Download miễn phí Những kỹ năng tùy biến bảng tính excel
Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting
Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể muốn biết dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ liệu nhập vào, hay dữ liệu là kết quả của 1 công thức. Bạn có thể chỉ cần click chọn ô đó và xem trên thanh công thức. Bạn cũng có thể dùng
phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại giữa chế độ xem giá trị và xem công thức.
Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo,kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tấtcả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một.
Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau:
Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = CELL(“type”,A1). Nhưng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tínhlại Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
ffice button ➝Prepare ➝Properties ➝Document Properties ➝Advanced Properties2003: File ➝Properties… ➝General
2. Xoá Macro: Không phảo là xoá hẳn Macro, mà chỉ gỡ chúng ra ngoài file Excel:
Có 1 cách nhanh, không gây hại đó là Export tất cả các modules và UserForms vào đĩa cứng. Nhấn Alt F11
vào cửa sổ VBA. nhấn chuột phải vào từng module, chọn remove module (tên môdule). Trong thông báo
hiện ra nhấn Yes, và chọn 1 thư mục để lưu lại. làm tiếp cho từng cái Form. đừng quên cả những macro
lưu trữ trong sheet hay workbook.
Sau khi đã xoá xong, lưu bảng tính lại. Sau đó, cũng trong cửa sổ VBA, vào menu File – Import File và
import hết những modue và form hồi nãy. Làm như vậy, ta vẫn có thể sử dụng form và Macro, nhưng mỗi
cái như vậy sẽ tạo1 file text, và ngăn chặn những thứ linh tinh mà Macro mang theo.
Một số ứng dụng trên Internet có thể làm công việc này, nhưng được biết rằng những tiện ích đó sẽ làm
rối tung code và thậm chí làm tăng kích thước file. Tốt nhất trước khi ứng dụng 1 tiện ích nào, hãy backup
file của bạn trước.
3. Điều chỉnh vùng dữ liệu nguồn:
Nếu sau khi làm những bước trên mà kích thước file của bạn không giảm được bao nhiêu, hãy kiểm tra dữ
liệu nguồn của Pivot Table và Pivot Chart. Một vài người thường sử dụng nguyên cả cột dữ liệu để làm
nguồn cho Pivot table, chỉ để phòng xa sau này có thêm dữ liệu cập nhật vào dù chỉ vài dòng. Nếu nhất
thiết phải phòng xa như vậy, tốt hơn bạn dùng name động. Xem thêm tuyệt chiêu số 47.
4. Làm sạch các sheet:
Trong các sheet của bạn có thể tồn tại những định dạng thừa, những style, những autoshape thấy được và
không thấy được (có khi lên đến hàng trăm hay hàng ngàn).
a. Xoá object và autoshape thừa. Để tìm ra những autoshape hay object ẩn bạn phải vào option của
Excel sửa lại như hình sau:
2007:
2003:
Bạn có thể nhấn Ctrl + G, Special – Object để chọn 1 lúc nhiều object.
b. Làm sạch những cái không nhìn thấy trong sheet:
Trước tiên, bạn hãy backup bảng tính. Unhide toàn bộ sheet ẩn và cả sheet siêu ẩn. (xem thêm chiêu số
5). Bây giờ bạnthử xoá lần lượt từng sheet một (xoá hẳn), lưu lại, rồi vào Property xem lại kích thước. Nếu
sau khi xoá sheet nào, mà kích thước file giảm đáng kể, thì sheet đó chứa nhiều rác (không kể dữ liệu).
Vậy, khi đã xác định sheet chứa rác thì bạn phải làm gì?
Bạn hãy mở file backup hồi nãy lên, tạo 1 sheet mới toanh, chọn vùng dữ liệu của sheet chứa rác, dùng
lệnh Cut (Ctrl + X), chứ đừng copy, Paste vào sheet mới. Bằng cách cắt (Cut), Excel sẽ giữ nguyên tham
chiếu cho bạn.
Cuối cùng, delete sheet chứa rác.
Hy vọng là sau này, các bạn sẽ biết cách xử lý những file có kích thước lớn lạ thường.
Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi
Khi bảng tính bị lỗi (corrupt), bị hư, nghĩa là bạn bị mất hết dữ liệu, mà nhiều khi sự mất mát này còn đau
hơn là mất tiền. Chiêu này sẽ giúp bạn một vài cách để phục hồi lại phần nào dữ liệu trong những bảng tính
bị lỗi.
Một bảng tính đôi khi gặp phải những lỗi mà bạn chẳng hiểu vì lý do gì. Điều này có thể đem lại cho bạn những
vấn đề trầm trọng, nhất là khi bạn bị hư một bảng tính quan trọng mà bạn chưa hề sao lưu dự phòng. Do đó, bài
học đầu tiên là: Luôn luôn sao lưu bảng tính của bạn vào một nơi khác. Nhưng trong thực tế thì không phải
ai cũng nhớ điều này, và, có thể là bảng tính của bạn sẽ bị hư trước khi bạn nghĩ đến việc sao lưu!
Tuy nhiên, bạn đừng thất vọng quá, vì cho dù bảng tính của bạn bị lỗi, đôi khi bạn vẫn có thể mở được nó ra và
có thể làm được cái gì đó...
Khi bạn vẫn còn mở được bảng tính
Khi bạn vẫn còn có thể mở được một bảng tính bị lỗi, thì trước khi làm bất cứ điều gì, bạn hãy sao lưu ngay ra
một bản khác, nếu không, có thể bạn sẽ mất luôn nó. Vì nếu còn giữ được bản sao lưu, bạn có thể cầu cứu được
một sự giúp đỡ chuyên nghiệp hơn, khi bạn không thể làm gì nữa.
1. Bạn hãy mở cái bảng tính bị lỗi đó ra, với phiên bản Excel cao nhất có thể, và lại nhấn lưu thêm một lần nữa,
tuy nhiên điều này thì không cần thiết nếu như bạn đang dùng Excel 2007.
2. Nếu như bảng tính đã làm bằng cách trên đây không hoạt động, bạn hãy cố gắng mở lại lần nữa và lưu nó
dưới dạng HTML (Single File Web Page) hay HTM (Web Page). Rồi đóng nó lại, và lại mở ra, nhưng lần này
thì lưu lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn).
Khi lưu ở dạng HTML hay HTM, bảng tính của bạn sẽ bị mất những thứ sau đây:
• Với những bảng tính tạo ra từ Excel 2007:
- Những chức năng mới của Excel 2007
- Các PivotTable và các biểu đồ (chúng vẫn được lưu lại, nhưng sẽ mất hết khi bạn mở ra và lưu lại với
dạng bình thường của Excel)
- Các VBA Project.
• Với những bảng tính tạo ra từ những phiên bản trước Excel 2007 (Excel 2003, Excel XP,...):
- Những định dạng số chưa dùng đến
- Những style chưa dùng đến
- Các thiết lập Data Consolidation
- Các Seriano
- Các công thức sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, chúng sẽ được chuyển đổi thành các tham chiếu dãy bình
thường
- Các hàm tự tạo
- Các định dạng gạch ngang chữ (strikethrough), chỉ số trên (superscript), chỉ số dưới (subscript)
- Các thay đổi có thể hồi phục (bằng lệnh Undo)
- Các thiết lập định dạng trang cho các biểu đồ đã được nhúng trong bảng tính
- Các danh sách cài đặt cho các ListBox và ComboBox
- Các loại định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Ngoài ra, các bảng tính được chia sẻ (shared workbook) trong những phiên bản trước Excel 2007 sẽ không còn
chia sẻ được nữa. Với các biểu đồ, những thiết lập cho "Value (Y) axis crosses at category number" trên tab
Scale trong hộp thoại Format Axis sẽ không được lưu, nếu như tùy chọn "Value (Y) axis crosses a maximum
category" được chọn; những thiết lập "Vary colors by point" trong hộp thoại Format Data Series cũng không
được lưu nếu như biểu đồ chứa nhiều hơn một Data Serie.
3. Cuối cùng, nếu như bảng tính đó vẫn không hoạt động, hãy cố gắng mở lại bảng tính đó một lần nữa, và lần
này thì lưu nó với dạng SYLK (loại tập tin có đuôi là *.slk - Symbolic Link). Nhưng hãy nhớ rằng, khi bạn lưu
ở dạng này, thì chỉ có Sheet hiện hành (active sheet) được lưu, do đó, nếu trong bảng tính có nhiều Sheet, bạn
hãy làm thêm vài lần, với mỗi lần một Sheet, nhớ đặt tên cho nó sao cho dễ nhận biết. Rồi lại mở cái bảng tính
*.slk đó ra, và lưu lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn).
Khi bạn không còn mở được bảng tính
1. Nếu như bảng tính bị hư của bạn không thể mở ra được nữa, bạn hãy thử dùng Microsoft Word để mở nó.
Nghe thì có vẻ buồn cười, nhưng đôi khi, bạn có thể copy được một vài dữ liệu trong bảng tính này (dĩ nhiên tất
cả những định dạng, công thức, v.v... thì mất hết).
2. Bạn hãy mở một bảng tính mới, và tạo cho nó một Extenal Link (liên kết ngoài) đến bảng tính bị hư. Ví dụ:
='C:\Documents and Settings\BNTT\My Documents\[ChookSheet.xls]Sheet1'!A1
Copy liên kết này vào những ô khác (số lượng bao nhiêu thì tùy thuộc vào trí nhớ của bạn về cái bảng tính đã bị
hư, nó có bao nhiêu hàng, bao nhiêu cột...), ...