Download Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng
đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã
tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi
mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu
thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho
mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có
thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó
doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và
phương hướng hành động của mình. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác
định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện
mục tiêu đã đề ra của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành
viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công
chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà
hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng.
Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ
quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là trung tâm
quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu
cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là
“tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối
quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi.
Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu
quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải
quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất,
hiệu quả, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ
gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục
vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài.
Trên thực tế có rất nhiều nghiên cứu, lý luận về văn phòng và các hoạt độngMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 2
của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng của Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Đặc biệt là không có nghiên cứu nào nói về
văn phòng của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành
phố Hải Phòng. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động
văn phòng tại Ngân hàng em đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động
văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hoạt động văn phòng ở đây
mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc
giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả
hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy đã chọn đề tài cho khoá luận tốt
nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ”.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài :
Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau:
Khảo cứu lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng.
Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT
Hải Phòng
Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài :
Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và
các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các
nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng.
Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm :
Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải
Phòng
Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của
văn phòng Ngân hàng.
Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được
những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó.
Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 3
nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các
giải pháp đó.
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu :
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là :
Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp
vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch… Mặc dù một số vấn đề khác
liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa
luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng.
Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông
tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu :
Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương
pháp nghiên cứu cụ thể như:
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp tổng hợp.
5. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu, khóa luận được bố cục
thành ba chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng
Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng
Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải PhòngMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 4
CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG
VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
1.1. Lý luận chung về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội
nhập, phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể
tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá,
hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi
thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển.
Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng
động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và
chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của
mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Bất cứ một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động
của mình đều phải thành lập văn phòng hay một bộ phận để thực hiện chức năng
của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn
thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn
giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải
kiêm nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc
ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hay phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở
đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ
nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất,
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 5
quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo
các hình thức khác nhau cho phù hợp. Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập
trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác
nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.
Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị
cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.
Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chi chức năng thì văn phòng là một thực thể
tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực
thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của
nhà quản trị.
Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là
phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ
chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công
việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức.
Hiểu theo nghĩa chung nhất: ( Hồ Ngọc Cẩn (2003 : tr.10)
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là
nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi
lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức”.
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau :
- Chức năng tham mưu tổng hợp :
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý
thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 6
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ
giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt
hiệu quả cao nhất. Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối
được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều đó
người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi
nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của
người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng.
Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc,
trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận
nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như:
công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán... Để có được những thông tin chuyên sâu thì
bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng
ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh
đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu
nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho
lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của
lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các
kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội
nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản...
- Chức năng hậu cần :
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều
kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính... Các điều kiện,
phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 7
sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn
vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là
hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính,
phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ từng trường hợp vào cách quản lý, tùy
thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu,
tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau
nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.3.Vai trò của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức.Văn phòng có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo ThS. Bùi
Thị Thanh Nhàn( 2009) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau :
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan,
tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn
phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời, văn phòng là
bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự
chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại
giữa các tổ chức khác với cơ quan mình. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông
tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng.
Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo
những kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan
trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng
hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Tất cả
công việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 8
Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ
quan.
Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động cho tất
cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng.
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng
Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng,
do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các
nội dung cơ bản sau :
1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan
Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục
tiêu, định hướng và cách thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ
quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó.
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để
sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức.
Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục
đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thể hiện nội dung các công việc đặt ra trong
một thời gian nhất định.
Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên
loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp
phải làm trong một khoảng thời gian nhất định.
Vai trò: Chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động quản lý.
Là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho
những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Là cơ sở để chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo
chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 9
trọng tâm, đúng tiến độ.
Giúp cho hoạt động của từng cá nhân, của toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm
vụ cụ thể, rõ ràng, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể
ứng phó trước những sự kiện bất ngờ, những tình huống đột xuất.
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt
động chiến lược. Muốn thực hiện được điều này cần có chương trình, kế
hoạch cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban. Mỗi loại kế hoạch được giao cho bộ
phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu
chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống
các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt
động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc
các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp.
Qua đó, các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc.
Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng trực tiếp xây dựng các
chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan
và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai được khoa học, đạt hiệu quả cao.
1.2.1.2. Xây dựng quy chế
Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn
phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định
của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có
hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:
Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn
bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các
nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển.
Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban
mang tính chất đặc thù.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 10
Ngoài ra, có quy chế làm việc cho toàn cơ quan, tổ chức và quy chế của từng
đơn vị. Bên cạnh đó, các tổ chức còn ban hành các quy chế quy định về các lĩnh
vực công tác quan trọng của cả cơ quan hay đơn vị.
1.2.1.3. Tổ chức hội họp.
Khái niệm về hội họp:
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt
động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống
cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông
người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc
cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Mục tiêu của hội họp
Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như
tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau:
Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Là một cơ hội để
đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài.
Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm,
nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ
cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy
chế dân chủ và để phát huy trí tuệ tập thể.
Ý nghĩa của hội họp
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh
nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một
lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến
trình ra quyết định. Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã
hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao
động ra quyết định hay để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập,
trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 11
xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như
thời gian của cuộc họp.
Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định
rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc
họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.
1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thƣ – lƣu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất
quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn
phòng thông suốt và hiệu quả.
a. Nghiệp vụ văn thư:
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:
Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành
văn bản.
Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ hay bằng mội loại ký hiệu nhất định nào đó. Trong hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện
quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí, mệnh
lệnh cuả chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý.
Vai trò của văn bản:
Văn bản là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản
lý, giúp cho việc giải quyết các công việc của công ty được nhanh chóng, chính
xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách.
Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công
việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 12
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến.
Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan mình đều được gọi chung là
văn bản đến. Văn bản đến là phương tiện chứa thông tin từ nguồn bên ngoài, nội
bộ Ngân hàng được chuyển đến bộ phận văn phòng với mục đích khác nhau. Văn
bản đến cơ quan có thể là: công văn, quyết định, thông báo, thư, sách báo, tạp chí...
