Link tải miễn phí Luận văn: Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của thủ tướng chính phủ : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 03 01
Nhà xuất bản: ĐHKHXHNV.
Ngày: 2014
Miêu tả: 130 tr. + tóm tắt+đĩa mềm
Luận văn ThS. Lưu trữ -- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2014
MỤC LỤC
Mục............................................................................................................... Trang
Mở đầu ............................................................................................................04
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU XÂY DỰNG
DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA THỦ TƢỚNG ..................................................................................................14
1.1. Các thuật ngữ liên quan ............................................................... 14
1.1.1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ................................................... 14
1.1.2. Nội dung lập hồ sơ........................................................................ 15
1.1.3. Danh mục hồ sơ ............................................................................ 17
1.1.4. Chuẩn hóa hồ sơ............................................................................ 20
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng........................................... 30
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn, hoạt động của Thủ tƣớng ......................... 30
1.2.2. Cách thức giải quyết công việc của Thủ tƣớng ............................ 38
1.3. Sự cần thiết xây dựng Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng..................................................................... 41
1.4. Những yêu cầu, nguyên tắc cơ bản trong xây dựng Danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng .................... 42
1.4.1. Đảm bảo nguyên tắc pháp chế...................................................... 42
1.4.2. Phản ánh đúng nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng ................... 43
1.4.3. Đảm bảo tính đồng bộ và đồng thuận của các bên có liên quan .. 44
1.4.4. Đảm bảo tính khoa học, kỹ thuật.................................................. 45
1.4.5. Đảm bảo tính đơn giản, góp phần nâng cao chất lƣợng
và hiệu quả công việc............................................................................. 45
Tiểu kết chƣơng 1...........................................................................................462
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA
HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG................48
2.1. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ....... 48
2.1.1. Thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng............................................................... 48
2.1.2. Các dạng hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng......... 53
2.2. Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục và chuẩn
hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng................................ 56
2.2.1. Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ ........ 56
2.2.2. Thực trạng quy định pháp lý nhằm chuẩn hóa hồ sơ.................... 60
2.3. Thực trạng xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt
động của Thủ tƣớng ........................................................................................ 63
2.4. Thực trạng việc lập hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng................................................................................................................. 68
2.4.1. Tại các đơn vị thuộc VPCP........................................................... 68
2.4.2. Tại bộ phận giúp việc của Thủ tƣớng........................................... 69
2.4.3. Tại Phòng Lƣu trữ VPCP.............................................................. 70
2.5. Nhận xét .......................................................................................... 74
2.5.1. Những ƣu điểm ............................................................................. 74
2.5.2. Tồn tại, hạn chế............................................................................. 75
2.5.3. Nguyên nhân ................................................................................. 77
Tiểu kết chƣơng 2.................................................................................. 80
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi3
Chƣơng 3: CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG
DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA THỦ TƢỚNG ..................................................................................................81
3.1. Những giải pháp, kiến nghị........................................................... 81
3.1.1. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ
và cán bộ, công chức, viên chức............................................................. 81
3.1.2. Tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ
ở VPCP.............................................................................................................. 83
3.1.3. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản liên quan đến việc xây dựng
Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ..... 83
3.1.3. Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ và
tiêu chuẩn đo lƣờng, chất lƣợng........................................................................ 84
3.2. Đề xuất xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng.................................................................................................. 85
3.2.1. Các căn cứ xây dựng Danh mục hồ sơ ......................................... 85
3.2.2. Đề xuất quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ............................... 89
3.2.3. Đề xuất Khung đề mục của Danh mục hồ sơ ............................... 91
3.3. Đề xuất chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng ....................................................................................... 93
3.3.1. Xây dựng tiêu chuẩn về nội dung của hồ sơ................................. 93
3.3.2. Xây dựng tiêu chuẩn về hình thức của hồ sơ................................ 104
3.3.3. Phƣơng thức áp dụng tiêu chuẩn .................................................. 113
Tiểu kết chƣơng 3.................................................................................. 115
KẾT LUẬN.....................................................................................................117
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................123
PHỤ LỤC..................................................................................................... 1304
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Danh mục hồ sơ (DMHS) là một công cụ quan trọng giúp cán bộ, viên
chức lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc đƣợc chủ động, chính xác.
Giúp các cơ quan quản lý công việc và văn bản tài liệu của cơ quan đƣợc chặt
chẽ, khoa học. Đồng thời nó cũng là cơ sở để lựa chọn hồ sơ có giá trị giao nộp
vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều cơ quan việc
xây dựng danh mục hồ sơ chƣa đƣợc thực hiện, nếu đƣợc thực hiện thì chƣa thực
sự bài bản. Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tƣ số 07/2012/TT-BNV về
việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
cơ quan, thông tƣ này hƣớng dẫn khá chi tiết và đầy đủ về lập danh mục hồ sơ.
Mỗi cơ quan muốn thực hiện văn bản hƣớng dẫn có hiệu quả cần nghiên
cứu, đối chiếu các quy định, hƣớng dẫn với thực tiễn ở cơ quan mình. Từ đó lựa
chọn cách thức triển khai cho phù hợp. Văn phòng Chính phủ (VPCP) là cơ quan
tham mƣu, giúp việc của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ (Thủ tƣớng), có trách
nhiệm lập và quản lý hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng, một phần
hồ sơ hình thành trong hoạt động của Chính phủ và hồ sơ hình thành trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do vậy, thành phần hồ sơ hình
thành tại VPCP khá phức tạp. Muốn xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ cần có
sự nghiên cứu cụ thể.
