vuongkhang1981
New Member
Download Luận văn Thực trạng quản lý thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng của Công ty cổ phần bao bì Sài Gòn
MỤC LỤC
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1
I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1
1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1
1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin 1
1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 2
1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: 2
1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý: 2
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 3
1.3.1. Khái Niệm 3
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 6
2. Quản Trị Thông Tin 8
2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin 8
2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin 10
2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin 10
2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin. 11
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 13
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng 13
2. Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng 15
2.1. Quy trình xử lý đơn hàng: 15
2.2. Các bước thực hiện: 16
3. Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình xử lý đơn hàng: 18
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 21
1. Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển 21
2. Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thị Trường 22
2.1. Đặc điểm tình hình của công ty: 22
2.2. Đánh Giá Chung về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh 23
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 24
1. Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty 24
2. Chức Năng, Nhiệm Vụ Các Phòng Ban 25
II. CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 26
1. Cơ Cấu Sản Phẩm Của Công Ty 26
2. Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật 27
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 28
1. Tình Hình hoạt động kinh doanh 28
2. Đánh Giá Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty 29
Các Mặt Đạt Được 29
Các Mặt Tồn Tại 29
3. Phương Hướng Phát Triển Của Công Ty 30
CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 32
I. QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY 32
1. Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng 32
2. Thực Trạng Việc Thực Hiện 34
3. Điểm Khác Biệt Giữa Mô Hình Thực Tế Và Lý Thuyết 36
3.1. Những điểm khác biệt: 36
3.2. Ảnh Hưởng Của Sự Khác Biệt 36
II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY. 37
1. Các kênh thông tin trong quy trình: 37
2. Thực Trạng Ưng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng 40
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng: 40
Trong hoạt động tác nghiệp: 40
3. Nhận Xét Chung: 42
III. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SÓT TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THÔNG TIN. 44
1. Sai sót và nguyên nhân sai sót 44
2. Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Công Ty: 53
2.1. Đối với vấn đề thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng: 53
2.2. Đối với các hoạt động trong quy trình: 54
2.3. Anh hưởng: 56
CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 58
I. XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 58
1. Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: 58
2. Một số ưu điểm của quy trình xử lý đơn hàng vừa xây dựng so với quy trình của công ty: 63
II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 64
GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 64
1. Thiết kế hệ thống thông tin 64
2. Vận hành hệ thống thông tin 65
GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 67
1. Xây Dựng Mô Hình và Nâng cao khả năng truy cập và phân tích thông tin trong xử lý đơn hàng 68
Chuẩn hoá tập thực thể: 68
Chuyên môn hoá quy trình xử lý đơn hàng: 69
2. Nâng cao hiệu quả hiệu quả xử lý đơn hàng. 71
GIẢI PHÁP III: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG – KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 73
Hệ thống đánh giá chất lượng dữ liệu – thông tin 73
GIỚI THIỆU LƯU ĐỒ ÁP DỤNG SPC ĐỂ SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH 76
Ap Dụng Mô Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sót: 78
TỔNG KẾT: 85
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!
Thông tin giữa nhân viên và quản lý:
Trưởng phòng các phòng ban, hay các xưởng sản xuất khi tiếp nhận thông tin về kế hoạch, chiến lược chung của công ty sẽ đề ra mục tiêu cho phòng từng bộ phận. Trưởng phòng sản xuất kinh doanh sẽ đề ra các mục tiêu chung như tăng doanh thu bán hàng, tăng lượng khách hàng mới, giảm lượng sản phẩm sai hỏng… từ đó đề ra kế hoạch bán hàng, hệ thống đánh giá phân phối khách hàng, kế hoạch đánh giá chất lượng sản phẩm… (tham khảo phụ lục 3)
Khi tiếp nhận thông tin yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ nghiên cứu trả lời hay trao đổi thông tin với tổ trưởng bán hàng trước khi ra quyết định.
Nhân viên điều độ sản xuất sau khi nhận được yêu cầu triển khai sản xuất từ bộ phận kinh doanh sẽ xin trưởng phòng kinh doanh ký duyệt đơn xin cấp vật tư.
Tổ trưởng các xưởng sản xuất sau khi nhận thông tin từ phòng sản xuất kinh doanh sẽ tiến hành triển khai các kế hoạch sản xuất cho công nhân.
Các phản ảnh của nhân viên về các vấn đề năng lực sản xuất, các sai sót cho nhà quản lý vẫn được khuyến khích thực hiện. Tuy nhiên các vấn đề được phản ảnh vẫn chưa được tiến hành khắc phục hiệu quả.
