koolboy_style

New Member

Download miễn phí Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45 - 1





MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 4

I. Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng 4

II. Các hoạt động cơ bản của văn phòng 9

1. Hoạt động thông tin 9

a- Thu thập thông tin 10

b- Xử lý thông tin 10

c- Truyền đạt thông tin 11

2. Hoạt động văn thư - lưu trữ 12

3. Hoạt động hậu cần 13

III. Các yếu tố tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng 14

PHẦN 2 : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI Công TY LẮP MÁY VÀ

XÂY DỰNG 45-1 18

I. Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 18

1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển 18

2. Tổ chức cơ cấu của Công ty 20

3. Sơ lược tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty 22

II. Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và

Xây dựng 45-1 24

PHẦN 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG 45-1 28

1. Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy 45-1 28

2. Giải pháp khắc phục và một số kiến nghị . 31

KẾT LUẬN .





Để tải tài liệu này, vui lòng Trả lời bài viết, Mods sẽ gửi Link download cho bạn ngay qua hòm tin nhắn.

Ketnooi -


Ai cần tài liệu gì mà không tìm thấy ở Ketnooi, đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí

Tóm tắt nội dung tài liệu:


t động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ : văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với cá nhân, và với các cơ quan, tổ chức khác.
II – Các hoạt động cơ bản của văn phòng :
Trong văn phòng thường có 3 bộ phận chính : thu thập – xử lý thông tin, văn thư - lưu trữ và quản trị.
Thông tin là chất liệu cơ bản trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý. Nhiều thông tin tạo thành dữ liệu. Dữ liệu là những nguồn thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý; là nội dung phản ánh hoạt động của khách thể quản lý, được thể hiện dưới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh ... Thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ quan khác, hay ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy.
Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau. Các hoạt động tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản sau :
Hoạt động thông tin :
Hoạt động thông tin được chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin.
Các tác nghiệp cụ thể :
Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt được. Từ đó lãnh đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo.
Đề xuất nội dung chương trình, kế hoạch công tác. Giúp lãnh đạo văn phòng lập chương trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hay cơ quan. Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn; rà soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trưởng cơ quan ký.
tham gia các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung thuộc phạm vi được phân công theo dõi. Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý ( theo phạm vi được phân công ).
Để thực hiện các hoạt động trên đòi hỏi người chuyên viên ( hay thư ký ) phải nắm vững một số nghiệp vụ cơ bản :
Thu thập thông tin :
Là khâu đầu tiên quan trọng, có ý nghĩa quyết định cho những bước tiếp theo. Nguồn cung cấp thông tin có thể do các cơ quan khác gởi đến, có thể qua các phương tiện thông tin đại chúng, có thể qua các cuộc họp, qua các văn bản quản lý Nhà nước và qua săn tìm thông tin.
Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng được các yêu cầu :
Chính xác, khách quan đòi hỏi phương pháp thu thập thông tin phải khoa học, thích ứng với trình độ con người và khả năng của trang thiết bị.
Đầy đủ, rõ ràng phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết, tránh tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; tuy nhiên cũng cần chú ý không để lãng phí, dư thừa thông tin.
Kịp thời thu thập thông tin đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng.
Chất lượng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống kê và ra quyết định.
Xử lý thông tin :
Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng là phải xử lý thông tin. Thông tin chỉ có giá trị khi đã được xử lý.
Xử lý thông tin là các tác động lên dữ liệu để đạt được thông tin theo những mục tiêu, yêu cầu nhất định; được thực hiện bằng các quy trình có sự tác động chủ quan của chủ thể quản lý. Quy trình xử lý thông tin là một quy trình nghiệp vụ nhằm đưa ra kết quả, chứng minh một quy luật, làm cho thông tin có giá trị hơn.
Thông tin thường được thể hiện thành các luồng :
Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra
Thông tin nội bộ
Các nguồn thông tin này phải được xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn và phát huy tác dụng.
Khi xử lý thông tin, cần dựa trên các phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá, so sánh. Phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Phải biết loại bỏ hay nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Vì vậy, nguồn cung cấp thông tin rất đáng được chú ý.
Truyền đạt thông tin :
Khi truyền đạt thông tin ( thông tin đầu ra ) phải xác định rõ : mình muốn truyền đạt thông tin gì. Phải quan tâm đến nội dung thông tin, liều lượng thông tin, thời điểm đưa ra thông tin, hình thức thông tin. Phải dự báo những đối tượng nào sẽ tiếp nhận thông tin này để có hình thức và cách thức phù hợp.
Đối với các cơ quan NN, thông tin chủ yếu được truyền đạt qua văn bản quản lý NN, qua các cuộc họp. Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì thông tin được truyền qua các văn bản hành chính, các quyết định, cuộc họp, báo cáo ...
Khi truyền đạt một thông tin cần đảm bảo đạt các yêu cầu : rõ ràng, đầy đủ, cụ thể và chính xác. Hết sức tránh tiết lộ bí mật. Nếu người nào ( cơ quan nào ) truyền đạt thông tin thì phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó.
Như vậy, trước hết bộ phận nghiên cứu tổng hợp phải nắm được các kỹ năng soạn thảo văn bản.
Hoạt động văn thư - lưu trữ :
Công tác văn thư gọi chung là công văn, được chia làm 2 loại : công văn đến và công văn đi.
Thực hiện nguyên tắc : mọi công văn giấy tờ khi chuyển đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư.
Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần thực hiện đúng trình tự và thủ tục.
Đối với “ Công văn đến “ cần thực hiện 7 bước :
Kiểm tra sơ bộ công văn
Bóc bì công văn đến
Đóng dấu Đến trên công văn
Trình xem
Đăng ký “ Công văn đến ”
Chuyển giao công văn đến
Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến
Đối với ” Công văn đi ” cần thực hiện 4 bước :
Kiểm tra thể thức công văn
Đóng dấu cơ quan vào “ công văn đi ”
Vào sổ “ Công văn đi ”
Gửi công văn đi
Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan :
Việc quản lý và sử dụng con dấu phải được tuân theo quy định tại Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ.
Nguyên tắc : mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được dùng một con dấu. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không dược đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người.
Công tác lưu trữ : Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những công văn đến đã qua xử lý, bản lưu của công văn đi ( bản chính ) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
2 chức năng cơ bản của công tác lưu trữ là :
+ Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lưu trữ quốc gia
+ Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Công tác lưu trữ có các nghiệp vụ chính như sau :
Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu
Đánh giá tài liệu
Bảo quản tài liệu
Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
Tiêu hu...