Vì vậy, quá trình tổ chức quản lý văn bản đến được nhân viên văn thư đảm nhiệm
và thực hiện theo những quy tắc chung nhất định.
Vai trò: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu của Ngân hàng, giúp các
nhà lãnh đạo nắm được tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời
nhận được các quyết định quản lý của cấp trên gửi xuống, những thông tin thị
trường... có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Từ đó,
Ngân hàng có biện pháp, kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu cụ thể và các
bước tiến hành thực hiện một cách cụ thể nhất. Thiếu nguồn văn bản đến hoạt động
của Ngân hàng có thể bị đình trệ, không nắm rõ được tình hình, lãnh đạo khó quản
lý, theo sát được kế hoạch, mục tiêu của mình.
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đi
Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ được gửi ra ngoài cơ quan đều
được gọi là văn bản đi.
Văn bản đi là thông điệp của Ngân hàng với các tổ chức, đơn vị, cá nhân
khác nên trong quá trình soạn thảo thì nội dung văn bản phải là những tư tưởng,
thông điệp chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn thư phải nắm rõ được
mục tiêu, chiến lược của Ngân hàng thật chính xác.
Vai trò:
Văn bản đi truyền đạt thông tin, quyết định, tư tưởng của Ngân hàng đối với
các cấp quản lý. Mặt khác, văn bản phản ánh vị thế, vai trò, quyền lực của Ngân
hàng đối với các đối tượng nhận văn bản.
Văn bản đi thể hiện tình hình, phạm vi hoạt động, sự giao tiếp của Ngân hàng
với các đối tượng bên ngoài. Chính vì thế, văn bản đi phải thể hiện được tình hình phát
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 13
triển, quy mô, vị thế và còn giới thiệu cho các đối tượng biết về Ngân hàng.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
b. Nghiệp vụ lưu trữ :
Khái niệm:
Công tác lưu trữ là hoạt động giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có
giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra
cứu khi cần thiết.
Chức năng của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và
nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài
liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện
tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả
để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:
- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê.
- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Khái niệm: Theo Th. Bùi thị Thanh Nhàn( 2009 ):
Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính
để lưu trữ hay truyền đi về một chủ đề.
Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết
được nội dung của sự kiện đó.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 14
Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn
đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn
nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận
động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với
môi trường.
Vai trò của thông tin:
Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã
hội của con người. Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ
chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý,
thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động
của người lãnh đạo là các quyết định quản lý. Vì vậy, thông tin có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động quản lý.
Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà
quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình
của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời.
Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản
lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ
thống mạng thông tin nội bộ.
Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt
động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là
có ích cho việc ra quyết định hay giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo
đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được
cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ
quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống
văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 15
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan.
Đặc biệt thông tin cần thiết để:
Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan.
Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu
quả cao nhất.
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong
muốn đóng góp.
Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.2.1.6. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu
cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
1.3. Các yêu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng
Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng,
tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Trong
hoạt động văn phòng cũng chịu một vài yếu tố như :
Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn
đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòngMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 16
không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì
trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công
việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với
mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những
biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực
hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động,
đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân
viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất
nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người
lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng
hoàn thiện và phát triển.
Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng
của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng
chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động
văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính
vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh
hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét,
áp dụng kịp thời.
Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: nằm trong nghiệp vụ hành chính.
Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao.
Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh
hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm
việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn
phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 17
dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này
cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện
này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những
sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Các yếu tố môi trường làm việc gồm: y tế và phúc lợi, sự sạch sẽ trong văn
phòng, an toàn, yếu tố văn hóa tổ chức…
1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng
Hiệu quả hoạt động văn phòng , như trên đã nói, chịu tác động của nhiều
yếu tố trong nội bộ tổ chức hay từ môi trường bên ngoài. Trong đó, quản trị văn
phòng hay yếu tố quản lý, điều hành văn phòng đóng vai trò quyết định.
1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng
Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước hết cần hiểu rõ khái niệm
quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau (PGS. TS. Đồng Thị Thanh
Phương( 2008, tr. 18) :
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra.
Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để
thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn
tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học
để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị.
Từ đó có thể quan niệm : Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ
chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục
tiêu đã đặt ra.
1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín
người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời, tạo ra không khí làm việcMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 18
thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc.
Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách
khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại.
Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp
Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm
khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý, khoa học sẽ
giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục
những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến. Hiệu quả cách quản lý
điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản
kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp
của bộ phận văn phòng. Ngoài ra, công tác văn phòng cũng làm gắn kết mối quan hệ
giữa lãnh đạo với nhân viên để làm tăng tính đoàn kết trong văn phòng.
Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý,
truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Và lợi
thế về thông tin gúp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học,
phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi thế cho việc
tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp. Để làm được điều này điều này, phần lớn
phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng.
Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được
tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi
phí cho công tác văn phòng. Việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài
hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích
tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần
làm việc tập thể của mọi người.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 19
Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con
người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy
chế hoạt động.
Xây dựng môi trường văn hóa công sở có tính tích cực, cho phép tạo được
dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến
tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp.
Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công
và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác.
Tiểu kết chƣơng
Trên đây là một số cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong
cơ quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội
dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan
trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 20
Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG
Đặt vấn đề
Để thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng tại chi nhánh Ngân
hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng, trong chương
này sẽ tập trung nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại văn phòng Chi
nhánh như: nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, nghiệp
vụ lễ tân, tiếp khách… Từ đó, có thể rút ra được những ưu, nhược điểm và nguyên
nhân của những hạn chế đó để có những giải pháp kịp thời, hiệu quả để nâng cao
hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh. Chương này là căn cứ để đề ra các
biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở chương 3.
2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Thành phố Hải Phòng
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng
- Tên công ty: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng
- Tên quốc tế: Viet Nam Bank for Agriculture and Rural DevelopmentHai Phong Branch
- Địa chỉ: 283- Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng
- Điện thoại: 0313.728.901
- Fax: 0313.728.313
Nền kinh tế Việt Nam đang vững bước trong quá trình hội nhập và toàn cầu
hóa. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống Ngân hàng NNo&PTNT
nước ta cũng đang hoàn thiện và phát triển không ngừng.
Thực thi Nghị định số 53/HĐQT, Tổng giám đốc Ngân hàng nhà nước Việt
Nam có quyết định số 32/NH-QĐ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 21
mại quốc doanh. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 54N/NH-QĐ ngày
12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Trong hơn 20 năm qua, chi nhánh
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã phải trải
qua nhiều gia đoạn phát triển khác nhau với tên gọi và nhiệm vụ khác nhau theo
từng thời kì phát triển của đất nước: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng(1988-1990). Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố
Hải Phòng( 1991-1996),
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành Phố Hải
Phòng (1996 đến nay).
Đối mặt với những khó khăn thách thức, ngay từ những ngày đầu mới thành
lập chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải
Phòng đã triển khai một số giải pháp nhằm chuyển hướng hoạt động, kiên quyết
thực thi các biện pháp một cách quyết liệt của từng thời kì theo chức năng, nhiệm
vụ phục vụ sự phát triển của đất nước nói chung và của Hải Phòng nói riêng. Cụ
thể là:
*Thời kỳ 1988-1990:
Chi nhánh được thành lập theo Quyết định số 54N/NH-QĐ ngày
12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với tên gọi là: Chi nhánh Ngân
hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng.
Về mạng lưới hoạt động, gồm có 1 chi nhánh Ngân hàng phát triển thành
phố và 9 chi nhánh Ngân hàng cơ sở( gồm chi nhánh Ngân hàng cấp huyện, khu
vực Cát Hải thị xã Kiến An, Đồ Sơn).
Về nhân sự, tổng số CBCNV có 816 người, trong đó 572 cán bộ nữ, 85 cán
bộ lãnh đạo, trình độ đại học và cao đẳng có 57 người (chiếm tỉ lệ 10,7%), trung
cấp 444 người (chiếm tỷ lệ 54,4%), sơ cấp và chưa qua đào tạo 285 người (chiếm
tỷ lệ 34,9%).Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 22
Khi mới thành lập, chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố
Hải Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn. Tuy
nhiên, trong thời kỳ này Chi nhánh cũng gặp nhiều khó khăn như địa bàn hoạt
động rộng lớn dàn trải ở tất cả các quận, huyện, thị xã và hải đảo, cơ sở vật chất kĩ
thuật lạc hậu, xuống cấp.
Đứng trước những khó khăn đó, chi nhánh đã triển khai thực hiện một số
biện pháp quyết liệt đó là: mở rộng mạng lưới, tinh giảm biên chế, nâng cao trình
độ nghiệp vụ, thể chế hoá hoạt động cho vay Hộ nông dân, tăng cường liên kết với
các tổ chức đoàn thể đặc biệt là Hội nông dân, Hội phụ nữ trong việc chuyển tải
vốn đến hội nông dân, mở rộng cho vay đa năng và kinh doanh đối ngoại, phát
triển quan hệ quốc tế. Kết quả hoạt động thời kì này về mạng lưới mở rộng thêm 9
điểm giao dịch đưa số điểm giao dịch toàn hệ thống lên 19 điểm.
*Thời kỳ 1990-1996:
Theo quyết định số 78/NH- QĐ ngày 16/10/1990 của Ngân hàng Nhà nước
Việt Nam về việc đổi tên của chi nhánh với tên gọi: Chi nhánh Ngân hàng Nông
nghiệp Thành phố Hải Phòng. Trong thời kỳ này cùng với sự phát triển của đất
nước Chi nhánh cũng đạt được một số thành tựu to lớn như:
Về mạng lưới, đến năm 1996 có 59 điểm giao dịch, tăng 49 điểm so với khi
thành lập tại nhiều vùng dân cư gồm 1 chi nhánh Ngân hàng thành phố, 9 ngân
hàng cấp huyện, 6 ngân hàng cấp 3, 4 phòng giao dịch và 39 bàn tiết kiệm.
Công tác huy động vốn: đến cuối năm 1996 có tổng nguồn vốn huy động đạt
348 tỷ đồng, tăng 300 tỷ, gấp 7,25 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình
quân giai đoạn 1990-1996 đạt 104% năm, nguồn vốn chủ yếu sau:
TG kho bạc nhà nước 11 tỷ đồng, tỷ trọng 3%
TG các TCKT 15 tỷ đồng, tỷ trọng 4%
TG tiết kiệm 144 tỷ đồng, tỷ trọng 41%
TG kỳ phiếu, trái phiếu 178 tỷ đồng, tỷ trọng 51%
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 23
Nguồn vốn ngoại tệ 672 ngàn USD, chưa cao song đó đáp ứng kịp thời nhu
cầu ngoại tệ đầu tư cho các doanh nghiệp hoạt động SXKD xuất nhập khẩu.
Tổng dư nợ đến cuối năm 1996 là 412 tỷ tăng 360 tỷ tăng gấp 8 lần so với
năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 117%/năm, trong
đó dư nợ cho vay
+ Ngắn hạn: 271 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 66%
+ Trung và ngắn hạn: 50 tỷ, chiếm tỷ trọng 12%
+ Dư nợ cho vay ngoại tệ quy đổi 25 tỷ, chiếm tỷ trọng 6%
+ Dư nợ cho vay ECIP 44 tỷ, chiếm tỷ trọng 11%
+ Dư nợ cho vay hộ cùng kiệt 22 tỷ, chiếm tỷ lệ 5%
Giai đoạn 1990-1996 chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Hải Phòng bước
đầu đã tạo ra những bước đột phá trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị
trường, đã mở ra được nhiều các sản phẩm dịch vụ và thu được kết quả tương đối
khả quan song trong giai đoạn này vẫn còn một số khó khăn như: nguồn vốn chưa
đáp ứng đủ nhu cầu vốn cho đầu tư, các hình thức huy động vốn còn đơn điệu….
*Giai đoạn 1996 đến nay:
Chi nhánh được đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố
Hải Phòng theo quyết định số 34/NH- QĐ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Thời kỳ này, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố
Hải Phòng xác định đây là thời kì cực kì khó khăn cần khắc phục, năm 1997-
1998 tốc độ phát triển kinh tế chậm lại do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài
chính Châu Á- Thái Bình Dương, thành phố Hải Phòng có nhiều doanh nghiệp
SXKD kém hiệu quả nợ ngân hàng không trả được. Để khắc phục những khó khăn
khách quan và chủ quan, từng bước lập lại sự ổn định trong hoạt động kinh doanh
đòi hỏi phải kiên quyết đổi mới mọi mặt hoạt động Ngân hàng, tăng cường chỉ đạo
điều hành trong toàn hệ thống. Bằng những giải pháp mang tính đột phá và cách
làm mới của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố HảiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 24
Phòng như tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ…đã giúp
phần giảm thiểu những khó khăn của ngân hàng trong giai đoạn này.
Về mạng lưới, cho đến cuối năm 2009 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Thành phố Hải Phòng có 45 điểm giao dịch.
Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của toàn hệ thống Ngân hàng, chi
nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng cũng không ngừng hoàn thiện mình, ngày càng đa
dạng hoá các nghiệp vụ và thực hiện nhiều dịch vụ ngân hàng mới để phục vụ
khách hàng tốt nhất. Kết quả đạt được của NHNo&PTNT Hải Phòng đạt đựơc
trong những năm vừa qua với hiệu quả năm sau cao hơn năm trước. Điều này thể
hiện tiềm năng phát triển, sự cố gắng không ngừng của NHNo&PTNT Hải Phòng.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng
Trải qua hơn 20 năm tồn tại và phát triển, Ngân hàng luôn đổi mới để hòa
mình vào cùng với sự phát triển của đất nước. Bằng việc sử dụng những hệ thống
điện tử hiện đại, an toàn và tin cậy, đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên
năng động, nhiệt tình, tận tụy, NHNo&PTNT Hải Phòng luôn cố gắng để trở thành
một trong những chi nhánh hoạt động hiệu quả nhất trong hệ thống NHNo&PTNT
cả nước. Cụ thể, Ngân hàng đă thực hiện những nhiệm vụ sau :
- Huy động vốn :
+ Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức cá nhân và tổ chức tín dụng
khác trong nước và nước ngoài dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi
có kỳ hạn và các loại khác bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ.
+ Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kì phiếu và giấy tờ có giá khác để
huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của
Ngân hàng Nông nghiệp.
+ Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của Chính phủ .
- Cho vay : Cho vay ngắn hạn, trung, dài hạn và các loại cho vay khác theo
quy định của NHNo
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 25
- Kinh doanh ngoại hối:
Huy động và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, tái
bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và dịch vụ khác về ngoại hối theo
chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, NHNN và NHNo
- Cung cấp dịch vụ thanh toán ngân qũy gồm:
+ Cung ứng các phương tiện thanh toán
+ Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng
+ Thực hiện các dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng
- Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác:
+ Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng bao gồm: Thu phát tiền mặt, mua bán
vàng, bạc ngoại tệ, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, két sắt, nhận bảo quản, cất
giữ, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, thẻ thanh toán, nhận uỷ
thác cho vay của các tổ chức tín dụng, tài chính, tổ chức cá nhân trong và ngoài
nước…và các dịch vụ được NHNN&NHNo cho phép.
+ Cầm cố chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo
quy định của NHNo.
+ Thực hiện dịch vụ cầm đồ theo quy định của pháp luật và quy định của
NHNo
+ Thực hiện đồng tài trợ, đầu mối tài trợ cấp tín dụng theo quy định và thực
hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại khác theo quy định của NHNo.
+ Bảo lãnh vay, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh
dự thầu, bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm…
+ Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và cơ sở đào tạo trên địa bàn do NHNo giao.
MỤC LỤC
TRANG
LỜI CẢM ƠN
CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 1
CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG .................................................................................................................... 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng .............................................................................. 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng ...................................................................................... 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng ............................................................................... 5
1.1.3.Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng ............................................................. 8
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ....................................................................... 8
1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan ........... 8
1.2.1.2. Xây dựng quy chế ........................................................................................ 9
1.2.1.3. Tổ chức hội họp.......................................................................................... 10
1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ....................................................................... 11
1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị.................................... 13
1.2.1.6. Công tác hậu cần ........................................................................................ 15
1.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng................................ 15
1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng............................................................... 17
1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng....................................................................... 17
1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng................................................................... 17
Tiểu kết chương....................................................................................................... 19
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 73
Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH
NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH
PHỐ HẢI PHÒNG................................................................................................ 20
2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển ... 20
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng....... 20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh ........................................................... 24
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh ...................................................................... 26
2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm
2007-2009................................................................................................................ 29
2.2.1. Tình hình huy động vốn ................................................................................ 29
2.2.2. Dư nợ cho vay ............................................................................................... 30
2.2.3. Dư nợ quá hạn ............................................................................................... 32
2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng .............................. 33
2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng..................................... 33
2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng ........................................ 38
2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT..... 40
Hải Phòng................................................................................................................ 40
2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin .............................................................. 40
2.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ............................................................................ 45
2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư...................................................................................... 45
2.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ ....................................................................................... 54
2.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo........ 56
2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách.......................................................................... 57
2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi................................................. 58
2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp............................................................................ 59
2.5. Đánh giá tổng thể ............................................................................................. 60
Tiểu kết chương....................................................................................................... 61Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 74
Chƣơng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG ........................ 62
3.1. Định hướng chung............................................................................................ 62
3.2. Các giải pháp cụ thể ......................................................................................... 62
3.2.1. Giải pháp về nhân sự.................................................................................... 62
3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng ............................................ 63
3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc............................... 64
3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản.............. 65
3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ......................................................................... 65
3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp........................................................................ 66
3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo .. 66
3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp...................................................................... 67
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................. 71
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng
đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã
tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi
mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu
thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho
mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có
thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó
doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và
phương hướng hành động của mình. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác
định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện
mục tiêu đã đề ra của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành
viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công
chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà
hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng.
Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ
quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là trung tâm
quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu
cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là
“tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối
quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi.
Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu
quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải
quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất,
hiệu quả, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ
gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục
vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài.
Trên thực tế có rất nhiều nghiên cứu, lý luận về văn phòng và các hoạt độngMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 2
của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng của Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Đặc biệt là không có nghiên cứu nào nói về
văn phòng của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành
phố Hải Phòng. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động
văn phòng tại Ngân hàng em đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động
văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hoạt động văn phòng ở đây
mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc
giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả
hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy đã chọn đề tài cho khoá luận tốt
nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ”.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài :
Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau:
Khảo cứu lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng.
Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT
Hải Phòng
Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài :
Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và
các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các
nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng.
Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm :
Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải
Phòng
Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của
văn phòng Ngân hàng.
Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được
những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó.
Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 3
nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các
giải pháp đó.
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu :
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là :
Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp
vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch… Mặc dù một số vấn đề khác
liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa
luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng.
Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông
tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu :
Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương
pháp nghiên cứu cụ thể như:
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp tổng hợp.
5. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu, khóa luận được bố cục
thành ba chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng
Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng
Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải PhòngMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 4
CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG
VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
1.1. Lý luận chung về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội
nhập, phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể
tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá,
hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi
thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển.
Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng
động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và
chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của
mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Bất cứ một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động
của mình đều phải thành lập văn phòng hay một bộ phận để thực hiện chức năng
của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn
thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn
giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải
kiêm nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc
ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hay phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở
đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ
nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất,
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 5
quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo
các hình thức khác nhau cho phù hợp. Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập
trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác
nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.
Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị
cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.
Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chi chức năng thì văn phòng là một thực thể
tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực
thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của
nhà quản trị.
Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là
phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ
chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công
việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức.
Hiểu theo nghĩa chung nhất: ( Hồ Ngọc Cẩn (2003 : tr.10)
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là
nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi
lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức”.
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau :
- Chức năng tham mưu tổng hợp :
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý
thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 6
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ
giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt
hiệu quả cao nhất. Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối
được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều đó
người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi
nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của
người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng.
Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc,
trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận
nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như:
công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán... Để có được những thông tin chuyên sâu thì
bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng
ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh
đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu
nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho
lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của
lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các
kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội
nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản...
- Chức năng hậu cần :
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều
kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính... Các điều kiện,
phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 7
sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn
vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là
hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính,
phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ từng trường hợp vào cách quản lý, tùy
thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu,
tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau
nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.3.Vai trò của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức.Văn phòng có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo ThS. Bùi
Thị Thanh Nhàn( 2009) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau :
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan,
tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn
phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời, văn phòng là
bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự
chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại
giữa các tổ chức khác với cơ quan mình. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông
tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng.
Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo
những kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan
trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng
hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Tất cả
công việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 8
Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ
quan.
Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động cho tất
cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng.
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng
Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng,
do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các
nội dung cơ bản sau :
1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan
Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục
tiêu, định hướng và cách thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ
quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó.
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để
sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức.
Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục
đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thể hiện nội dung các công việc đặt ra trong
một thời gian nhất định.
Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên
loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp
phải làm trong một khoảng thời gian nhất định.
Vai trò: Chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động quản lý.
Là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho
những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Là cơ sở để chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo
chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 9
trọng tâm, đúng tiến độ.
Giúp cho hoạt động của từng cá nhân, của toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm
vụ cụ thể, rõ ràng, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể
ứng phó trước những sự kiện bất ngờ, những tình huống đột xuất.
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt
động chiến lược. Muốn thực hiện được điều này cần có chương trình, kế
hoạch cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban. Mỗi loại kế hoạch được giao cho bộ
phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu
chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống
các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt
động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc
các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp.
Qua đó, các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc.
Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng trực tiếp xây dựng các
chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan
và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai được khoa học, đạt hiệu quả cao.
1.2.1.2. Xây dựng quy chế
Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn
phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định
của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có
hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:
Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn
bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các
nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển.
Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban
mang tính chất đặc thù.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 10
Ngoài ra, có quy chế làm việc cho toàn cơ quan, tổ chức và quy chế của từng
đơn vị. Bên cạnh đó, các tổ chức còn ban hành các quy chế quy định về các lĩnh
vực công tác quan trọng của cả cơ quan hay đơn vị.
1.2.1.3. Tổ chức hội họp.
Khái niệm về hội họp:
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt
động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống
cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông
người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc
cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Mục tiêu của hội họp
Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như
tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau:
Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Là một cơ hội để
đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài.
Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm,
nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ
cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy
chế dân chủ và để phát huy trí tuệ tập thể.
Ý nghĩa của hội họp
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh
nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một
lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến
trình ra quyết định. Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã
hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao
động ra quyết định hay để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập,
trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 11
xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như
thời gian của cuộc họp.
Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định
rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc
họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.
1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thƣ – lƣu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất
quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn
phòng thông suốt và hiệu quả.
a. Nghiệp vụ văn thư:
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:
Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành
văn bản.
Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ hay bằng mội loại ký hiệu nhất định nào đó. Trong hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện
quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí, mệnh
lệnh cuả chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý.
Vai trò của văn bản:
Văn bản là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản
lý, giúp cho việc giải quyết các công việc của công ty được nhanh chóng, chính
xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách.
Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công
việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 12
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến.
Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan mình đều được gọi chung là
văn bản đến. Văn bản đến là phương tiện chứa thông tin từ nguồn bên ngoài, nội
bộ Ngân hàng được chuyển đến bộ phận văn phòng với mục đích khác nhau. Văn
bản đến cơ quan có thể là: công văn, quyết định, thông báo, thư, sách báo, tạp chí...
Vì vậy, quá trình tổ chức quản lý văn bản đến được nhân viên văn thư đảm nhiệm
và thực hiện theo những quy tắc chung nhất định.
Vai trò: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu của Ngân hàng, giúp các
nhà lãnh đạo nắm được tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời
nhận được các quyết định quản lý của cấp trên gửi xuống, những thông tin thị
trường... có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Từ đó,
Ngân hàng có biện pháp, kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu cụ thể và các
bước tiến hành thực hiện một cách cụ thể nhất. Thiếu nguồn văn bản đến hoạt động
của Ngân hàng có thể bị đình trệ, không nắm rõ được tình hình, lãnh đạo khó quản
lý, theo sát được kế hoạch, mục tiêu của mình.
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đi
Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ được gửi ra ngoài cơ quan đều
được gọi là văn bản đi.
Văn bản đi là thông điệp của Ngân hàng với các tổ chức, đơn vị, cá nhân
khác nên trong quá trình soạn thảo thì nội dung văn bản phải là những tư tưởng,
thông điệp chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn thư phải nắm rõ được
mục tiêu, chiến lược của Ngân hàng thật chính xác.
Vai trò:
Văn bản đi truyền đạt thông tin, quyết định, tư tưởng của Ngân hàng đối với
các cấp quản lý. Mặt khác, văn bản phản ánh vị thế, vai trò, quyền lực của Ngân
hàng đối với các đối tượng nhận văn bản.
Văn bản đi thể hiện tình hình, phạm vi hoạt động, sự giao tiếp của Ngân hàng
với các đối tượng bên ngoài. Chính vì thế, văn bản đi phải thể hiện được tình hình phát
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 13
triển, quy mô, vị thế và còn giới thiệu cho các đối tượng biết về Ngân hàng.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
b. Nghiệp vụ lưu trữ :
Khái niệm:
Công tác lưu trữ là hoạt động giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có
giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra
cứu khi cần thiết.
Chức năng của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và
nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài
liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện
tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả
để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:
- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê.
- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Khái niệm: Theo Th. Bùi thị Thanh Nhàn( 2009 ):
Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính
để lưu trữ hay truyền đi về một chủ đề.
Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết
được nội dung của sự kiện đó.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 14
Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn
đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn
nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận
động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với
môi trường.
Vai trò của thông tin:
Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã
hội của con người. Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ
chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý,
thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động
của người lãnh đạo là các quyết định quản lý. Vì vậy, thông tin có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động quản lý.
Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà
quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình
của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời.
Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản
lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ
thống mạng thông tin nội bộ.
Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt
động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là
có ích cho việc ra quyết định hay giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo
đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được
cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ
quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống
văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 15
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan.
Đặc biệt thông tin cần thiết để:
Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan.
Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu
quả cao nhất.
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong
muốn đóng góp.
Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.2.1.6. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu
cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
1.3. Các yêu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng
Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng,
tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Trong
hoạt động văn phòng cũng chịu một vài yếu tố như :
Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn
đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòngMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 16
không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì
trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công
việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với
mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những
biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực
hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động,
đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân
viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất
nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người
lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng
hoàn thiện và phát triển.
Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng
của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng
chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động
văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính
vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh
hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét,
áp dụng kịp thời.
Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: nằm trong nghiệp vụ hành chính.
Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao.
Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh
hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm
việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn
phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 17
dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này
cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện
này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những
sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Các yếu tố môi trường làm việc gồm: y tế và phúc lợi, sự sạch sẽ trong văn
phòng, an toàn, yếu tố văn hóa tổ chức…
1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng
Hiệu quả hoạt động văn phòng , như trên đã nói, chịu tác động của nhiều
yếu tố trong nội bộ tổ chức hay từ môi trường bên ngoài. Trong đó, quản trị văn
phòng hay yếu tố quản lý, điều hành văn phòng đóng vai trò quyết định.
1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng
Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước hết cần hiểu rõ khái niệm
quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau (PGS. TS. Đồng Thị Thanh
Phương( 2008, tr. 18) :
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra.
Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để
thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn
tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học
để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị.
Từ đó có thể quan niệm : Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ
chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục
tiêu đã đặt ra.
1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín
người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời, tạo ra không khí làm việcMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 18
thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc.
Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách
khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại.
Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp
Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm
khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý, khoa học sẽ
giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục
những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến. Hiệu quả cách quản lý
điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản
kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp
của bộ phận văn phòng. Ngoài ra, công tác văn phòng cũng làm gắn kết mối quan hệ
giữa lãnh đạo với nhân viên để làm tăng tính đoàn kết trong văn phòng.
Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý,
truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Và lợi
thế về thông tin gúp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học,
phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi thế cho việc
tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp. Để làm được điều này điều này, phần lớn
phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng.
Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được
tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi
phí cho công tác văn phòng. Việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài
hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích
tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần
làm việc tập thể của mọi người.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 19
Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con
người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy
chế hoạt động.
Xây dựng môi trường văn hóa công sở có tính tích cực, cho phép tạo được
dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến
tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp.
Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công
và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác.
Tiểu kết chƣơng
Trên đây là một số cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong
cơ quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội
dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan
trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết.Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 20
Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG
Đặt vấn đề
Để thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng tại chi nhánh Ngân
hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng, trong chương
này sẽ tập trung nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại văn phòng Chi
nhánh như: nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, nghiệp
vụ lễ tân, tiếp khách… Từ đó, có thể rút ra được những ưu, nhược điểm và nguyên
nhân của những hạn chế đó để có những giải pháp kịp thời, hiệu quả để nâng cao
hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh. Chương này là căn cứ để đề ra các
biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở chương 3.
2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Thành phố Hải Phòng
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng
- Tên công ty: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng
- Tên quốc tế: Viet Nam Bank for Agriculture and Rural DevelopmentHai Phong Branch
- Địa chỉ: 283- Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng
- Điện thoại: 0313.728.901
- Fax: 0313.728.313
Nền kinh tế Việt Nam đang vững bước trong quá trình hội nhập và toàn cầu
hóa. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống Ngân hàng NNo&PTNT
nước ta cũng đang hoàn thiện và phát triển không ngừng.
Thực thi Nghị định số 53/HĐQT, Tổng giám đốc Ngân hàng nhà nước Việt
Nam có quyết định số 32/NH-QĐ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 21
mại quốc doanh. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 54N/NH-QĐ ngày
12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Trong hơn 20 năm qua, chi nhánh
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã phải trải
qua nhiều gia đoạn phát triển khác nhau với tên gọi và nhiệm vụ khác nhau theo
từng thời kì phát triển của đất nước: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn
Thành phố Hải Phòng(1988-1990). Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố
Hải Phòng( 1991-1996),
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành Phố Hải
Phòng (1996 đến nay).
Đối mặt với những khó khăn thách thức, ngay từ những ngày đầu mới thành
lập chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải
Phòng đã triển khai một số giải pháp nhằm chuyển hướng hoạt động, kiên quyết
thực thi các biện pháp một cách quyết liệt của từng thời kì theo chức năng, nhiệm
vụ phục vụ sự phát triển của đất nước nói chung và của Hải Phòng nói riêng. Cụ
thể là:
*Thời kỳ 1988-1990:
Chi nhánh được thành lập theo Quyết định số 54N/NH-QĐ ngày
12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với tên gọi là: Chi nhánh Ngân
hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng.
Về mạng lưới hoạt động, gồm có 1 chi nhánh Ngân hàng phát triển thành
phố và 9 chi nhánh Ngân hàng cơ sở( gồm chi nhánh Ngân hàng cấp huyện, khu
vực Cát Hải thị xã Kiến An, Đồ Sơn).
Về nhân sự, tổng số CBCNV có 816 người, trong đó 572 cán bộ nữ, 85 cán
bộ lãnh đạo, trình độ đại học và cao đẳng có 57 người (chiếm tỉ lệ 10,7%), trung
cấp 444 người (chiếm tỷ lệ 54,4%), sơ cấp và chưa qua đào tạo 285 người (chiếm
tỷ lệ 34,9%).Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 22
Khi mới thành lập, chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố
Hải Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn. Tuy
nhiên, trong thời kỳ này Chi nhánh cũng gặp nhiều khó khăn như địa bàn hoạt
động rộng lớn dàn trải ở tất cả các quận, huyện, thị xã và hải đảo, cơ sở vật chất kĩ
thuật lạc hậu, xuống cấp.
Đứng trước những khó khăn đó, chi nhánh đã triển khai thực hiện một số
biện pháp quyết liệt đó là: mở rộng mạng lưới, tinh giảm biên chế, nâng cao trình
độ nghiệp vụ, thể chế hoá hoạt động cho vay Hộ nông dân, tăng cường liên kết với
các tổ chức đoàn thể đặc biệt là Hội nông dân, Hội phụ nữ trong việc chuyển tải
vốn đến hội nông dân, mở rộng cho vay đa năng và kinh doanh đối ngoại, phát
triển quan hệ quốc tế. Kết quả hoạt động thời kì này về mạng lưới mở rộng thêm 9
điểm giao dịch đưa số điểm giao dịch toàn hệ thống lên 19 điểm.
*Thời kỳ 1990-1996:
Theo quyết định số 78/NH- QĐ ngày 16/10/1990 của Ngân hàng Nhà nước
Việt Nam về việc đổi tên của chi nhánh với tên gọi: Chi nhánh Ngân hàng Nông
nghiệp Thành phố Hải Phòng. Trong thời kỳ này cùng với sự phát triển của đất
nước Chi nhánh cũng đạt được một số thành tựu to lớn như:
Về mạng lưới, đến năm 1996 có 59 điểm giao dịch, tăng 49 điểm so với khi
thành lập tại nhiều vùng dân cư gồm 1 chi nhánh Ngân hàng thành phố, 9 ngân
hàng cấp huyện, 6 ngân hàng cấp 3, 4 phòng giao dịch và 39 bàn tiết kiệm.
Công tác huy động vốn: đến cuối năm 1996 có tổng nguồn vốn huy động đạt
348 tỷ đồng, tăng 300 tỷ, gấp 7,25 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình
quân giai đoạn 1990-1996 đạt 104% năm, nguồn vốn chủ yếu sau:
TG kho bạc nhà nước 11 tỷ đồng, tỷ trọng 3%
TG các TCKT 15 tỷ đồng, tỷ trọng 4%
TG tiết kiệm 144 tỷ đồng, tỷ trọng 41%
TG kỳ phiếu, trái phiếu 178 tỷ đồng, tỷ trọng 51%
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 23
Nguồn vốn ngoại tệ 672 ngàn USD, chưa cao song đó đáp ứng kịp thời nhu
cầu ngoại tệ đầu tư cho các doanh nghiệp hoạt động SXKD xuất nhập khẩu.
Tổng dư nợ đến cuối năm 1996 là 412 tỷ tăng 360 tỷ tăng gấp 8 lần so với
năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 117%/năm, trong
đó dư nợ cho vay
+ Ngắn hạn: 271 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 66%
+ Trung và ngắn hạn: 50 tỷ, chiếm tỷ trọng 12%
+ Dư nợ cho vay ngoại tệ quy đổi 25 tỷ, chiếm tỷ trọng 6%
+ Dư nợ cho vay ECIP 44 tỷ, chiếm tỷ trọng 11%
+ Dư nợ cho vay hộ cùng kiệt 22 tỷ, chiếm tỷ lệ 5%
Giai đoạn 1990-1996 chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Hải Phòng bước
đầu đã tạo ra những bước đột phá trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị
trường, đã mở ra được nhiều các sản phẩm dịch vụ và thu được kết quả tương đối
khả quan song trong giai đoạn này vẫn còn một số khó khăn như: nguồn vốn chưa
đáp ứng đủ nhu cầu vốn cho đầu tư, các hình thức huy động vốn còn đơn điệu….
*Giai đoạn 1996 đến nay:
Chi nhánh được đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố
Hải Phòng theo quyết định số 34/NH- QĐ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Thời kỳ này, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố
Hải Phòng xác định đây là thời kì cực kì khó khăn cần khắc phục, năm 1997-
1998 tốc độ phát triển kinh tế chậm lại do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài
chính Châu Á- Thái Bình Dương, thành phố Hải Phòng có nhiều doanh nghiệp
SXKD kém hiệu quả nợ ngân hàng không trả được. Để khắc phục những khó khăn
khách quan và chủ quan, từng bước lập lại sự ổn định trong hoạt động kinh doanh
đòi hỏi phải kiên quyết đổi mới mọi mặt hoạt động Ngân hàng, tăng cường chỉ đạo
điều hành trong toàn hệ thống. Bằng những giải pháp mang tính đột phá và cách
làm mới của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố HảiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 24
Phòng như tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ…đã giúp
phần giảm thiểu những khó khăn của ngân hàng trong giai đoạn này.
Về mạng lưới, cho đến cuối năm 2009 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Thành phố Hải Phòng có 45 điểm giao dịch.
Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của toàn hệ thống Ngân hàng, chi
nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng cũng không ngừng hoàn thiện mình, ngày càng đa
dạng hoá các nghiệp vụ và thực hiện nhiều dịch vụ ngân hàng mới để phục vụ
khách hàng tốt nhất. Kết quả đạt được của NHNo&PTNT Hải Phòng đạt đựơc
trong những năm vừa qua với hiệu quả năm sau cao hơn năm trước. Điều này thể
hiện tiềm năng phát triển, sự cố gắng không ngừng của NHNo&PTNT Hải Phòng.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng
Trải qua hơn 20 năm tồn tại và phát triển, Ngân hàng luôn đổi mới để hòa
mình vào cùng với sự phát triển của đất nước. Bằng việc sử dụng những hệ thống
điện tử hiện đại, an toàn và tin cậy, đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên
năng động, nhiệt tình, tận tụy, NHNo&PTNT Hải Phòng luôn cố gắng để trở thành
một trong những chi nhánh hoạt động hiệu quả nhất trong hệ thống NHNo&PTNT
cả nước. Cụ thể, Ngân hàng đă thực hiện những nhiệm vụ sau :
- Huy động vốn :
+ Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức cá nhân và tổ chức tín dụng
khác trong nước và nước ngoài dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi
có kỳ hạn và các loại khác bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ.
+ Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kì phiếu và giấy tờ có giá khác để
huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của
Ngân hàng Nông nghiệp.
+ Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của Chính phủ .
- Cho vay : Cho vay ngắn hạn, trung, dài hạn và các loại cho vay khác theo
quy định của NHNo
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 25
- Kinh doanh ngoại hối:
Huy động và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, tái
bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và dịch vụ khác về ngoại hối theo
chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, NHNN và NHNo
- Cung cấp dịch vụ thanh toán ngân qũy gồm:
+ Cung ứng các phương tiện thanh toán
+ Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng
+ Thực hiện các dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng
- Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác:
+ Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng bao gồm: Thu phát tiền mặt, mua bán
vàng, bạc ngoại tệ, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, két sắt, nhận bảo quản, cất
giữ, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, thẻ thanh toán, nhận uỷ
thác cho vay của các tổ chức tín dụng, tài chính, tổ chức cá nhân trong và ngoài
nước…và các dịch vụ được NHNN&NHNo cho phép.
+ Cầm cố chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo
quy định của NHNo.
+ Thực hiện dịch vụ cầm đồ theo quy định của pháp luật và quy định của
NHNo
+ Thực hiện đồng tài trợ, đầu mối tài trợ cấp tín dụng theo quy định và thực
hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại khác theo quy định của NHNo.
+ Bảo lãnh vay, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh
dự thầu, bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm…
+ Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và cơ sở đào tạo trên địa bàn do NHNo giao.
MỤC LỤC
TRANG
LỜI CẢM ƠN
CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 1
CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG .................................................................................................................... 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng .............................................................................. 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng ...................................................................................... 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng ............................................................................... 5
1.1.3.Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng ............................................................. 8
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ....................................................................... 8
1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan ........... 8
1.2.1.2. Xây dựng quy chế ........................................................................................ 9
1.2.1.3. Tổ chức hội họp.......................................................................................... 10
1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ....................................................................... 11
1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị.................................... 13
1.2.1.6. Công tác hậu cần ........................................................................................ 15
1.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng................................ 15
1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng............................................................... 17
1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng....................................................................... 17
1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng................................................................... 17
Tiểu kết chương....................................................................................................... 19
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiMột số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 73
Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH
NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH
PHỐ HẢI PHÒNG................................................................................................ 20
2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển ... 20
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng....... 20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh ........................................................... 24
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh ...................................................................... 26
2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm
2007-2009................................................................................................................ 29
2.2.1. Tình hình huy động vốn ................................................................................ 29
2.2.2. Dư nợ cho vay ............................................................................................... 30
2.2.3. Dư nợ quá hạn ............................................................................................... 32
2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng .............................. 33
2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng..................................... 33
2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng ........................................ 38
2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT..... 40
Hải Phòng................................................................................................................ 40
2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin .............................................................. 40
2.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ............................................................................ 45
2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư...................................................................................... 45
2.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ ....................................................................................... 54
2.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo........ 56
2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách.......................................................................... 57
2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi................................................. 58
2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp............................................................................ 59
2.5. Đánh giá tổng thể ............................................................................................. 60
Tiểu kết chương....................................................................................................... 61Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 74
Chƣơng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG ........................ 62
3.1. Định hướng chung............................................................................................ 62
3.2. Các giải pháp cụ thể ......................................................................................... 62
3.2.1. Giải pháp về nhân sự.................................................................................... 62
3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng ............................................ 63
3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc............................... 64
3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản.............. 65
3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ......................................................................... 65
3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp........................................................................ 66
3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo .. 66
3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp...................................................................... 67
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................. 71
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Last edited by a moderator: