Chia sẻ cho mọi người về phần mềm outlook của windows đấy .rất hay nhé
Microsoft Outlook là trình email client thuộc bộ Microsoft Office, có chức năng tương tự như trình Outlook Express có sẵn trong Windows là quản lý và kiểm tra nhiều tài khoản email (có hỗ trợ POP3) cùng một lúc. Từ phiên bản Microsoft Outlook 2003 trở đi thì nó mới thực sự "khởi sắc" so với các phiên bản trước và hỗ trợ đa chức năng cho người dùng.
Chức năng của MS Outlook tuy không phức tạp nhưng cũng không phải là ít, vì bạn hỏi chung chung nên chúng tui sẽ lược ra đây những chức năng thông dụng và cách sử dụng với phiên bản Microsoft Outlook 2007. Hy vọng sau các bài về Microsoft Outlook thì bạn có thể nắm vững kiến thức để sử dụng nó một cách thành thạo hay có thể tham khảo thêm tài liệu hay các bài viết trước
Làm quen với giao diện MS Outlook 2007
Về cơ bản, giao diện MS Outlook mới vẫn tương tự như phiên bản 2003 nhưng có bổ sung thêm các phần sau:
+ Ribbon: đây là một sự thay đổi mới trong MS Outlook 2007 với thanh công cụ kết hợp cùng trình đơn giúp người dùng dễ dàng truy xuất những dòng lệnh, tùy chọn và công cụ.
+ Navigation Pane: thanh điều hướng nằm bên trái (giúp truy xuất các thư mục Inbox, Sent, Drafts...) có thể thu gọn vào trong và sử dụng như một popup.
+ To-Do-Bar: hoạt động như một cô thư ký nhắc nhở bạn các công việc trong ngày hay các ngày sắp tới. Nó liên kết với chức năng Calendar của MS Outlook. Khi muốn tạo 1 lịch nhắc nhở, bạn chỉ cần chọn ngày cần đặt nhắc nhở (double click vào ngày muốn chọn) và soạn thảo ghi chú. Phần Calendar cũng được cải tiến khá nhiều ở giao diện và chức năng. Bạn có thể soạn ghi chú với hàng tá tùy chọn đơn giản.
+ Instant Search: Đây có lẽ là một trong những chức năng hay nhất được bổ sung cho MS Outlook 2007. Nó cho phép bạn tìm kiếm email theo nhiều bộ lọc như: người gởi, nội dung bên trong, tiêu đề, gởi đến...
Giao diện tạo email với đầy đủ các công cụ và chức năng hỗ trợ định dạng trong MS Outlook . Tạo một tác vụ theo hoạch định trong phần Calendar hay qua To-Do-Bar bằng cách nhấp double click vào ngày muốn đặc tác vụ và nhập thông tin ghi chú.
Thông thường, giao diện ban đầu khi mở MS Outlook sẽ chia làm 3 khung. Để sắp xếp các khung nằm ở vị trí thuận tiện cho quản lý và đọc thư thì trên thanh menu ta chọn View - Reading Pane - Bottom thay vì mặc định là Right.
Quản lý danh sách liên hệ (Contacts)
Việc sao lưu và quản lý danh sách địa chỉ của đối tác là vấn đề rất quan trọng trong kinh doanh. Ở phần này, để nhập một địa chỉ liên hệ mới, bạn chọn thanh Contacts (xem hình), chọn tiếp New trên thanh công cụ. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, cho phép nhập các thông tin của đối tác như: Tên họ, công ty, nghề nghiệp, email, trang web, định danh trình tin nhắn (IM), điện thoại di động, điện thoại văn phòng, Fax, địa chỉ...
Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung kèm theo một tấm hình của đối tác (nếu có) bằng cách click lên tấm ảnh bên phải rồi tìm đến (Browse) bức hình và nhấn OK để nhập vào.
Muốn chi tiết hơn như bổ sung ngày sinh nhật, nickname, bộ phận công tác... thì bạn chọn lên phần "Details" trên thanh công cụ hay ghi chú thêm về đối tác ở trong Notes. Với phần Contacts trong MS Outlook, bạn có thể tạo một sổ tay địa chỉ dễ dàng với đầy đủ thông tin cần lưu giữ theo nhóm (chọn "Add New Group" ở phần bên phải) và quản lý tìm kiếm được hỗ trợ theo bảng chữ cái.
Giao diện quản lý danh sách địa chỉ (Contacts). Tạo một địa chỉ mới dễ dàng qua các tùy chọn thông tin chi tiết.
Tiếp tục với các thành phần trên thanh điều hướng Navigation Pane (bên trái), ta sẽ bỏ qua phần Tasks (có chức năng tương tự To-Do-List và Calendar), Journal (theo dõi các hoạt động theo từng đối tác trong Contacts). Còn phần Notes sẽ giúp bạn ghi lại những ghi chú linh tinh trong ngày.
Quản lý dữ liệu Microsoft Outlook
Để sử dụng MS Outlook, bạn cũng cần nắm rõ cách thức mà MS Outlook lưu trữ dữ liệu. Theo mặc định sử dụng thông thường, MS Outlook sẽ lưu toàn bộ dữ liệu như: email, địa chỉ liên hệ, tác vụ... vào trong tập tin có dạng Outlook.pst (Outlook Personal Folders). Theo kinh nghiệm, bạn nên thực hiện các công việc sau:
You must be registered for see links
Đặt mật khẩu (password) cho Microsoft Outlook là điều cần thiết nhằm bảo mật dữ liệu, thông tin liên lạc cho doanh nghiệp. Lưu ý bảo quản mật khẩu.
+ Thiết lập mật khẩu cho tài khoản Outlook.pst bằng cách vào Tools - Options, chọn thẻ Mail Setup. Ở mục Data Files, chọn "Data Files...". Phần Account Settings sẽ xuất hiện với thẻ Data Files, nhấn double click vào dữ liệu hiện hành (không chọn archive) rồi nhấn "Change password..." ở cửa sổ Personal Folders. Nhập mật khẩu quản lý vào.
Lưu ý là bạn cần nhớ mật khẩu này để đăng nhập vào Microsoft Outlook. Sẽ rất khó khăn và đôi khi là không thể trong nhiều trường hợp quên mật khẩu này. Tuy nhiên, nó đem lại lợi ích đối với các văn phòng có máy tính dùng chung. Sẽ không ai mở được Microsoft Outlook ngoại trừ bạn với mật khẩu riêng của mình.
+ Sao lưu lại tập tin Outlook.pst theo định kỳ bằng cách vào Account Settings - Data Files như ở trên. Nhấn chọn "Open Folders..." để mở thư mục chứa Outlook.pst. Sau đó, bạn chỉ cần copy toàn bộ các tập tin trong thư mục này vào một nơi nào đó ở partition (ổ đĩa) khác để dùng vào trường hợp khôi phục lại thiết lập, email, địa chỉ liên hệ khi MS Outlook gặp trục trặc hay cài đặt lại Windows. Đường dẫn tham khảo: C:\Documents and Settings\Tên tài khoản người dùng\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Cuối cùng là có thể bổ sung dữ liệu khác để dùng song song với nhau bằng cách nhấn "Add" rồi chọn tập tin .pst mới.
Lưu ý: MS Outlook sẽ dùng cách lưu trữ dữ liệu khác nếu kết hợp dùng chung với Exchange Server (sao lưu với định dạng .ost). Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng Microsoft Exchange Server thì hãy liên hệ bộ phận CNTT hỗ trợ xử lý.
