Thực trạng hoạt động kinh doanh của Văn phòng du lịch thuộc khách sạn Dân Chủ

c thể hiện ở sơ đồ sau:
Tổng giám đốc
Giám đốc kỹ thuật
Giám đốc nghiên cứu thị trường
Giám đốc sản xuất
Giám đốc kế toán tàI chính
Giám đốc nhân sự
Giám đốc marketing
Những ưu điểm chủ yếu của cơ cấu tổ chức theo chức năng bao gồm: sử dụng có hiệu quả năng lực quản lý và tính sáng tạo của doanh nghiệp; Tăng cường sự phát triển chuên môn hoá; nâng cao chất lượng các quyết định ở các cấp quản lý đặc biệt ở cấp lãnh đạo cao nhất.
Tuy vậy mô hình này vẫn tồn tại những nhược điểm sau: khó khăn trong việc phối hợp các chức năng khác nhau; khó khăn cho các nhà lãnh đạo giải quyết các mâu thuẫn giữa các chức năng; khó khăn trong việc quy chuẩn hoá hoạt động của doanh nghiệp; chuyên môn hoá quá sâu sẽ ảnh hưởng đến khả năng bao quát của các chuyên gia.
Hình thức tổ chức theo chức năng phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn một loại sản phẩm hay các sản phẩm có nhiều điểm tương đồng.
Trong thực tế người ta đã phát triển mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng thành nhiều loại hình tổ chức mới phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp. Các tập đoàn lớn có cơ cấu thành các công ty nhỏ, mỗi một công ty thường tập trung vào một sản phẩm, một dự án, hay một thị trường. Các công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng thường là các tập đoàn có bộ máy lãnh đạo phối hợp hoạt động của tất cả các công ty trực thuộc. Nếu như trong tập đoàn có quá nhiều công ty nhỏ, người ta thường thành lập thêm một cấp quản lý là các đơn vị chiến lược kinh doanh. Mỗi một đơn vị chiến lược kinh doanh sẽ quản lý một số các công ty.
Ba là: cơ cấu tổ chức hỗn hợp.
Cơ cấu tổ chức hỗn hợp được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của những dự án lớn đòi hỏi sự phối hợp của hầu hết các bộ phận trong công ty. Cơ cấu này được coi là sự kết hợp giữa hình thưc tổ chức theo chức năng với mô hình tổ chức theo sản phẩm của công ty. Trong cơ cấu tổ chức hỗn hợp thường tồn tại hai hệ thống quản lý song song trên cùng một cấp quản lý. Hệ thống quản lý theo chức năng (theo chiều dọc) và hệ thống quản lý theo dự án (sản phẩm, thị trường) các bộ phận chức năng cung cấp các chuyên gia trong các lĩnh vực, còn dự án xây dung phương án thời gian hoạt động, tàI chính nhằm phối hợp hoạt động của các chuyên gia một cách có hiệu quả nhất. Cơ cấu tổ chức hỗn hợp được thể hiện ở sơ đồ sau:
Dự án B
Dự án A
Giám đốc nhân sự
Giám đốc dự án
Giám đốc marketing
Giám đốc kỹ thuật
Giám đốc sản xuất
Giám đốc đối ngoại
Dự án C
Tổng giám đốc
Văn phòng tổng công ty
Mỗi chuyên gia chịu sự lãnh đạo chi phối của giám đốc dự án và giám đốc bộ phận chức năng.
Loại hình cơ cấu tổ chức này có những ưu đIểm sau: tăng khả năng hợp tác, thông tin, linh hoạt của các bộ phận trong công ty; Tăng khả năng thích ứng với thay đổi của thị trường; Tạo động lực cho các chuyên gia phát triển về mọi mặt.
Bên cạnh đó, những tồn tại của cơ cấu tổ chức này bao gồm: Có nhiều khả năng sảy ra mâu thuẫn trong các mối quan hệ nội bộ công ty; Tốn nhiều thời gian hơn cho các công việc vì phải thực hiện qua nhóm, tổ quản lý trở lên phức tạp hơn, đặc biệt là quản lý tài chính; đôi khi sảy ra lãng phí nhân lực.
Mặc dù vậy, đây vẫn là hình thức tổ chức phù hợp nhất đối với các dự án quan trọng trong các doanh nghiệp lớn.
Khi xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp lữ hành, cần có sự kết hợp khoa học giữa những đặc điểm, nội dung của lữ hành du lịch với những lý luận và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nói chung.
