Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí M

Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh.
Đối với Giám đốc và các phòng dự án đấu thầu việc lựa chọn các phương án kinh doanh là hết sức khó khăn nếu như không có sự trợ giúp về thông tin của bộ phận văn phòng Công ty, văn phòng đưa ra những biện pháp xử lý cho ban lãnh đạo Công ty tham khảo, đóng góp ý kiến bổ sung sao cho ban lãnh đạo chọn được phương án tối ưu nhất. Ngoài ra văn phòng còn giúp lãnh đạo Công ty lập báo cáo công trình công tác hàng năm, hàng tháng, hàng quý đề xuất chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý cho Công ty.
b. Công tác thông tin:
Đây là một nhiệm vụ đặc biệt trong công tác quản trị văn phòng. Thông tin được coi là yếu tố quyết định có khả năng quyết định rất lớn đến kết quả của công việc, là cơ sở để ra các quyết định quản lý.
Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh là doanh nghiệp đầu tư xây dựng nên thông tin được coi là đầu vào không thể thiếu để tiến hành các loại hoạt động đấu thầu. Hơn nữa yêu cầu của công tác thông tin còn phải chính xác, kịp thời bí mật đầy đủ và phải đơn giản dễ hiểu.
Như vậy thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại đối với tổ chức, vì thông tin giữ vị trí quan trọng. Vì vậy, nên để đảm bảo công tác này đạt chất lượng và hiệu quả thì văn phòng Công ty nói riêng và Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói chung đã tiến hành thu thập và xử lý thông tin theo các bước sau:
Xây dựng kế hoạch tổ chức công tác thông tin:
Đây là bước đầu tiên trong hệ thống thông tin. Văn phòng xây dựng kế hoạch và xin ý kiến của ban lãnh đạo để:
Dự kiến về tổ chức các bộ phận (các khâu) tham gia trong hệ thống thông tin
Dự kiến nguồn lực vật chất và con người tham gia vào các công tác thông tin.
Dự kiến môi trường của công tác thông tin.
Thu thập thông tin:
Văn phòng tiến hành thu thập các thông tin sau khi đã xác định được nguồn thu phù hợp với lĩnh vực và mục đích sử dụng. Thông tin còn được chuyển từ các phòng chức năng gửi lên, văn phòng tiến hành tổng hợp các thông tin thu được để chuyển sang giai đoạn xử lý.
Một số nguồn thông tin mà văn phòng thu thập là:
Các văn bản chỉ đạo của Giám đốc, ban Giám đốc Công ty, của sở xây dựng.
Các thông tin từ hội nghị của ngành, liên ngành.
Các văn bản pháp luật của Đảng và Nhà nước: các chế độ chính sách... của cơ quan cấp trên, của Nhà nước đối với Công ty.
Các thông tin từ hệ thống báo cáo của các phòng ban, các đơn vị thành viên tổ, đội , xí nghiệp.
Thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên chức, từ thị trường, từ đối thủ cạnh tranh.
Phân tích và xử lý thông tin:
Đây là khâu quyết định đến việc sử dụng thông tin trong Công ty. Mục tiêu của quyết định này xử lý thông tin nhằm đưa ra các giải pháp, các phương án tham mưu đề xuất và kiến nghị giúp ban Giám đốc quản lý và điều hành có hiệu quả hơn. Hơn nữa còn làm căn cứ cho lãnh đạo Công ty ra quyết định, mệnh lệnh, chỉ thị việc quản lý và điều hành hoạt động chung toàn Công ty.
* Quá trình phân tích xử lý thông tin được chia làm hai công đoạn:
Xử lý thô: Văn phòng Công ty tiến hành phân loại, sắp xếp sơ bộ thông tin thu được và kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của thông tin.
Xử lý tinh: Thông tin thu được chuyển đến các đối tượng tiếp nhận để tiến hành xử lý. Những thông tin trong phạm vi quyền hạn của phòng xử lý được giữ lại và triển khai tại phòng để sớm có những phương án những dự thảo về sự phản ứng của thông tin. Văn phòng tiến hành tổng hợp thông tin sau khi đã xử lý tinh.
