nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện

Download Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà miễn phí​

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU . 1
1. Lý do chọn đề tài . 1
2. Mục đích nghiên cứu . 2
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu . 2
4. Giả thuyết nghiên cứu . 2
5. Phương pháp nghiên cứu . 3
6. Bố cục của khoá luận . 3
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG . 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng. . 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng. . 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng . 5
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng . 6
1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức . 7
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. . 8
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng . 8
1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng . 18
1.3. Quản trị văn phòng . 20
1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng . 21
1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng . 21
Tiểu kết chương . 22
Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND HUYỆN ĐẦM HÀ . 23
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà . 23
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà . 24
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà . 25
2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà . 26
2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà . 26
2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà . 29
2.2.4. Điều kiện làm việc. 30
2.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. . 33
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin. 33
2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản . 39
2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến . 39
2.3.3.2. Quản lý văn bản đi . 43
2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu . 46
2.3.5. Nghiệp vụ lưu trữ . 47
2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo . 48
2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 50
2.4. Đánh giá tổng thể . 55
Tiểu kết chương . 57
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 58
3.1. Định hướng chung . 58
3.2. Một số giải pháp cụ thể . 60
3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự. . 60
3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng . 61
3.2.3. Giải pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn phòng,
ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. . 61
3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tac quản lý, điều hành trong văn
phòng.62
KẾT LUẬN . 63
TÀI LIỆU THAM KHẢO . 65
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hƣớng đa dạng
hóa, hiện đại hóa, từng bƣớc hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trƣớc
những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nƣớc
đóng một vai trò quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành
chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần
đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu.
Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề
nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính
nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan.
Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ
chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh
tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù
ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao
hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của
đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại.
Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh
Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia
huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu,
tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn
phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ:
thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao
tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo,
điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông
tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc.
Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà,
nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã
có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chƣa có nghiên cứu nào về VănMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 2 -
phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một
số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp
những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý
nhà nƣớc trên địa bàn huyện.
2. Mục đích nghiên cứu
Các mục đích cơ bản của khóa luận này là:
1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc những thành tựu và hạn chế.
3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động
văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời
gian từ năm 2008 đến năm 2010.
Đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù
một số vấn đề nhƣ Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng đƣợc đƣa vào để
phục vụ đối chiếu.
4. Giả thuyết nghiên cứu
Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò
quan trọng đối với việc đạt đƣợc hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện
Đầm Hà.
Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần
đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động
quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện.
Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện
pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 3 -
5. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số
phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng
hợp…
6. Bố cục của khoá luận
*Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần:
Phần mở đầu.
Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng
Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đầm Hà.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
Kết luận.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 4 -
Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
Đặt vấn đề
Chƣơng này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận
chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ
quan, tổ chức. Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các
nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn
phòng. Do vậy, chƣơng này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chƣơng 2.
1.1. Lý luận chung về văn phòng.
1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào
cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với
sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn
phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau. Có bốn cách hiểu sau
đây về văn phòng:
Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính
hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hay là
nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ...
Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ
thể.
Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan
trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.
Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn
phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... hay đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc
lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”,
“Văn phòng kiến trúc sƣ”...
Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 5 -
nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng
cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ
quan, tổ chức, đơn vị.
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các
tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là
các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các
phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của
đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là
hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội
bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động
này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin
trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá
trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn.
Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10]
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực
hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn
phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:
- Nhóm chức năng tham mƣu, tổng hợp.
- Nhóm chức năng hậu cần .
a. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đƣợc coi là chức
năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản
lý.
Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lýMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 6 -
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những
quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ
chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích
và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ
phận văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa
mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu.
Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở
đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng
mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp và tổng hợp
là để tham mƣu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ
giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định
tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
b. Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải
đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời,
đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc
về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy
đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức
năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.
2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản
4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà
Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 7 -
5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản của
cơ quan, doanh nghiệp.
6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ
sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức
Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trƣớc hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý
diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc
thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh
đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển
giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang
đến cho lãnh đạo.
Văn phòng đƣợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông
qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng đƣợc
ví nhƣ là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ
có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, …. đến mua sắm
các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả.
Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo,
văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản
lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh
nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao. Bên cạnh đó,
văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối
ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé
máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đƣa đón khách; chuẩn bị
chỗ nghỉ cho khách

Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:

Cho mình xin tham khảo bạn nhé. Trân trọng cảm ơn!

Địa chỉ: [email protected]

Trích dẫn từ Ha42ln:

Địa chỉ: [email protected]

Click to expand...

Link mới update, mời bạn xem lại bài đầu