Trong những năm gần đây, chuẩn hóa đƣợc coi là một yếu tố quan trọng
đảm bảo chất lƣợng, hiệu quả của bất cứ một lĩnh vực hoạt động nào. Trong lĩnh
vực văn thƣ, lƣu trữ, chuẩn hóa cũng đã đƣợc nhìn nhận và áp dụng. Từ những
thập niên 90 của thế kỷ XX, những ngƣời có trách nhiệm trong ngành văn thƣ,
lƣu trữ của Việt Nam đã nhận thức đƣợc sự cần thiết của chuẩn hóa thể hiện
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi5
bằng việc xây dựng một số tiêu chuẩn của ngành nhƣ: tiêu chuẩn về thuật ngữ
thể hiện trong Từ điển lƣu trữ Việt Nam, tiêu chuẩn bìa hồ sơ lƣu trữ…Nhƣng
cho đến nay, việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn chƣa thực sự phổ biến trong
các cơ quan, chƣa thực sự đƣợc coi là một vấn đề thiết yếu trên phạm vi toàn
ngành. Vì vậy, tác giả lựa chọn nghiên cứu về chuẩn hóa hồ sơ một trong những
nội dung quan trọng trong nội dung chuẩn hóa của ngành văn thƣ, lƣu trữ.
Thủ tƣớng Chính phủ là ngƣời đứng đầu Chính phủ, chịu trách nhiệm
trƣớc Quốc hội về hoạt động của Chính phủ và những nhiệm vụ đƣợc giao. Hoạt
động của Thủ tƣớng hình thành số lƣợng văn bản, tài liệu không nhỏ. Nếu sau
khi giải quyết xong, các văn bản này không đƣợc lập thành hồ sơ để bảo quản sẽ
rất khó tra tìm khi cần phục vụ yêu cầu sử dụng của, Chính phủ, Thủ tƣớng, Văn
phòng Chính phủ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Hơn nữa trong khối tài
liệu này có nhiều tài liệu chứa đựng những bí mật quốc gia, nếu bị thất lạc, mất
mát có thể ảnh hƣởng đến tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất
nƣớc. Chính vì vậy, việc xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng là việc làm cần thiết giúp VPCP quản lý chặt chẽ
hơn khối tài liệu này.
Hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng nếu đƣợc xây dựng danh
mục và chuẩn hóa sẽ tạo thuận lợi không nhỏ cho việc lập hồ sơ hiện hành, quản
lý và tra tìm văn bản, tài liệu đƣợc dễ dàng. Từ đó giúp nâng cao chất lƣợng và
hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức VPCP, nhất là bộ phận tham
mƣu, giúp việc của Thủ tƣớng, qua đó hỗ trợ Thủ tƣớng xử lý công việc hàng
ngày và điều hành các hoạt động của Chính phủ đƣợc nhanh chóng, chính xác.
Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Thủ tƣớng sẽ giúp công tác lập hồ sơ hiện thành đƣợc thực hiện tốt hơn. Văn thƣ6
dễ dàng chọn ra đƣợc những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử
để giao nộp đầy đủ và đúng hạn vào lƣu trữ cơ quan. Đồng thời, nếu hồ sơ đƣợc
lập tốt ở giai đoạn văn thƣ, sẽ tạo thuận lợi cho lƣu trữ cơ quan trong việc tổ
chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác. Nhờ vậy, sẽ
nâng cao đƣợc giá trị và chất lƣợng tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ.
Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành tài liệu hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng ở VPCP còn một số hạn chế nhƣ: chƣa có quy định cụ thể, chƣa
lập danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ còn theo ý chủ quan của cán bộ, công
chức, viên chức VPCP dẫn đến tình trạng hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ còn trong
tình trạng lộn xộn, tài liệu bị mất mát, thất lạc… Vì vậy, xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng là một yêu cầu cấp
thiết nhằm bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu quan trọng này.
Từ những lý do trên, tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “Xây dựng danh mục
và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Chính phủ”
làm đề tài luận văn thạc sỹ.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài nghiên cứu trên, tác giả nhằm các mục tiêu cơ bản sau:
Thứ nhất, đƣa ra đƣợc quy trình xây dựng danh mục hồ sơ, xây dựng đƣợc
Khung đề mục của Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Thứ hai, xây dựng tiêu chuẩn đối với hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Thủ tƣớng
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
+ Đối tƣợng nghiên cứu chính của đề tài bao gồm:
Nghiên cứu lý luận, các văn bản pháp lý về hồ sơ, lập hồ sơ, xây dựng
danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ làm cơ sở khảo sát thực tế.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi7
Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở
Văn phòng Chính phủ.
+ Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Trong đề tài này, chúng tui tiến hành nghiên cứu, khảo sát hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở vai trò là ngƣời đứng đầu Chính phủ
với những nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc Hiến pháp và pháp luật quy định, không
nghiên cứu những tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở cƣơng vị
khác nhƣ Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thƣ Ban cán sự Đảng Chính phủ,…
Chúng tui nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng (gồm các Phó Thủ tƣớng) do VPCP quản lý, trong giai đoạn từ năm 2006
đến 2013.
Đề tài thực hiện nghiên cứu chủ yếu đối với tài liệu giấy, không nghiên
cứu các tài liệu đặc thù nhƣ tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, chúng tui phải thực hiện các nhiệm
vụ cụ thể sau:
Thứ nhất, nghiên cứu lý luận chung về hồ sơ, danh mục hồ sơ và chuẩn
hóa hồ sơ; nghiên cứu các văn bản của nhà nƣớc, của VPCP liên quan đến xây
dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ.
Thứ hai, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng và tài
liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Thứ ba, nghiên cứu tình hình xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP.8
Thứ tƣ, trên cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu đƣa ra các giải pháp,
kiến nghị, đề xuất nhằm xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ở nhiều quốc gia trên thế giới, nhất là các nƣớc châu Âu nhƣ Pháp, Đức…
việc nghiên cứu về hồ sơ đã đƣợc tiến hành phổ biến từ thế kỷ XIX. Ở Việt Nam
thời Pháp thuộc đã có một số quy định liên quan đến hồ sơ. Việc lập hồ sơ đƣợc
giao cho các thƣ ký văn phòng của các công sở và lập hồ sơ hiện hành đƣợc xem
nhƣ là một công việc bắt buộc của các công sở trƣớc khi giao nộp vào lƣu trữ.
