traitimnay_danhtang_nguoiemyeu
New Member
Download miễn phí Luận văn Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và tuyên truyền
MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU 1
Chương 1: HỆ THỐNG VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN 10
1.1. Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Báo chí và Tuyên truyền 10
1.2. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của Học viện Báo chí và Tuyên truyền 21
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO Ở HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN 43
2.1. Thực trạng tổ chức quản lý văn bản ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền 43
2.2. Nhu cầu và thực trạng khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền 64
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO Ở HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN 85
3.1. Nhận xét chung 85
3.2. Nguyên nhân của những tồn tại trong tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền 89
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản ở Học viện Báo chí và Truyên truyền 95
KẾT LUẬN 111
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 114
PHỤ LỤC 118
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
ịnh.Đối với các loại văn bản đến thuộc loại "hỏa tốc", "thượng khẩn" hay có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn cấp phải được chuyển thẳng đến Giám đốc hay Phó giám đốc phụ trách khối công việc có liên quan đó để xử lý và chuyển ngay cho Phòng Hành chính để vào sổ và chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị, cá nhân được giao thực hiện.
Tất cả những văn bản đến ngày nào thì được chuyển ngay ngày đó.
Hàng năm, công văn đến HVBCTT có khối lượng rất lớn và đến từ nhiều nguồn khác nhau (đã trình bày ở chương 1).
Mặc dù, việc tiếp nhận và xử lý với khối lượng văn bản đến ngày càng nhiều, song về cơ bản các văn bản đến HVBCTT đều được tiếp nhận, phân loại, xử lý, đảm bảo kịp thời chính xác, bảo mật và an toàn, phân trách nhiệm giải quyết văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị cá nhân. Vì vậy, việc quản lý văn bản đến HVBCTT được thống nhất và được tuân theo một quy trình. Tuy nhiên, ở một số khâu còn chưa được làm tốt cụ thể là: Tình trạng văn thư các đơn vị khoa phòng đôi khi nhận văn bản xong vẫn để thất lạc văn bản... làm cho thủ trưởng các đơn vị không có cơ sở để xử lý giải quyết công việc. Có trường hợp cán bộ văn thư ở đơn vị để quên văn bản ngày sau mới nhớ ra đưa cho thủ trưởng đơn vị thì bị nhỡ, công việc đã hết hạn.
- Đối với công văn gửi đến, Bộ phận Văn thư Học viện thường gửi bản chính cho các đơn vị thi hành, không photocopy, sao chụp, lưu trữ ở bộ phận nhận công văn đến; hãn hữu có những công văn liên quan đến vấn đề chung của HVBCTT mới lưu lại bộ phận lưu trữ cơ quan. Còn các văn bản khác gửi đến thì lưu ở các hồ sơ công việc của các đơn vị khoa phòng có liên quan đến.
- Có trường hợp các văn bản gửi đến HVBCTT, bộ phận khác nhận hộ xong gửi thẳng đến đơn vị thi hành mà không qua văn thư vào sổ công văn đến. Công văn đến thường không đóng dấu đến ngay và vào sổ theo quy định mà cán bộ văn thư quên chỉ đóng dấu đến mà không ghi rõ ngày đến để theo dõi...
- Trên các trang bìa của sổ đăng ký "công văn đi" không có tên cơ quan và đơn vị chủ quản.
* Quản lý văn bản mật:
Việc quản lý chặt chẽ, đảm bảo bí mật tài liệu chính là góp phần giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, cơ quan.
Những văn bản mật là những văn bản có nội dung quan trọng. Văn bản mật gửi đến HVBCTT bất kỳ từ nguồn nào đều được văn thư HVBCTT đăng ký vào sổ quản lý riêng, để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp những tài liệu, công văn đến thuộc loại "mật", "tối mật", "tuyệt mật" mà bì trong có dấu "chỉ người có tên bóc bì", bộ phận văn thư không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ ghi những thông tin ngoài bì và đóng dấu công văn đến rồi chuyển ngay đến người có tên nhận (nếu người có tên ghi trên bì đi vắng, thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết). Sau khi có ý kiến xử lý của người nhận, Phòng Hành chính xử lý tiếp những văn bản đó theo đúng quy định về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.
Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in văn thư, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản... đều được vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao nhận. Việc nhận văn bản được thực hiện trực tiếp tại phòng làm việc theo quy định của cơ quan.
Những người giữ văn bản mật phải thực hiện những yêu cầu sau đây:
- Chỉ phổ biến vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm.
- Không được mang tài liệu, văn bản mật về nhà hay đi công tác xa giải quyết.
- Không được ghi chép những thông tin quan trọng vào sổ tay riêng.
- Không được tự ý hủy văn bản mật khi không có ý kiến của Giám đốc.
- Khi hủy văn bản mật phải có ít nhất hai người làm chứng. Tài liệu sau khi đã được giải quyết xong được văn thư phân loại, sắp xếp theo trình tự trong mỗi năm rồi đưa vào một bìa hồ sơ và cất vào trong tủ của phòng văn thư.
Đối với các loại điện mật, công điện, công văn có độ khẩn thì được chuyển giao đến Giám đốc cơ quan vào thời gian nhanh nhất để giải quyết công việc không bị chậm trễ và tránh để văn bản không bị thất lạc đến một địa chỉ xử lý khác không thuộc thẩm quyền.
Trong thông tin liên lạc bằng điện thoại, điện báo, bộ đàm, telex khi có những vấn đề bí mật phải chuyển đi thì không nói rõ những vấn đề bí mật mà được chuyển đến Phòng Hành chính HVBCTT để chuyển đi bằng điện mật.
Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và bỏ vào trong 2 bì: Bì trong đóng dấu mức độ mật như: Tuyệt mật, tối mật (hay mật), dấu "riêng người có tên mở bì" (nếu có và niêm phong).
Bì ngoài đóng dấu bằng ký hiệu (A: Tuyệt mật; B: Tối mật; C: Mật).
Công văn tài liệu tuyệt mật phải lập hồ sơ riêng để quản lý theo chế độ tài liệu "mật, tuyệt mật" và chỉ được khai thác khi được lãnh đạo cơ quan cho phép.
Nhìn chung công tác bảo vệ tài liệu mật của HVBCTT đôi lúc còn chưa được tuân thủ theo đúng quy trình một cách chặt chẽ. Do đó, các đơn vị, cá nhân có chức năng trong công tác này ở HVBCTT cần quan tâm đến vấn đề này nhiều hơn nữa.
* Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ:
Lập hồ sơ là một quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành sau khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và các phương pháp quy định. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư và cũng là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác này. Nó là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập hồ sơ giúp cho cán bộ, viên chức tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, quản lý chặt chẽ được văn bản, tạo điều kiện giải quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả và đảm bảo bí mật thông tin văn bản.
Do tác dụng của việc lập hồ sơ như vậy nên Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy định về vấn đề này. Điều 21, Điều lệ Công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ cũng đã quy định: Cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình đã làm. Quy định này tiếp tục được khẳng định lại ở Điều 21, Mục 3, Chương 3 của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư.
Thực hiện những quy định trên đây, ở HVBCTT thông thường cuối mỗi năm, Phòng Hành chính (bao gồm cả bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ) phối hợp với các đơn vị trong cơ quan dự kiến những hồ sơ cần lập trong năm tới, sau đó lập Danh mục hồ sơ chung của cơ quan trình lãnh đạo Học viện phê duyệt. Danh mục hồ sơ của Học viện thường được ban hành từ tháng cuối cùng năm trước.
Phòng Hành chính có trách nhiệm chuẩn bị bìa, cặp và hướng dẫn các đơn vị khoa, phòng trong Học viện về nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Hiện nay, Phòng Hành chính h