1.5.2. Cơ cấu tổ chức của các công ty lữ hành và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Cơ cấu tổ chức của các công ty lữ hành du lịch phụ thuộc vào các yếu tố sau đây: Phạm vi địa lý, nội dung và đặc điểm của các lĩnh vực hoạt động của công ty. đây là các yếu tố cơ bản mang tính chất quyết định. Khả năng về tài chính và nhân lực của công ty. Các yếu tố khác thuộc về môI trường kinh doanh, tiến bộ khoa học kỹ thuật
Các công ty lữ hành du lịch việt nam và phần lớn các nước dang phát triển: (Thái Lan, Trung Quốc) chủ yếu là các công ty lữ hành nhận khách với mục tiêu chủ yếu là đón nhận và phục vụ khách du lịch từ các quốc gia phát triển (Nhật, Pháp, Mỹ, Anh, Đức) cơ cấu tổ chức của một công ty lữ hành có quy mô trung bình phù hợp với điều kiện việt nam được thể hiện trong sơ đồ sau:
Kinh doanh khác
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Các bộ phận tổng hợp
Các bộ phận hỗ trợ và phát triển
Các bộ phận nghiệp vụ
du lịch
Tổ chức hành chính
Thị trường marketing
điều hành
Hướng dẫn
TàI chính kế toán
Hệ thống các chi nhánh đại diện
đội xe
Khách sạn
* Hội đồng quản trị thường chỉ tồn tại ở các doanh nghiệp cổ phần. đây là bộ phận quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty như chiến lược chính sách.
* Giám đốc là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả kinh doanh của công ty.
* Các bộ phận đặc trưng và quan trọng nhất của công ty lữ hành là các bộ phận du lịch, bao gồm ba phòng (hay nhóm) thị trường (hay còn gọi là marketing), điều hành, hướng dẫn. Các phòng ban này đảm nhận phần lớn các khâu chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty lữ hành.
- Phòng thị trường có những chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau:
tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty.
Phối hợp với phòng đIũu hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra những ý đồ mới về sản phẩm của công ty lữ hành.
Ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các nguồn khách quốc tế vào việt nam, khách nước ngoài tại việt nam và khách du lịch việt nam.
Duy trì mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây đựng phương án mở các chi nhánh, thay mặt của công ty ở trong nước và trên thế giới.
đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty lữ hành với các nguồn khách. Thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp cho các bộ phận khác ccó liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
Phòng thị trường phải thực sự trở thàn chiếc cầu nối giữa thị trường với doanh nghiệp, trong điều kiện nhất định, phòng thị trường có trách nhiệm thực hiện việc nghiên cứu và phát triển, là bộ phận chủ yếu trong việc xây dựng các chiến lược, sách lược hoạt động hướng tới thị trường của công ty.
Phòng thị trường thường được tổ chức dựa trên những tiêu thức phân đoạn thị trường và thị trường chủ yếu của công ty lữ hành. Nó có thể được chia thành các nhóm theo khu vực địa lý (Châu âu, Bắc Mỹ, Đông Nam á) hay theo đối tượng khách (công vụ, quá cảnh, khách theo đoàn) dù tổ chức theo cách nào thì phòng thị trường vẫn thực hiện những công việc nói trên.
Phòng điều hành.
Được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty lữ hành, nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty. Phòng điều hành như cầu nối công ty lữ hành với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch.
Do vậy, phồng điều hành thương được tổ chức theo các nhóm công việc (khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô) hay theo các tuyến đIểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty ( thể thao, mạo hiểm, giải trí) phòng điều hành có những nhiệm vụ sau đây:
Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các công trình, cung cấp các dịch vụ trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị trường gửi tới.
Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan). Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch (khách sạn, hàng không, đường sắt) lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo chất lượng.
Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng sử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
phòng hướng dẫn có những nhiệm vụ sau đây:
Căn cứ vào kế hoạch khách, tổ chức điều động, bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng đẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp, tiến hành các hoạt động học tập, bồi dưỡng để đội ngũ hướng dẫn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các nhu cầu về hướng đãn của công ty.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất, hướng dẫn viên phải thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ theo đúng các quy định của công ty.
Là thay mặt trực tiếp của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và các bạn hàng, các nhà cung cấp, tiến hành các hoạt độn...