Sử dụng và chuyển phát thông tin:
Thông tin sẽ biến thành lợi ích khi nó được đưa vào sử dụng. Sau quá trình thu thập và xử lý, văn phòng sẽ cung cấp thông tin tới người sử dụng tin trong Công ty, đồng thời phòng cũng sử dụng chính những thông tin này để hoàn thành các nhiệm vụ được giao như: Xây dựng phương án, xây dựng các chương trình kế hoạch, dự thảo quyết định trình ban lãnh đạo. Văn phòng chuyển phát thông tin đến các đối tượng cần thiết với từng loại thông tin qua các phương tiện truyền thanh, bảng biểu, văn bản, và bảng tin...
Bảo quản và lưu trữ thông tin:
Thông tin không hẳn được sử dụng toàn bộ, có thể chỉ được sử dụng một phần phù hợp với vấn đề cần giải quyết, và thông tin cũng không chỉ được sử dụng một lần, mà còn đựợc tái sử dụng nhiều lần... do vậy cần bảo quản và lưu trữ thông tin. Văn phòng đảm nhận về công tác thông tin trong toàn Công ty, phòng có bộ phận chuyên về bảo quản và lưu trữ thông tin sau khi thông tin đã dược sử dụng hay chưa được sử dụng nhằm kéo dài các nguồn tin để phục vụ cho lãnh đạo và kiểm chứng thông tin. Văn phòng bảo quản và lưu trữ thông tin dưới hai hình thức:
cách truyền thống là bảo quản và lưu trữ bằng văn bản
cách mới và hiện đại được đưa vào sử dụng là bảo quản và lưu trữ bằng máy tính điện tử, bằng phim ảnh.
2. Tình hình tổ chức nhân sự trong văn phòng Công ty
Nhìn chung tình hình phân công lao động ở văn phòng đã phần nào dựa trên cơ sở các tiêu chuẩn chung của cơ quan đồng thời kết hợp với việc phải đề ra những tiêu chuẩn cụ thể đối với từng chức danh, từng cá nhân và từng loại công việc.
Trước đây, việc xét tuyển cán bộ nhân viên đã thông qua thi tuyển, kiểm tra năng lực và trình độ chuyên môn của họ, nên hiện nay có một số người đã không đảm nhận được quy định rõ ràng. Mỗi cán bộ phải tự xây dựng chương trình kế hoạch, công tác do công ty thiết lập nhằm đảm bảo cho mỗi nhân viên có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình.
Đối với cán bộ quản lý được phân công theo chức danh, thẩm quyền và đúng chuyên môn của mình. Có nhiệm vụ bao quát mọi hoạt động hay các quy trình thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới. Đồng thời họ có trách nhiệm bố trí đúng người và đúng việc, giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc. Đào tạo nâng cao trình độ trong công việc cho nhân viên và mọi hoạt động khác.
Đối với nhân viên cấp dưới ngoài nghĩa vụ và quyền hạn theo quy định của ban lãnh đạo thì cần chấp hành mọi yêu cầu và sự giao phó của lãnh đạo cấp trên.
Trình độ kết cấu và kế hoạch đào tạo nhân viên trong văn phòng Công ty. Qua khảo sát thực tế thì kết cấu lực lượng lao động hiện nay của văn phòng Công ty dược thể hiện ở bảng sau:
Thứ nhất về ttrình độ học vấn của cán bộ nhân viên trong văn phòng:
Bộ phận
Tổng
Đại học
Trung cấp
PTTH
Quản lý
4
3
1
Văn thư lưu trữ
2
2
Đánh máy soạn thảo
1
1
Lễ tân tạp vụ
1
1
LáI xe
4
2
2
Bảo vệ
3
3
Qua bảng ta thấy mặt bằng trình độ học vấn của đội ngũ cán bộ lao dộng trong văn phòng chưa cao. Số người tốt nghiệp trinh độ đại học chỉ chiếm 0, 4% trong tổng số lao động hiện có tại văn phòng Công ty, số còn lại mới chỉ ở trình độ trung cấp và hết phổ thông trung học, trong khi đó yêu cầu về chất lượng về công tác là rất lớn . Vì vậy, vấn đề đặt ra đòi hỏi văn phòng phải tổ chức thực hiện công tác đào tạo lại và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên cho đội ngũ lao động hiện có để đảm nhận...