Download miễn phí Bài giảng Tổ chức cuộc họp
Chuẩn bị cơ sở vật chất:
Cần chuẩn bị tốt phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho cuộc họp. Phải có đủ
screen cho các projector.
Cách sắp đặt bàn ghế tùy thuộc vào loại hình và qui mô của cuộc họp.
- Đối với cuộc họp đông người thì dùng hội trường và người tham gia ngồi
thành hàng, nên có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì cuộc họp.
- Đối với cuộc họp số lượng trung bình thì nên xếp ngồi theo hình chữ U,
ngồi đối diện với bàn của người chủ trì.
- Đối với cuộc họp ít người thì nên dùng một bàn hình chữ nhật.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Tổ chức cuộc họpPage 1Công tác Kỹ sư – 2008Phần 6: Tổ chức cuộc họp
Tổ chức cuộc họpPage 2Công tác Kỹ sư – 2008
1-2
Nội dung
è Những hình thức hội họp căn bản
è Chuẩn bị cuộc họp
è Vai trò của người chủ trì cuộc họp
è Ghi biên bản cuộc họp
è Những việc phải làm sau cuộc họp
è Cuộc họp động não
Tổ chức cuộc họpPage 3Công tác Kỹ sư – 2008
1-3
Vai trò quan trọng của hội họp
è Hội họp có vai trò quan trọng trong quản lý.
è Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lực,
tăng hiệu suất và giải quyết được các vấn đề.
è Văn bản chỉ chuyên chở 7% ý nghiã và cảm xúc thật. Trao đổi
qua điện thoại chỉ có 38% ý nghiã và cảm xúc thật có thể
chuyển tải. 55% phần còn lại thì bằng biểu cảm trên nét mặt,
điệu bộ và những dấu hiệu không thể hiện thành lời.
Đấy là lý do tại sao hội họp và những cuộc đối thoại “face to
face” rất có ích.
Tổ chức cuộc họpPage 4Công tác Kỹ sư – 2008
1-4
Những hình thức hội họp căn bản
è Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting)
Họp để phổ biến phổ biến thông tin. Thí dụ, đối với một đề án, ta cần cuộc
họp để cho mọi người trong nhóm đề án biết được diễn tiến mới nhất của
đề án.
è Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting)
Trong loại cuộc họp này, mọi người trước tiên xác định một vấn đề đặt
biệt nào đó và thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp. Các thành
viên phải có khả năng nhận diện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp
cho vấn đề.
Tổ chức cuộc họpPage 5Công tác Kỹ sư – 2008
1-5
Những hình thức hội họp căn bản
è Họp ra quyết định tiến tới hành động (decision-making
meeting)
Cuộc họp loại này được tiến hành qua 4 giai đoạn:
- Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin)
- Thu thập ý kiến dựa vào các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)
- Đưa ra một số giải pháp (giai đoạn sáng tạo)
- Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn)
Trong khi ra quyết định, mọi người phải đồng ý với nhau là quyết định
theo lối bỏ phiếu lấy số phiếu đa số (voting by majority) hay dựa vào
nguyên tắc đồng thuận (concensus).
Tổ chức cuộc họpPage 6Công tác Kỹ sư – 2008
1-6
Chuẩn bị cuộc họp
è Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công/thất
bại của một buổi họp.
è Trước tiên phải xác định mục tiêu của cuộc họp là gì?
è Những vấn đề được đưa vào cuộc họp tùy thuộc vào tầm quan trọng và
mức độ khẩn cấp của nó.
Tổ chức cuộc họpPage 7Công tác Kỹ sư – 2008
1-7
Xác định chương trình nghị sự
è Xác định chương trình nghị sự (agenda) là phác thảo một kế
hoạch chi tiết của cuộc họp.
è Khi chuẩn bị agenda, người chủ trì phải:
- Xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp
- Vạch một kế hoạch chi tiết của cuộc họp
- Liệt kê các đề mục tranh luận, trao đổi và định thời gian cho từng
mục.
- đoán những đáp ứng của người tham dự, những ý kiến tán thành
hay phản đối.
- Ghi chú những điểm quan trọng nhất cần tập trung nhấn manh, suy
nghĩ về những cấu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như dự kiến
những giải pháp đưa ra.
