bàn để tiếp xúc với khách hàng, một trưởng nhóm hiệu quả sẽ
không hướng dẫn chi tiết cho họ cách làm, mà thay vào đó, trưởng nhóm
sẽ bắt đầu với bài thực hành đơn giản là cùng đến địa điểm của khách
hàng, lập nhóm nhỏ hơn… và khuyến khích các thành viên trong nhóm
cùng tham gia. Tóm lại, trưởng nhóm sẽ làm gương bằng phong cách cư
xử nhằm tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của nhóm.
Trưởng nhóm trong vai trò người thương thảo
“tui muốn nhóm cải thiện quy trình của chúng tui có sự tham gia của
Bill”, trưởng nhóm nói với trưởng phòng của Bill. Trưởng phòng tỏ vẻ
khó chịu vì Bill là một trong những nhân viên giỏi nhất của cô. Trưởng
nhóm tiếp tục: “Việc tham gia vào nhóm chỉ mất khoảng bốn giờ làm
việc mỗi tuần, kể cả thời gian họp và phân công nhiệm vụ trong nhóm”.
Những nhà quản lý có nhân viên cấp dưới được yêu cầu tham gia vào
một nhóm nào đó thường tỏ ra không nhiệt tình lắm. Dù biết rằng mục
tiêu của nhóm phục vụ cho toàn tổ chức và sự tham gia của nhân viên sẽ
chỉ trong tạm thời, nhưng công việc của những nhà quản lý được yêu
cầu đóng góp các nhân viên giỏi và các nguồn lực khác theo đề nghị của
trưởng nhóm sẽ phần nào gặp phải khó khăn. Người trưởng nhóm hiệu
quả phải ý thức được điều này và vận dụng các kỹ năng thương thảo để
đạt được sự chấp thuận. Nhà tài trợ có thể làm việc này dễ dàng hơn
bằng cách giải thích rõ ràng về tầm quan trọng và ý nghĩa của các mục
tiêu mà nhóm theo đuổi, đồng thời kêu gọi các nhà quản lý nên hợp tác
vì mục đích này.
Cách tốt nhất để thương lượng với người cung cấp nguồn lực là xây
dựng tình huống theo cách tích cực sao cho cả hai bên đều có lợi. Cuộc
thương lượng đôi bên cùng có lợi chỉ có thể diễn ra khi cả hai bên nhận
thấy cơ hội để cùng đạt được lợi ích. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn hãy
thương lượng theo những cách sau:
• Nhấn mạnh các mục tiêu cao hơn của tổ chức đồng thời nêu rõ thành
công của nhóm sẽ đóng góp cho các mục tiêu đó như thế nào. Mục tiêu
của nhóm phải quan trọng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
• Chỉ rõ rằng phía bên kia sẽ hưởng lợi khi hỗ trợ cho sự thành công của
nhóm.
Để là một người thương thảo thành công, trưởng nhóm phải thể hiện
mình là người đáng tin cậy và lợi ích mà đôi bên có thể đạt được phải
mang tính thiết thực.
Trưởng nhóm biết lắng nghe
Một trưởng nhóm hiệu quả phải biết lắng nghe nhiều hơn nói, ít nhất thì
thời gian nghe cũng tương đương với thời gian nói. Lắng nghe là một
hoạt động của giác quan nhằm thu thập các dấu hiệu từ môi trường xung
quanh, bao gồm những dấu hiệu về vấn đề sắp xảy ra, sự bất bình của
nhân viên, cơ hội đạt được lợi ích... Các thành viên của nhóm đến từ
nhiều nguồn khác nhau, có các kỹ năng cũng như kinh nghiệm khác
nhau. Các thành viên trong nhóm sẽ cảm giác được động viên khi họ có
một người trưởng nhóm biết lắng nghe, và khi đó họ sẵn sàng chia sẻ
những gì họ biết. Điều này sẽ dẫn đến một hệ quả tất nhiên: người
trưởng nhóm biết lắng nghe luôn tìm ra những giải pháp khả thi nhất
được đúc kết từ kinh nghiệm và kiến thức của nhiều người.
Trưởng nhóm trong vai trò người huấn luyện
Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm cách giúp các thành viên trong nhóm trở
nên xuất sắc. Trong hầu hết các trường hợp, kết quả này chỉ có thể đạt
được thông qua công tác huấn luyện. Huấn luyện là một hoạt động có
tính hai chiều, trong đó các bên cùng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm
để tối đa hóa tiềm năng của một thành viên cụ thể trong nhóm và giúp
thành viên đó hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Đây là nỗ lực chung mà
người được huấn luyện phải tham gia một cách tự nguyện và tích cực.
Các trưởng nhóm hiệu quả sẽ tìm thấy các cơ hội huấn luyện trong quá
trình thực hiện công việc hàng ngày. Việc huấn luyện của họ có thể xoay
quanh các hoạt động thông thường như giúp các thành viên rèn luyện kỹ
năng trình bày, lập kế hoạch làm việc, giải quyết mâu thuẫn trong nhóm,
tiếp nhận nguồn lực bên ngoài, lập ngân sách, hay làm việc hiệu quả
trong môi trường nhóm.
Các cơ hội huấn luyện trong nhóm có rất nhiều, bởi vì đôi khi kỹ năng
mà các thành viên cần lại chính là những kỹ năng mà họ phải học sau
khi tham gia dự án. Ví dụ, một kỹ sư được tuyển vào nhóm nhờ năng lực
kỹ thuật có thể được yêu cầu chuẩn bị và trình bày một báo cáo về tiến
độ công việc cho nhà ...