Tổ chức sự kiện như thế nào để chuyên nghiệp hơn?

Tổ chức sự kiện như thế nào để chuyên nghiệp hơn?

Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty Tổ Chức Sự Kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá.Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, khách mời là ai, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đón tiếp làm sao, bảo vệ an toàn thế nào.

Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.

Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí , công việc và rủi ro đi kèm với những ràng buộc về luật pháp , văn hoá đạo đức và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.

Một Sự Kiện luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:

Hình thành chủ đề cho sự kiện:

Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật, khu vực tổ chức , văn hoá riêng của khách hàng , nguồn nhân lực; và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ , hình thức giải trí , cách trang trí , âm thanh ánh sáng , các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt.

Viết chương trình:

Chương trình được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty sự kiện với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện:

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho :

Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng , thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp , bảo quản kho…

Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức sự kiện là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm.

Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm sự kiện ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các khách hàng của mình.

Làm sao để có thế tổ chức 1 chương trình, sự kiện cho công ty của mình 1 cách chuyên nghiệp nhất? Điều này phụ thuộc vào 10 yếu tố sau: Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Tiếp thị Tổ chức sự kiện phải là thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Đặt mục tiêu cụ thể Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày Quảng bá sự kiện Thiết lập và theo dõi các mối quan hệ Nhân lực là yếu tố quan trọng Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh Trên đây là 10 nguyên tắc quan trọng để đảm bảo thành công khi bạn đang chuẩn bị 1 chương trình, sự kiện cho doanh nghiệp hay công ty của bạn. Hãy liên hệ với chúng tui để bạn có thể đảm bảo tổ chức thành công! Công ty Du lịch và Thương Mại Sơn Hà ĐT: 04.2212.6264Mời bạn ghé thăm: Công Ty CP Thương Mại Và Du Lịch Sơn Hà