cuoc_doi_vo_nghia
New Member
Download Khóa luận Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH một thành viên Tổng Công ty CNTT Nam Triệu
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3
1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 3
1.1.1. Khái niệm văn phòng 3
1.1.2. Vị trí của văn phòng 4
1.1.3. Vai trò của văn phòng 4
1.1.4. Chức năng của văn phòng 5
1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 5
1.1.4.2. Chức năng hậu cần 6
1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng 7
1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 7
1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoach hoạt động của cơ quan, đơn
vị 8
1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 8
1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản 9
1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ
quan, tổ chức. 9
1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 10
1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói
riêng 10
1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức 11
1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 11
1.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng 11
1.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc 12
1.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 12
1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 13
1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 14
1.1.6.7. Công tác hậu cần 15
1.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 15
1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 16
1.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 16
1.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 17
1.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế 18
1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ 18
1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục 18
1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 18
1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hành chính 19
1.2. Công tác văn phòng 19
1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng 19
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 19
1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng 20
Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 22
2.1. Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu 22
2.1.1. Giới thiệu chung 22
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 22
2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 24
2.1.4. Hình thức hoạt động quản lý 24
2.1.5. Các sản phẩm chính 25
2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 25
2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 27
2.2.2.1. Tổng giám đốc 27
2.2.2.2. Các phó tổng giám đốc 27
2.2.2.3. Các phòng ban 28
2.3. Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 34
2.3.1. Thuận lợi 34
2.3.2. Khó khăn 35
2.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 35
2.4.1. Công tác đầu tư xây dựng 35
2.4.2. Chiến lược phát triển 36
2.4.3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế 36
2.5. Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 37
2.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 37
2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng 41
2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng 41
2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng 42
2.5.2.3. Môi trường làm việc 43
2.5.3. Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 44
2.5.3.1. Công tác tham mưu .44
2.5.3.2. Công tác tổng hợp .46
2.5.3.3. Công tác thông tin 47
2.5.3.4. Công tác văn thư - lưu trữ 52
2.5.3.5. Công tác tổ chức hội nghị 68
2.5.3.6. Công tác hậu cần 72
2.5.3.5. Công tác phục vụ 81
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 82
3.1. Giải pháp về công tác tham mưu .82
3.2. Giải pháp về công tác thông tin 83
3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ 84
3.4. Giải pháp về công tác hậu cần 86
3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên
văn phòng .86
3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận
công tác .88
3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000
trong hoạt động văn phòng .89
KẾT LUẬN 91
TÀI LIỆU THAM KHẢO 91
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!
- Làm thêm một số việc của văn phòng khi cần.
* Nhân viên văn thư
- Đưa khách lên các phòng họp, đưa khách đi gặp lãnh đạo Tổng công ty.
- Phụ trách công tác văn thư - lưu trữ.
- Chế bản vi tính, phô tô và phát hành tài liệu.
* Chuyên viên văn phòng
- Phụ trách quản lý bến bãi gửi xe như: hợp đồng, thanh quyết toán, cấp phát tem xe…
- Làm thủ kho, chấm công cho CBNV.
- Quản lý và cấp phát trang thiết bị cho Tổ xe con.
- Làm thủ tục tạm ứng, thanh toán lương cho văn phòng.
- Soạn thảo hợp đồng kinh tế và một số văn bản được phân công.
- Trực tổng đài điện thoại.
* Tổ tạp vụ
- Làm công tác vệ sinh phòng làm việc, phòng họp, khu vệ sinh…, công tác tạp vụ tại sảnh, tưới cây cảnh.
- Làm thủ tục thanh toán cho các phòng họp; thủ tục ứng và chi tiếp khách của Tổng công ty.
* Chuyên viên kỹ thuật
- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục sự cố các thiết bị nội bộ.
- Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời hệ thống trang thiết bị, máy móc theo yêu cầu công việc của các bộ phận và các phòng ban.
- Đề xuất với Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến công việc được phân công.
