Quy trình đón tiếp và làm thủ tục cho khách nội địa tại khách sạn Mỹ Khuê

8: Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin:
Sau khi khách đến buồng nhan viên lễ tân cần hoàn tất những công việc sau.
Hoàn tất hồ sơ khách và chuyển giao cho thu ngân.
Hoàn tất các thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.
Nhập các dữ liệu về khách để theo dõi tình trạng buồng.
Thông tin về khách đến lưu trú cho bộ phận liên quan đến để phối hợp phục vụ khách.
PHẦN 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
VÀ QUY TRÌNH ĐÓN TIẾP VÀ LÀM THỦ TỤC NHẬP PHÒNG
CHO KHÁCH NỘI ĐỊA TẠI KHÁCH SẠN MỸ KHÊ
1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Mỹ Khê
1.1. Quy trình hình thành và phát triển:
Khách sạn Mỹ Khê là đơn vị thuộc văn phòng Bộ tư lệnh Quân khu 5 tại Đà Nẵng, ngày 20-4-1989 được Quân khu 5 giao cho Bộ tư lệnh quản lý là đơn vị hành chính sự nghiệp và được Quân khu 5, Sở du lịch và uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng công nhận và trở thành đơn vị hành chính sự nghiệp theo Quyết định số 36/QĐ - UBND ngày 30/4/1997. Trong những năm gần đây, ngành du lịch thế giới nói chung và du lịch Việt Nam nói riêng đã bắt đầu phát triển mạnh, trong đó đặc biệt là nguồn khách du lịch đến Đà Nẵng tăng nhanh, nhu cầu lưu trú đòi hỏi ở mức cao và tiêu chuẩn phù hợp. Cùng với sự phát triển đó, khách sạn Mỹ khê được xây dựng để đảm ứng nhu cầu của khách.
Để đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng cao của khách du lịch và cùng để tăng tính cạnh tranh trên thị thường nên khách sạn đã không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng phục vụ. Đặt biệt vào tháng 5/2005 khách sạn đã khai trương thêm một khách sạn nữa với tiêu chuẩn chất lượng hai sao có tên là khách sạn Mỹ Khê II đặt tại 223 Nguyễn Văn Thoại thành phố Đà Nẵng và đến tháng 4/2008 khách sạn Mỹ khê III đặt tại 128 Nguyễn Văn Thoại, ĐT 0511.6.260516; 0511.6.260.219; Fax: 0511.6.260.518.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của khách sạn:
Chức năng:
Khách sạn Mỹ Khê là đơn vị hành chính sự nghiệp có thực với nhiệm vụ chính trị trung tâm đón tiếp và phục vụ các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các đồng chí cán bộ cao cấp của Bộ quốc phòng, các đồng chí bí thư, chủ tịch các tỉnh Miền Trung- Tây Nguyên đến nghỉ và làm việc với Quân khu 5 và được tận dụng năng lực đón và phục vụ cho khách trong và ngoài nước đến với thành phố Đà Nẵng nghỉ ngơi, tham quan, giải trí, làm việc.
b. Nhiệm vụ:
Thông qua việc tổ chức sản xuất và cung cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung có chất lượng, phù hợp với yêu cầu của khách du lịch bằng mức phí phù hợp, khách sạn Mỹ Khê có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh theo quy định của Nhà nước, làm tốt công tác an toàn lao động, bảo vệ môi trường, an ninh trật tự, truyền thống văn hoá dân tộc, bảo vệ khách sạn và du khách đến ở tại khách sạn.
- Chấp hành các điều lệ của Tổng Cục du lịch về hoạt động kinh doanh khách sạn, hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch về tài chính của Bộ tư lệnh giao cho khách sạn.
