Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH một thành viên 91

độ và tuổi đời của nhân viên Phòng tổ chức lao động như sau:
Bảng 2.4: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong phòng Tổ chức lao động
TT
Chức vụ
Số người
Trình độ
Ngành đào tạo
Tuổi
≤30
30-40
40-50
>50
1
Trưởng phòng
1
ĐH
Q.trị nhân lực
1
2
Phó phòng
1
ĐH
Kinh tế mỏ
1
3
N/v đào tạo
1
CĐ
Công nghệ TT
1
4
N/v tổ chức
1
ĐH
Kinh tế mỏ
1
5
N/v tổ chức
1
CĐ
Q.trị nhân lực
1
6
N/v tiền lương
1
ĐH
Q.trị nhân lực
1
7
N/v chế độ c.sách
1
ĐH
Tài chính KT
1
Tổng số
7
2
4
1
(nguồn: phòng tổ chức lao động)
Theo kết quả phỏng vấn các cán bộ, nhân viên trong phòng thì có 5/7 ý kiến cho rằng nhiệm vụ của phòng hiện nay còn có điểm chưa phù hợp (2 người còn lại không có ý kiến): Công tác định mức lao động theo nhiệm vụ công ty giao (đã nêu trong phần nhiệm vụ) nhưng thực tế hiện nay là do phòng kỹ thuật xây dựng mà chưa có ý kiến của phòng tổ chức lao động, do đó có những bước công việc định mức chưa thực sự phù hợp làm ảnh hưởng đến việc bố trí nhân lực, cũng như giao khoán quỹ lương cho từng công đoạn sản xuất của phòng. Các chức năng, nhiệm vụ khác các cá nhân trong phòng đánh giá là phù hợp và không có ý kiến gì.
- Nhận xét chung: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao của phòng và ý kiến của các cá nhân trong phòng ta có thể thấy: chức năng mà Công ty giao cho Phòng như trên là hợp lý nhưng nhiệm vụ còn có điểm chưa thực sự hợp lý: khối lượng công việc mà phòng đảm nhận hơi nhỏ so với quy mô và tính chất của phòng tổ chức. Để phù hợp hơn, theo tôi, phòng nên đảm nhận cả công việc lập kế hoạch và xây dựng định mức lao động, hay phối kết hợp với phòng kỹ thuật trong việc lập và xây dựng định mức lao động.
+ Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng khá cao với 100% có trình độ đại học, cao đẳng. Điều này cho thấy, cán bộ công nhân viên trong phòng có khả năng đảm nhận tốt các chức năng và nhiệm vụ mà Công ty giao cho.
+ Về tuổi đời: nhân viên trong phòng phần lớn ở độ tuổi dưới 40, có 6 người, chiếm 85,7% của cả phòng; chỉ có 1 người có độ tuổi 40 - 50, chiếm 14,3%. Như vậy tuổi đời của cán bộ nhân viên trong phòng là khá trẻ, đây là thế mạnh của phòng trong việc tiếp cận các ứng dụng của khoa học công nghệ mới.
- Mối quan hệ công tác của phòng tổ chức lao động:
+ Mối quan hệ theo chiều dọc: Phòng tổ chức lao động do Giám đốc trực tiếp quản lý. Do vậy, Phòng có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc và các Phó giám đốc và truyền đạt lại các quyết định của Ban lãnh đạo, của phòng tới các cá nhân, bộ phận có liên quan.
+ Mối quan hệ theo chiều ngang: được thể hiện qua sơ đồ sau
Phòng tổ chức
Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng việc sử dụng lao động
Kế hoạch tiền lương và các chi phí khác
Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động
Bố trí, sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy
Phòng kế hoạch
Phòng kế toán
Các công trường, PX
Qua sơ đồ ta thấy, phòng tổ chức có quan hệ mật thiết với các phòng kế hoạch, phòng kế toán và các công trường, phân xưởng khác thông qua việc sắp xếp bố trí điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao động .
2.2.4. Phòng tài chính kế toán
2.2.4.1. Chức năng:
Tham mưu giúp việc Giám đốc về Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và tổ chức thực hiện thông suốt hoạt động trên các lĩnh vực: Thực hiện Luật kế toán, thống kê; Công tác hạch toán kế toán, thống kê, tài chính, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các nhiệm vụ sau:
2.2.4.2. Nhiệm vụ:
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán ở Công ty và phối hợp, hướng dẫn tổ chức công tác hạch toán kế toán ở các đơn vị trực thuộc.
- Thu xếp huy động vốn bảo đảm hoạt động của Công ty. Tổ chức công tác kiểm kê tài sản của Công ty và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác kiểm kê tài sản ở các đơn vị.
- Tổ chức thanh toán các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm và dịch vụ kể cả thanh toán bù trừ trong nội bộ Công ty và ngoài công ty.
- Phân tích hoạt động kinh tế, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc.
- Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng tài chính kế toán của Công ty có 8 cán bộ nhân viên, được phân cộng nhiệm vụ như sau: 1 Trưởng phòng; 1 phó phòng; 1 nhân viên kế toán tổng hợp; 1 nhân viên kế toán tài sản cố định; 1 nhân viên kế toán theo dõi mua bán vật tư và nguyên vật liệu; 1 nhân viên kế toán lương; 1 nhân viên kế toán tiền mặt, thủ quỹ; 1 nhân viên giá thành công đoạn.
Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt hoạt động của phòng, thường xuyên báo cáo với Giám đốc tình hình trong phòng. Phó phòng có trách nhiệm giúp trưởng phòng và điều hành các hoạt động trong phòng khi trưởng phòng đi vắng.
Trình độ và tuổi đời của cán bộ và nhân viên trong phòng được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.5: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong phòng tài chính kế toán
TT
Chức vụ
Số người
Trình độ
Ngành đào tạo
Tuổi
≤30
30-40
40-50
>50
1
Trưởng phòng
1
ĐH
Kinh tế
1
2
Phó phòng
1
ĐH
Kinh tế mỏ
1
3
Kế toán tổng hợp
1
ĐH
Kế toán
1
4
Kế toán TSCĐ
1
ĐH
Tài chính
1
5
Kế toán vật tư
1
TC
Kinh tế mỏ
1
6
Kế toán lương
1
CĐ
Kế toán
1
7
Kế toán giá thành
1
CĐ
Kế toán
1
8
Thủ quỹ
1
SC
Kế toán
1
Tổng số
8
2
2
4
(nguồn: phòng tổ chức lao động)
- Nhận xét chung: Nhìn chung sự phân công công việc trong phòng hiện nay là khá cụ thể, rõ ràng. Tuy nhiên theo kết quả khảo sát thời gian làm việc tại phòng tài chính kế toán thì thường xuyên sảy ra việc lãng phí thời gian làm việc, do số lượng người được biên chế nhiều hơn chức năng, nhiệm vụ mà phòng được giao, và công việc phát sinh cũng không nhiều. Do vậy biên chế của phòng hiện nay là chưa thật hợp lý, hiệu quả.
+ Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng có: 6 người có trình độ đại học và cao đẳng chiếm 75%; 1 trung cấp, 1 sơ cấp.
+ Về tuổi đời: Số người dưới 30 tuổi có 2 người, chiếm 25%; số người trong độ tuổi 30-40 có 2 người, chiếm 25%; trong độ tuổi 40-50 là 4 người, chiếm 50%; và không có người nào trong độ tuổi >50. Tuổi đời cán bộ công nhân viên của phòng như vậy là phù hợp với đặc điểm của ngành kế toán.
- Mối quan hệ công tác của phòng với các phòng khác:
+ Mối quan hệ dọc: Phòng tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, do vậy phòng phải có trách nhiệm báo cáo các hoạt động tài chính, kế toán, thống kê và những sự thay đổi trong phòng với Giám đốc.
+ Mối quan hệ ngang: Phòng tài chính kế toán có mối quan hệ với Phòng cơ điện-vật tư-vận tải trong việc mua bán vật tư, nguyên vật liệu; quan hệ trong vấn đề thanh quyết toán tiền lương, ăn ca, bồi dưỡng độc hại, ăn định lượng với phòng tổ chức lao động tiền lương và các công trường, phân xưởng; quan hệ với phòng kế hoạch XDCB trong công tác đầu tư xây dựng cơ bản.
2.2.5. Phòng Cơ điện vận tải vật tư (CVT)
2.2.5.1. Chức năng :
Tham mưu giúp việc Giám đốc về Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và tổ chức thực hiện thông suốt hoạt động trên các lĩnh vực: Quản lý vận hành an toàn hệ thống điện, các thiết bị cơ điện mỏ ; quản lý vận hành an toàn hệ thống vận tải than, đất đá đường bộ; công tác quản lý, khai thác sử dụng trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh ; công tác cung ứng vật tư, nhiên liệu, cung ứng và sử dụng điện năng và quản lý trang bị nhóm I, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các nhiệm vụ sau:
2.2.5.2. Nhiệm vụ :
- Đề xuất các dự án cung cấp điện trong Công ty, tham gia thẩm định các dự án phát triển sàng tuyển than. Tổ chức xây dựng các chỉ tiêu công nghệ, định mức tiêu hao điện, tiêu hao nhiên liệu, vật tư, các định mức kinh tế kỹ thuật khác trong lĩnh vực vận hành các thiết bị cơ điện, vận tải mỏ.
- Tổ chức lập, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện kế hoạch bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự cố, kế hoạch bảo trì, sửa chữa, hiệu chỉnh, kiểm định các hệ thống thiết bị điện, cơ điện, vận tải mỏ.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh; kế hoạch sửa chữa lớn trang thiết bị hàng năm. Quản lý theo dõi xuất nhập tồn vật tư, theo dõi việc sử dụng vật tư trong công ty. Tiến hành các thủ tục mua bán vật tư, trang thiết bị theo quy định.
- Tổ chức đăng kiểm, lưu hành xe ô tô, máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh và quan hệ với các cơ quan có liên quan giải quyết các thủ tục pháp lý liên quan đến máy móc thiết bị, vật tư, nhiên liệu (như xăng, dầu, mỡ, vật liệu ...).
- Phối hợp với các cơ quan đại đội 10 Lữ đoàn 596 quản lý số lượng, chất lượng trang bị nhóm I.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng cơ điện vật tư vận tải hiện nay được biên chế 10 người, chiếm 4,3% trong tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty, bao gồm: 1 trưởng phòng; 1 phó phòng; 1 nhân viên kỹ thuật máy và thiết bị mỏ; 1 nhân viên kỹ thuật ô tô xe máy; 1 kỹ sư điện; 1 thống kê tổng hợp; 3 nhân viên vật tư và 1 thủ kho xăng dầu.
- Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt ...