Quản lý cửa hàng - Nguyễn Phương Dũng

Đặt vấn đề
- Tin học là một ngành khoa học, sự ra đời của tin học đã góp phần đáng kể vào sự phát triển của đất nước.Đối với nhiều nước thì tin học đã phát triển từ lâu còn đối với việt Nam thì tin học mới bắt đầu phát triển.
- Quản lý bán hàng trong đó bán hàng máy tính là một lĩnh vực đòi hỏi phải có một hệ thống tin ,hệ thống phần mềm quản lý nhằm giải quyết công việc một cách nhanh nhất đem lại sự vừa lòng cho khách hàng , ứng dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu đòi hỏi của con người càng cao chính vì vậy tin học phát triển ngày càng nhằm đáp ứng nhu cầu của con người việc ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý là một việc làm cần thiết nhằm giải quyết các bài toán phát sinh ngày càng phức tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán... các ngôn ngữ đã có  Excel, Access... có phần chưa đáp ứng đựơc hết các yêu cầu của nó. VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trường WINDOWS. Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chương trình cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.
- Bất cứ một ngành nào ,một cơ quan hay tổ chức nào cũng cần có một hệ thống tin học nhằm phục vụ cho công việc của họ chính vì vậy có rất nhiều công ty sản xuất máy tính ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của con người,khi có nhiều công ty máy tính ra đời thì cũng có nhiều công ty bán máy tính cũng ra đời nhằm phục vụ nhu cầu của con người .vì vậy việc quản lý cửa hàng máy tính là một việc làm rất cần thiết nhằm đem lại cho khách hàng những lợi ích tốt nhất.
Chương I
Khảo sát hệ thống hiên tại và lập dự án
I,Khảo sát hệ thống hiện tại
- Cửa hàng số 101 phố Lê Thanh Nghị là cửa hàng có 3 tầng ,tầng 1 là tầng các cán bộ quản lý cửa hàng làm việc và là nơi giao dịch với khách hàng,tầng 2 là tầng các nhân viên làm việc và cũng là nơi chứa hàng hoá,tầng 1 là nơi chứa bộ phận kế toán và là nơi bày hàng hoá .cửa hàng có hệ thống thông tin được nối qua từng phòng từ phòng quản lý tới phòng nhân viên và phòng kế toán . Hiện nay cửa hàng có 6 nhân viên 1 kế toán và 2 cán bộ quản lý cửa hàng.
II, Phân Tích Nhược Điểm của hệ thống hiện tại
Là một cửa hàng máy tình do đó có rất nhiều hàng hoá nhập về và xuất đi .Như ta đã biết máy tính là một mặt hàng điện tử sử dụng các vi mạch điều khiển rất dễ hỏng khi va trạm mạnh vì vậy chúng phải đựơc cất giữ cẩn thận tránh va đập mạnh do đó các cửa hàng bán máy tính cần có kho .Kho hàng nơi lưu trữ và xuất hàng dưới sự quản lý của thủ kho hàng được kiểm tra thường xuyên khi cần xuất hàng hay nhập hàng đều phải qua thủ kho vì vậy bất cứ một cửa hàng nào cũng phải có một kho hàng riêng để chứa hàng với các cửa hàng lớn thì có vài kho hàng.Chưa có một kho hàng riêng đó chính là nhược điểm của cửa hàng 101 phố Lê Thanh Nghị hiện tại cửa hàng chưa có kho chứa hàng , hàng hoá được để chung nơi làm việc với nhân viên rất khó khăn mỗi khi lấy hàng và nhập hàng , chưa có người quản lý kho hàng dẫn đến hệ thống làm việc của cửa hàng có nhiều bất cập sự phân công công việc chưa thực sự dõ dàng công việc của nhân viên còn chồng chéo lẫn lộn nhau dẫn đến việc sử lý đơn hàng còn chậm . Một số đơn hàng còn không đảm bảo các yêu cầu .
*,cơ cấu tố chức hiện tại của cửa hàng:
Cán bộ quản lý cửa hàng
Phòng kế toán
Phòng Nhân viên
Bộ Phận Kế toán
Nơi bày hàng
Nơi làm việc
Nơi cất hàng
*,Chức năng của hệ thống
Phòng cán bộ quản lý cửa hàng là nơi các cán bộ quản lý cửa hàng làm việc và giao dịch với khách hàng
Phòng nhân viên là nơi dành cho các nhân viên làm việc (như lắp đặt ,sửa chữa ,cài đặt máy tính..) phòng cũng là nơi lưu trữ hàng hoá
Phòng kế toán là nơi nhân viên kế toán làm việc và cũng là nơi bán hàng
III,Lập dự án:
Để giải quyết hiện trạng thực tế của bài toán giải pháp khả thi được đưa ra cần có một kho vực chứa hàng(kho hàng) riêng biệt với các bộ phận khác trong cửa hàng . Vì vậy cần tạo ra một kho hàng , kho hàng có thủ kho người quản lý kho hàng và thủ kho cũng cần được trang bị máy tính cá nhân và cũng được nối vào các phòng. Như theo hiện trạng của cửa hàng hiện cửa hàng có 3 tầng vì vậy cần xây thêm một tầng để chứa hàng hoá và sau khi song tầng được chọn làm nơi chứa hàng sẽ là tầng 2 nhằm giúp cho việc xuất hàng và nhập hàng được thuận tiện khi đó tầng 4 là tàng làm việc của các cán bộ quản lý cửa hàng,tầng 3 là tầng làm việc của các nhân viên,tầng 1 là phòng kế toán và là nơi bày hàng .
*,cơ cấu tổ chức đưa ra:
Cán bộ quản lý cửa hàng
Phòng kế toán
Bộ Phận kế toán
Nơi bán hàng
Phòng nhân viên
Kho chứa hàng
*,Qui trình Xử lý đơn hàng:
khi có đơn hàng nhân viên bán hàng sẽ nhập toàn bộ số liệu về đơn hàng của khách như : mã hàng, loại hàng, tên hàng ,số lượng..vào trong máy
và được chuyển tới phòng cán bộ để cán bộ duyệt và xử lý đơn hàng sau đó chuyển cho thủ kho ,thủ kho kiểm tra kho và xử lý đơn sau đó viết phiếu xuất hàng
Phiếu xuất
Họ tên(người mua)..
Địa chỉ
Mã hàng
Tên hàng
Qui cách
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Bảo hành
Số hoá đơn
Ngày
Nhân viên Thủ kho Người mua
và chuyển tới phòng nhân viên cho các nhân viên lắp đặt, sau khi song hàng chuyển cho khách tại cửa hàng hay vận chuyển tới nhà cuối cùng nhân viên kế toán thu tiền.
*,Luân chuyển thông tin trong tổ chức
Bộ phận Quản lý
Bộ phận sản xuất
Khách hàng
kho
Bộ phận bán hàng
Bộ phận kế toán
IV. Mục đích của bài toán
Nhằm giải quyết vấn đề thiếu một kho hàng dẫn tới việc xuất và nhập hàng gặp khó khăn mất thời gian . Bài toán đặt ra là cần có một kho hàng nhằm tách rêng kho hàng với phòng nhân viên khi có đơn hàng thủ kho viết phiếu xuất hàng và sau đó giao cho phòng nhân viên .Khi đó nhân viên chỉ việc lắp đặt khi có sự cố có thể tìm dễ tìm được nguyên nhân khâu nào gây ra . Thủ kho là người quản lý kho người sẽ trịu trách nhiệm về kho hàng.
- khi đó Công việc không còn vất vả như trước , hiệu suất lao động cao.
Nội dung đề tài gồm:
Chương I: Khảo sát hiện trạng và lập dự án
Chương II: Phân tích hệ thống
Chương III: Thiết kế hệ thống và tạo CSDL
Chương IV: Tính ứng dụng của tin học quản lý
Chương ii: Phân Tích Hệ Thống
I. Mục đích
Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu được trong quá trình xây dựng hệ quản trị trên máy tính. Không thể đưa tin học hóa trong vấn đề quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Hiệu quả đem lại của hệ thống phụ thuộc vào độ nông sâu của kết quả phân tích ban đầu
Trong quá trình phân tích, sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin chuyển vận từng quá trình hay từ một chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. Điều này quan trọng phải có sẵn những thông tin vào và cho những thông tin ra trước khi cho thực hiện quá trình.
1,Thông tin đầu vào của hệ thống
thông tin của đơn hàng
thông tin về hàng hoá
thông tin về lượng hàng tồn
2, Thông tin đầu ra của hệ thống
đơn hàng được chấp nhận
đơn hàng không được chấp nhận
chứng từ
Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý cửa hàng
Cập nhật
Kế toán
Tìm kiếm
Thống kê
Nhập
Xuất
Loại hàng
Giá
Hãng SX
Tổng Sl hàng
Hàng tồn
Tổng tiền
Lỗ lãi
- Biểu đồ phân cấp chức năng cho ta một cái nhìn khái khoát ,dễ hiểu ,từ đại thể đến chi tiết rất dễ thành lập bằng cách phân giã từ trên xuống dưới
II. Sơ đồ luồng dữ liệu
Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin chuyển vận qua các quá trình hay các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết được yêu cầu của thông tin ra trước khi cho thực hiện một quá trình.
Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu
ã Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó.
ã Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm người ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin về hệ thống.
ã Tác nhân trong: Là một chức năng hay một quá trình ở bên trong hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống.
ã Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào ra của một quá trình hay một chức năng xử lý, mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin.
ã Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu được lưu trong máy tính.
Giao hàng
Khách hàng
Kiểm tra đơn hàng
Làm hoá đơn và phiếu xuất
Khách hàng
Hoá đơn
Giao hàng
Thanh toán
Giấy báo chờ hàng
Đơn hàng
Đơn đáp ứng được ngay
Phiếu xuất
Phiếu giao hàng
Phiếu trả tiền
Hoá đơn
*,Biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả qui trình bán hàng Cán Bộ Quản Lý cửa hàng
Quản lý cửa hàng
Dữ liệu
Kết quả
1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Nhân viên
Quản Lý Cửa Hàng
Y/c tìm kiếm
Hàng
Y/c Thống kê
Y/c kế toán
K/q tìm kiếm
K/q thống kê
K/q kế toán
Cán Bộ Quản lý cửa hàng
1.1
cập nhật
1.3
Thống kê
1.2
Tìm Kiếm
1.4
...