congtuhaohoaak
New Member
Download miễn phí 6 cách để viết một bộ hồ sơ chào hàng thuyết phục
Không phải tất cả RFP đều giống nhau. Nhưng dù là các hồ sơ chào
hàng của các dịch vụ phát triển Web hay các công trình kỹ sư mang tính
kỹ thuật cũng nên dễ đọc và thu hút. Điều đó càng cần thiết khi các kỹ
sư và những người không phải là kỹ sư đều có ảnh hưởng tới quyết định
mua hàng, và điều này rất thường xảy ra.
Cho nên, hãy viết giống như bạn đang nói. Tránh các biệt ngữ trừ khi nó
cần thiết để trả lời các yêu cầu trong RFP (và kể cả như vậy, hãy dùng từ
đó ít thôi). Kết nối với người đọc của mình như là bạn đang đứng đối
mặt với họ vậy.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
6 cách để viết một bộ hồsơ chào hàng thuyết phục
Bạn đang cần viết một bộ hồ sơ chào hàng thật ấn tượng. Có lẽ
bạn là người có trách nhiệm phải thuyết phục một vị khách hàng
đang rất hài lòng hoặc, ngược lại, có thể là phải thuyết phục một
nhóm người nào đó, hay bất cứ cái gì nằm giữa hai thái cực này.
Cũng có lẽ là ai đó đột nhiên yêu cầu bạn phải đưa ra một bản kế hoạch
chào hàng (Request for proposal – RFP - hồ sơ mời thầu). Hay là bạn
được mời trả lời cho một bản RFP. Hay bạn cũng có thể phải chọn
phương pháp khó khăn nhất - một buổi nói chuyện trao đổi với một
khách hàng tiềm năng về những gì mà vị khách hàngtiềm năng này cần.
Dù bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần tìm ra những cách để viết
ra một bản kế hoạch chào hàng sao cho bản thân bạn và công ty tạo được
sự khác biệt và vượt trội hơn so với đối thủ. Chỉ ra được những cách để
bạn có thể tạo ra những kết quả cao hơn. Và chắc chắn là phải không
gây ảnh hưởng gì cho bản than về sau.
Dưới đây là 6 cách được sử dụng nhiều nhất nhằm giúp bạn tăng cơ hội
để tạo sự khác biệt và dành được món hợp đồng kỳ vọng đồng thời có
thể giảm thiểu những mạo hiểm:
1. Sẵn sàng đáp lại
Nếu bản kế hoạch của bạn là để phản hồi cho một RFP thì bạn đã có
được một công thức. Hãy thực hiện từng bước như công thức đó hướng
dẫn một cách chính xác.
Ít nhất thì hãy cẩn thận với những gì bạn muốn thêm thắt vào đó. Hãy
nhớ là bạn có thể được cộng điểm nhờ vào cách bạn sáng tạo dựa trên
công thức có sẵn – và cách bạn lắng nghe thế nào.
Điểm rắc rối là các bản RFP thường yêu cầu bạn phải thể hiện sự sáng
tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, và quan điểm của mình. Và bản thân bạn
cũng muốn bản thân mình nổi bật so với đám đông còn lại. Mánh lới ở
đây là bạn phải tìm ra một con đường trung gian, một cách để vừa thỏa
mãn các yêu cầu của RFP vừa cho thấy là bán cầu não phải của bạn vẫn
đang làm việc rất tốt.
Không có RFP mẫu nào? Điều đó có nghĩa là nhiều không gian để thể
hiện hơn khi bạn không bị hạn chế bởi khuôn khổ của RFP.
Nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với nhiều trách nhiệm cần hoàn thành
hơn. Bạn không phải chỉ đi theo một con đường, bạn còn phải giúp tạo
ra nó.
Nếu bạn đang làm việc trong những ngành nghề đặc biệt, bạn cần
nắm rõ về các nhu cầu của khách hàng, về những vấn đề mà khách hàng
muốn đề cập đến, về mối quan hệ trong quá khứ với các người bán khác,
và nhiều vấn đề khác; nếu không làm được như thế, bạn chỉ đang đoán
mò thôi.
Để nắm rõ các yêu cầu đó cần làm 3 việc:
- Đầu tiên, tìm hiểu. Nghiên cứu về ngành và công việc kinh doanh của
khách hàng. Chỉ có sự khôn ngoan và khéo léo không thôi sẽ không giúp
bạn đạt được những kết quả thực sự.
- Thứ hai, đặt câu hỏi, và biết lắng nghe. Nếu bạn tìm hiểu kỹ lưỡng và
hỏi đúng những câu cần hỏi, chính khách hàng của bạn sẽ là người viết
ra bản kế hoạch chào hàng.
- Cuối cùng, cẩn trọng. (Đọc mục số 4 để hiểu rõ hơn về nguy cơ đưa ra
quá nhiều).