* Nhân viên phục vụ
- Phụ trách âm thanh hội trường, phòng họp, quán bar; quay phim, chụp ảnh.
- Phân phát báo cho các đơn vị.
- Làm công tác khánh tiết.
- Quản lý, lưu trữ phim ảnh của Tổng công ty.
- Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần.
* Tổ nước lọc
- Làm công tác sản xuất nước uống tinh khiết, cung cấp nước uống cho các đơn vị.
- Làm công tác vệ sinh tại nơi làm việc.
- Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần.
2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng
2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng
Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của các bộ phận trong cơ quan, tổ chức là một vấn đề hết sức phức tạp. Đó là sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan đến nhiều nghiệp vụ chuyên môn, tính chất công việc của các phòng ban. Văn phòng được coi là cửa ngõ, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Hơn nữa văn phòng lại luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại vì vậy phòng làm việc của bộ phận văn phòng phải được bố trí ở nơi thuận tiện cho việc giao lưu các mối quan hệ đó. Mặt khác, trong một cơ quan, tổ chức mà các phòng ban chức năng đuợc bố trí, sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học và hợp lý sẽ là tiền đề cho sự phối hợp ăn ý trong thực thi công việc giữa các nhân viên cũng như giữa các phòng ban, bộ phận với nhau.
Văn phòng Tổng công ty CNTT Nam Triệu được bố trí tại toà nhà một tầng ngay gần cổng chính Tổng công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, đơn vị trong Tổng công ty và khách đến liên hệ công tác. Với vị trí “cửa ngõ” của mình văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp khi có đối tác đến giao dịch với Tổng công ty. Mặt khác, bộ phận văn phòng còn phải thường xuyên tiến hành các hoạt động nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi. Chính vì đặc thù công việc như vậy nên cách bố trí văn phòng của Tổng công ty là hoàn toàn hợp lý và khoa học.
Các phòng làm việc được bố trí như sau:
- Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng 2 và 3 được bố trí phòng làm việc riêng. Việc bố trí này sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải tiếp những vị khách quan trọng.
- Phó chánh văn phòng 1 được bố trí làm việc chung với các nhân viên tại dãy nhà 2 tầng. Mô hình phòng làm việc chung sẽ giúp Phó chánh văn phòng kiểm tra, đôn đốc nhân viên của mình, hạn chế được tình trạng mất tập trung trong khi làm việc của nhân viên.
- Quầy văn thư được bố trí ngay tại cửa ra vào.
- Phòng làm việc của nhân viên được thiết kế theo mô hình phòng làm việc chung. Cách bố trí này tạo hiệu quả làm việc theo nhóm của nhân viên, đặc biệt khi khối lượng công việc quá nhiều, cần có sự giúp đỡ để giải quyết nhanh chóng hơn. Đồng thời văn phòng Tổng công ty sẽ đảm bảo tính chất liên hoàn hơn, làm việc sẽ hiệu quả và khoa học hơn. Nhưng cách bố trí văn phòng này cũng làm nhân viên bị phân tán khi có khách đến phòng, nhân viên có thể nói chuyện riêng trong khi làm việc.
- Nơi lưu trữ tài liệu và nơi làm việc của nhân viên trực tổng đài chật hẹp, thiếu ánh sáng. Với đặc thù công việc là đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc được thông suốt trong Tổng công ty nên cách bố trí này đã có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả làm việc của nhân viên.
2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các CBNV được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành tổ chức. Chính vì vậy việc trang bị thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố hỗ trợ cho việc giải quyết công việc được thuận lợi hơn. Máy móc, thiết bị hiện đại sẽ giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Các trang thiết bị của văn phòng Tổng công ty gồm ba loại sau:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy in, máy foto, máy fax, điện thoại…
- Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loại file đựng hồ sơ….