Hệ thống các tài liệu nhu tờ trình, lệnh sản xuất, … (tham kảo phụ lục 3) đều phải được trưởng phòng xem xét và ký duyệt,…
Nhìn chung, các thông tin mà nhân viên cấp dưới trao đổi và phản ánh cho nhà quản lý vẫn còn mang tính hình thức, chung chung, chưa phản ánh đúng thực tế (các nguyên nhân sai sót trong quy trình xử lý đơn hàng , mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc,…).
Thông tin theo chiều ngang
Đây là hình thức trao đổi thông tin giữa lãnh đạo các phòng ban, giữa các nhân viên trong bộ phận.
Thông tin trao đổi giữa lãnh đạo các phòng ban:
Trưởng phòng các phòng ban và tổ trưởng các tổ sản xuất thường trao đổi thông tin về vấn đề cải thiện các hoạt động liên quan đến quy trình bán hàng như: kế hoạch nhập vật tư, liên kết các phòng ban, tuyển dụng và đào tạo nhân viên có chuyên môn, các kế hoạch giao lưu giữa các phòng ban,… mặc dù là những thông tin không chính thức qua văn bản nhưng thực tế vẫn được đưa vào ứng dụng và đem lại một số hiệu quả thiết thực (chương trình tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, tuyển dụng sinh viên thực tập, tổ chức câu lạc bộ anh văn,.. ).
Thông tin giữa nhân viên giữa các nhân viên trong bộ phận:
Sau khi thông qua yêu cầu khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thiết kế, xem xét mẫu thiết kế để tiến hành thiết kế mẫu và thông báo cho bộ phận in để tiến hành in mẫu.
Sau khi mẫu được duyệt và tiến hành lập đơn hàng, thông báo cho bộ phận điều độ sản xuất ra lệnh sản xuất.
Trong quá trình sản xuất các thông tin liên quan sẽ được bộ phận sản xuất thông báo cho nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm về đơn hàng.
Thông tin chéo: đây là hình thức thông tin ttruyền đạt theo chiều mở rộng :
Nhân viên kinh doanh trước khi chiết tính giá cần nhận thông tin về giá cả vật tư từ phòng xuất nhập khẩu – đầu tư.
Phòng xuất nhập khẩu sẽ thông tin cho nhân viên điều độ sản xuất tình hình vật tư và nhận thông tin về nhu cầu vật tư của phòng sản xuất kinh doanh.
Phòng kinh doanh cũng thông báo cho phòng vật tư về những sai sót về chất lượng vật tư. Tuy nhiên, thông tin này chỉ được qua các kênh không chính thức nên sai sót vẫn chưa được khắc phục (tham khảo sai sót III – trang 50).
Sau khi nhập kho thành phẩm, bộ phận kinh doanh thông báo lịch giao hàng cho bộ phận vận chuyển hàng hóa. Việc truyền đạt không được thực hiện bằng văn bản nên sai sót vẫn thường xuyên xảy ra (tham khảo sai sót I – Trang 46)
Vấn đề thông tin đánh giá về sự thỏa mãn khách hàng đã được thực hiện nhưng độ tin cậy không cao nên việc khắc phục vẫn chưa hiệu quả.
Nói tóm lại, các kênh thông tin trên mặc dù có tồn tại nhưng không rõ ràng. Nó chưa phản ánh được một cách cụ thể luồng thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó, công ty chưa xây dựng được hệ thống và cách truyền đạt thông tin: thông tin này phải trao đổi với ai? Ai chịu trách nhiệm xử lý vấn đề này? Phương pháp phản ảnh vấn đề này như thế nào?... do đó, các thông tin được phán ánh không được phân tích và xử lý kịp thời nên hiệu quả quản trị thông tin trong xử đơn hàng không cao.
Thực Trạng Ưùng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng:
Thực hiện không hiệu quả:
Đã trang bị hệ thống thư điện tử chung của công ty, email cho mỗi nhân viên để thực hiện việc trao đổi thông tin với khách hàng cũng như tiếp nhận yêu cầu khách hàng. Tuy nhiên, trên thực tế các nhân viên kinh doanh không kiểm tra email một cách thường xuyên nên đã bỏ lỡ nhiều đơn hàng quan trọng. Ngày 10/05/ 2007 nhân viên kinh doanh nhận được thông báo của khách hàng qua điện thoại về việc yêu cầu của khách hàng là công ty AGILITY đã gửi qua email mà vẫn chưa được hồi âm.