Ở nƣớc ta, sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, do hoàn cảnh chiến tranh
nên việc nghiên cứu về hồ sơ, chỉ đạo, hƣớng dẫn về lập hồ sơ còn thiếu. Đến
đầu thập niên 1960, sự ra đời của Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 đã đặt công
tác lập hồ sơ thành một nội dung quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ của
bộ máy nhà nƣớc. Từ đó đến nay nhiều văn bản, quy định, hƣớng dẫn về công
tác văn thƣ, lƣu trữ của Quốc hội, Chính phủ và cơ quan quản lý nhà nƣớc đã đề
cập đến vấn đề lập và quản lý hồ sơ.
Hồ sơ là đối tƣợng quan trọng của nghiệp vụ công tác văn thƣ và là đối
tƣợng chủ yếu trong hoạt động nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Do vậy, nó thu
hút sự quan tâm, nghiên cứu của nhiều nhà lƣu trữ học, nhiều cán bộ làm công
tác văn thƣ, lƣu trữ. Có nhiều luận văn thạc sỹ của học viên cao học khoa Lƣu
trữ và Quản trị Văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại
học Quốc gia Hà Nội cũng chọn đối tƣợng nghiên cứu là hồ sơ ở các cơ quan
Đảng, Nhà nƣớc. Có thể khái quát nhƣ sau:
Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến hồ sơ có các cuốn nhƣ: Lý luận và
phƣơng pháp công tác văn thƣ của tác giả Vƣơng Đình Quyền, xuất bản năm
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi9
2005; Nghiệp vụ công tác văn thƣ của Trƣờng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ
Văn phòng I, xuất bản năm 2001. ThS. Lê Thị Nguyệt Lƣu, Bài giảng môn Tiêu
chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ .Các tác phẩm này đều đƣa ra khái
niệm về hồ sơ, nội dung lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện
hành, một số khái niệm và tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành văn thƣ, lƣu
trữ.
Về luận văn thạc sĩ, có các đề tài nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp
lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn
thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, 2005); Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng
trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương – Thực trạng và giải pháp (Luận văn
thạc sĩ Trịnh Thị Hà, 2006); Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định
Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam (Luận
văn Thạc sĩ của Nguyễn Thị Trang Nhung, 2008);
Ngoài ra trên tạp chí ngành văn thƣ, lƣu trữ có nhiều bài viết của một số
tác giả nhƣ: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lƣu trữ hồ sơ, số
1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung; Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập
danh mục hồ sơ (Tập san Lƣu trữ hồ sơ số 1/1970) của tác giả Võ Chiến Thắng;
Bàn về hồ sơ hành chính và tiêu chuẩn hóa hồ sơ hành chính (Tạp chí Lƣu trữ
Việt Nam, số 4/2003) của Hoàng Minh Cƣờng; Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ
nộp lưu vào lưu trữ (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 02/2002) của Nguyễn Minh
Phƣơng; Bàn về chất lượng lập hồ sơ trong chỉnh lý (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam,
số 3/1994) của PGS. TS. Văn Tất Thu.
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đƣa ra những vấn đề cơ bản nhất
liên quan đến hồ sơ nhƣ: khái niệm về hồ sơ, công tác lập hồ sơ trong đó có xây
dựng danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, một số tiêu chuẩn10
quốc gia, tiêu chuẩn ngành liên quan đến hồ sơ. Các bài viết trên báo, tạp chí đã
đề cập đến công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, bàn về tiêu chuẩn, chất lƣợng
của hồ sơ…Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề liên quan đến hồ sơ đã đi sâu
nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hiện hành ở một số cơ quan, đã đƣa ra giải pháp
nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế cũng nhƣ đổi mới đối với công tác lập hồ
sơ hiện hành.
So với đề tài luận văn tác giả lựa chọn: xét về đối tƣợng nghiên cứu là “hồ
sơ” thì đã có nhiều giáo trình, nhiều luận văn và bài báo khoa học nghiên cứu về
hồ sơ. Xét về đặc tính nghiên cứu của đối tƣợng “hồ sơ” là xây dựng danh mục
hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ: về lập danh mục hồ sơ cũng đã đƣợc đề cập đến ở
phần lập hồ sơ hiện hành trong các giáo trình, bài giảng, một số bài báo, tạp chí
đã viết riêng về vấn đề này. Tuy nhiên, các tác phẩm này mới đề cập đến những
vấn đề chung nhất của lập danh mục hồ sơ, chƣa đi vào nghiên cứu việc lập danh
mục hồ sơ trong một cơ quan cụ thể. Một số đề tài Luận văn Thạc sĩ nghiên cứu
về xây dựng danh mục hồ sơ trong một cơ quan cụ thể nhƣ Ngân hàng Nhà nƣớc
Việt Nam, Sở Nội vụ. Tuy nhiên, các tác giả nghiên cứu theo hƣớng xây dựng
bảng danh mục hồ sơ mẫu hay xây dựng cấu trúc, cách sử dụng bản danh mục
hồ sơ. Còn đề tài nghiên cứu của chúng tui đi sâu nghiên cứu quy trình xây dựng
danh mục hồ sơ và khung đề mục của danh mục hồ sơ. Về vấn đề chuẩn hóa hồ
sơ thì hầu nhƣ chƣa đƣợc nghiên cứu cụ thể, mới dừng lại ở việc nghiên cứu sự
cần thiết phải chuẩn hóa, hay tiêu chuẩn đối với hồ sơ hành chính chung chung.
Về giới hạn không gian nghiên cứu là “hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng ở VPCP” thì chƣa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến. Từ những phân
tích trên đây, tác giả có thể khẳng định đề tài mình lựa chọn là hoàn toàn mới và
không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào đƣợc công bố trƣớc đây.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi11
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, chúng tui tiến hành khai thác tài liệu
từ các nguồn sau:
Các văn bản trên công báo, lƣu trữ hiện hành của VPCP: Các văn bản của
Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ nói chung công tác lập hồ sơ hiện hành
nói riêng; Các văn bản quy định về quy chế, lề lối làm việc của Chính phủ, quy
định về chức năng, nhiệm vụ của Thủ tƣớng…
Tài liệu ở VPCP: tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Phan
Văn Khải và Thủ tƣớng Nguyễn Tấn Dũng.
Bài viết trên tạp chí các trang web: tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, tạp chí Văn
thƣ Lƣu trữ… liên quan đến xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ.
Tài liệu từ phòng tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng nhƣ:
luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, các sách nghiên cứu về công tác lập danh
mục hồ sơ, tiêu chuẩn hóa hồ sơ.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng nhiều phƣơng pháp khác nhau, các
phƣơng pháp đƣợc vận dụng bổ trợ cho nhau trong quá trình giải quyết từng vấn
đề đặt ra trong luận văn. Cụ thể:
Phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lê Nin để có phƣơng pháp luận
khách quan, biện chứng về công tác xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP.
Phƣơng pháp khảo sát đƣợc vận dụng để khảo sát tình hình thực tế tài liệu
hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp đƣợc vận dụng để phân tích tình hình
thực tiễn cũng nhý các vấn ðề lý luận có liên quan….12
Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc sử dụng để lấy ý kiến của các cán bộ lƣu trữ
có kinh nghiệm ở VPCP.
8. Đóng góp của đề tài
Về mặt lý luận: đề tài đƣợc hoàn thành góp phần bổ sung lý luận về xây
dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Về mặt thực tiễn: kết quả nghiên cứu của đề tài có thể vận dụng để khắc
phục những tồn tại, hạn chế, nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành tài
liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng. Góp phần vào việc bảo quản an
toàn và sử dụng có hiệu quả một bộ phận tài liệu quan trọng thuộc thành phần
Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn đƣợc chia làm ba
chƣơng:
Chƣơng 1: Sự cần thiết và nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Nội dung chƣơng này trình bày những vấn đề lý luận cơ bản và những quy
định pháp lý về đối tƣợng nghiên cứu của đề tài. Đây là cơ sở quan trọng để thực
hiện đề tài nghiên cứu.
Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Ở chƣơng này, tác giả trình bày thực tế hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP và thực trạng xây dựng danh mục, chuẩn hóa
hồ sơ của Thủ tƣớng. Qua đó, tác giả rút ra những ƣu điểm, những tồn tại và
nguyên nhân của những tồn tại.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi13
Chƣơng 3: Các giải pháp, kiến nghị, đề xuất xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý ở chƣơng 1 và thực trạng ở
chƣơng 2, tác giả nghiên cứu đƣa ra những giải pháp, kiến nghị, đề xuất nhằm
xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng ở VPCP.14
Chƣơng 1
SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU
XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ
HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG
1.1. Các thuật ngữ liên quan
1.1.1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ
a) Khái niệm về hồ sơ
Theo Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về
Luật Lƣu trữ thì thuật ngữ hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “Hồ sơ là một tập tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc
có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [19, tr2]
Còn theo giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của tác giả
Vƣơng Đình Quyền (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005) thì định
nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hay một văn bản) có liên quan về một vấn đề,
sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó
hay đƣợc kết hợp lại do có những đặc điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng
loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[39, tr 333].
Hai định nghĩa trên về hồ sơ tuy có khác nhau về cách diễn giải, nhƣng về
cơ bản là giống nhau. Trong đề tài này, chúng tui nghiên cứu hồ sơ với cả hai
khía cạnh: Hồ sơ là một tập văn bản (hay một văn bản), tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hay hồ sơ là một tập văn
bản, tài liệu có một (hay một số) đặc điểm giống nhau về hình thức nhƣ: tên
loại, tác giả; thời gian ban hành hay những đặc điểm khác.
b) Khái niệm về lập hồ sơ
nhất ý kiến của các thành viên tham gia họp, đây là căn cứ pháp lý để cơ quan, tổ
chức, cá nhân giải quyết công việc sau cuộc họp.
c) Nhóm hồ sơ cá nhân
Thành phần văn bản, tài liệu của dạng hồ sơ này chủ yếu là các văn bản
rời lẻ, có đặc điểm chung về hình thức văn bản, tài liệu chủ yếu là đặc điểm
chung về tên gọi, tác giả. Ví dụ hồ sơ:
- Tập thƣ chúc mừng, thăm hỏi, thƣ khen của Thủ tƣớng gửi các tập thể,
cá nhân trong nƣớc. Năm 2009
Thành phần hồ sơ này là toàn bộ thƣ chúc mừng, thƣ thăm hỏi, thƣ khen
của Thủ tƣớng gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong nƣớc năm
2009. Nếu hồ sơ dày quá quy định thì đƣợc phân thành các đơn vị bảo quản và
đƣợc ghi số tập từ 01 đến hết.
3.3.1.2. Yêu cầu về giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu trong hồ sơ
Giá trị pháp lý của hồ sơ có thể đƣợc xét trên hai mặt: giá trị pháp lý về
mặt nội dung hồ sơ và giá trị pháp lý về mặt hình thức của hồ sơ.
Giá trị pháp lý về mặt nội dung của hồ sơ thể hiện ở giá trị pháp lý của nội
dung văn bản, tài liệu trong hồ sơ và nội dung toàn bộ sự việc trong hồ sơ. Giá trị
pháp lý xét ở mặt này thuộc lĩnh vực chuyên môn của từng ngành, từng lĩnh vực.
Vì vậy, chúng ta có thể đƣa ra một yêu cầu chung là nội dung sự việc trong hồ sơ
phải tuân thủ các quy định của nhà nƣớc và không đƣợc trái các quy định pháp
luật khác có liên quan. Giá trị pháp lý về mặt nội dung của hồ sơ do các cơ
quan, tổ chức, cá nhân trình, kiến nghị, đề nghị sự việc, Vụ chuyên ngành của
VPCP trình giải quyết sự việc chịu trách nhiệm.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
Nhà xuất bản: ĐHKHXHNV.
