Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội

lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam. Tổ chức của công ty thống nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống các nhà máy. Thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.
Giám đốc công ty do Bộ công nghiệp chỉ định, là người thay mặt pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật. Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc :
Phó giám đốc sản xuất
Phó giám đốc kinh tế
Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ
Phó giám đốc hành chính
Đối với các phòng ban nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mưu giúp giám đốc điều hành công việc. Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công như sau :
Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý và sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở quy chế đã ban hành.
Phòng kỹ thuật đầu tư : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức sản xuất, lập kế hoạch tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo kịp thời cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng tài chính kế toán : Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ đúng, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tài chính.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Là cơ quan tham mưu cho giám đốc xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ. Nghiên cứu chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đầu vào và đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trung tâm KCS : Kiểm tra chất lượng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật tư, nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất, tham gia vào việc nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm.
Phòng điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ điều tiết các công việc sản xuất của công ty nói chung và đối với các nhà máy nói riêng.
Khối dịch vụ đời sống : Đảm bảo chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên.
Phòng bảo vệ quân sự : Thực hiện các phương án bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn của công ty.
Các phòng ban này tuy không có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp đến các xí nghiệp song có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc khu vực thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình quy phạm, các tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật, các chế độ quản lý giúp ban giám đốc nắm bắt được tình hình mỗi đơn vị một cách xác thực nhất.
Các nhà máy trực thuộc công ty cũng có cơ cấu sản xuất và quản lý riêng để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, các chỉ tiêu mà công ty giao cho và chịu sự lãnh đạo chung của của cơ quan giám đốc thông qua các phòng ban điều hành.
Như vậy, đặc trưng quản lý của của công ty Dệt - May Hà Nội là quản lý trực tuyến chức năng. Cơ cấu này chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách nhạy bén, kịp thời, đảm bảo phát huy những ưu điểm của chế độ một thủ trưởng và thế mạnh của các bộ phận chức năng.
Giám đốc
Phó giám đốc
kinh tế
Phó giám đốc
sản xuất
Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ
Phó giám đốc hành chính
Phòng điều hành sản xuất
Phòng tổ chức hành chính
Trung tâm KCS
Phòng kỹ thuật đầu tư
Phòng kinh doanh XNK
Phòng tài chính kế toán
Phòng bảo vệ quân sự
Khối dịch vụ đời sống
May thêu Đông Mỹ
Sợi
Vinh
Nhà máy cơ điện
May
I
May
II
Dệt
Nhuộm
Dệt Hà Đông
Nhà máy sợi
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại
công ty Dệt - May Hà Nội.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty đã tổ chức bộ máy kinh doanh theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kinh doanh của công ty như ghi sổ chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán…được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm của công ty. ở dưới các nhà máy thành viên không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế, thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở dưới nhà máy thành viên rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán.
Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nên hầu hết các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán được tiến hành song song. Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu được chính xác, công việc đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán.
Hiện nay phòng kế toán tài chính gồm 20 người : một kế toán trưởng, hai phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp , 16 nhân viên kế toán và một thủ quỹ. Nhiệm vụ được phân công như sau :
Kế toán trưởng : Là người trực tiếp phụ trách phòng kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nước ban hành.
Phó phòng tài chính kế toán kiêm kế toán tổng hợp : Gồm hai nhân viên. Hàng tháng căn cứ vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ ( do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán chi phí và giá thành…cung cấp ) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước. Phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng kế toán trưởng trong việc quyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty.
Kế toán nguyên vật liệu : Gồm hai nhân viên. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu công cụ công cụ để vào sổ chi tiết vật tư, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3, bảng phân b...