Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị

u cho sản xuất gồm 100% mua của các nhà cung cấp, tuy nhiên, với đặc thù của hoạt động sản xuất, kinh doanh, sản phẩm của Công ty gồm klinker và xi măng thì trong đó klinker vừa là thành phẩm bán trực tiếp, mặt khác là nguyên liệu cho sản xuất xi măng, khi đó klinker đóng vai trò là bán thành phẩm.
Ví dụ: Ngày 15/5/2008, Công ty mua đá 05 cho sản xuất klinker, giá trị thực tế lô hàng nhập kho là 191.428.560đ (không bao gồm thuế GTGT).
2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, gắn với yêu cầu quản lý, tại Công ty lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị. Và căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.
Trị giá vốn thực tế
NVL xuất kho
=
Giá bình quân của
1 đơn vị NVL
x
Số lượng NVL xuất kho
Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức:
Giá bình quân
1 đơn vị
NVL
=
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ
+
Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ
+
Số lượng NVL nhập trong kỳ
Ví dụ: Tại Công ty có bảng kê lượng hàng nhập tháng 5/2008 của nguyên vật liệu chính là thạch cao cho sản xuất xi măng như sau:
Chỉ tiêu
Số lượng (Tấn)
Giá trị
Tồn đầu tháng
15.000
6.825.000.000
Nhập trong tháng
2.500
1.150.000.000
Xuất trong tháng
2.700
Theo công thức trên ta có:
6.825.000.000 + 1.150.000.000
15.000 + 2.500
Giá bình quân
1 tấn thạch cao
=
=
455.714,29
Trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là:
455.714,29 x 2,700 = 1.230.428.583đ
2.4. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu
Căn cứ nhập xuất nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu dựa vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong từng thời kỳ và chính sách trong quản trị, chỉ đạo của Ban Giám đốc ở mỗi giai đoạn nhằm mục tiêu khai thác có hiệu quả nhất phương án kinh doanh, tránh để tồn kho lãng phí, dự trữ tồn kho hợp lý trong những diễn biến bất thường của giá cả nguyên vật liệu, luân chuyển nhanh nguồn vốn cho nguyên vật liệu,
Với yêu cầu và căn cứ như vậy, thủ tục, trình tự nhập xuất nguyên vật liệu là nội dung rất quan trọng nhằm quản lý một cách thống nhất, chính xác, phục vụ một cách tốt nhất cho quản trị điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.4.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu
Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối lớn. Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh thường xuyên lớn để đảm bảo kế hoạch sản xuất. cách chủ yếu của Công ty để mua nguyên vật liệu là thoả thuận với các đối tác cung cấp theo các Hợp đồng kinh tế ký kết.
Xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh chung được cụ thể hoá đến từng phòng nghiệp vụ, các bộ phận sản xuất, Phòng Kế hoạch phối hợp với Phòng Tài chính kế toán xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu cần thiết theo số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, cách thanh toán và các nội dung cụ thể khác để tổng hợp trình Ban Giám đốc phê duyệt, ký kết hợp đồng.
Với nội dung đã được phê duyệt tiến hành các nội dung để thực hiện nhập nguyên vật liệu.
Theo quy định chung tất các các loại nguyên vật liệu khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty. Khi nguyên vật liệu được chuyển đến sẽ được kiểm nghiệm để nhập kho. Căn cứ kế hoạch nhập nguyên vật liệu và các nội dung khác đã được phê duyệt, ký kết, bộ phận kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra các nội dung liên quan, chủ yếu về số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, lập biên bản kiểm nghiệm, xác định kết quả, tiêu chuẩn nhập kho hay không đủ tiêu chuẩn.
Thành phần của bộ phận kiểm nghiệm gồm các phòng, bộ phận liên quan như phòng kỹ thuật, kế hoạch, kế toán, thủ kho, kiểm định chất lượng, cân băng, định lượng, tuỳ từng trường hợp vào từng loại nguyên vật liệu.
Về các hồ sơ chứng từ liên quan sử dụng gồm: Hợp đồng kinh tế, các sửa đổi bổ sung Hợp đồng kinh tế (nếu có); các đơn đặt hàng (trường hợp Hợp đồng kinh tế ký là Hợp đồng khung, các nội dung cụ thể theo từng đơn đặt hàng); Hoá đơn giá trị gia tăng; Phiếu kiểm định chất lượng; Phiếu cân (nếu có), chứng từ xuất nhập khẩu (nếu phải nhập khẩu),... và một số chứng từ khác tuỳ từng trường hợp từng yêu cầu, đặc điểm của nguyên vật liệu.
Quá trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được coi là công đoạn rất quan trọng. Nguyên vật liệu chính được kiểm định chặt chẽ thông qua thử nghiệm mẫu đảm bảo các nội dung đã thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp để phục vụ tốt cho sản xuất theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
Sau khi hoàn thành các yêu cầu về kỹ thuật, kiểm nghiệm, chứng từ, bộ phận kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho và chứng từ liên quan để nhập kho và ghi vào thẻ kho. Quá trình nhập kho phải xem xét cụ thể nhập kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị, đảm bảo khớp đúng; sau khi nhập kho xong ký nhận vào phiếu nhập kho. Các loại nguyên vật liệu mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp, bố trí một cách hợp lý đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra nhập, xuất được dễ dàng, thuận lợi.
* Ví dụ về quá trình nhập nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đối với đá 05, thạch cao, cho sản xuất xi măng.
Căn cứ kế hoạch sản xuất, dự trữ,, phối hợp các bộ phận, phòng ban liên quan, Phòng kế toán tài chính xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, cách thanh toán, số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian và các nội dung khác trình Giám đốc duyệt, ký kết hợp đồng mua từng lần hay đặt hàng đối với các khách hàng cung cấp ổn định, đã ký kết hợp đồng nguyên tắc hàng năm, quý,
Căn cứ phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ cung ứng tiến hành mua vật tư theo nội dung phê duyệt, chứng từ gồm có Hợp đồng kinh tế, hoá đơn giá trị gia tăng.
Quá trình nhập vật tư được kiểm nghiệm, đảm bảo yêu cầu được nhập kho theo phiếu nhập kho.
Các chứng từ liên quan theo ví dụ: Hợp đồng, hoá đơn, kiểm nghiệm chất lượng, thử mẫu, cân hàng, phiếu nhập kho.
Biểu 1: Hợp đồng
CÔNG TY CỔ PHẦN
XI MĂNG HỮU NGHỊ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------
HỢP ĐỒNG MUA BÁN ĐÁ VÔI
Năm 2008
- Căn cứ Bộ Luật dân sự năm 2005;
- Căn cứ Luật thương mại năm 2005;
- Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tui gồm:
1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng
Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện
Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương
Điện thoại: 0320821143
Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hoàng Thạch
2. Bên mua (Bên B): Công ty...