1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của khách sạn Mỹ Khê:
1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý:
GIÁM ĐỐC
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
BỘ PHẬN BUỒNG
BỘ PHẬN NHÀ HÀNG
BAN
KH-HC
VTBM
Bảo vệ
Bếp
Bàn
Giặt là
Kỷ thuật
Lễ tân
KH Marketing
Kế toán trưởng
Thủ quỷ
VS Tạp vụ
Phục vụ phòng
Kế toán tổng hợp
Marketing
Kế hoạch
Mộc
Điện
Nước
Chú thích:
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Mối quan hệ trực tuyến và chức năng là:Mô hình trực tuyến chức năng là việc sắp sếp các nhân viên có chuyên môn giống nhau hay gần nhau thành 1 nhóm tương thích với cơ sở vật chất kỹ thực ,dưới sự điều hành và giám sát của người đứng đầu trực tiếp để thực hiện chương trình ,các công việc giống nhau.mô hình này có đặt trưng là mang tính chuyên môn hoá cao,chế độ một thủ trưởng,thực hiện giữa quản lý và đều hành phối hợp chức năng để đạt được mục đích của cấp cao nhất trong khách sạn,mang lại hiệu quả cao phát huy được lợi điểm của chuyên môn.nếu mô hình này bố trí không chặt chẽ tạo ra sự mâu thuẩn giữa các bộ phận
1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
- Giám đốc: Là người trực tiếp phụ trách quản lý điều hành chung toàn bộ phận hoạt động kinh doanh của khách sạn và chiệu trách nhiệm trước pháp luật mọi hoạt động của khách sạn.
- Ban Tài chính: Tham mưu cho Giám đốc thực hiện công tác tài chính với cấp trên thực hiện công tác tài chính của đơn vị theo đúng chế độ quy định, hướng dẫn triển khai thực hiện kế hoạch tài chính của khách sạn, thực hiện công tác hạch toán kế toán kiểm tra giám sát tình hình tài chính với cấp trên, thực hiện công tác hạch toán theo dõi tập hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh.
- Ban kế hoạch Hành Chính: Tham mưu cho Giám đốc về việc bố trí nhân sự, sắp xếp lao động, thực hiện công tác khen thưởng, thi hành các chế độ chính sách của nhà nước ban hành về lao động tiền lương, các khoản trợ cấp, phụ cấp người lao động.
- Tổ kế hoạch - Maketing: Đề xuất với tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh của khách sạn. Tổ chức các hoạt động tiếp thị khách đến với khách sạn bằng nhiều hình thức như ký hợ đồng phục vụ khách với các hãng lữ hành.
- Bộ phận nhà hàng: Bộ phận này có trách nhiệm phục vụ ăn uống cho khách lưu trú trong khách sạn, ngoài ra còn tổ chức nhận các buổi tiệc liên hoan, hội nghị của các cơ quan,nhà hàng ,đám cưới,đơn vị, cá nhân có nhu cầu.
- Bộ phận buồng - phòng giặt: Làm vệ sinh phòng sạch sẽ trước khi phục vụ khách lưu trú và kiểm tra đồ đạt trong phòng báo cáo cho lễ tân khi khách trả phòng để lễ tân thông báo lại cho khách đồng thời bộ phận này kiêm luôn cả chức năng giặc ủi quần áo cho khách.
- Tổ bảo vệ: Ngoài nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản, tính mạng của khách cũng như của khách sạn, họ còn nhận nhiệm vụ mang hành lý, hướng dẫn khách lên phòng.
- Bộ phận lễ tân: Thực hiện quy trình công nghệ gắn liền với khách thuê phòng và làm cầu nối giữa khách và các dịch vụ du lịch khác trong và ngoài khách sạn. Lễ tân có nhiệm vụ điều hành khách cho thuê, làm thủ tục check-in, check ou cho khách, tính và thu tiền các dịch vụ khách đã sử dụng, giữ gìn tài sản cho khách, cung cấp thông tin, hướng dẫn khách, chuyển gấp các yêu cầu của khách đến các dịch vụ trong khách sạn.
- Tổ bàn: Nhiệm vụ chính là đảm bảo nhà hàng luôn sạch sẽ, bưng bê món ăn đáp ứng nhu cầu của khách sử dụng dịch vụ tại nhà hàng.
- Tổ bếp: Thực hiện các món ăn có trong thực đơn mà khách yêu cầu đảm bảo vệ sinh sạch sẽ.
