Hỏi đáp mọi chủ đề liên qua đến công nghệ thông tin, internet, lập trình, SEO...
Nội quy chuyên mục: Hỏi đáp mọi chủ đề liên qua đến công nghệ thông tin, internet, lập trình, SEO...

- Chuyên nhận giải đáp thắc mắc sử dụng Word, Excel, Power Point

- Ai cần download driver hay Firmware cho máy tính máy in, thì vào đây nhé, tìm gì cũng có Driver 360

- Cập nhật tin tức với Mr Công nghệ tại đây
By Darce
#287480 chức năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người dùng giảm đáng kể thời (gian) gian xử lý văn bản trên máy tính. chức năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. chức năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm chuyện này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức dùng Mail Merge như sau:

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau:

Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.


Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.
Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ làm ra (tạo) một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này vừa được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn vừa nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý.

Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Nhấp Next để tiếp tục.

Màn hình này thông báo Mail Merge vừa sẵn sàng làm ra (tạo) trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư vừa được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.


In tài liệu:

Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hộp thoại Print sẽ xuất hiện có dạng như sau:

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

- Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.

- Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục

+ All: In toàn bộ tài liệu.

+ Current Page: In trang hiện thời.

+ Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

- Copies: chỉ số bản cần in.

Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:

- Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).

- Như bài trước vừa đề cập, chuyện in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
tip4pc.com

Lưu ý khi sử dụng

- Gặp Link download hỏng, hãy đăng trả lời (yêu cầu link download mới), Các MOD sẽ cập nhật link sớm nhất
- Tìm kiếm trước khi đăng bài mới

Chủ đề liên quan:
By vungnhietdoi_vn
#287507 Lâu lắm không nghịch Word, giờ quên hết

Thank nhá, thêm 1 lần nhớ
Blog Tâm sự:
  • Tôi đã tìm được người con gái bị mình hại đời | 01:04 ...
  • Lo lắng vì chẳng biết bao giờ mới mua được nhà cho vợ con | 12:04 ...
  • Vợ chồng cãi vã đừng đem giấy kết hôn ra để dọa bỏ nhau | 12:04 ...
  • Trông đợi vào sự giúp đỡ của mẹ là điều quá xa xỉ với tôi | 01:04 ...
  • Chồng cũ gặp khó khăn với vợ mới sau khi bỏ rơi mẹ con tôi | 02:04 ...
  • Hơn một năm ngủ cùng, bạn trai chỉ ôm mà không quan hệ | 03:04 ...
By oo0oo_pelovenhox_oo0oo
#287545 Đây đúng là bài viết em đang cần, thử nghiệm thành công rồi.

Bài này giúp em rút ngắn thời (gian) gian rất nhiều đó. Vui quá ! một lần nữa Thank bác nhé.
By paradiseofdream_rin13
#287580 bác này ơi cho hỏi ở đây mình phải nhập từng tên, có cách nào chuyển cả danh sách tên lẫn công chuyện vào không?
Kết nối đề xuất:
Đọc Truyện online