Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần khí công nghiệp Việt Nam

uyên tắc cập nhật: kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi.
Do đơn vị là một Công ty mang những nét riêng hoạt động rải rác phân tán tuy không rộng những kế toán tiền mặt có nhiệm vụ:
- Hàng ngày phản ánh kịp thời đầy đủ các loại số liệu có liên quan.
- Tổ chức phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số liệu, tình hình biến động, giám sát chặt chẽ việc chấp hành thu, chi quản lý quỹ.
- Kế toán tiền mặt với công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ giúp Công ty sử dụng vốn có hiệu quả. Mục đích của nó làm sao cho quá trình hoạt động kinh doanh của mình được tiến hành một cách thường xuyên liên tục, phát hiện ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Chính vì vậy kế toán tiền mặt là cần thiết không thể thiếu được với tất cả hoạt động SXKD của Công ty. Nó là công cụ để tiến hành quản lý một hoạt động kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng vốn trong kinh doanh có hiệu quả nhất.
2. Kế toán tiền mặt của Công ty
Để phục vụ cho nhu cầu hoạt động SXKD hàng ngày, Công ty luôn có một lượng tiền nhất định, lượng tiền này không phụ thuộc vào tiêu chuẩn một định mức, phụ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT từ các chứng từ ban đầu kế toán tiến hành nhạp liệu và các mẫu sổ chi tiết tự động cập nhật.
Phiếu thu : Mẫu 01 - TT
Phiếu chi : Mẫu 02 - TT
Ngoài ra còn có chứng từ liên quan đến việc thu chi bản đề nghị vốn vay, bản đề nghị tạm ứng, bản đề nghị thanh toán hoạt động kinh doanh.
a. Hạch toán chi tiết:
Công ty luôn luôn có một lượng tiền nhất định tuỳ từng trường hợp vào nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ. Mọi khoản thu chi đều phải thể hiện trên phiếu thu, phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của người thu, người nhận, người cho phép nhập xuất quỹ (thủ trưởng đơn vị hay người được uỷ quyền là kế toán trưởngt) sau khi thu tiền, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền” hay “chi tiền” vào chứng từ. Cuối cùng kế toán căn cứ vào chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ và nhập xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị để giải quyết. Kế toán tiền mặt sau khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm chứng từ gốcc) do thủ qũy chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. sau đó mới tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ quỹ tiền mặt (nhập chứng từ vào máy) theo trình tự phát sinh các khoản thu chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ cuối ngày.
Cuối mỗi tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm quỹ đối chiếu số tiền tồn thực tế với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm quỹ.
Cách nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ tiền mặt phát sinh rất nhiều, một số nghiệp vụ kinh tế trong thời gian xảy ra khác nhau nhưng nội dung về kinh tế thì giống nhau như là cùng thu tiền bán hàng, cùng rút tiền gửi về quỹ tiền mặt, cùng mua hàng; cùng thanh toán lương… như vậy những nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau (khác nhau về chứng từ gốc đơn xin tạm ứng của nghiệp vụ tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng của nghiệp vụ rút tiền về quỹ tiền mặt…) nhưng chúng đều có điểm chung là ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt dựa vào các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, do vậy vì hạn chế thời gian nên em chỉ xin lấy một vài ví dụ nghiệp vụ kinh tế phát sinh để minh hoạ.
* Các hoạt động kinh tế liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt.
a.1. Hạch toán thu tiền mặt.
Tiền mặt của Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam tăng chủ yếu từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Nội dung cơ bản của phiếu.
* Nội dung cơ bản của phiếu:
- Tên gọi chứng từ là "phiếu thu" tức là khi gọi đến phiếu thu ta hiểu ngay đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt.
- Tên gọi địa chỉ cá nhân (người nộp): Đây là tiêu thức quan trọng nó dùng để quy trách nhiệm vật chất của nhiệm vụ khi cần nó là cơ sở để đối chiếu thanh toán của nghiệp vụ phát sinh khi đó.
- Ngày, tháng, năm là số liệu của chứng từ, đây là yếu tố xác định thời gian, số thứ tự mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời nó cũng là cơ sở để thanh tra tài chính.
- Nội dung kinh tế (lý do nộp): Đây là yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa nghiệp vụ của chứng từ (phần này phải ghi ngắn gọn song phải đầy đủ, dễ hiểu).
- Số tiền: Phản ánh quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng giá trị, phần này được ghi cả số và chữ (ghi rõ đơn vị tính).
- Phiếu thu sau khi được lập song ít nhất phải có 2 chữ ký của mỗi người tham gia vào việc nghiệp vụ kinh tế phát sinh kèm theo chữ ký của người xét duyệt và nhất thiết phải có dấu của mỗi doanh nghiệp.
- Ngoài các nội dung trên, phiếu thu còn có yếu tố bổ sung như định khoản, phương pháp thanh toán có thời hạn.
* Cách ghi:
- Sau khi bắt đầu lập phiếu thu, kế toán phải ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm theo phiếu thu, phiếu thu phải đóng thành quyển dùng trong 1 năm, trong mỗi phiếu thu phải ghi sổ quyển và số từng phiếu thu và số phiếu thu phải đảm bảo liên tục trong 1 kỳ kế toán.
- Phiếu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) ghi đầy đủ các nội dung và kế toán ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) trước khi vào phiếu thu.
- Còn một liên thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, một liên giao cho người nộp, một liên lưu lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
* Mục đích sử dụng:
Xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan chặt chẽ và chính xác.
* Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
Số tiền quy đổi:
- Về các tên mục của phiếu chi thì tương tự như phiếu thu, chỉ khác ở chỗ phiếu thu thì họ tên, địa chỉ, lý do nộp, là người nộp tiền, còn ở phiếu chi là người nhận tiền.
+ Các lập phiếu chi:
- Phiếu chi được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải ghi đầy đủ rõ ràng, dễ hiểu, phải có đầy đủ chữ ký của người có liên quan.
- Xác định rõ tiền mặt xuất quỹ làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ và ghi sổ kế toán.
+ Các sổ sách kế toán và bảng biểu kế toán liên quan
* Chứng từ:
- Chứng từ:
+ Phiếu chi
+ Hóa đơn (Hóa đơn GTGT)
+ Bảng lương
+ Sổ quỹ tiền mặt
+ Bảng kê số 1
+ Sổ Nhật ký chứng từ số 1
+ Sổ cái TK 111
- Kế toán căn cứ vào chứng từ thu đã được kiểm tra tính toán hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Cứ mỗi ngày kế toán phải khóa sổ quỹ tiền mặt trình tự ghi sổ. Sau đó phiếu thu, phiếu chi...