Hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía

ng tại Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc
2.1. Đặc điểm chung của Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Vận tải là mộtngành sản xuất vật chất hết sức quan trọng trong đời sống xã hội nói chung và nền kinh tế nói riêng. Kinh tế càng phát triển thì vận tải càng khẳng định vai trò quan trọng của mình. Với xu hướng kinh doanh như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ mong muốn chiếm được ưu thế trong thị trường nội địa mà luôn muốn vươn ra thế giới. Vận tải trở thành một cách vận chuyển được lựa chọn với nhiều ưu điểm nổi bật: an toàn, nhanh chóng Do đó, cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nói chung ngành vận tải biển ngày nay cũng phát triển không ngừng ở qui mô mang tính toàn cầu, ở mức độ hiện đại hoá và ở hiệu quả kinh tế cao.
Căn cứ vào nhu cầu phát triển đó của ngành hàng hải và căn cứ vào Nghị định số 239/HĐBT ngày 29/6/1992 qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hàng hải Việt Nam ngày 9/2/1995 Cục trưởng Cục Hàng hải Việt Nam ra quyết định thành lập "Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc" trực thuộc đại lý hàng hải Việt Nam.
- Tên tiếng Anh để giao dịch: Northein Freight Company
- Tên để giao dịch tín hiệu: North Freight
- Điện thoại: 031 551 501
- Fax: 031 551 502
Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc là công ty trực thuộc đại lý vận tải Việt Nam có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh tế theo phân cấp của Tổng giám đốc đại lý hàng hải Việt Nam, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng. Công ty có trụ sở chính đặt tại 24 Điện Biên Phủ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.
Sau gần một năm hoạt động kinh doanh với tư cách là một công ty đại lý vận tải. North Freight đã tìm được chỗ đứng ở thị trường đại lý vận tải miền Bắc: Công ty đã đảm nhận đại lý cho hãng tàu NYK (NIPPON YUSEN KAISHA) là hãng vận tải biển lớn nhất của Nhật Bản - một trong năm hãng tàu biển lớn nhất thế giới thường xuyên có doanh thu cao nhất. NYKline được thành lập ngày 1/10/1885, là tổ chức hợp thành từ 2 hãng vận tải nhỏ.
Ngoài ra, công ty đã có hợp đồng đại lý với một số công ty đại lý vận tải quốc tế ở nước ngoài. Công ty đã thực hiện vận chuyển được một khối lượng hàng hoá tương đối lớn mang lại hiệu quả doanh thu tốt. Đội ngũ cán bộ và bộ máy quản lý đã được bố trí ổn định ở Hải Phòng và Hà Nội đáp ứng được yêu cầu kinh doanh. Giám đốc VOSA Hải Phòng, sau khi đã bàn bạc với ban chỉ huy và được chỉ huy đồng tình thấy:
1. Northi Freight đã kinh doanh đại lý vận tải một cách thực thu, có khách hàng, có tín nhiệm ở miền Bắc Việt Nam và quốc tế, có doanh thu ổn định đủ trang trải và có lãi.
2. Bộ máy đã được bố trí thích hợp và vận hành tốt. Vì vậy mà không cần phụ thuộc vào VOSA Hải Phòng nữa mà cần cho North Freight tách ra khỏi kinh doanh của VOSA Hải Phòng hạch toán riêng trực thuộc tổng VOSA. Cũng sau khi North Freight tách ra thì công việc đại lý vận tải của bản thân VOSA Hải Phòng mới tự thấy cần vươn lên trong thị trường.
Tổng Giám đốc quyết định cho North Freight bắt đầu hạch toán riêng trực thuộc tổng VOSA từ ngày 1/1/1996.
2.1.2. Đặc điểm về tổ chức quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc hiện nay trực thuộc Tổng VOSA, chịu sự quản lý chung của VOSA. Nhưng đó chỉ là quản lý về mặt hành chính (về mặt Nhà nước) chứ không phải quản lý về mặt kinh tế. Điều này có nghĩa là công ty phải kinh doanh tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình, lãi được hưởng, lỗ phải chịu. Công ty kinh doanh độc lập và được tự do trong công việc kinh doanh của mình về tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng và những hoạt động khác.
Tuy nhiên ở một chừng mực nào đó North Freight cũng phải hoàn thành những chỉ tiêu chung của toàn ngành (Tổng công ty VOSA). Nói tóm lại, mặc dù chịu sự quản lý của Tổng VOSA - Tổng Đại lý Hàng hải Việt Nam nhưng North Freight vẫn là một công ty kinh doanh độc lập như các doanh nghiệp độc lập khác.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng Hành chính
Phòng Tài chính Kế toán
Phòng Đại lý NYK
Phòng Đại lý vận tải
Văn phòng tại Hà Nội
Văn phòng tại TP HCM
Marketing
Đại lý
Khai thác
Dịch vụ hải quan và tài liệu
Kế toán
Marketing
Vận tải
biển
Vận tải hàng không
Khai thác hàng
Dịch vụ
Kho
Dịch vụ
hải quan
Đội phục vụ hàng không
Đội phục vụ hàng biển
Đội phục vụ hàng không
Đội phục vụ hàng biển
1. Ban giám đốc: 3 người
- Một giám đốc điều hành chung
- Một phó giám đốc phụ trách về sản xuất kinh doanh
- Một phó giám đốc thay mặt văn phòng tại Hà Nội
Giám đốc điều hành chung có trách nhiệm giám sát, bao quát hết các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động của công ty. Nhận vốn, tài sản và các nguồn lực do Nhà nước giao để quản lý, sử dụng và phát triển vốn, tổ chức điều hành hoạt động của công ty.