- Các trang thiết bị phù hợp, đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…
Số lượng các trang thiết bị của văn phòng Tổng công ty được trang bị đầy đủ, đảm bảo chất lượng, phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc của CBNV
Bảng 2.2: Thống kê các thiết bị văn phòng chính
(Nguồn: Văn phòng Tổng công ty)
STT
Tên thiết bị
Số lượng
ĐVT
1
Máy tính
20
bộ
2
Máy foto
4
cái
3
Máy fax
1
cái
4
Tủ hồ sơ
20
cái
5
Máy in
7
cái
6
Bàn
30
cái
7
Ghế
45
cái
8
Máy điều hoà
10
cái
9
Máy điện thoại
8
cái
10
Máy tổng đài
2
cái
2.5.2.3. Môi trường làm việc
Ban lãnh đạo Tổng công ty nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của Tổng công ty nên đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để CBCNV có thể làm việc đạt hiệu quả tốt cao, phát huy được năng lực của mỗi cá nhân: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc (phần mềm Napa cho việc thiết kế chỉnh trơn tuyến hình, phần mềm Cadmatic phục vụ cho việc thiết kế bố trí trang thiết bị tàu thuỷ…); thường xuyên cử CBNV đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nước phát triển; tạo điều kiện cho các kỹ sư, cử nhân kinh tế tham gia các khoá đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý…
Bên cạnh đó Tổng công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống cho người lao động. Tổng công ty có hệ thống nhà ăn được trang bị sạch đẹp, đài thọ tiền ăn và bố trí xe ca đưa đón CBCNV, có chế độ ưu tiên với lao động nữ…
Hàng năm, Tổng công ty tổ chức cho tất cả CBCNV đi du lịch với tổng chi phí từ 1.2 đến 2.2 tỷ/ năm; tổ chức tặng quà cho học sinh cùng kiệt vượt khó là con em CBNV trong Tổng công ty…
2.5.3. T...
Download Khóa luận Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH một thành viên Tổng Công ty CNTT Nam Triệu miễn phí
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3
1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 3
1.1.1. Khái niệm văn phòng 3
1.1.2. Vị trí của văn phòng 4
1.1.3. Vai trò của văn phòng 4
1.1.4. Chức năng của văn phòng 5
1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 5
1.1.4.2. Chức năng hậu cần 6
1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng 7
1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 7
1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoach hoạt động của cơ quan, đơn
vị 8
1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 8
1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản 9
1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ
quan, tổ chức. 9
1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 10
1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói
riêng 10
1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức 11
1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 11
1.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng 11
1.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc 12
1.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 12
1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 13
1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 14
1.1.6.7. Công tác hậu cần 15
1.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 15
1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 16
1.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 16
1.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 17
1.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế 18
1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ 18
1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục 18
1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 18
1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hành chính 19
1.2. Công tác văn phòng 19
1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng 19
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 19
1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng 20
Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 22
2.1. Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu 22
2.1.1. Giới thiệu chung 22
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 22
2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 24
2.1.4. Hình thức hoạt động quản lý 24
2.1.5. Các sản phẩm chính 25
2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 25
2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 27
2.2.2.1. Tổng giám đốc 27
2.2.2.2. Các phó tổng giám đốc 27
2.2.2.3. Các phòng ban 28
2.3. Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 34
2.3.1. Thuận lợi 34
2.3.2. Khó khăn 35
2.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 35
2.4.1. Công tác đầu tư xây dựng 35
2.4.2. Chiến lược phát triển 36
2.4.3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế 36
2.5. Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 37
2.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 37
2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng 41
2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng 41
2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng 42
2.5.2.3. Môi trường làm việc 43
2.5.3. Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 44
2.5.3.1. Công tác tham mưu .44
2.5.3.2. Công tác tổng hợp .46
2.5.3.3. Công tác thông tin 47
2.5.3.4. Công tác văn thư - lưu trữ 52
2.5.3.5. Công tác tổ chức hội nghị 68
2.5.3.6. Công tác hậu cần 72
2.5.3.5. Công tác phục vụ 81
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 82
3.1. Giải pháp về công tác tham mưu .82
3.2. Giải pháp về công tác thông tin 83
3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ 84
3.4. Giải pháp về công tác hậu cần 86
3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên
văn phòng .86
3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận
công tác .88
3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000
trong hoạt động văn phòng .89
KẾT LUẬN 91
TÀI LIỆU THAM KHẢO 91
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!
