Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp sản xuất thiết bị điện

.
Phải điều phối được kế hoạch cho sản xuất, ổn định tất cả các khâu trong dây chuyền sản xuất và cân đối được lượng vật tư hàng hoá tồn kho để kịp thời đưa ra kế hoạch sản xuất hay tiêu thụ.
Phòng gồm 3 người : Một cán bộ chuyên khai thác vật tư nguyên liệu về nhập kho, một cán bộ thống kê kế hoạch vật tư viết nhập - xuất vật liệu, một cán bộ thủ kho nguyên vật liệu, thành phẩm.
Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý chặt chẽ vật tư, tiền vốn, tài sản của xí nghiệp và đầu tư vốn kinh doanh có hiệu quả, quản lý về giá cả, kiểm tra thường xuyên bộ phận vật tư, tiêu thụ để xem có thực hiện đúng các văn bản của xí nghiệp không. Phòng này còn có nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cho ban giám đốc và phòng chức năng trên công ty.
Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng vật liệu, sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, quản lý và kiểm tra theo định kỳ chất lượng của sản phẩm do xí nghiệp sản xuất ra xem có đúng với tiêu chuẩn kỹ thuật hay không.
Ban bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ toàn bộ tài sản của xí nghiệp.
+Bộ phận trực tiếp sản xuất gồm 2 phân xưởng. Đứng đầu phân xưởng sản xuất là quản đốc phân xưởng, giúp việc cho quản đốc phân xưởng là 2 tổ trưởng của 2 tổ sản xuất trong phân xưởng ( tổ cơ khí và tổ lắp ráp ).
+Sơ đồ tổ chức bộ máy điều hành sản xuất kinh doanh của xí nghiệp sản xuất thiết bị điện - ELMACO ( Sơ đồ số 2.2- trang 44).
2.2.Tình hình tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện:
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp:
Phòng kế toán thực hiện công việc kế toán của đơn vị. Toàn bộ kế toán của xí nghiệp được tập trung thực hiện tại phòng kế toán từ khâu tập hợp số liệu ghi sổ kế toán đến báo cáo tài chính. ở phân xưởng không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép sổ sách các thông tin về kinh tế một cách đơn giản để chuyển về phòng kế toán hạch toán.
Kế toán xí nghiệp có nhiệm vụ tập hợp, tính toán đến kết quả cuối cùng của nhân viên sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm mở sổ sách và áp dụng đúng chế độ hoá đơn chứng từ. Phương pháp kế toán xí nghiệp áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.
Sơ đồ số 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
Tổng giám đốc Công ty
vật liệu điện và công cụ cơ khí
Giám đốc Xí nghiệp sản
xuất thiết bị điện
Phòng
KCS
Phòng
Kế hoạch vật tư
Phòng
Tài chính kế toán
Thành phẩm hàng hoá
Phân xưởng
sản xuất
Kho vật tư
Ban bảo vệ
Phó giám đốc Xí nghiệp sản
xuất thiết bị điện
Kế toán xí nghiệp được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kế toán này được tiến hành song song với việc sử dụng số liệu kiểm tra được thường xuyên. Vì vậy, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán được tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén các yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác, tiến độ công việc được thực hiện đồng đều ở tất cả các phần kế toán.
Bộ phận kế toán của xí nghiệp có nhiệm vụ sau:
+ Đôn đốc kiểm tra và thu nhận đầy đủ kịp thời các thông tin kinh tế của xí nghiệp.
+ Giúp giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động của xí nghiệp.
+ Tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định.
+ Giúp giám đốc xí nghiệp trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh như: sử dụng tài sản - nguồn vốn đúng mục đích, đúng chính sách, phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Phòng kế toán tài chính của xí nghiệp gồm 4 cán bộ kế toán và có cơ cấu tổ chức như sau:
+ Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm chung về chỉ đạo hạch toán kinh tế của xí nghiệp, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận về nghiệp vụ và phương pháp hạch toán. Đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu báo cáo của các kế toán viên tại xí nghiệp. Sau đó đến cuối kỳ quyết toán, lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Kế toán vật liệu kiêm thủ quỹ: Thực hiện theo dõi hạch toán tình hình tăng giảm nguyên vật liệu, hạch toán toàn bộ chứng từ thu chi phát sinh và kiểm kê quỹ hàng ngày.
+ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất - tính giá thành sản phẩm.
+ Kế toán tiền lương, công nợ và tài sản cố định kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ : có nhiệm vụ tính toán lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích bảo hiểm theo chế độ quy định; hạch toán các khoản công nợ phát sinh thường xuyên; theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng liên quan.
Sơ đồ số 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán - tài chính
của xí nghiệp sản xuất thiết bị điện.