Trong hoạt động tác nghiệp:
Chưa tận dụng được chức năng của công nghệ thông tin:
Công nghệ thông tin mà các nhân viên sử dụng chủ yếu là tin học văn phòng và chỉ thực hiện các công việc đơn giản như chiết tính giá, soạn thảo hợp đồng, lập lệnh sản xuất,….
Chưa xây dựng được phần mềm chiết tính giá.
Đã có quy trình quản lý nhưng chủ yếu là bằng sổ sách, giấy tờ và các bảng biểu nên thông tin liên lạc giữa các bộ phận không được linh hoạt và kịp thời. Đã áp dụng một số phần mềm quản lý như foxbase, phần mềm quản lý công nợ,… nhưng còn mang tính rời rạc nên chưa phát huy được hiệu quả.
Các hoạt động lưu trữ đơn hàng vẫn còn thực hiện thủ công mà chưa thực hiện việc tin học hóa.
Đã xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng về quy trình quản lý hệ thống nhưng thực tế vận dụng chưa đạt như mong muốn.
Hiện nay đang tiến hành xây dựng mô hình quản lý thông tin cho từng phòng ban.
Đối với phòng sản xuất kinh doanh: Do cơ cấu thông tin của phòng kinh doanh phức tạp nên việc thiết lập mô hình quản lý thông tin là rất khó, điều đó làm cho chi phí thiết lập hệ thống rất cao. Vì vậy, công ty vẫn đang trong trong quá trình nghiên cứu để thiết lập.
Đối với các bộ phận khác như phòng Xuất nhập khẩu – đầu tư: Công ty đã tiến hành thực hiện quản lý hệ thông tin về những lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng của phòng : cập nhật các đặc tính và tình hình của vật tư ( giá cả, các yếu tố ảnh hưởng đến vật tư, nhà cung cấp,…), báo cáo tồn kho vật tư, phiếu xuất vật tư, … tất cả các dữ liệu này đều được xây dựng các chương trình quản lý. Tất cả các thành viên đều có thể truy cập cũng như cập nhật dữ liệu theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Chi phí lắp đặt hệ thống quản lý (tồn kho vật tư, giá vật tư, phiếu xuất ) là khoảng 20 triệu Việt Nam Đồng. Với hệ thống quản lý tồn kho vật tư bộ phận quản lý vật tư có thể truy cập thông tin vật tư và quản l...
Download Luận văn Thực trạng quản lý thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng của Công ty cổ phần bao bì Sài Gòn miễn phí
MỤC LỤC
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1
I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1
1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1
1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin 1
1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 2
1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: 2
1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý: 2
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 3
1.3.1. Khái Niệm 3
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 6
2. Quản Trị Thông Tin 8
2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin 8
2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin 10
2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin 10
2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin. 11
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 13
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng 13
2. Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng 15
2.1. Quy trình xử lý đơn hàng: 15
2.2. Các bước thực hiện: 16
3. Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình xử lý đơn hàng: 18
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 21
1. Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển 21
2. Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thị Trường 22
2.1. Đặc điểm tình hình của công ty: 22
2.2. Đánh Giá Chung về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh 23
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 24
1. Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty 24
2. Chức Năng, Nhiệm Vụ Các Phòng Ban 25
II. CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 26
1. Cơ Cấu Sản Phẩm Của Công Ty 26
2. Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật 27
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 28
1. Tình Hình hoạt động kinh doanh 28
2. Đánh Giá Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty 29
Các Mặt Đạt Được 29
Các Mặt Tồn Tại 29
3. Phương Hướng Phát Triển Của Công Ty 30
CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 32
I. QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY 32
1. Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng 32
2. Thực Trạng Việc Thực Hiện 34
3. Điểm Khác Biệt Giữa Mô Hình Thực Tế Và Lý Thuyết 36
3.1. Những điểm khác biệt: 36
3.2. Ảnh Hưởng Của Sự Khác Biệt 36
II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY. 37
1. Các kênh thông tin trong quy trình: 37
2. Thực Trạng Ưng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng 40
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng: 40
Trong hoạt động tác nghiệp: 40
3. Nhận Xét Chung: 42
III. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SÓT TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THÔNG TIN. 44
1. Sai sót và nguyên nhân sai sót 44
2. Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Công Ty: 53
2.1. Đối với vấn đề thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng: 53
2.2. Đối với các hoạt động trong quy trình: 54
2.3. Anh hưởng: 56
CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 58
I. XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 58
1. Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: 58
2. Một số ưu điểm của quy trình xử lý đơn hàng vừa xây dựng so với quy trình của công ty: 63
II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 64
GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 64
1. Thiết kế hệ thống thông tin 64
2. Vận hành hệ thống thông tin 65
GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 67
1. Xây Dựng Mô Hình và Nâng cao khả năng truy cập và phân tích thông tin trong xử lý đơn hàng 68
Chuẩn hoá tập thực thể: 68
Chuyên môn hoá quy trình xử lý đơn hàng: 69
2. Nâng cao hiệu quả hiệu quả xử lý đơn hàng. 71
GIẢI PHÁP III: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG – KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 73
Hệ thống đánh giá chất lượng dữ liệu – thông tin 73
GIỚI THIỆU LƯU ĐỒ ÁP DỤNG SPC ĐỂ SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH 76
Ap Dụng Mô Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sót: 78
TỔNG KẾT: 85
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!
Tóm tắt nội dung:
ám đốc ký duyệt các kế hoạch cho phòng như kế hoạch bán hàng, kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị, kế hoạch tuyển dụng, …Thông tin giữa nhân viên và quản lý:
Trưởng phòng các phòng ban, hay các xưởng sản xuất khi tiếp nhận thông tin về kế hoạch, chiến lược chung của công ty sẽ đề ra mục tiêu cho phòng từng bộ phận. Trưởng phòng sản xuất kinh doanh sẽ đề ra các mục tiêu chung như tăng doanh thu bán hàng, tăng lượng khách hàng mới, giảm lượng sản phẩm sai hỏng… từ đó đề ra kế hoạch bán hàng, hệ thống đánh giá phân phối khách hàng, kế hoạch đánh giá chất lượng sản phẩm… (tham khảo phụ lục 3)
Khi tiếp nhận thông tin yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ nghiên cứu trả lời hay trao đổi thông tin với tổ trưởng bán hàng trước khi ra quyết định.
Nhân viên điều độ sản xuất sau khi nhận được yêu cầu triển khai sản xuất từ bộ phận kinh doanh sẽ xin trưởng phòng kinh doanh ký duyệt đơn xin cấp vật tư.
Tổ trưởng các xưởng sản xuất sau khi nhận thông tin từ phòng sản xuất kinh doanh sẽ tiến hành triển khai các kế hoạch sản xuất cho công nhân.
Các phản ảnh của nhân viên về các vấn đề năng lực sản xuất, các sai sót cho nhà quản lý vẫn được khuyến khích thực hiện. Tuy nhiên các vấn đề được phản ảnh vẫn chưa được tiến hành khắc phục hiệu quả.
Hệ thống các tài liệu nhu tờ trình, lệnh sản xuất, … (tham kảo phụ lục 3) đều phải được trưởng phòng xem xét và ký duyệt,…
Nhìn chung, các thông tin mà nhân viên cấp dưới trao đổi và phản ánh cho nhà quản lý vẫn còn mang tính hình thức, chung chung, chưa phản ánh đúng thực tế (các nguyên nhân sai sót trong quy trình xử lý đơn hàng , mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc,…).
Thông tin theo chiều ngang
Đây là hình thức trao đổi thông tin giữa lãnh đạo các phòng ban, giữa các nhân viên trong bộ phận.
Thông tin trao đổi giữa lãnh đạo các phòng ban:
Trưởng phòng các phòng ban và tổ trưởng các tổ sản xuất thường trao đổi thông tin về vấn đề cải thiện các hoạt động liên quan đến quy trình bán hàng như: kế hoạch nhập vật tư, liên kết các phòng ban, tuyển dụng và đào tạo nhân viên có chuyên môn, các kế hoạch giao lưu giữa các phòng ban,… mặc dù là những thông tin không chính thức qua văn bản nhưng thực tế vẫn được đưa vào ứng dụng và đem lại một số hiệu quả thiết thực (chương trình tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, tuyển dụng sinh viên thực tập, tổ chức câu lạc bộ anh văn,.. ).
Thông tin giữa nhân viên giữa các nhân viên trong bộ phận:
Sau khi thông qua yêu cầu khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thiết kế, xem xét mẫu thiết kế để tiến hành thiết kế mẫu và thông báo cho bộ phận in để tiến hành in mẫu.
Sau khi mẫu được duyệt và tiến hành lập đơn hàng, thông báo cho bộ phận điều độ sản xuất ra lệnh sản xuất.
Trong quá trình sản xuất các thông tin liên quan sẽ được bộ phận sản xuất thông báo cho nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm về đơn hàng.
Thông tin chéo: đây là hình thức thông tin ttruyền đạt theo chiều mở rộng :
Nhân viên kinh doanh trước khi chiết tính giá cần nhận thông tin về giá cả vật tư từ phòng xuất nhập khẩu – đầu tư.