Ngày: 2014
Miêu tả: 130 tr. + tóm tắt+đĩa mềm
Luận văn ThS. Lưu trữ -- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2014
MỤC LỤC
Mục............................................................................................................... Trang
Mở đầu ............................................................................................................04
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU XÂY DỰNG
DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA THỦ TƢỚNG ..................................................................................................14
1.1. Các thuật ngữ liên quan ............................................................... 14
1.1.1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ................................................... 14
1.1.2. Nội dung lập hồ sơ........................................................................ 15
1.1.3. Danh mục hồ sơ ............................................................................ 17
1.1.4. Chuẩn hóa hồ sơ............................................................................ 20
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng........................................... 30
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn, hoạt động của Thủ tƣớng ......................... 30
1.2.2. Cách thức giải quyết công việc của Thủ tƣớng ............................ 38
1.3. Sự cần thiết xây dựng Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng..................................................................... 41
1.4. Những yêu cầu, nguyên tắc cơ bản trong xây dựng Danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng .................... 42
1.4.1. Đảm bảo nguyên tắc pháp chế...................................................... 42
1.4.2. Phản ánh đúng nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng ................... 43
1.4.3. Đảm bảo tính đồng bộ và đồng thuận của các bên có liên quan .. 44
1.4.4. Đảm bảo tính khoa học, kỹ thuật.................................................. 45
1.4.5. Đảm bảo tính đơn giản, góp phần nâng cao chất lƣợng
và hiệu quả công việc............................................................................. 45
Tiểu kết chƣơng 1...........................................................................................462
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA
HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG................48
2.1. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ....... 48
2.1.1. Thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng............................................................... 48
2.1.2. Các dạng hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng......... 53
2.2. Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục và chuẩn
hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng................................ 56
2.2.1. Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ ........ 56
2.2.2. Thực trạng quy định pháp lý nhằm chuẩn hóa hồ sơ.................... 60
2.3. Thực trạng xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt
động của Thủ tƣớng ........................................................................................ 63
2.4. Thực trạng việc lập hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng................................................................................................................. 68
2.4.1. Tại các đơn vị thuộc VPCP........................................................... 68
2.4.2. Tại bộ phận giúp việc của Thủ tƣớng........................................... 69
2.4.3. Tại Phòng Lƣu trữ VPCP.............................................................. 70
2.5. Nhận xét .......................................................................................... 74
2.5.1. Những ƣu điểm ............................................................................. 74
2.5.2. Tồn tại, hạn chế............................................................................. 75
2.5.3. Nguyên nhân ................................................................................. 77
Tiểu kết chƣơng 2.................................................................................. 80
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi3
Chƣơng 3: CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG
DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA THỦ TƢỚNG ..................................................................................................81
3.1. Những giải pháp, kiến nghị........................................................... 81
3.1.1. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ
và cán bộ, công chức, viên chức............................................................. 81
3.1.2. Tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ
ở VPCP.............................................................................................................. 83
3.1.3. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản liên quan đến việc xây dựng
Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ..... 83
3.1.3. Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ và
tiêu chuẩn đo lƣờng, chất lƣợng........................................................................ 84
3.2. Đề xuất xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng.................................................................................................. 85
3.2.1. Các căn cứ xây dựng Danh mục hồ sơ ......................................... 85
3.2.2. Đề xuất quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ............................... 89
3.2.3. Đề xuất Khung đề mục của Danh mục hồ sơ ............................... 91
3.3. Đề xuất chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng ....................................................................................... 93
3.3.1. Xây dựng tiêu chuẩn về nội dung của hồ sơ................................. 93
3.3.2. Xây dựng tiêu chuẩn về hình thức của hồ sơ................................ 104
3.3.3. Phƣơng thức áp dụng tiêu chuẩn .................................................. 113
Tiểu kết chƣơng 3.................................................................................. 115
KẾT LUẬN.....................................................................................................117
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................123
PHỤ LỤC..................................................................................................... 1304
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Danh mục hồ sơ (DMHS) là một công cụ quan trọng giúp cán bộ, viên
chức lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc đƣợc chủ động, chính xác.
Giúp các cơ quan quản lý công việc và văn bản tài liệu của cơ quan đƣợc chặt
chẽ, khoa học. Đồng thời nó cũng là cơ sở để lựa chọn hồ sơ có giá trị giao nộp
vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều cơ quan việc
xây dựng danh mục hồ sơ chƣa đƣợc thực hiện, nếu đƣợc thực hiện thì chƣa thực
sự bài bản. Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tƣ số 07/2012/TT-BNV về
việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
cơ quan, thông tƣ này hƣớng dẫn khá chi tiết và đầy đủ về lập danh mục hồ sơ.
Mỗi cơ quan muốn thực hiện văn bản hƣớng dẫn có hiệu quả cần nghiên
cứu, đối chiếu các quy định, hƣớng dẫn với thực tiễn ở cơ quan mình. Từ đó lựa
chọn cách thức triển khai cho phù hợp. Văn phòng Chính phủ (VPCP) là cơ quan
tham mƣu, giúp việc của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ (Thủ tƣớng), có trách
nhiệm lập và quản lý hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng, một phần
hồ sơ hình thành trong hoạt động của Chính phủ và hồ sơ hình thành trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do vậy, thành phần hồ sơ hình
thành tại VPCP khá phức tạp. Muốn xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ cần có
sự nghiên cứu cụ thể.
Trong những năm gần đây, chuẩn hóa đƣợc coi là một yếu tố quan trọng
đảm bảo chất lƣợng, hiệu quả của bất cứ một lĩnh vực hoạt động nào. Trong lĩnh
vực văn thƣ, lƣu trữ, chuẩn hóa cũng đã đƣợc nhìn nhận và áp dụng. Từ những
thập niên 90 của thế kỷ XX, những ngƣời có trách nhiệm trong ngành văn thƣ,
lƣu trữ của Việt Nam đã nhận thức đƣợc sự cần thiết của chuẩn hóa thể hiện
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi5
bằng việc xây dựng một số tiêu chuẩn của ngành nhƣ: tiêu chuẩn về thuật ngữ
thể hiện trong Từ điển lƣu trữ Việt Nam, tiêu chuẩn bìa hồ sơ lƣu trữ…Nhƣng
cho đến nay, việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn chƣa thực sự phổ biến trong
các cơ quan, chƣa thực sự đƣợc coi là một vấn đề thiết yếu trên phạm vi toàn
ngành. Vì vậy, tác giả lựa chọn nghiên cứu về chuẩn hóa hồ sơ một trong những
nội dung quan trọng trong nội dung chuẩn hóa của ngành văn thƣ, lƣu trữ.
Thủ tƣớng Chính phủ là ngƣời đứng đầu Chính phủ, chịu trách nhiệm
trƣớc Quốc hội về hoạt động của Chính phủ và những nhiệm vụ đƣợc giao. Hoạt
động của Thủ tƣớng hình thành số lƣợng văn bản, tài liệu không nhỏ. Nếu sau
khi giải quyết xong, các văn bản này không đƣợc lập thành hồ sơ để bảo quản sẽ
rất khó tra tìm khi cần phục vụ yêu cầu sử dụng của, Chính phủ, Thủ tƣớng, Văn
phòng Chính phủ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Hơn nữa trong khối tài
liệu này có nhiều tài liệu chứa đựng những bí mật quốc gia, nếu bị thất lạc, mất
mát có thể ảnh hƣởng đến tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất
nƣớc. Chính vì vậy, việc xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng là việc làm cần thiết giúp VPCP quản lý chặt chẽ
hơn khối tài liệu này.
Hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng nếu đƣợc xây dựng danh
mục và chuẩn hóa sẽ tạo thuận lợi không nhỏ cho việc lập hồ sơ hiện hành, quản
lý và tra tìm văn bản, tài liệu đƣợc dễ dàng. Từ đó giúp nâng cao chất lƣợng và
hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức VPCP, nhất là bộ phận tham
mƣu, giúp việc của Thủ tƣớng, qua đó hỗ trợ Thủ tƣớng xử lý công việc hàng
ngày và điều hành các hoạt động của Chính phủ đƣợc nhanh chóng, chính xác.
Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Thủ tƣớng sẽ giúp công tác lập hồ sơ hiện thành đƣợc thực hiện tốt hơn. Văn thƣ6
dễ dàng chọn ra đƣợc những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử
để giao nộp đầy đủ và đúng hạn vào lƣu trữ cơ quan. Đồng thời, nếu hồ sơ đƣợc
lập tốt ở giai đoạn văn thƣ, sẽ tạo thuận lợi cho lƣu trữ cơ quan trong việc tổ
chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác. Nhờ vậy, sẽ
nâng cao đƣợc giá trị và chất lƣợng tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ.
Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành tài liệu hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng ở VPCP còn một số hạn chế nhƣ: chƣa có quy định cụ thể, chƣa
lập danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ còn theo ý chủ quan của cán bộ, công
chức, viên chức VPCP dẫn đến tình trạng hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ còn trong
tình trạng lộn xộn, tài liệu bị mất mát, thất lạc… Vì vậy, xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng là một yêu cầu cấp
thiết nhằm bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu quan trọng này.
Từ những lý do trên, tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “Xây dựng danh mục
và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Chính phủ”
làm đề tài luận văn thạc sỹ.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài nghiên cứu trên, tác giả nhằm các mục tiêu cơ bản sau:
Thứ nhất, đƣa ra đƣợc quy trình xây dựng danh mục hồ sơ, xây dựng đƣợc
Khung đề mục của Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Thứ hai, xây dựng tiêu chuẩn đối với hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Thủ tƣớng
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
+ Đối tƣợng nghiên cứu chính của đề tài bao gồm:
Nghiên cứu lý luận, các văn bản pháp lý về hồ sơ, lập hồ sơ, xây dựng
danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ làm cơ sở khảo sát thực tế.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi7
Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở
Văn phòng Chính phủ.
+ Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Trong đề tài này, chúng tui tiến hành nghiên cứu, khảo sát hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở vai trò là ngƣời đứng đầu Chính phủ
với những nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc Hiến pháp và pháp luật quy định, không
nghiên cứu những tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở cƣơng vị
khác nhƣ Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thƣ Ban cán sự Đảng Chính phủ,…
Chúng tui nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng (gồm các Phó Thủ tƣớng) do VPCP quản lý, trong giai đoạn từ năm 2006
đến 2013.
Đề tài thực hiện nghiên cứu chủ yếu đối với tài liệu giấy, không nghiên
cứu các tài liệu đặc thù nhƣ tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, chúng tui phải thực hiện các nhiệm
vụ cụ thể sau:
Thứ nhất, nghiên cứu lý luận chung về hồ sơ, danh mục hồ sơ và chuẩn
hóa hồ sơ; nghiên cứu các văn bản của nhà nƣớc, của VPCP liên quan đến xây
dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ.
Thứ hai, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng và tài
liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Thứ ba, nghiên cứu tình hình xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP.8
Thứ tƣ, trên cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu đƣa ra các giải pháp,
kiến nghị, đề xuất nhằm xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ở nhiều quốc gia trên thế giới, nhất là các nƣớc châu Âu nhƣ Pháp, Đức…
việc nghiên cứu về hồ sơ đã đƣợc tiến hành phổ biến từ thế kỷ XIX. Ở Việt Nam
thời Pháp thuộc đã có một số quy định liên quan đến hồ sơ. Việc lập hồ sơ đƣợc
giao cho các thƣ ký văn phòng của các công sở và lập hồ sơ hiện hành đƣợc xem
nhƣ là một công việc bắt buộc của các công sở trƣớc khi giao nộp vào lƣu trữ.