Kế toán trưởng kiêm
kế toán tổng hợp
Kế toán vật liệu kiêm thủ quỹ
Kế toán tập hợp
chi phí - Tính giá thành sản phẩm
Kế toán tiền lương,công nợ và TSCĐ kiêm kế toán thành phẩm
2.2.2. Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại xí nghiệp:
Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ’’.
Niên độ kế toán của xí nghiệp bắt đầu từ ngày 1/1/N đến ngày 31/12/N.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là Việt Nam đồng.
Phương pháp kế toán xí nghiệp áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.
Xí nghiệp tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ : theo giá thực tế.
Sơ đồ hình thức kế toán xí nghiệp áp dụng ( Sơ đồ số 2.4 – trang 47).
2.3.Thực trạng về kế toán vật liệu tại xí nghiệp sản xuất thiết bị điện:
2.3.1.Tổ chức công tác quản lý chung về kế toán vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện:
2.3.1.1. Đặc điểm phân loại vật liệu:
Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện chuyên sản xuất các loại máy hàn, đèn cao áp,
Sơ đồ số 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại xí nghiệp sản xuất
thiết bị điện theo hình thức nhật ký chứng từ.
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng
kê
Nhật ký chứng từ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
1 1
1
2 2
3 4
Sổ cái
5
5
6
6
6
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Đối chiếu, kiểm tra.
quạt chống nóng, cầu dao, đui đèn,... Để đảm bảo chất lượng sản phẩm thì một số vật liệu chính như: tôn silic, dây Emay sơ cấp, đồng thứ cấp,...đều phải là vật liệu ngoại nhập. Số còn lại như : vít, bu lông, sơn, que hàn,... xí nghiệp nghiệp mua từ các đơn vị trong nước. Tổng cộng xí nghiệp sử dụng và chia thành từng nhóm, từng loại trong đó vật liệu chính thường chiếm từ 60% đ 75%, vật liệu phụ chiếm từ 25%đ 40% trong tổng giá thành sản phẩm.
Căn cứ vào đặc điểm vật liệu của xí nghiệp, kế toán vật liệu đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng loại vật liệu đó đối với quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm giúp cho công tác hạch toán được chính xác một khối lượng vật liệu có nhiều chủng loại. Do vậy, vật liệu được sử dụng ở xí nghiệp được phân loại như sau:
Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của xí nghiệp khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, có chiếm tỷ trọng từ 60%đ75% trong tổng số vật liệu ( như: dây Emay, tôn silic, đồng thứ cấp, sơ cấp,... ).
Nguyên vật liệu phụ: Gồm nhiều loại khác nhau, chiếm tỷ trọng từ 25% đến 40% trong tổng số vật liệu. Vật liệu phụ có những tác dụng khác nhau để phục vụ quá trình sản xuất của xí nghiệp như :thép góc, dây bọc thuỷ tinh, trục bánh xe, lập là, bu lông,...
Nhiên liệu: được dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất kỹ thuật, như dầu điêzen, xăng,...
Phụ tùng thay thế sửa chữa: gồm vòng bi, dây curoa,... dùng để thay thế các phương tiện máy móc thiết bị cho các loại xe, loại máy dùng cho sản xuất.
Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp theo từng cấp dưới đây thì đã đảm bảo được một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu - đó là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng thứ, từng loại cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị . Tài khoản 152 được chi tiết thành.
Tài khoản 1521 “ Nguyên vật liệu chính”:
+ Tài khoản 1521.1 : Đồng dẹt.
+ Tài khoản 1521.2 : Tôn silic.
Tài khoản 1522 : Vật liệu phụ.
+ Tài khoản 1522.1 : Dây thuỷ tinh.
+ Tài khoản 1522.1 : Ghen vulong.
Tài khoản 1523 : Nhiên liệu.
+ Tài khoản 1523.1 : Xăng.
+ Tài khoản 1523.2 : Dầu.
Tài khoản 1524 : Phụ tùng thay thế.
+ Tài khoản 1524.1 : Vít.
+ Tài khoản 1524.2 : Bulông.
Trích sổ danh điểm vật liệu, công cụ công cụ của xí nghiệp:
Biểu số 2.1:
Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư
Đơn vị tính
Đơn giá
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
18
19
20
21
22
34
35
36
37
I/. Vật liệu chính :
Tôn silic
Đồng đỏ
Dây đồng dẹt
Động cơ 3 pha
....
II/. Vật liệu phụ :
Lập là
Sắt vuông
Vít
Bulông
....
III/. Nhiên liệu
Xăng
Dầu điêzen
Dung môi pha sơn
....
Kg
Kg
Kg
Cái
...