Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị nguyên, vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng.
Ngoài ra, để giảm bớt số lượng chủng loại chứng từ phải quản lý, Công ty có sử dụng một loại chứng từ riêng do Công ty phát hành cho các nghiệp vụ có liên quan, đó là Phiếu lĩnh vật tư. Các chứng từ đặc thù của Công ty được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuân theo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền.
Sổ sách được sử dụng chủ yếu là thẻ kho, sổ chi tiết nguyên, vật liệu, bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, dụng cụ.
Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu theo số lượng.
Sổ chi tiết nguyên, vật liệu dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn dùng để tính ra tổng số nguyên, vật liệu tồn cuối tháng. Bảng này được lập chung cho tất cả các loại nguyên, vật liệu và lập theo từng tháng.
Trình tự luân chuyển chứng từ và quá trình hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu ở Công ty được khái quát theo qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.1
Trình tự kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần
Chế tạo biến thế và Vật liệu điện Hà Nội.
Thẻ kho
Thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
Nhập-Xuất-Tồn
Sổ kế toán
tổng hợp
Phiếu
nhập kho
Phiếu
xuất kho
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và tại phòng kế toán được thực hiện cụ thể như sau:
2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho.
Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài, các thủ tục được tiến hành như sau:
Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng Vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng nguyên, vật liệu và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ nguyên, vật liệu. Dựa trên kế hoạch cung ứng nguyên, vật liệu, phòng Vật tư lấy báo giá nguyên, vật liệu, lập bảng dự trù mua nguyên, vật liệu và chuyển qua Giám đốc hay Phó giám đốc sản xuất duyệt, xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng Tài vụ. Như vậy, phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng, thu mua, dự trữ và cung cấp nguyên, vật liệu cho các bộ phận sử dụng.
Việc thu mua nguyên, vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hay Công ty trả theo hình thức trả chậm.
Sau khi việc mua bán giữa hai bên được thoả thuận, cán bộ phòng Vật tư phụ trách việc mua nguyên, vật liệu sẽ mang hoá đơn giá trị gia tăng về để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 01) là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên, vật liệu, số liệu trên hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2.
Toàn bộ số nguyên, vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận lập biên bản giao nhận vật tư và cho nhập kho toàn bộ số nguyên, vật liệu, đồng thời cán bộ phòng Vật tư sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên, vật liệu thực nhập. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo hóa đơn giá trị gia tăng, đơn giá của từng loại nguyên, vật liệu. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hay người được ủy quyền), trưởng phòng Vật tư, người giao hàng, thủ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng để luân chuyển nội bộ và liên 3 được lưu ở kho.
Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu từ nguồn gia công chế biến, khi nguyên, vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho và cán bộ phòng Vật tư lập phiếu nhập kho. Trong trường hợp này các chứng từ sử dụng có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài.
Biểu số 01: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
KQ/2008B
0075836
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 17 tháng 9 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt
Địa chỉ: 46 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0101842115
Họ tên người mua hàng: Bà Phạm Thị Tuyết
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội
Địa chỉ: Số 11 đường K2, thị trấn Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100779340
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3 = 1 x 2
1
Bia cách điện 0,5 ly
Kg
275
29.000
7.975.000
2
Điều chỉnh Pháp 712250
Cái
21
491.000
10.311.000
Cộng tiền hàng: 18.286.000
Thuế suất GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT: 1.828.600
Tổng cộng tiền thanh toán: 20.114.600
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm mười bốn nghìn sáu trăm đồng
Người mua hàng
Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, đóng dấu, họ tên)
Đối với các nghiệp vụ xuất kho, tại Công ty, các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công thì nhập lại kho của Công ty.
Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu đề nghị lĩnh vật tư (Biểu số 02). Phiếu này phải được Giám đốc hay Phó Giám đốc sản xuất phê chuẩn và có vai trò như lệnh xuất kho. Phiếu này được lập thành hai liên, một liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho phòng Vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho.
Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư, cán bộ cung ứng nguyên, vật liệu ở phòng Vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên, liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ, bảo quản và lưu trữ, liên 3 do người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cột đơn giá và thành tiền của phiếu xuất kho được bỏ trống do Công ty tính giá nguyên, vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chưa tính ngay được giá xuất nguyên, vật liệu. Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại nguyên, vật liệu thì máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu trong tháng, đồng thời kế toán nguyên, vật liệu tiến hành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào phiếu xuất kho đã nhận được trong tháng.
Đối với mỗi nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động nguyên, vật liệu, thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng, tiến hành mở Thẻ kho cho từng loại nguyên, vật liệu ở từng kho và sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập - phiếu xuất nguyên, vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng loại nguyên, vật liệu và trên cơ sở đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho (Biểu số 03).
Thủ kho cũng thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho và số nguyên, vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng loại vật tư cho phòng Tài vụ. Cuối tháng, thủ kho cùng kế toán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của Công ty được chặt chẽ.
Biểu số 02: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư
Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội
Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội
PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ
Số 291 Ngày 11 tháng 9 năm 2008
Phân xưởng sử dụng: Phân xưởng 3
Dùng vào việc: Chế tạo máy biến áp điện lực
STT
Tên nhãn hiệu
Đơn vị tính
Lượng đề nghị
Lượng được duyệt
Ghi chú
1
Thép tấm 3 ly
Kg
24
24
2
Đai ốc đồng phi 18
Cái
17
17
3
Băng dính thủy tinh
Cuộn
3
3
4
Thanh đồng 40x5
kg
14
14
Người đề nghị
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên,đóng dấu)
Biểu số 03: Thẻ kho
Mẫu số S05-DN
Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 04 năm 2008
Tờ số: 02
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ty đồng hạ thế M20
Đơn vị tính: Bộ
Mã số: TDHM20
S T T
Ngày tháng năm
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Số lượng
Ký xác nhận của kế toán
Số hiệu
Ngày tháng
Nhập
Xuất
Tồn
Nhập
Xuất
Tồn đầu tháng
10
Phát sinh
1
17/4
102
17/4
Nhập kho từ Công ty TNHH Thiết bị điện Phương Anh
2...