Phòng xuất nhập khẩu sẽ thông tin cho nhân viên điều độ sản xuất tình hình vật tư và nhận thông tin về nhu cầu vật tư của phòng sản xuất kinh doanh.
Phòng kinh doanh cũng thông báo cho phòng vật tư về những sai sót về chất lượng vật tư. Tuy nhiên, thông tin này chỉ được qua các kênh không chính thức nên sai sót vẫn chưa được khắc phục (tham khảo sai sót III – trang 50).
Sau khi nhập kho thành phẩm, bộ phận kinh doanh thông báo lịch giao hàng cho bộ phận vận chuyển hàng hóa. Việc truyền đạt không được thực hiện bằng văn bản nên sai sót vẫn thường xuyên xảy ra (tham khảo sai sót I – Trang 46)
Vấn đề thông tin đánh giá về sự thỏa mãn khách hàng đã được thực hiện nhưng độ tin cậy không cao nên việc khắc phục vẫn chưa hiệu quả.
Nói tóm lại, các kênh thông tin trên mặc dù có tồn tại nhưng không rõ ràng. Nó chưa phản ánh được một cách cụ thể luồng thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó, công ty chưa xây dựng được hệ thống và cách truyền đạt thông tin: thông tin này phải trao đổi với ai? Ai chịu trách nhiệm xử lý vấn đề này? Phương pháp phản ảnh vấn đề này như thế nào?... do đó, các thông tin được phán ánh không được phân tích và xử lý kịp thời nên hiệu quả quản trị thông tin trong xử đơn hàng không cao.
Thực Trạng Ưùng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng:
Thực hiện không hiệu quả:
Đã trang bị hệ thống thư điện tử chung của công ty, email cho mỗi nhân viên để thực hiện việc trao đổi thông tin với khách hàng cũng như tiếp nhận yêu cầu khách hàng. Tuy nhiên, trên thực tế các nhân viên kinh doanh không kiểm tra email một cách thường xuyên nên đã bỏ lỡ nhiều đơn hàng quan trọng. Ngày 10/05/ 2007 nhân viên kinh doanh nhận được thông báo của khách hàng qua điện thoại về việc yêu cầu của khách hàng là công ty AGILITY đã gửi qua email mà vẫn chưa được hồi âm.
Trong hoạt động tác nghiệp:
Chưa tận dụng được chức năng của công nghệ thông tin:
Công nghệ thông tin mà các nhân viên sử dụng chủ yếu là tin học văn phòng và chỉ thực hiện các công việc đơn giản như chiết tính giá, soạn thảo hợp đồng, lập lệnh sản xuất,….
Chưa xây dựng được phần mềm chiết tính giá.
Đã có quy trình quản lý nhưng chủ yếu là bằng sổ sách, giấy tờ và các bảng biểu nên thông tin liên lạc giữa các bộ phận không được linh hoạt và kịp thời. Đã áp dụng một số phần mềm quản lý như foxbase, phần mềm quản lý công nợ,… nhưng còn mang tính rời rạc nên chưa phát huy được hiệu quả.
Các hoạt động lưu trữ đơn hàng vẫn còn thực hiện thủ công mà chưa thực hiện việc tin học hóa.
Đã xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng về quy trình quản lý hệ thống nhưng thực tế vận dụng chưa đạt như mong muốn.
Hiện nay đang tiến hành xây dựng mô hình quản lý thông tin cho từng phòng ban.
Đối với phòng sản xuất kinh doanh: Do cơ cấu thông tin của phòng kinh doanh phức tạp nên việc thiết lập mô hình quản lý thông tin là rất khó, điều đó làm cho chi phí thiết lập hệ thống rất cao. Vì vậy, công ty vẫn đang trong trong quá trình nghiên cứu để thiết lập.
Đối với các bộ phận khác như phòng Xuất nhập khẩu – đầu tư: Công ty đã tiến hành thực hiện quản lý hệ thông tin về những lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng của phòng : cập nhật các đặc tính và tình hình của vật tư ( giá cả, các yếu tố ảnh hưởng đến vật tư, nhà cung cấp,…), báo cáo tồn kho vật tư, phiếu xuất vật tư, … tất cả các dữ liệu này đều được xây dựng các chương trình quản lý. Tất cả các thành viên đều có thể truy cập cũng như cập nhật dữ liệu theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Chi phí lắp đặt hệ thống quản lý (tồn kho vật tư, giá vật tư, phiếu xuất ) là khoảng 20 triệu Việt Nam Đồng. Với hệ thống quản lý tồn kho vật tư bộ phận quản lý vật tư có thể truy cập thông tin vật tư và quản l...