Download miễn phí Báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống Qui trình thuê trả phòng tại Khách sạn Hoà Bình
Mô hình thực thể liên kết là một mô hình đơn giản, dế hiểu và được sử dụng phổ biến trên thế giới.Do đó chúng tôi lựa chọn công cụ này để phân tích về mặt dữ liệu cho hệ thống mà chúng tôi đã khảo sát.
Chúng tôi xây dựng mô hình thông qua ba bước sau:
1.Xác định các thực thể thuộc hệ thống:
2.Xác đinh các thuộc tính cho từng thực thể trong hệ thống
3.Xác định các mối quanh hê giữa các thực thể trong hệ thống
Chi tiết quá trình đó như sau:
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Báo cáo phân tích thiết kế hệ thốngQui trình thuê trả phòng tại Khách sạn Hoà Bình
I.Khảo sát
1.Lời mở đầu:
Khách sạn Hoà Bình được đánh giá là khach sạn 3 sao trực thuộc nhà nước hiện nay. Hiện tại khách sạn có hơn 100 phòng cho thuê.Vì vậy công tác quản lí việc cho thuê và trả phòng là một trong những vấn đề rất quan trọng,đòi hỏi phải có những mô hình quản lí hợp lí và linh hoạt.
2.Nguồn khảo sát
Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:
-Lễ tân
-Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng)
-Trưởng phụ trách khối buồng phòng
-Kế toán trưởng
3.Mục đích của việc khảo sát:
Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ bài tập lớn môn hợc này, chúng tui không có tham vọng tìm hiểu cặn kẽ cả hệ thống quản lý của khách sạn Hoà Bình mà chúng tui sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng..., thông qua đó phân tích, xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.
4.Nội dung khảo sát:
4.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn:
Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng.
Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng.
4.2.Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng
-Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ
+Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách.
+Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng
+Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế hoạch
+Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hay đáp ứng yêu cầu của khác.
-Bộ phận buồng phòng:
+Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân
+Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán.
-Bộ phận tài chính kế hoạch:
+Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)
+Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản dịch vụ khác.
-Ban giám đốc:
+Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu...
+Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc.
+Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ.
4.3.Nghiệp vụ chính :
Qua điều tra khảo sát, chúng tui thấy qui trình cho thuê và trả phòng cùng các loại chứng từ giao dịch sử dụng trong qui trình đó như sau:
a.Quá trình đặt phòng(Book):
Khi một khách hàng đặt trước phòng, có thể theo nhiều cách, bằng dường điện thoại hay trực tiếp, Lễ tân sẽ kiểm tra xem còn phòng đáp ứng với nhu cầu của khách hay không (về loại phòng và giá cả).Nếu khách sạn còn phòng đáp ứng được yêu cầu của khách thì người lễ tân sẽ tiến hành thủ tục nhận đặt chỗ bằng cách lấy các thông tin cần thiết của khách hàng bao gồm:
-Số người
-Tên người đặt phòng
-Quốc tịch
-Số điện thoại (Fax)
-Số phòng cần thuê + loại phòng
-Hình thức thanh toán
-Ngày đến
-Ngày đi
đồng thời yêu cầu khách hàng có thông tin đảm bảo (thường là trả trước một phần tiền mặt hay uy tín nào đó, do người giới thiệu hay khách hàng quen).Hoá đơn đặt phòng này sẽ được Lễ tân gửi vào danh sách khách hàng đặt phòng.Ngược lại nếu như khách sạn không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì Lễ tân cố gắng thuyết phục khách hàng chấp nhận một loại phòng khác hay giá khác hay giới thiệu khách hàng sang một khách sạn khác.Nếu thời hạn đặt trước quá dài thì trước ngày đến hạn đặt phòng, khách sạn sẽ liên lạc lại với khách một lần nữa để kiểm tra chắc chắn xem khác còn nhu cầu đặt phòng nữa không và cập nhật lại vào sổ đặt phòng. Dựa vào danh sách khách đặt phòng ở trên mà mỗi ngày Lễ tân sẽ dự báo trước cho bộ phận buồng phòng một số lượng tương đối phòng cần chuẩn bị để đón khách thông qua phiếu Chuẩn bị khách về có nội dung như sau:
-Tên đoàn khách-Tên khách
-Tổng số khách
-Giá phòng
-Số buồng
-Số khách mỗi buồng
Ngoài ra bộ phận buồng phòng cũng phải chuân bị thêm một lượng phòng khác để Lễ tân bán trong ngày.
b.Quá trình thuê phòng(check in):
Khi một khách hàng đến thuê phòng, bộ phận lễ tân ghi lại thông tin của khách bao gồm những nội dung sau:
Với khách QT
-Số phòng
-Tên khách
-Quốc tịch
-Ngày sinh
-Hộ chiếu
-Visa number
-Hạn thị thực
-Tên cơ quan đón khách
-Ở từ ngày
-Đến ngày
Với khách VN
-Tên khách
-Ngày sinh
-CMND
-Quê quán
-Ở từ ngày
-Đến ngày
Nếu là khách work-in, Lễ tân có thể thu tiền tạm ứng của khách và giữ cho đến khi thanh toán. Nếu số tiền này quá lớn, Lễ tân thường trả luôn cho bộ phận tài chính kế hoạch.Sau đó Lễ tân lưu giữ thông tin về khách cho bộ phận buồng phòng bằng cách gửi hợp đồng phòng cho nhà buồng. Hợp đồng phòng bao gồm các thông tin như sau:
-Số người + Giới tính
-Quốc tịch
-Ngày khách nhận phòng
-Ngày trả phòng
-Số phòng (loại phòng)
-Giá phòng
-Tính chất khách (cho biết cách xử sự đối vơi khách như các vấn đề về văn hoá, ẩm thực...)
-Các dịch vụ đã mượn
-Ngày check out
c.Quá trình ở tại khách sạn
Trong quá trình ở tại khách sạn mọi yêu cầu về cơ sở vật chất của khách sạn sẽ được báo trực tiếp cho Lễ tân, sau đó lễ tân sẽ yêu cầu bộ phận có chức năng thực hiện (ví dụ sửa chữa bóng điện...), các dịch vụ mà khách mượn sẽ được Lễ tân ghi lại để nhắc nhở khách trả khi check out. Khi khách muốn chuyển phòng, Lễ tân có trách nhiệm làm thủ tục chuyển phòng cho khách sau đó báo lại cho bộ phận buồng phòng để cập nhật lại thông tin.Nếu khách sử dụng các dịch vụ khác của khách sạn như tắm hơi...và muốn thanh toán chung vào khoản tiền khi trả phòng, khách phải kí một phiếu như sau:
Phiếu dịch vụ khác
-Tên DV
-Số lượng
-Thành tiền
-Ngày tháng
Phiếu này được gửi lại tại lễ tân để thanh toán cho khách khi trả phòng.
d.Quá trình trả phòng (check out):
Khi khách hàng trả phòng, khách phải thanh toán tiền tại Lễ tân.Thông thường Lễ tân thông báo trước 1 vài ngày cho nhà buồng về tình hình khách.Lễ tân thanh toán tất cả các khoản cho khách thông qua Hoá đơn có nội dung sau:
-Tên khách hàng
-Tên cơ quan
-Mã s