Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CP Xuất nhập khẩu Việt Tuấ

mua vào - dự trữ - bán ra.
Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các khoản công nợ của Công tytheo từng chủ nợ, từng lần mua.
Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi tiết. Để thực hiện được yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị.
- Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho người sử dụng thông tin.
Để số liệu kế toán được chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc:
+ Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong từng thời điểm và theo từng bộ phận.
+ Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phương pháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất.
* Nhiệm vụ kế toán:
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của Công ty.
Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng:
- Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá an toàn về số lượng và chất lượng.
- Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc Công ty thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho người cung cấp.
- Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho Công ty.
Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý Công ty đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nước.
2.2. Thủ tục, chứng từ nghiệp vụ mua hàng tại Công ty:
2.2.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu
Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn rất được chú trọng.
ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có:
- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính.
- Yêu cầu: người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải có tính pháp lý.
- Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán.
- Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là Công tykinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT:
+ Giá bán (chưa có thuế GTGT).
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT.
+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT).
- Hoá đơn bán hàng:
Được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT.
- Phiếu nhập kho: lập thành 04 liên:
+ 01 liên lưu tại phòng kinh doanh.
+ 01 liên giao cho kế toán kho.
+ 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT).
+ 01 liên giao cho thủ kho.
Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào.
- Biên bản kiểm nghiệm:
Công ty lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợp như nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,...
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào.
- Một số chứng từ thanh toán:
+ Giấy báo nợ của ngân hàng.
+ Phiếu chi tiền mặt.
+ Giấy thanh toán tạm ứng.
+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.
2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng:
Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như:
TK 156 “Hàng hoá”.
TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ”.
TK 331 “Thanh toán với người bán”.
TK 111 “Tiền mặt”.
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”.
- Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động của toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của Công ty.
+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn.
. Chi phí thu mua hàng hoá.
. Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại.
. Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ.
+ Bên Có:
. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công chế biến.
. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
. Chiết khấu mua hàng được hưởng.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất.
+ Số dư bên Nợ:
. Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho.
. Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi.
+ Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”.
. Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”.
- Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”.
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hay đã về đến Công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
+ Bên Nợ:
. Tr