2. Dùng từ dễ hiểu
Không phải tất cả RFP đều giống nhau. Nhưng dù là các hồ sơ chào
hàng của các dịch vụ phát triển Web hay các công trình kỹ sư mang tính
kỹ thuật cũng nên dễ đọc và thu hút. Điều đó càng cần thiết khi các kỹ
sư và những người không phải là kỹ sư đều có ảnh hưởng tới quyết định
mua hàng, và điều này rất thường xảy ra.
Cho nên, hãy viết giống như bạn đang nói. Tránh các biệt ngữ trừ khi nó
cần thiết để trả lời các yêu cầu trong RFP (và kể cả như vậy, hãy dùng từ
đó ít thôi). Kết nối với người đọc của mình như là bạn đang đứng đối
mặt với họ vậy.
Cẩn thận với từ ngữ. Hãy tự hỏi bản thân, Tại sao tui lại viết cái này? Ai
là người sẽ đọc nó? Và các câu hỏi khác.
Sau khi đã hoàn thành, hãy kiểm tra lại từng từ, từng câu, và từng đoạn.
Bạn phải kiểm tra sự cần thiết của các từ đó, và vị trí của nó đã phù hợp
với kết cấu trang viết chưa. Nói cách khác, bạn cần bám sát vào đề tài
của mình.
3. Dùng tất cả khả năng của mình
Phải luôn tỏ ra bạn sẵn sàng trả lời. Dùng đúng từ ngữ sẽ giúp cho hồ sơ
chào hàng của bạn được tiếp nhận dễ dàng hơn và được nhớ tới.
Tuy nhiên, người đọc của bạn sẽ dùng cả hai bán cầu não để suy xét. Họ
sẽ lắng nghe theo các đề xuất mang tinh lý tính lẫn cảm tính. Cho nên,
hãy kiểm tra xem bản hồ sơ chào hàng của bạn trông và cảm giác như
thế nào.
Tìm kiếm một chuyên gia đồ họa để họ thiết kế biểu mẫu cho bạn. Hãy
yêu cầu họ thiết kế ra một cái gì đó giống như từ một tạp chí hơn là
giống một bản tóm tắt luật. Nếu bạn tự thực hiện hồ sơ chào hàng, hãy
tìm cái gì đó phù hợp với khả năng về phần mềm, phần cứng, và nhân sự
của bản thân công ty.
Dùng các hình ảnh giúp thể hiện câu nói của mình. Các nghiên cứu đã
cho biết là một hình ảnh hấp dẫn là thứ mà mắt tìm đến đầu tiên trên một
trang giấy. Điểm cộng dành cho các hình ảnh có sự xuất hiện của con
người.
Dùng các hộp hội thoại. Đây là một trong các yếu tố thu hút sự chú ý
khác. Những chuyên gia sử dụng mail trực tiếp rất thấu hiểu mánh khóe
này.
Dùng trang lót bìa khôn ngoan. Đây là vị trí đắt tiền nhất trong các vị
trí quảng cáo của một tờ tạp chí. Hãy đặt một hình ảnh nào đó vào cùng
với lời chú thích, thêm vào đó là một lời chứng nhận chất lượng hay một
hộp hội thoại.
Thực hiện theo các hướng dẫn này, và bạn đã tạo được một sự khác biệt
khá lớn so với các đối thủ khác rồi đấy.
4. Đừng đưa ra quá nhiều
Quả thật là cảm giác muốn nói về khách hàng nhiều hơn và về bản thân
ít hơn là rất cám dỗ. Nhưng từ khóa là “hãy cẩn thận”.
Điển hình, bạn có thể cho rằng đặt logo của khách hàng lên trang bìa của
hồ sơ chào hàng là một hành động khôn ngoan. Nhưng điều đó cũng rất
dễ gây phản ứng ngược trừ khi bạn sử dụng cùng tiêu chuẩn đồ họa cao
như khách hàng của bạn dùng.
Nếu bạn không có hình ảnh logo của khách hàng với độ phân giải lớn
cùng một bản chính sách sử dụng hình ảnh của công ty đó thì hãy dùng
những cách khác để thể hiện sự quan tâm của mình. Không có gì là tệ
hơn việc để cho một khách hàng tiềm năng nhìn vào trang bìa hồ sơ chào
hàng của bạn và phải thốt lên: “Họ đã làm gì với logo của chúng ta thế
này?”.
Cẩn thận với việc đưa ra quá nhiều. Khi quá sốt sắng trong việc mời
chào khách hàng, bạn có thể sẽ đưa ra một ý tưởng hay một thiết kế, hay
một giải pháp mà khách hàng cần. Vấn đề là, các ý tưởng, thiết kế, và
giải pháp đó có thể cuối cùng sẽ được thực hiện tại một công ty nào
khác.
5. Mua hàng thông minh
Bạn có thể chọn việc mua một phần mềm viết hồ sơ tuyệt diệu nào đó
đang được bán. Khi được lựa chọn khôn ngoan, phần mềm hỗ trợ viết hồ
sơ chào hàng quả thật là một công cụ tuy