Tổ chức cuộc họpPage 8Công tác Kỹ sư – 2008
1-8
Xác định chương trình nghị sự
è Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và
agenda. Một cuộc họp thường kéo dài từ 30 phút cho đến 2 giờ.
Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên thì nên có 10 -15 phút
break.
è Agenda cũng không nên ôm đồm quá nhiều đề mục nóng vì
như vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài.
è Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để những vấn đề ít
quan trọng ra trước, vì nếu không chúng dễ bị bỏ quên nếu để
ra sau.
Tổ chức cuộc họpPage 9Công tác Kỹ sư – 2008
1-9
Xác định chương trình nghị sự
è Những vấn đề có tính khẩn cấp phải đưa ra trước và những vấn đề không
khẩn cấp nên để ra sau.
è Người chủ trì cuộc họp có thể lưu hành bản nháp của agenda đến mọi
thành viên cuộc họp để tham khảo ý kiến mọi người về agenda, để tránh
bỏ sót một số đề mục.
Tổ chức cuộc họpPage 10Công tác Kỹ sư – 2008
1-10
Xác định thành phần tham dự
è Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường thì dễ xác
định ai nên tham gia vào một cuộc họp.
è Nên đưa vào thành phần tham gia những người sau đây:
- Những người ra quyết định cho những vấn đề liên quan.
- Những người có thể cung cấp những thông tin đầu vào cần thiết cho
cuộc họp.
- Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trong
cuộc họp
- Những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc
họp.
Tổ chức cuộc họpPage 11Công tác Kỹ sư – 2008
1-11
Xác định thành phần tham dự
è Việc xác định thành phần tham gia trở nên tế nhị khi mời người
thuộc đơn vị khác hay tổ chức bên ngoài đến tham dự.
è Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thức chuyên môn
của họ giúp ích cho cuộc họp. Tuy vậy, do có sự hiện diện của
họ, có những vấn đề nội bộ không tiện nêu lên thảo luận trong
cuộc họp.
è Khi phải mời những lãnh đạo cấp trên tham gia cuộc họp, nên
tránh để cho họ can thiệp quá nhiều vào cuộc họp.
Tổ chức cuộc họpPage 12Công tác Kỹ sư – 2008
1-12
Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất
è Xác định ngày họp:
Cố gắng tìm một ngày phù hợp nhất để tổ chức cuộc họp.
è Xác định giờ họp:
Thường gói gọn trong một buổi sáng hay chiều.
è Xác định địa điểm:
Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu phòng quá lớn hay
quá trang trọng hay quá nhỏ, cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của
những thành viên tham gia .
Chú ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút
chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp.
Tổ chức cuộc họpPage 13Công tác Kỹ sư – 2008
1-13
Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất
è Chuẩn bị cơ sở vật chất:
Cần chuẩn bị tốt phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho cuộc họp. Phải có đủ
screen cho các projector.
Cách sắp đặt bàn ghế tùy thuộc vào loại hình và qui mô của cuộc họp.
- Đối với cuộc họp đông người thì dùng hội trường và người tham gia ngồi
thành hàng, nên có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì cuộc họp.
- Đối với cuộc họp số lượng trung bình thì nên xếp ngồi theo hình chữ U,
ngồi đối diện với bàn của người chủ trì.
- Đối với cuộc họp ít người thì nên dùng một bàn hình chữ nhật.
Tổ chức cuộc họpPage 14Công tác Kỹ sư – 2008
1-14
Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất
è Việc đặt để các thiết bị nghe nhìn là rất quan trọng. Lưu ý rằng
thông tin nhận được gồm: thông tin từ thị giác chiếm 83% còn
từ thính giác chiếm 11%. Thông tin từ thị giác cảm nhận được
dễ dàng hơn và nhận được cả những thông tin phức tạp.
è Hình ảnh từ máy chiếu phải rõ. Âm thanh phải đủ lớn để có thể
nghe, dù ngồi ở cuối phòng họp.
è cần có kỹ thuật viên coi sóc các thiết bị nghe nhìn trong
suốt cuộc họp. Tuyệt đối tránh những trục trặc kỹ thuật.
Tổ chức cuộc họpPage 15...