Tóm tắt nội dung:
ử dụng xe được giao, hàng ngày phải vệ sinh sạch sẽ.- Làm thêm một số việc của văn phòng khi cần.
* Nhân viên văn thư
- Đưa khách lên các phòng họp, đưa khách đi gặp lãnh đạo Tổng công ty.
- Phụ trách công tác văn thư - lưu trữ.
- Chế bản vi tính, phô tô và phát hành tài liệu.
* Chuyên viên văn phòng
- Phụ trách quản lý bến bãi gửi xe như: hợp đồng, thanh quyết toán, cấp phát tem xe…
- Làm thủ kho, chấm công cho CBNV.
- Quản lý và cấp phát trang thiết bị cho Tổ xe con.
- Làm thủ tục tạm ứng, thanh toán lương cho văn phòng.
- Soạn thảo hợp đồng kinh tế và một số văn bản được phân công.
- Trực tổng đài điện thoại.
* Tổ tạp vụ
- Làm công tác vệ sinh phòng làm việc, phòng họp, khu vệ sinh…, công tác tạp vụ tại sảnh, tưới cây cảnh.
- Làm thủ tục thanh toán cho các phòng họp; thủ tục ứng và chi tiếp khách của Tổng công ty.
* Chuyên viên kỹ thuật
- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục sự cố các thiết bị nội bộ.
- Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời hệ thống trang thiết bị, máy móc theo yêu cầu công việc của các bộ phận và các phòng ban.
- Đề xuất với Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến công việc được phân công.
* Nhân viên phục vụ
- Phụ trách âm thanh hội trường, phòng họp, quán bar; quay phim, chụp ảnh.
- Phân phát báo cho các đơn vị.
- Làm công tác khánh tiết.
- Quản lý, lưu trữ phim ảnh của Tổng công ty.
- Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần.
* Tổ nước lọc
- Làm công tác sản xuất nước uống tinh khiết, cung cấp nước uống cho các đơn vị.
- Làm công tác vệ sinh tại nơi làm việc.
- Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần.
2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng
2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng
Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của các bộ phận trong cơ quan, tổ chức là một vấn đề hết sức phức tạp. Đó là sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan đến nhiều nghiệp vụ chuyên môn, tính chất công việc của các phòng ban. Văn phòng được coi là cửa ngõ, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Hơn nữa văn phòng lại luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại vì vậy phòng làm việc của bộ phận văn phòng phải được bố trí ở nơi thuận tiện cho việc giao lưu các mối quan hệ đó. Mặt khác, trong một cơ quan, tổ chức mà các phòng ban chức năng đuợc bố trí, sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học và hợp lý sẽ là tiền đề cho sự phối hợp ăn ý trong thực thi công việc giữa các nhân viên cũng như giữa các phòng ban, bộ phận với nhau.
Văn phòng Tổng công ty CNTT Nam Triệu được bố trí tại toà nhà một tầng ngay gần cổng chính Tổng công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, đơn vị trong Tổng công ty và khách đến liên hệ công tác. Với vị trí “cửa ngõ” của mình văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp khi có đối tác đến giao dịch với Tổng công ty. Mặt khác, bộ phận văn phòng còn phải thường xuyên tiến hành các hoạt động nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi. Chính vì đặc thù công việc như vậy nên cách bố trí văn phòng của Tổng công ty là hoàn toàn hợp lý và khoa học.
Các phòng làm việc được bố trí như sau:
- Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng 2 và 3 được bố trí phòng làm việc riêng. Việc bố trí này sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải tiếp những vị khách quan trọng.
- Phó chánh văn phòng 1 được bố trí làm việc chung với các nhân viên tại dãy nhà 2 tầng. Mô hình phòng làm việc chung sẽ giúp Phó chánh văn phòng kiểm tra, đôn đốc nhân viên của mình, hạn chế được tình trạng mất tập trung trong khi làm việc của nhân viên.
- Quầy văn thư được bố trí ngay tại cửa ra vào.
- Phòng làm việc của nhân viên được thiết kế theo mô hình phòng làm việc chung. Cách bố trí này tạo hiệu quả làm việc theo nhóm của nhân viên, đặc biệt khi khối lượng công việc quá nhiều, cần có sự giúp đỡ để giải quyết nhanh chóng hơn. Đồng thời văn phòng Tổng công ty sẽ đảm bảo tính chất liên hoàn hơn, làm việc sẽ hiệu quả và khoa học hơn. Nhưng cách bố trí văn phòng này cũng làm nhân viên bị phân tán khi có khách đến phòng, nhân viên có thể nói chuyện riêng trong khi làm việc.
- Nơi lưu trữ tài liệu và nơi làm việc của nhân viên trực tổng đài chật hẹp, thiếu ánh sáng. Với đặc thù công việc là đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc được thông suốt trong Tổng công ty nên cách bố trí này đã có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả làm việc của nhân viên.
2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các CBNV được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành tổ chức. Chính vì vậy việc trang bị thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố hỗ trợ cho việc giải quyết công việc được thuận lợi hơn. Máy móc, thiết bị hiện đại sẽ giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Các trang thiết bị của văn phòng Tổng công ty gồm ba loại sau:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy in, máy foto, máy fax, điện thoại…
- Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loại file đựng hồ sơ….
- Các trang thiết bị phù hợp, đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…
Số lượng các trang thiết bị của văn phòng Tổng công ty được trang bị đầy đủ, đảm bảo chất lượng, phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc của CBNV
Bảng 2.2: Thống kê các thiết bị văn phòng chính
(Nguồn: Văn phòng Tổng công ty)
STT
Tên thiết bị
Số lượng
ĐVT
1
Máy tính
20
bộ
2
Máy foto
4
cái
3
Máy fax
1
cái
4
Tủ hồ sơ
20
cái
5
Máy in
7
cái
6
Bàn
30
cái
7
Ghế
45
cái
8
Máy điều hoà
10
cái
9
Máy điện thoại
8
cái
10
Máy tổng đài
2
cái
2.5.2.3. Môi trường làm việc
Ban lãnh đạo Tổng công ty nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của Tổng công ty nên đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để CBCNV có thể làm việc đạt hiệu quả tốt cao, phát huy được năng lực của mỗi cá nhân: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc (phần mềm Napa cho việc thiết kế chỉnh trơn tuyến hình, phần mềm Cadmatic phục vụ cho việc thiết kế bố trí trang thiết bị tàu thuỷ…); thường xuyên cử CBNV đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nước phát triển; tạo điều kiện cho các kỹ sư, cử nhân kinh tế tham gia các khoá đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý…
Bên cạnh đó Tổng công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống cho người lao động. Tổng công ty có hệ thống nhà ăn được trang bị sạch đẹp, đài thọ tiền ăn và bố trí xe ca đưa đón CBCNV, có chế độ ưu tiên với lao động nữ…
Hàng năm, Tổng công ty tổ chức cho tất cả CBCNV đi du lịch với tổng chi phí từ 1.2 đến 2.2 tỷ/ năm; tổ chức tặng quà cho học sinh cùng kiệt vượt khó là con em CBNV trong Tổng công ty…
2.5.3. T...
Tags: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THÔNG TIN BÁO CÁO, luận án về phục vụ nơi làm việc tại nhà máy in tiền, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, khó khăn, giải pháp trong công tác nghiệp vụ cơ bản, đề xuất giải pháp công nghệ trong công tác văn phòng, một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác nghiệp vụ cơ bản, giải pháp nâng cao công tác văn phòng công ty, giải pháp công tác văn phòng của công ty