 
Các chủ đề có liên quan khác
Tạo bởi Tiêu đề Blog Lượt trả lời Ngày
D Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động marketing tại Công ty TNHH TM&DV Thanh Kim Marketing 0
D Một Số Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Hoạt Động Marketing Tại Công Ty TNHH Midea Consumer Electric Marketing 0
D Một Số Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng, Đào Tạo Và Phát Triển Nguồn Nhân Lực Luận văn Kinh tế 0
D Một số giải pháp về thị trường tiêu thụ sản phẩm đóng tàu của Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam Luận văn Kinh tế 0
D một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kênh phân phối tại công ty tnhh hàn việt hana Luận văn Kinh tế 0
D Phân tích tình hình tiêu thụ và một số giải pháp marketing nhằm đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm ở công ty may xuất khẩu Luận văn Kinh tế 0
D một số giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức xã Văn hóa, Xã hội 0
D Một số Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ ăn uống tại khách sạn Thắng Lợi Luận văn Kinh tế 0
D Đánh giá hiện trạng môi trường nước mặt và đề xuất một số giải pháp quản lý chất lượng nước trên địa bàn Huyện Mê Linh Nông Lâm Thủy sản 0
D nghiên cứu giải pháp công nghệ sản xuất một số loại rau ăn lá trái vụ bằng phương pháp thủy canh Nông Lâm Thủy sản 0

Các chủ đề có liên quan khác

Top