1.4. Cơ sở vật chất của khách sạn Mỹ Khê:
1.4.1. Vị trí địa lý:
Cách trung tâm thành phố Đà Nắng khoảng 3km ,biển Mỹ KHê “một trong 6 bãi biển quyến rủ nhất hành tinh “ sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời khi du khách đến với khách sạn của chúng tôi.Trong thời gian nghỉ tại khách sạn Mỹ Khê với sự ân cần,lòng mến khách và kinh nghiệm phục vụ của đội ngũ nhân viên sẽ làm hài lòng quý khách.
Khách sạn Mỹ Khê đạt tiêu chuẩn 2 sao ,có 2 cở tổng cộng 86 phòng ngủ , với trang thiết bị tiện nghi ,sang trọng, toạ lạc trên một vị trí tương đối lí tưởng, nằm dọc theo con đường ven biến Sơn Trà _Điện Ngọc duyên dáng uốn mình cong theo bờ biển , nối liền từ khu du lịch sinh thái Sơn Trà đến phố cổ Hội An ,tổng khuôn viên rộng 40.000m2 ,sân vườn xanh ,sạch ,thoáng mát,rất thích hợp cho khách du lịch,hội nghị ,hội thảo,mở văn phòng đại diện.
Hai nhà hàng với 600 chỗ ngồi , được thiết kế trang nhã,ám cúng phục vụ quý khách trong các tiẹc hội thảo ,hội nghị, tiệc cưới với các món ăn ÂU,Á. Hai hội trường cùng với các dịch vụ phong phú ,chất lượng cao trang thiết bị hiện đại ,chắc chắn sẻ mang lại cho quý khách cảm giác thoả mái và sự hài lòng cho mỗi du khách đến nơi đây.
1.4.2. Cơ sở vật chất của bộ phận lưu trú:
Khách sạn lớn được thiết kế 5 tầng đối với khách sạn Mỹ Khê I,III được phân bố thành một dãy.
Khách sạn Mỹ Khê có tổng cộng 86 phòng chia làm 3 loại:Đặc biệt, loai1,loại 2.
BẢNG GIÁ PHÒNG CHO KHÁCH NỘI ĐỊA
Loại phòng
Số lượng
01 người
02 người
Đặc biệt
15
580.000
680.000
Loại 1
46
460.000
500.000
Loại 2
46
420.000
460.000
nhận xét: Khách sạn đưa ra bảng giá phòng này rất hợp lý tuy phòng đặc biệt chỉ tối đa là 2 người ở nhưng mức giá như vậy là thích hợp vì tiện nghi trong phòng rất tốt và khá đầy đủ như ;tủ lạnh, nhà tắm,ti vi, tủ quần áo,internet,máy fax, đèn ngủ , điện thoại,..còn thêm điều thú vị nửa là khi ở trong phòng du khách có thể nhìn thấy đươc bãi biển xanh sạch và rất đẹp ở nơi đây.còn đối với các loại phòng loại 1 và 2với múc giá như vậy thì rât thích hợp cho nhưng du khách đi theo đoan sẻ đam bảo cho mình một chỗ nghi ngơi thư gian trong diệp nghĩ tuy không đảm bảo đầy đủ tiện nghi như phòng đặc biệt nhưng cũng rất hấp dẫn vì không khí ở đây gần biển nên rất hấp dẫn.
1.4.3. Cơ sở vật chất ăn uống:
- Một quầy Bar: Điện thoại, các loại nước uống, rượu
- Chín đền chùm :09
- Lồng đèn trang trí:08
- Quạt gắn trên tường:16
- Quạt cây:03
- Sân khấu:01
- Phòng rèm trang trí
- Kệ để ly tách, chén, đĩa, thìa
- Bàn ghế có lót nệm100, 100 ghế nhựa
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của dịch vụ bổ sung
- Có 03 sân tennis đặc tại 02 khách sạn
- Cửa hàng lưu niệm đặc tại: Mỹ Khê I và Mỹ Khê III.
- Có những khu đất trồng cho thuê: Quán Đại Dương, Hà Nội Quán ,phượng hồng.
Nhận xét: Hệ thống nhà hàng của khách s...