Phó giám đốc sản xuất kinh doanh: Giám sát bao quát toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự chỉ đạo của giám đốc, giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và uỷ quyền, ký các văn bản theo chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phó Giám đốc thay mặt văn phòng tại Hà Nội: Giúp giám đốc trong việc chỉ đạo toàn bộ vấn đề kinh doanh tại văn phòng Hà Nội của công ty.
2. Phòng NYK
Là phòng chuyên về lĩnh vực đại lý cho hãng tàu NYK (hãng tàu lớn nhất Nhật Bản), phục vụ công việc và quyền lợi chủ tàu, phòng được chia ra thành các bộ phận chuyên trách.
- Bộ phận marketing
- Bộ phận khai thác
- Bộ phận tài liệu
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận đại lý
Nhiệm vụ của NYK
a) Làm đại lý tàu: Làm thủ tục cho tàu ra vào cảng.
b) Làm đại lý giao nhận hàng nhập khẩu tại cửa khẩu Hải Phòng.
c) Vận chuyển hàng từ cảng đến người tiêu dùng trong trường hợp những lô hàng mà điều khoản ký kết trong hợp đồng vận tải giữa chủ hàng và chủ tàu là "Door to door" hay nằm dưới hình thức nào khác của vận tải đa cách. hay ký kết các hợp đồng vân tải nội địa với các hãng tàu hay chủ hàng. Trong cả hai trường hợp thì đại lý không trực tiếp là người vận tải mà đóng vai trò bên chính để thuê hay uỷ thác.
d) Ký kết các hợp đồng thuê tàu hay lưu khoang với chủ hàng. Trong trường hợp này đại lý thay mặt cho chủ tàu để ký kết.
e) Tìm nguồn hàng xuất khẩu để bán dịch vụ vận tải.
g) Thay mặt chủ tàu kiểm tra, bảo quản container xuất nhập khẩu, kiểm soát công tác trông nom và tính phí lưu kho của cảng.
3. Phòng đại lý vận tải
Hình thành để làm đại lý vận tải cho các hãng vận tải đa cách với các hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng lẻ. Phòng được chia làm các bộ phận chuyên trách sau:
- Bộ phận đại lý vận tải
- Bộ phận đại lý giao nhận (giao nhận hàng biển và hàng không)
- Bộ phận khai thác hàng chung chủ
- Bộ phận tài liệu.
* Nhiệm vụ của phòng đại lý vận tải.
a) Bộ phận đại lý vận tải
Là bộ phận đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty. Nhiệm vụ chính được thể hiện qua các hoạt động cơ bản sau:
- Tiếp thị nguồn hàng, ký kết hợp đồng đại lý vận tải.
- Thu xếp làm thủ tục hải quan - thủ tục giao nhận.
- Thu xếp uỷ thác hay thuê vận chuyển đưa hàng về kho của người nhận hàng.
- Thanh toán với cảng, người uỷ thác vận tải và với chủ hàng.
- Với hàng xuất: Đi tìm nguồn hàng, thay mặt cho hàng ký kết hợp đồng vận tải đa cách hay vận tải nội địa từ kho chủ hàng đến cảng, làm thủ tục xuất hàng, phát hành vận đơn.
- Với hàng container trường hợp LCL/FCL hay FCL/LCL có trách nhiệm gom hàng đóng container làm thủ tục xuất hay khai thác giao cho từng chủ hàng lẻ.
b) Bộ phận tài liệu
Làm công tác giao nhận tại cửa khẩu Hải Phòng có các hoạt động là:
- Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu Feeder
- Thông báo hàng đến cho người nhận
- Phát lệnh giao hàng cho chủ hàng hay cho người do chủ hàng uỷ thác.
- Thanh toán với hãng tàu Feeder và với chủ hàng về các hoạt động đại lý giao nhận và các chi phí liên quan phatsinh.
4. Phòng Hành chính
* Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm
- Quản lý nhân sự, lập kế hoạch dài hạn về công tác bồi dưỡng đào tạo lực lượng lao động. Quản lý, kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thời gian và hiệu quả lao động toàn công ty.
Triển khai thực hiện các công văn chỉ thị của Tổng VOSA, quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư lưu trữ, bảo mật theo quy định hiện hành.
Fax và gửi các chứng từ cần thiết cho công việc giao hàng tại công ty và các dịch vụ khác.
Tổng hợp các báo cáo sản xuất kinh doanh.
Làm công tác tổ chức công đoàn trong công ty: Tổ chức các cuộc đi thăm quan, nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên, thăm nom
5. Văn phòng thay mặt tại Hà Nội
Còn được gọi là Northfreight Hà Nội
Bộ phận NYK Hà Nội:
- Làm công tác tiếp thị có nhiệm vụ tiếp cận thị trường để quảng cáo và chào bán dịch vụ vận tải của hãng NYK tại khu vực Hà Nội và các vùng lân cận.
- Làm công việc tài liệu như: Phát hành ...