Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC I

ường xuyên. Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau. Tất cả những yếu tố khách quan trên cần được xem xét để đi trước và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng. Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hướng thần), vì đây là nhóm thường chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên, công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dược khác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tương đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm. Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định được là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng như nhà phân phối các loại thuốc cần dùng. Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có được về nhu cầu, về số lượng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với người tiêu dùng trong nước. Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá . Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lượng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu chức năng, tác dụng của các loại sản phẩm tương tự với các Giáo sư, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho người bệnh, tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân.
Tóm lại, để xác định được những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồng thời tiến hành các bước nghiên cứu thị trường trong nước và ngoài nước, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. Tuy nhiên, do lượng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng được cho thị trường thuốc nói chung một lượng chưa lớn lắm, còn cần đầu tư nhiều hơn nữa.
- Lập phương án kinh doanh nhập khẩu .
Muốn có phương án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dược phẩm trung ương I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại, giá cả, số lượng và chất lượng . Mặt khác, phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị trường trong nước và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dược thì mới có phương án phù hợp, sát thực tế, phục vụ được người bệnh . Thứ tự quy trình lập phương án kinh doanh nhập khẩu của công ty được thực hiện qua các bước sau:
+ Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trước để xác định rõ nhu cầu cho từng đối tượng và chủng loại một cách chi tiết.
+ Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thường là 10% so với cùng kì năm trước .
+ Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở số liệu lịch sử cộng dự báo tăng trưởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hay nhập ít đi, có loại tăng lên.
+ Các kế hoạch năm, tháng, quý đều được cụ thể hoá bằng các chi tiết để ký các hợp đồng kinh tế . Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra ưu khuyết trong quá trình thực hiện .
+ Trong phương án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trường truyền thống đồng thời thường xuyên tìm cách mở rộng thị trường .
+ Chú ý thị trường và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi .
+ Trong phương án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra .
Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Công ty cũng xác định cho dù phương án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đó cũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có được hiệu quả . Muốn đạt được kết quả mong muốn, phương án kinh doanh nhập khẩu phải được sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban, kho xưởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nhưng chưa cao, chưa tương xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành . Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến cách lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt được nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay.
- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng .
Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất . Trong hỏi giá, công ty đưa ra các điều khoản như : tên hàng, phẩm chất, số lượng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng …
Đáp lại lời hỏi giá của công ty, người xuất khẩu sẽ đưa ra một thông báo giá (quotation ) . Trong đó nêu rõ các nội dung như: tên hàng, phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán.
Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà người xuất khẩu đưa ra trong báo giá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :
+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation), thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.
+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thương vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực hiện qua thư tín, fax. Rất hiếm khi người xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu.
Nếu công ty vẫn chưa thoả mãn với thông báo giá của người xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hay có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhưung trong hầu hết các trường hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nhưũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán.
Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều được lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên. Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bán thì người ta thường loại bỏ các điều kiện v