Ở nƣớc ta, sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, do hoàn cảnh chiến tranh
nên việc nghiên cứu về hồ sơ, chỉ đạo, hƣớng dẫn về lập hồ sơ còn thiếu. Đến
đầu thập niên 1960, sự ra đời của Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 đã đặt công
tác lập hồ sơ thành một nội dung quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ của
bộ máy nhà nƣớc. Từ đó đến nay nhiều văn bản, quy định, hƣớng dẫn về công
tác văn thƣ, lƣu trữ của Quốc hội, Chính phủ và cơ quan quản lý nhà nƣớc đã đề
cập đến vấn đề lập và quản lý hồ sơ.
Hồ sơ là đối tƣợng quan trọng của nghiệp vụ công tác văn thƣ và là đối
tƣợng chủ yếu trong hoạt động nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Do vậy, nó thu
hút sự quan tâm, nghiên cứu của nhiều nhà lƣu trữ học, nhiều cán bộ làm công
tác văn thƣ, lƣu trữ. Có nhiều luận văn thạc sỹ của học viên cao học khoa Lƣu
trữ và Quản trị Văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại
học Quốc gia Hà Nội cũng chọn đối tƣợng nghiên cứu là hồ sơ ở các cơ quan
Đảng, Nhà nƣớc. Có thể khái quát nhƣ sau:
Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến hồ sơ có các cuốn nhƣ: Lý luận và
phƣơng pháp công tác văn thƣ của tác giả Vƣơng Đình Quyền, xuất bản năm
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi9
2005; Nghiệp vụ công tác văn thƣ của Trƣờng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ
Văn phòng I, xuất bản năm 2001. ThS. Lê Thị Nguyệt Lƣu, Bài giảng môn Tiêu
chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ .Các tác phẩm này đều đƣa ra khái
niệm về hồ sơ, nội dung lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện
hành, một số khái niệm và tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành văn thƣ, lƣu
trữ.
Về luận văn thạc sĩ, có các đề tài nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp
lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn
thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, 2005); Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng
trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương – Thực trạng và giải pháp (Luận văn
thạc sĩ Trịnh Thị Hà, 2006); Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định
Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam (Luận
văn Thạc sĩ của Nguyễn Thị Trang Nhung, 2008);
Ngoài ra trên tạp chí ngành văn thƣ, lƣu trữ có nhiều bài viết của một số
tác giả nhƣ: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lƣu trữ hồ sơ, số
1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung; Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập
danh mục hồ sơ (Tập san Lƣu trữ hồ sơ số 1/1970) của tác giả Võ Chiến Thắng;
Bàn về hồ sơ hành chính và tiêu chuẩn hóa hồ sơ hành chính (Tạp chí Lƣu trữ
Việt Nam, số 4/2003) của Hoàng Minh Cƣờng; Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ
nộp lưu vào lưu trữ (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 02/2002) của Nguyễn Minh
Phƣơng; Bàn về chất lượng lập hồ sơ trong chỉnh lý (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam,
số 3/1994) của PGS. TS. Văn Tất Thu.
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đƣa ra những vấn đề cơ bản nhất
liên quan đến hồ sơ nhƣ: khái niệm về hồ sơ, công tác lập hồ sơ trong đó có xây
dựng danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, một số tiêu chuẩn10
quốc gia, tiêu chuẩn ngành liên quan đến hồ sơ. Các bài viết trên báo, tạp chí đã
đề cập đến công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, bàn về tiêu chuẩn, chất lƣợng
của hồ sơ…Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề liên quan đến hồ sơ đã đi sâu
nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hiện hành ở một số cơ quan, đã đƣa ra giải pháp
nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế cũng nhƣ đổi mới đối với công tác lập hồ
sơ hiện hành.
So với đề tài luận văn tác giả lựa chọn: xét về đối tƣợng nghiên cứu là “hồ
sơ” thì đã có nhiều giáo trình, nhiều luận văn và bài báo khoa học nghiên cứu về
hồ sơ. Xét về đặc tính nghiên cứu của đối tƣợng “hồ sơ” là xây dựng danh mục
hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ: về lập danh mục hồ sơ cũng đã đƣợc đề cập đến ở
phần lập hồ sơ hiện hành trong các giáo trình, bài giảng, một số bài báo, tạp chí
đã viết riêng về vấn đề này. Tuy nhiên, các tác phẩm này mới đề cập đến những
vấn đề chung nhất của lập danh mục hồ sơ, chƣa đi vào nghiên cứu việc lập danh
mục hồ sơ trong một cơ quan cụ thể. Một số đề tài Luận văn Thạc sĩ nghiên cứu
về xây dựng danh mục hồ sơ trong một cơ quan cụ thể nhƣ Ngân hàng Nhà nƣớc
Việt Nam, Sở Nội vụ. Tuy nhiên, các tác giả nghiên cứu theo hƣớng xây dựng
bảng danh mục hồ sơ mẫu hay xây dựng cấu trúc, cách sử dụng bản danh mục
hồ sơ. Còn đề tài nghiên cứu của chúng tui đi sâu nghiên cứu quy trình xây dựng
danh mục hồ sơ và khung đề mục của danh mục hồ sơ. Về vấn đề chuẩn hóa hồ
sơ thì hầu nhƣ chƣa đƣợc nghiên cứu cụ thể, mới dừng lại ở việc nghiên cứu sự
cần thiết phải chuẩn hóa, hay tiêu chuẩn đối với hồ sơ hành chính chung chung.
Về giới hạn không gian nghiên cứu là “hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng ở VPCP” thì chƣa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến. Từ những phân
tích trên đây, tác giả có thể khẳng định đề tài mình lựa chọn là hoàn toàn mới và
không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào đƣợc công bố trƣớc đây.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi11
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, chúng tui tiến hành khai thác tài liệu
từ các nguồn sau:
Các văn bản trên công báo, lƣu trữ hiện hành của VPCP: Các văn bản của
Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ nói chung công tác lập hồ sơ hiện hành
nói riêng; Các văn bản quy định về quy chế, lề lối làm việc của Chính phủ, quy
định về chức năng, nhiệm vụ của Thủ tƣớng…
Tài liệu ở VPCP: tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Phan
Văn Khải và Thủ tƣớng Nguyễn Tấn Dũng.
Bài viết trên tạp chí các trang web: tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, tạp chí Văn
thƣ Lƣu trữ… liên quan đến xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ.
Tài liệu từ phòng tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng nhƣ:
luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, các sách nghiên cứu về công tác lập danh
mục hồ sơ, tiêu chuẩn hóa hồ sơ.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng nhiều phƣơng pháp khác nhau, các
phƣơng pháp đƣợc vận dụng bổ trợ cho nhau trong quá trình giải quyết từng vấn
đề đặt ra trong luận văn. Cụ thể:
Phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lê Nin để có phƣơng pháp luận
khách quan, biện chứng về công tác xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP.
Phƣơng pháp khảo sát đƣợc vận dụng để khảo sát tình hình thực tế tài liệu
hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp đƣợc vận dụng để phân tích tình hình
thực tiễn cũng nhý các vấn ðề lý luận có liên quan….12
Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc sử dụng để lấy ý kiến của các cán bộ lƣu trữ
có kinh nghiệm ở VPCP.
8. Đóng góp của đề tài
Về mặt lý luận: đề tài đƣợc hoàn thành góp phần bổ sung lý luận về xây
dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Về mặt thực tiễn: kết quả nghiên cứu của đề tài có thể vận dụng để khắc
phục những tồn tại, hạn chế, nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành tài
liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng. Góp phần vào việc bảo quản an
toàn và sử dụng có hiệu quả một bộ phận tài liệu quan trọng thuộc thành phần
Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn đƣợc chia làm ba
chƣơng:
Chƣơng 1: Sự cần thiết và nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Nội dung chƣơng này trình bày những vấn đề lý luận cơ bản và những quy
định pháp lý về đối tƣợng nghiên cứu của đề tài. Đây là cơ sở quan trọng để thực
hiện đề tài nghiên cứu.
Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Ở chƣơng này, tác giả trình bày thực tế hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP và thực trạng xây dựng danh mục, chuẩn hóa
hồ sơ của Thủ tƣớng. Qua đó, tác giả rút ra những ƣu điểm, những tồn tại và
nguyên nhân của những tồn tại.
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phi13
Chƣơng 3: Các giải pháp, kiến nghị, đề xuất xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý ở chƣơng 1 và thực trạng ở
chƣơng 2, tác giả nghiên cứu đƣa ra những giải pháp, kiến nghị, đề xuất nhằm
xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng ở VPCP.14
Chƣơng 1
SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU
XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ
HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG
1.1. Các thuật ngữ liên quan
1.1.1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ
a) Khái niệm về hồ sơ
Theo Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về
Luật Lƣu trữ thì thuật ngữ hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “Hồ sơ là một tập tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc
có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [19, tr2]
Còn theo giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của tác giả
Vƣơng Đình Quyền (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005) thì định
nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hay một văn bản) có liên quan về một vấn đề,
sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó
hay đƣợc kết hợp lại do có những đặc điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng
loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[39, tr 333].
Hai định nghĩa trên về hồ sơ tuy có khác nhau về cách diễn giải, nhƣng về
cơ bản là giống nhau. Trong đề tài này, chúng tui nghiên cứu hồ sơ với cả hai
khía cạnh: Hồ sơ là một tập văn bản (hay một văn bản), tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hay hồ sơ là một tập văn
bản, tài liệu có một (hay một số) đặc điểm giống nhau về hình thức nhƣ: tên
loại, tác giả; thời gian ban hành hay những đặc điểm khác.
b) Khái niệm về lập hồ sơ
nhất ý kiến của các thành viên tham gia họp, đây là căn cứ pháp lý để cơ quan, tổ
chức, cá nhân giải quyết công việc sau cuộc họp.
c) Nhóm hồ sơ cá nhân
Thành phần văn bản, tài liệu của dạng hồ sơ này chủ yếu là các văn bản
rời lẻ, có đặc điểm chung về hình thức văn bản, tài liệu chủ yếu là đặc điểm
chung về tên gọi, tác giả. Ví dụ hồ sơ:
- Tập thƣ chúc mừng, thăm hỏi, thƣ khen của Thủ tƣớng gửi các tập thể,
cá nhân trong nƣớc. Năm 2009
Thành phần hồ sơ này là toàn bộ thƣ chúc mừng, thƣ thăm hỏi, thƣ khen
của Thủ tƣớng gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong nƣớc năm
2009. Nếu hồ sơ dày quá quy định thì đƣợc phân thành các đơn vị bảo quản và
đƣợc ghi số tập từ 01 đến hết.
3.3.1.2. Yêu cầu về giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu trong hồ sơ
Giá trị pháp lý của hồ sơ có thể đƣợc xét trên hai mặt: giá trị pháp lý về
mặt nội dung hồ sơ và giá trị pháp lý về mặt hình thức của hồ sơ.
Giá trị pháp lý về mặt nội dung của hồ sơ thể hiện ở giá trị pháp lý của nội
dung văn bản, tài liệu trong hồ sơ và nội dung toàn bộ sự việc trong hồ sơ. Giá trị
pháp lý xét ở mặt này thuộc lĩnh vực chuyên môn của từng ngành, từng lĩnh vực.
Vì vậy, chúng ta có thể đƣa ra một yêu cầu chung là nội dung sự việc trong hồ sơ
phải tuân thủ các quy định của nhà nƣớc và không đƣợc trái các quy định pháp
luật khác có liên quan. Giá trị pháp lý về mặt nội dung của hồ sơ do các cơ
quan, tổ chức, cá nhân trình, kiến nghị, đề nghị sự việc, Vụ chuyên ngành của
VPCP trình giải quyết sự việc chịu trách nhiệm.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Last edited by a moderator: