Download miễn phí 10 công cụ hay của Microsoft Word
Sửdụng macro đểghi lại những lần nhấn phím và sửdụng lại ởbất kì lúc nào, giúp tiết
kiệm thời gian và công sức. Trong ví dụ, chúng ta sẽtạo một macro đơn giản có 6 hàng, 7
cột bằng cách sửdụng phím tắt Alt và T.
Trong Word 2007/2010, kích vào thẻ View rồi kích vào mũi tên đi xuống ởdưới icon
Macro phía bên phải và chọn Record Macro. Trong Word 2003, kích Tools →Macros
→Record New Macro. Điền tên vào hộp thoại Macro Name. Kích Keyboard, nhấn
cùng lúc Alt vàT, sau đó kích tiếp Assign →Close
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
10 công cụ hay của Microsoft WordMicrosoft Word là trình soạn thảo văn bản phổ biến hàng đầu hiện nay. Nó có mặt
ở khắp mọi nơi, từ văn phòng, các trường học cho tới nhà riêng. Trừ phi đã trải qua
một khóa huấn luyện sử dụng Word, nếu không chắc hẳn bạn sẽ chỉ biết và sử dụng
một lượng rất nhỏ khả năng của nó.
Điều này thực sự đáng tiếc bởi bạn đã “lãng phí” những chức năng tuyệt vời của trình
soạn thảo văn bản này.
Hầu hết mọi người chỉ sử dụng trung bình khoảng 10% chức năng của Word
Người ta tin rằng hầu hết mọi người chỉ thường sử dụng khoảng 10% số chức năng của
Microsoft Word. Một trong số những lý do là có nhiều chức năng hay lại bị “chôn vùi”
qua rất nhiều menu và thanh công cụ. Ngay cả khi bạn khám phá ra chức năng ẩn nào đó,
cũng khó để sử dụng nó thường xuyên. Tuy nhiên, bài viết này sẽ giúp giải quyết vấn đề.
Chúng tui sẽ tiết lộ cho bạn đọc 10 công cụ trong Word 2003, 2007 và 2010 mà mọi
người có thể “hưởng lợi”. Một số sẽ giúp tạo dữ liệu có giao diện trông đẹp hơn trong khi
số khác lại giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại.
Khi được trang bị kiến thức này, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn mỗi khi sử dụng phần mềm
và có nhiều thời gian để tạo dữ liệu tuyệt vời.
1. Tiết kiệm thời gian với template
Template là loại dữ liệu đặc biệt có thể lưu thông tin cấu trúc và định dạng đối với những
dữ liệu hay dùng, ví như thư và phong bao. Bên cạnh đó, Word còn cung cấp cho người
dùng rất nhiều lựa chọn về template.
Để sử dụng chức năng này trong Word 2003, kích File → New và kích vào đường link
“On my computer” ở bảng bên tay phải. Chọn một thẻ, chọn template và kích Create
New và nhớ tích vào lựa chọn Document radio.
Trong Word 2007, kích vào nút Office → New và chọn Installed Templates từ danh
sách. Trong Word 2010, kích File → New → Sample Templates. Chọn một template và
kích vào nút Create.
Một số template có chứa hướng dẫn, nhưng nó thường đơn giản giản giống như thay thế
văn bản, sau đó giống như lưu dữ liệu như bình thường. Để lưu bất kì dữ liệu nào thành
template, nhấn F12 và chọn Word Template từ menu drop-down File type.
2. Hiển thị cùng lúc 2 phần của một dữ liệu
Khi làm việc với những dữ liệu dài, sẽ rất khó khăn và bất tiện khi phải cuộn lên cuộn
xuống giữa những mục khác nhau. Word có một chức năng mà ít người biết đến, có thể
chia một bản dữ liệu thành 2 cửa sổ riêng biệt để người dùng xem cùng lúc 2 phần.
Trong Word 2003, kích vào Window → Split. Trong Word 2007/2010, kích View →
Split. Chuyển con trỏ chuột vào nơi muốn chia rồi kích trái chuột. Từng phần của văn
bản đều có thể cuộn và phóng to/thu nhỏ độc lập với nhau.
Để thay đổi vị trí chia, kích vào dòng chia cách giữa 2 bản và kéo nó sang vị trí mới. Để
gỡ bỏ chia, người dùng có thể kéo thanh chia cắt xuống phia cuối của cửa sổ hay lặp lại
các hành động đã thực hiện với menu bên trên rồi chọn Remove Split.
3. Tạo thư cho nhiều người nhận
Gửi một dữ liệu cho nhiều người nhận trở nên dễ dàng hơn nhiều với wizard Mail
Merge trong Word. Trong Word 2003, kích Tools → Letters and Mailings → Mail
Merge. Trong Word 2007/2010, kích vào thẻ Mailings rồi kích vào nút Start Mail
Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard để khởi động wizard.
Ở tất cả các trường hợp, bảng wizard sẽ xuất hiện ở bên phải dữ liệu. Bạn có thể dừng nó
bằng cách kích vào nút X ở góc bên phải của bảng. Word có thể sử dụng sổ địa chỉ của
Outlook. Mail merge cũng có khả năng tạo email, phong bao và các nhãn. Hoặc, đơn giản
hơn là chỉ tạo danh sách các địa chỉ để in ra (wizard sẽ gọi chúng là một sổ địa chỉ).
4. So sánh 2 dữ liệu song song
Word có một chức năng rất thông minh để người dùng so sánh các dữ liệu bằng cách đặt
chúng cạnh nhau ngay trên màn hình. Trong Word 2003, mở dữ liệu, kích vào Window
và chọn Compare Side by Side với dữ liệu còn lại. Nếu có hơn 2 dữ liệu đang mở, một
hộp thoại sẽ xuất hiện để hỏi người dùng muốn so sánh với dữ liệu nào.
2 dữ liệu cần so sánh sẽ mở rộng ra để mỗi dữ liệu chiếm một nửa màn hình. Khi người
dùng cuộn chuột xuống ở dữ liệu này, bên dữ liệu kia cũng sẽ có tác động tương tự. (kích
vào icon ở góc cuối cùng bên trái trong thanh công cụ Compare Side by Side để disable
nó).
Trong Word 2007/2010, kích View → View Side by Side. Sẽ không có thanh công cụ
nào khác xuất hiện nhưng bạn có thể tắt khả năng cuộn song song bằng cách kích
vào View → Synchronous Scrolling.
Để tắt chức năng hiển thị dữ liệu song song nhau, trong Word 2003, kích Windows →
Close Side by Side. Trong Word 2007/2010, kích View → View Side by Side.
5. Dịch dữ liệu và sử dụng các công cụ khác
Bảng Research của Word giúp người dùng có thể truy cập liên tục vào từ điển, từ đồng
nghĩa, dịch và thậm chí là tìm kiếm trực tuyến. Để mở bảng Research, di chuyển chuột
vào bất kì từ nào (hay highlight một cụm từ) giữ phím Alt và kích trái chuột. Một bảng
sẽ được mở ở bên phải dữ liệu, hiển thị kết quả tìm kiếm từ tất cả các dịch vụ tham khảo
sẵn có.
Thuật ngữ tìm kiếm được gõ trong hộp thoại “Search for” và dịch vụ này có thể chọn từ
hộp thoại dạng drop-down ở phía dưới. Từ điển, từ đồng nghĩa và dịch là miễn phí. Tuy
nhiên, ngoài Bing, các trang Research được liệt kê trong đó sẽ yêu cầu một khoản phí nhỏ
mới xem được toàn bộ kết quả tìm kiếm.
Chọn Translation từ danh sách và kích vào icon hình mũi tên màu xanh (ở phía dưới
“Translate the whole document” để dịch toàn bộ dữ liệu miễn phí bằng cách sử dụng
Microsoft Translator, một dịch vụ trực tuyến.
Để gỡ bỏ các dịch vụ khỏi danh sách, kích vào lựa chọn Research ở phía cuối của bảng
rồi kích vào để gỡ bỏ dấu tích từ những gì mình không muốn.
6. Mở dữ liệu Word 2007/2010 trong Word 2003
Một trong những thay đổi lớn nhất trong Word 2007 là sự ra đời của định dạng file .docx.
Định dạng này không thể mở trong phiên bản cũ hơn của Word. Tuy nhiên, người dùng
Word 2003 có thể cài đặt gói Microsoft Office Compatibility Pack để mở và lưu dữ liệu
đã được lưu ở định dạng mới nhất.
Ngoài việc cho phép mở dữ liệu dạng .docx, sau khi cài đặt gói này, sẽ có một lựa chọn
mới “Word 2007 Document” xuất hiện trong hộp thoại Save as type khi bạn lưu dữ liệu.
Người dùng Word 2007/2010 có thể lưu các file trong định dạng .doc bằng cách sử dụng
lệnh Save As.
Để biến định dạng này là mặc định, kích vào File → Options (hay nút Office → Word
Optionstrong Word 2007) rồi chọn Save. Chọn “Word 97-2003 Document (*.doc)” từ
menu “Save files in this format”.
7. Tự động hóa các tác vụ với macro
Sử dụng macro để ghi lại những lần nhấn phím và sử dụng lại ở bất kì lúc nào, giúp tiết
kiệm thời gian và công sức. Trong ví dụ, chúng ta sẽ tạo một macro đơn giản có 6 hàng, 7
cột bằng cách sử dụng phím tắt Alt và T.
Trong Word 2007/2010, kích vào thẻ View rồi kích vào mũi tên đi xuống ở dưới icon
Macro phía bên phải và chọn Record Macro. Trong Word 2003, kích Tools → Macros...